Una rotación eficaz de las existencias es fundamental para mantener la visibilidad y la precisión del inventario, al tiempo que se minimizan la obsolescencia y el desperdicio derivados de las fechas de caducidad. Los profesionales de los almacenes y de los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) suelen enfrentarse a retos como la ineficiencia FEFO problemas de implementación, deficiencias en la trazabilidad de los lotes y problemas de cumplimiento en la segregación de productos perecederos, lo que da lugar a costosas retiradas de productos y pérdidas de stock. En Clarus WMS, nos centramos en controles prácticos, como el escaneo basado en GS1, el registro de fechas y lotes, y la configuración sencilla de reglas de preparación de pedidos, que ayudan a los equipos a rotar el stock de forma fiable sin necesidad de soluciones excesivamente complejas.
Los métodos tradicionales de rotación de existencias se basan en procesos manuales FIFO controles e inspecciones esporádicas, que pueden tardar semanas en resolver los problemas relacionados con las existencias obsoletas y en garantizar el cumplimiento de los requisitos básicos. Por el contrario, una configuración rigurosa del sistema de gestión de almacenes (WMS) permite una asignación basada en el principio FEFO, pasos de «escaneo para verificar» y una gestión más rápida de las excepciones cuando los lotes, las fechas o las ubicaciones no coinciden.
El resultado de los métodos tradicionales:
- Retrasos en la ejecución de las retiradas del mercado debido a una trazabilidad deficiente y a la segregación de lotes
- Las ineficiencias en la rotación de existencias según el método FEFO provocan el desperdicio por caducidad
- Pérdida de ingresos derivada del incumplimiento normativo y la obsolescencia de las existencias
Este artículo analiza medidas prácticas de control de la rotación de existencias y muestra cómo un sistema moderno de gestión de almacenes (WMS) aporta disciplina sin añadir complejidad. Incorporamos las experiencias prácticas de un profesional del sector del almacenamiento para que las recomendaciones se basen en el día a día de las operaciones.
¿Qué es la rotación de existencias y cómo puedo optimizarla?
La rotación de existencias consiste en mover sistemáticamente el inventario para que los artículos más antiguos o con fecha de caducidad más próxima se utilicen primero. Los almacenes suelen aplicar el método FIFO para los productos no perecederos y el método FEFO para los productos con una vida útil limitada. El método FEFO se define explícitamente en las directrices de salud pública y del sector farmacéutico como la distribución o el uso prioritario de los artículos con la fecha de caducidad más próxima, lo que se traduce claramente en las reglas de preparación de pedidos y las prioridades de asignación de ubicaciones del sistema de gestión de almacenes (WMS) (Glosario de la OMS sobre el PIB).
Opinión de un experto: En Clarus WMS, el método FIFO se basa en la fecha de creación del registro de stock, mientras que el método FEFO utiliza los atributos de fecha del artículo. Una sencilla “regla de preparación” a nivel de cuenta determina la lógica de asignación durante la tramitación del pedido. Si es necesario, los equipos pueden cambiar el palé asignado mediante escaneo cuando la fecha más antigua del sistema no sea físicamente accesible, algo habitual en las zonas de apilamiento a granel.
¿Necesito el método FEFO para las operaciones de mi almacén?
Utiliza el método FEFO cuando los productos tengan controles de caducidad o requisitos mínimos de vida útil establecidos por el cliente. El método FEFO reduce el desperdicio y ayuda a cumplir la normativa al dar prioridad a los artículos más cercanos a su fecha de caducidad. Se espera que las empresas alimentarias del Reino Unido gestionen los riesgos mediante procedimientos documentados, por lo que la rotación basada en la fecha suele formar parte de un enfoque alineado con el sistema HACCP (Resumen del sistema HACCP de la FSA, Guía sobre el plan HACCP de GOV.UK).
¿Cómo influye la trazabilidad en la gestión de la vida útil?
La trazabilidad vincula los recibos, el almacenamiento, la preparación de pedidos y los envíos con los identificadores de los productos, los lotes y las fechas, lo que permite identificar rápidamente las existencias en riesgo. Las directrices del Reino Unido hacen hincapié en mantener la trazabilidad y en poder retirar o recuperar alimentos de manera eficiente cuando sea necesario (Directrices de la FSA sobre trazabilidad y retirada de productos). (Agencia de Normas Alimentarias)
Una vez registrados todos los atributos necesarios en el momento de la entrada, un sistema de gestión de almacenes (WMS) puede indicar al instante qué se ha enviado, qué queda en stock y qué está asignado pero aún no se ha expedido, para luego bloquear esos artículos y evitar que se produzcan más movimientos mientras se lleva a cabo una sustitución conforme a los requisitos.
¿Qué papel desempeña el etiquetado GS1 en el seguimiento de lotes?
Los identificadores de aplicación (AI) de GS1 codifican datos clave en códigos de barras, de modo que con un solo escaneo se pueden obtener el GTIN, el número de lote, la fecha de caducidad e incluso los identificadores de palé SSCC. Entre los AI más relevantes se incluyen: (01) GTIN, (10) lote/serie, (17) vencimiento, y (00) SSCC, entre muchos otros (Directorio de IA de GS1, Guía explicativa sobre el servicio de asistencia de GS1).
Opinión de un experto: “Cuando los proveedores realizan los envíos con etiquetas conformes con GS1, se evita la introducción manual de datos como el producto, el lote, la fecha y la cantidad. Con un aviso previo de envío, el proceso de recepción puede reducirse a un único escaneo del SSCC por palé en flujos de gran volumen”. Mathew Buttar, director de Soluciones.
Métodos tradicionales frente a Clarus WMS para la rotación de existencias
Las listas de comprobación y las hojas de cálculo manuales del método FIFO se ven desbordadas por el volumen y la variedad de referencias. En un sistema de gestión de almacenes (WMS), las reglas FEFO asignan el stock adecuado, los escáneres lo verifican durante la recogida y el embalaje, y las excepciones se gestionan mediante cambios o reasignaciones cuando es físicamente necesario. El objetivo no es la complejidad, sino la repetibilidad, la auditabilidad y un menor número de manipulaciones.
Por qué a los equipos les cuesta gestionar la rotación de existencias
- Sistemas fragmentados que dificultan el registro de lotes y fechas, así como los registros de auditoría
- El uso de GS1 es limitado, por lo que los operadores deben introducir el número de lote y la fecha de caducidad una y otra vez
- Las operaciones de rotación manuales que generan más residuos y requieren más mano de obra
- Una distribución y agrupación inadecuadas que pueden dar lugar a contaminación cruzada o al incumplimiento de la normativa
Nota para el profesional: Estanterías agrupadas para mantener separadas las categorías sensibles; por ejemplo, zonas de productos sin gluten separadas de los productos estándar, de modo que las sugerencias del sistema nunca envíen artículos incompatibles a posiciones adyacentes o situadas por encima o por debajo.
¿Cómo gestiona Clarus WMS la rotación de existencias?
Clarus WMS combina el registro de la fecha y el lote en el momento de la recepción, el escaneo GS1 y las reglas de preparación de pedidos a nivel de cuenta para aplicar los métodos FIFO o FEFO de forma coherente. Desde el punto de vista operativo, los equipos pueden cambiar de opción en el momento del escaneo cuando el palé físicamente accesible difiere de la primera opción del sistema, al tiempo que se mantienen los controles de lote y fecha. Cuando los proveedores comparten los datos con antelación, la entrada mediante un único escaneo con el SSCC puede acelerar considerablemente las recepciones.
Supervisión en tiempo real
Las listas en tiempo real del stock disponible, asignado y enviado, con filtros por lote y fecha, agilizan las acciones de retirada al permitir a los equipos retener inmediatamente los lotes en riesgo y sustituir el stock conforme en los pedidos pendientes. Esto se ajusta a las directrices del Reino Unido, que hacen hincapié en la trazabilidad y en la rapidez de las retiradas del mercado (La FSA retira sus directrices).
Adaptación escalable
Cuando los volúmenes se disparan, resulta práctico añadir espacio adicional si la conectividad y las etiquetas están listas. Los equipos pueden poner en marcha un nuevo almacén y empezar a recibir mercancías en cuestión de minutos una vez configuradas las ubicaciones y las impresoras, y luego recurrir al escaneo GS1 para reducir el número de pulsaciones de teclas en situaciones de presión.
Visibilidad total
La visibilidad total implica una trazabilidad de principio a fin, con datos GS1 que acompañan cada movimiento. GS1 señala que los códigos de barras se escanean más de 10 000 millones de veces al día en todo el mundo, lo que refleja hasta qué punto los flujos de trabajo con códigos de barras se han convertido en algo universal y fiable para la identificación y el registro cotidianos (Comunicado de prensa de GS1 UK).
¿Estás listo para verlo en acción?
La implementación de una rotación disciplinada de existencias mediante un sistema de gestión de almacenes (WMS) transforma las operaciones al reducir el desperdicio, proteger a los clientes y proporcionar un registro de auditoría que resiste cualquier escrutinio. Si quieres contar con los controles mínimos viables para aplicar correctamente el método FEFO, empieza por las etiquetas GS1, un registro preciso de las entradas y unas reglas de preparación de pedidos sencillas, y luego ve perfeccionando el proceso.
Referencias
Comunicado de prensa de GS1 UK sobre los 10.000 millones de escaneos diarios
Directorio de identificadores de aplicaciones GS1, GS1
¿Qué IA se deberían o se deben utilizar? Asistencia de GS1
Descripción general del sistema HACCP, Agencia de Normas Alimentarias
Elaborar un plan alimentario según el sistema HACCP, GOV.UK
Orientaciones sobre trazabilidad, retiradas y recuperaciones de productos, FSA