Een effectieve voorraadrotatie is van cruciaal belang om het overzicht en de nauwkeurigheid van de voorraad te behouden en tegelijkertijd veroudering en verspilling als gevolg van vervaldata tot een minimum te beperken. Professionals in de magazijn- en 3PL-sector worden vaak geconfronteerd met uitdagingen zoals inefficiënte FEFO implementatie, tekortkomingen in de traceerbaarheid bij het volgen van partijen en nalevingsproblemen bij de scheiding van bederfelijke goederen, wat leidt tot kostbare terugroepacties en voorraadverlies. Bij Clarus WMS richten we ons op pragmatische controles, zoals scannen op basis van GS1, het vastleggen van datums en partijen, en het eenvoudig configureren van orderverzamelregels, waarmee teams de voorraad betrouwbaar kunnen rouleren zonder dat dit te ingewikkeld wordt.
Traditionele methoden voor voorraadrotatie zijn gebaseerd op handmatig werk FIFO controles en sporadische inspecties, waarbij het weken kan duren om problemen met verouderde voorraad op te lossen en aan de basisvereisten te voldoen. Een gedisciplineerde WMS-opzet maakt daarentegen een op FEFO gebaseerde toewijzing mogelijk, evenals scan-to-verify-stappen en een snellere afhandeling van uitzonderingen wanneer partijen, datums of locaties niet met elkaar overeenkomen.
Het resultaat van traditionele methoden:
- Vertragingen bij het uitvoeren van terugroepacties als gevolg van slechte traceerbaarheid en gebrekkige scheiding van partijen
- Inefficiënties in de FEFO-voorraadrotatie leiden tot verspilling door het verstrijken van de houdbaarheidsdatum
- Inkomstenverlies als gevolg van niet-naleving en verouderde voorraad
In dit artikel worden praktische maatregelen voor voorraadrotatie uitgelegd en wordt aangetoond hoe een modern WMS voor meer structuur zorgt zonder de zaken ingewikkeld te maken. We verwerken daarbij praktijkinzichten van een magazijnprofessional, zodat de adviezen goed aansluiten bij de dagelijkse gang van zaken.
Wat is voorraadrotatie en hoe kan ik deze optimaliseren?
Voorraadrotatie houdt in dat de voorraad systematisch wordt verplaatst, zodat oudere artikelen of artikelen waarvan de houdbaarheidsdatum dichterbij is, als eerste worden gebruikt. Magazijnen passen doorgaans FIFO toe voor niet-bederfelijke goederen en FEFO voor goederen met een beperkte houdbaarheid. FEFO wordt in richtlijnen op het gebied van volksgezondheid en de farmaceutische sector expliciet gedefinieerd als het eerst distribueren of gebruiken van het artikel met de vroegste vervaldatum, wat zich naadloos vertaalt naar WMS-pickregels en slottingprioriteiten (Woordenlijst van de WHO over het bbp).
Inzicht van een expert: In Clarus WMS is FIFO gebaseerd op de aanmaakdatum van de voorraadpost, terwijl FEFO gebruikmaakt van de datumkenmerken van het artikel. Een eenvoudige “pickregel” op accountniveau bepaalt de toewijzingslogica bij de orderverwerking. Indien nodig kunnen teams de toegewezen pallet via een scan wijzigen wanneer de pallet met de oudste datum in het systeem fysiek niet toegankelijk is, wat vaak voorkomt in ruimtes met bulkstapels.
Heb ik FEFO nodig voor mijn magazijnactiviteiten?
Gebruik FEFO wanneer producten een houdbaarheidsdatum hebben of wanneer klanten eisen stellen aan de minimale houdbaarheid. FEFO vermindert verspilling en draagt bij aan de naleving van de voorschriften door voorrang te geven aan artikelen waarvan de houdbaarheidsdatum het dichtstbij is. Van Britse levensmiddelenbedrijven wordt verwacht dat zij risico’s beheersen met behulp van gedocumenteerde procedures, dus rotatie op basis van houdbaarheidsdata maakt vaak deel uit van een op HACCP gebaseerde aanpak (Overzicht van FSA HACCP, GOV.UK-gids voor HACCP-plannen).
Welke invloed heeft traceerbaarheid op het beheer van de houdbaarheid?
Traceerbaarheid koppelt ontvangsten, opslag, orderverzameling en verzendingen aan productidentificatiecodes, partijen en datums, waardoor risicovolle voorraad snel kan worden geïdentificeerd. In de Britse richtlijnen wordt benadrukt dat de traceerbaarheid moet worden gewaarborgd en dat voedingsmiddelen indien nodig efficiënt uit de handel moeten kunnen worden genomen of teruggeroepen (Richtlijnen van de FSA inzake traceerbaarheid en terugroepacties). (Agentschap voor Voedselnormen)
Zodra alle vereiste kenmerken bij binnenkomst zijn vastgelegd, kan een WMS direct weergeven wat er is verzonden, wat er nog op voorraad is en wat is toegewezen maar nog niet is verzonden, en vervolgens blokkades instellen om verdere verplaatsingen te voorkomen terwijl er een conforme vervanging plaatsvindt.
Welke rol speelt GS1-etikettering bij het traceren van partijen?
GS1-toepassingsidentificatoren (AI’s) coderen belangrijke gegevens in streepjescodes, zodat met één enkele scan het GTIN, het partijnummer, de houdbaarheidsdatum en zelfs de SSCC-pallet-ID’s kunnen worden ingevuld. Relevante AI’s zijn onder meer (01) GTIN, (10) partij/batch, (17) verstrijken, en (00) SSCC, en nog vele anderen (GS1 AI-gids, Uitleg over GS1-ondersteuning).
Inzicht van een expert: “Wanneer leveranciers hun zendingen voorzien van GS1-conforme etiketten, hoeft u product, partijnummer, datum en hoeveelheid niet meer handmatig in te voeren. Met een voorafgaande verzendmelding kan de verwerking van inkomende goederen bij grote volumes worden teruggebracht tot één enkele SSCC-scan per pallet.” Mathew Buttar, hoofd Solutions.
Traditionele methoden versus Clarus WMS voor voorraadrotatie
Handmatige FIFO-checklists en spreadsheets schieten tekort bij grote volumes en een grote verscheidenheid aan SKU’s. In een WMS zorgen FEFO-regels voor de juiste voorraadtoewijzing, controleren scanners bij het picken en verpakken, en worden uitzonderingen afgehandeld door het product te verwisselen of opnieuw toe te wijzen wanneer dat fysiek nodig is. Het doel is niet complexiteit, maar herhaalbaarheid, controleerbaarheid en minder handelingen.
Waarom teams moeite hebben met voorraadrotatie
- Versnipperde systemen die het vastleggen van partij- en datumgegevens en het bijhouden van audittrajecten bemoeilijken
- Het gebruik van GS1 is beperkt, waardoor exploitanten de partijnummer en de houdbaarheidsdatum steeds opnieuw moeten invoeren
- Handmatige draaihandelingen die leiden tot meer afval en meer werk
- Gebrekkige indeling en groepering die het risico op kruisbesmetting of niet-naleving met zich meebrengen
Opmerking voor de behandelaar: groepsopslag om gevoelige productcategorieën gescheiden te houden, bijvoorbeeld glutenvrije producten apart van standaardartikelen, zodat het systeem nooit onverenigbare artikelen naar aangrenzende of boven- of onderliggende posities stuurt.
Hoe gaat Clarus WMS om met voorraadrotatie?
Clarus WMS combineert het vastleggen van datum en partij bij ontvangst, GS1-scanning en pickregels op accountniveau om FIFO- of FEFO-toewijzing consistent te garanderen. Operationeel gezien kunnen teams bij het scannen overschakelen wanneer de fysiek toegankelijke pallet afwijkt van de eerste keuze van het systeem, terwijl de batch- en datumcontroles behouden blijven. Wanneer leveranciers gegevens vooraf delen, kan het met één scan verwerken van inkomende goederen op basis van de SSCC-code de ontvangstprocedure aanzienlijk versnellen.
Realtime monitoring
Realtime overzichten van de beschikbare, toegewezen en verzonden voorraad, met filters op batch en datum, zorgen ervoor dat terugroepacties sneller kunnen worden afgehandeld doordat teams risicovolle partijen onmiddellijk kunnen vasthouden en deze bij openstaande bestellingen kunnen vervangen door voorraad die aan de voorschriften voldoet. Dit sluit aan bij de Britse richtlijnen waarin de nadruk ligt op traceerbaarheid en snelle terugtrekkingen of terugroepacties (FSA trekt richtlijnen in).
Schaalbare aanpassing
Wanneer het volume plotseling sterk stijgt, is het praktisch om extra opslagruimte in te schakelen als de netwerkverbinding en de etiketten al klaar zijn. Teams kunnen binnen enkele minuten een nieuw magazijn opzetten en beginnen met het inontvangen van goederen zodra de locaties en printers zijn geconfigureerd; vervolgens kunnen ze gebruikmaken van GS1-scanning om onder druk het aantal toetsaanslagen te verminderen.
Volledig inzicht
Volledig inzicht betekent traceerbaarheid van begin tot eind, waarbij GS1-gegevens bij elke verplaatsing worden meegenomen. GS1 merkt op dat barcodes wereldwijd meer dan 10 miljard keer per dag worden gescand, wat aantoont hoe universeel en betrouwbaar barcodeprocessen zijn geworden voor dagelijkse identificatie en gegevensvastlegging (Persbericht van GS1 UK).
Klaar om het in actie te zien?
Het invoeren van een strakke voorraadrotatie met behulp van een WMS zorgt voor een ingrijpende verbetering van de bedrijfsvoering door verspilling tegen te gaan, klanten te beschermen en een controlespoor te bieden dat elke controle doorstaat. Als u de minimaal noodzakelijke controles wilt invoeren om FEFO correct toe te passen, begin dan met GS1-etiketten, een nauwkeurige registratie van inkomende goederen en eenvoudige orderverzamelregels, en pas deze vervolgens stapsgewijs aan.
Referenties
Persbericht van GS1 UK over 10 miljard scans per dag
GS1-overzicht van applicatie-identificatoren, GS1
Welke AI’s moeten/moeten worden gebruikt, GS1-ondersteuning
Overzicht van HACCP, Agentschap voor Voedselnormen
Stel een HACCP-voedselplan op, GOV.UK
Richtlijnen inzake traceerbaarheid, uit de handel nemen en terugroepacties, FSA