La evolución de un líder tradicional del sector logístico
B. M. Stafford Es una empresa de transporte y logística con una larga trayectoria, que cuenta con más de 85 años de experiencia y una reputación basada en la fiabilidad, la flexibilidad y la atención al cliente. Durante décadas, la empresa ha destacado principalmente por su excelencia en el transporte: una flota moderna, una gran capacidad de planificación de rutas y sistemas de comunicación digitales que garantizan la precisión en la ejecución de las entregas.
A medida que cambiaban las expectativas de los clientes, B.M. Stafford amplió su actividad más allá del transporte para ofrecer servicios logísticos más amplios, y el almacenamiento pasó a ocupar un lugar cada vez más importante en su oferta. La empresa creció hasta ofrecer servicios de almacenamiento y gestión de existencias para una gama más amplia de mercancías, incluidos los productos perecederos que requieren un seguimiento riguroso. Asimismo, reforzó sus servicios de distribución y transporte de mercancías tanto en el Reino Unido como a nivel internacional, con el apoyo de una red global de socios logísticos estratégicos.
Esta expansión supuso un punto de inflexión ya conocido. La promesa de servicio en el ámbito del transporte era sólida y estaba bien definida. Para ofrecer una experiencia de almacenamiento igualmente sólida, B.M. Stafford necesitaba unas operaciones de almacén que funcionaran con la misma rapidez, precisión y control. La empresa reconoció que su sistema de almacén actual ya no se ajustaba a sus necesidades.
Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo del negocio
Un sistema que no podía ampliarse
El anterior sistema de gestión de almacenes (WMS) local de B.M. Stafford generaba cuellos de botella operativos y limitaba su capacidad para ampliar los servicios de almacenamiento de forma eficiente. A medida que aumentaban el volumen y la complejidad, el sistema provocaba dificultades en áreas que deberían estar optimizadas: almacenamiento de entradas, preparación de pedidos, movimientos de stock, elaboración de informes y visibilidad para los clientes.
Los problemas no eran abstractos. Se manifestaban en flujos de trabajo más lentos en los almacenes, una visibilidad del inventario menos fiable y el tiempo dedicado a tareas administrativas manuales, cuando la empresa quería centrarse en la mejora del rendimiento y el servicio al cliente.
Los procesos manuales ralentizaron la ejecución
La gestión manual de los pedidos y la falta de procesos automatizados de preparación y almacenamiento redujeron el rendimiento y provocaron retrasos evitables. En el ámbito del almacenamiento, los pasos manuales no solo alargan los tiempos, sino que también aumentan el riesgo de que se produzcan errores y generan más excepciones que deben resolverse posteriormente.
Con el tiempo, este tipo de ineficiencias se traducen para los clientes en plazos de entrega más largos, un cumplimiento menos predecible y una mayor probabilidad de que surjan dudas sobre la disponibilidad de existencias que tardan demasiado en resolverse.
Descoordinación entre el transporte y el almacén
B.M. Stafford también se enfrentó a limitaciones en materia de integración con Qargo TMS. Cuando un sistema de gestión de almacenes (WMS) no puede sincronizarse con el sistema de gestión del transporte, la coordinación se ve afectada y los equipos se ven obligados a subsanar las deficiencias manualmente.
Esto genera ineficiencias y aumenta el riesgo de que la información no coincida entre las operaciones de almacén y las de transporte, precisamente lo contrario de lo que esperan los clientes de los servicios logísticos modernos de principio a fin.
Visibilidad del inventario y presión para cumplir con la normativa
Un sistema de seguimiento de existencias obsoleto dificultaba la gestión del seguimiento de lotes, las fechas de caducidad y la rotación de existencias, aspectos que revisten especial importancia a la hora de gestionar productos perecederos e inventario con plazos de validez limitados. La visibilidad limitada también reduce la confianza en las decisiones, ya que los equipos deben validar la información antes de actuar.
Gestión de la presentación de informes y del cumplimiento normativo, lo que incluye: Cumplimiento de la normativa COMAH La documentación se describió como un proceso que requiere mucho tiempo y es ineficaz. Cuando la elaboración de informes de cumplimiento es lenta, supone una carga para la capacidad operativa y puede percibirse como una interrupción, en lugar de como una función de control rutinaria.
Una clara necesidad de cambio
La dirección de B.M. Stafford planteó la transición como algo necesario, ya que el sistema anterior estaba frenando el desarrollo de la empresa. El objetivo era agilizar las operaciones, automatizar los procesos clave e integrar los sistemas de almacenamiento con los de transporte para impulsar el crecimiento y satisfacer las expectativas de los clientes.
“A medida que nuestro negocio ha ido evolucionando, la gestión de almacenes ha pasado a ser una parte mucho más importante de nuestra oferta. Nuestro sistema anterior limitaba nuestra capacidad para crecer de forma eficiente y ofrecer el nivel de servicio que esperan nuestros clientes. Necesitábamos una solución que optimizara las operaciones, automatizara los procesos clave y se integrara a la perfección con nuestros sistemas de transporte. Esta transición nos ha proporcionado exactamente eso”.”
– Nicola Stafford, directora comercial
Esta frase resume tanto el problema como la motivación. La empresa gozaba de una sólida reputación en materia de logística, pero su infraestructura de almacenamiento necesitaba una modernización para poder adaptarse a la demanda de los clientes y a la complejidad operativa.
Guiando a B.M. Stafford hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube
Por qué Clarus WMS
B.M. Stafford necesitaba un sistema de gestión de almacenes (WMS) basado en la nube que pudiera automatizar los flujos de trabajo clave, mejorar la visibilidad operativa, integrarse con el sistema de gestión del transporte (TMS) de Qargo y dar respuesta al crecimiento futuro. Clarus WMS reunía los requisitos necesarios para satisfacer esas necesidades gracias a una auténtica plataforma en la nube diseñada para las operaciones de almacenamiento modernas.
Los criterios de selección quedan claros a partir de las prioridades establecidas: una mejor presentación de informes de cumplimiento, una integración fluida, información en tiempo real y flexibilidad operativa. En lugar de sustituir el sistema por otro similar, el objetivo era transformar el modelo operativo del almacén para que se basara en la automatización y el intercambio de datos.
“B.M. Stafford no solo necesitaba un sistema de gestión de almacenes (WMS), sino un sistema capaz de automatizar la elaboración de informes de cumplimiento normativo, integrarse a la perfección con el sistema de gestión de transporte (TMS) de Qargo y proporcionar información en tiempo real. Nuestro WMS, totalmente en la nube, ofrece precisamente eso, proporcionándoles la flexibilidad y la eficiencia necesarias para llevar sus operaciones de almacenamiento a un nivel superior”.”
– Tim Payne, director ejecutivo de Clarus WMS
Esta cita pone de manifiesto el papel que desempeña la guía en la historia: facilitar un mayor nivel de control del almacén y vincular la ejecución de las operaciones del almacén con la planificación del transporte mediante la integración.
Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución
Un flujo unificado de almacén y transporte
El resultado de la implementación descrito es un sistema de gestión de almacenes (WMS) totalmente integrado con el sistema de gestión de transporte (TMS) de Qargo. Esto permite sincronizar las operaciones de almacén y transporte, lo que facilita el flujo de datos en tiempo real y reduce la necesidad de coordinación manual entre los equipos.
Cuando los sistemas están sincronizados, las decisiones operativas se toman con mayor rapidez, ya que tanto el equipo del almacén como el de transporte pueden actuar basándose en información coherente. Esto reduce los problemas en la planificación de los envíos, mejora la gestión de las excepciones y contribuye a ofrecer una experiencia al cliente más fiable.
Automatización del control de existencias
La nueva funcionalidad de WMS de B.M. Stafford incluye funciones automatizadas de gestión de inventario que permiten el seguimiento de lotes, la supervisión de las fechas de caducidad y la rotación de existencias. Estas funcionalidades resultan especialmente relevantes para los clientes que gestionan existencias perecederas o reguladas, en las que el cumplimiento normativo y la precisión deben demostrarse, y no darse por sentados.
La automatización contribuye aquí a dos objetivos a la vez: un mejor control y una reducción del esfuerzo manual. El stock se puede gestionar con mayor rigor, al tiempo que se reducen los gastos administrativos derivados del seguimiento y la conciliación de datos entre distintas herramientas.
Tramitación optimizada de los pedidos
El sistema también permite una gestión optimizada de los pedidos mediante automatización de la preparación de pedidos, guardar, y la gestión de existencias. Es aquí donde suelen manifestarse primero las mejoras en la eficiencia del almacén: menos pasos manuales, una ejecución más clara de las tareas y una reducción del tiempo perdido en reelaboraciones.
En la práctica, este tipo de automatización de los flujos de trabajo ayuda a los almacenes a crecer sin tener que aumentar la plantilla al mismo ritmo que el volumen de actividad. Además, contribuye a que el rendimiento sea más uniforme entre los distintos turnos, ya que los procesos pasan a estar dirigidos por el sistema en lugar de depender de la experiencia individual.
Visibilidad del portal del cliente
Un portal de clientes en tiempo real ofrece a los clientes visibilidad sobre los niveles de existencias, el estado de los pedidos y los informes. Esto transforma la experiencia del cliente. En lugar de depender por completo de las actualizaciones del equipo del almacén, los clientes pueden consultar por sí mismos la información clave, lo que reduce el volumen de consultas y aumenta la confianza.
Preparación para el futuro y escalabilidad
B.M. Stafford describió la escalabilidad y la preparación para el futuro como requisitos clave, pasando de un modelo local rígido a un auténtico sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube capaz de evolucionar con la empresa a medida que crece la demanda de almacenamiento.
Esto contribuye a generar valor a largo plazo, ya que reduce la probabilidad de que se repita el mismo ciclo de sustitución del sistema al cabo de unos años y permite mejorar los procesos gracias a la capacidad de la plataforma, que se adapta a medida que evolucionan los requisitos.
Resultados obtenidos: el éxito del sistema de gestión de almacenes (WMS) en la práctica
Mayor eficiencia, precisión y control
Según la documentación facilitada, los resultados obtenidos por B.M. Stafford se describen como una mejora de la eficiencia, la visibilidad, la precisión y el control gracias a la automatización y a las operaciones basadas en la nube. El sistema superó las limitaciones del anterior sistema de gestión de almacenes (WMS) al permitir flujos de trabajo automatizados, una mayor disciplina en la gestión de existencias y una coordinación integrada del transporte a través del sistema de gestión de transporte (TMS) de Qargo.
Reducción de las tareas manuales y de los costes
Entre las ventajas de la implementación se incluyen el ahorro de costes y recursos gracias a la reducción de las tareas manuales, la mejora de la precisión y la disminución de los costes operativos. Estas ventajas se describen en términos generales, sin recurrir a indicadores cuantificados específicos.
Transformación respaldada por los dirigentes
La visión interna de B.M. Stafford sobre el impacto se ve reforzada por los directivos de Clarus, que se centran en la automatización, la visibilidad y la mejora del control operativo.
“La implantación por parte de B.M. Stafford de un sistema de gestión de almacenes (WMS) basado en la nube ha transformado por completo sus operaciones de almacén. Gracias a la automatización de los procesos y a la mejora de la visibilidad, ahora operan con mayor eficiencia, precisión y control”.”
– Glen Wilkinson, director de ventas de Clarus WMS
Lo ideal es que esta cita sirva como resumen de los resultados, y que los detalles cuantificables se refuercen más adelante si B. M. Stafford proporciona métricas operativas del «antes» y el «después».
Reflexiones de los clientes y lecciones aprendidas
El almacenamiento debe cumplir con las normas de transporte
La historia de B.M. Stafford refleja una evolución habitual en las empresas centradas principalmente en el transporte. A medida que el almacenamiento va adquiriendo mayor importancia en la oferta, los clientes esperan la misma precisión y fiabilidad que ya asocian con el rendimiento del transporte. Esto obliga a actualizar el sistema, pasando de herramientas “suficientemente buenas” a plataformas modernas que permitan una ejecución escalable.
La integración se convierte en una ventaja competitiva
La integración del WMS y el TMS no es solo una mejora informática. Influye directamente en el rendimiento del servicio. Cuando los equipos de almacén y transporte trabajan con datos coordinados, la empresa puede coordinarse con mayor rapidez, reducir los errores en los traspasos y ofrecer una experiencia al cliente más predecible.
El cumplimiento normativo requiere automatización
La elaboración de informes de cumplimiento, que requiere mucho tiempo, supone una carga para las operaciones. Automatizar la elaboración de estos informes y facilitar el acceso a los datos reduce las interrupciones y contribuye a una gobernanza más sólida, especialmente en la gestión de mercancías peligrosas y existencias perecederas, donde la trazabilidad y las pruebas documentales son fundamentales.
Tu camino hacia el éxito con el WMS
La transición de B.M. Stafford de un sistema de gestión de almacenes (WMS) local a Clarus WMS refleja un cambio estratégico: considerar el almacenamiento como un motor de crecimiento en lugar de una función de apoyo. Mediante la automatización de la preparación de pedidos y la entrada en almacén, la mejora del control de lotes y caducidades, la integración con el TMS de Qargo y la oferta a los clientes de visibilidad en tiempo real a través del portal, B.M. Stafford ha creado un modelo operativo de almacén capaz de adaptarse y ofrecer el nivel de servicio que esperan los clientes.
Si tu empresa de logística está ampliando sus servicios de almacenamiento y se enfrenta a procesos manuales, una visibilidad limitada o sistemas de almacén y transporte desconectados, la conclusión es clara. Un auténtico sistema de gestión de almacenes (WMS) en la nube puede unificar la ejecución, reforzar el control del cumplimiento normativo y aportar la transparencia que exigen los clientes actuales.
Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu empresa a optimizar los flujos de trabajo, integrar el almacenamiento y el transporte, y sentar unas bases escalables para el crecimiento a largo plazo.