Een gevestigde leider in de logistieke sector evolueert

B.M. Stafford is een gerenommeerde transport- en logistieke dienstverlener met meer dan 85 jaar ervaring en een reputatie die is gebaseerd op betrouwbaarheid, flexibiliteit en klantenservice. Decennialang stond het bedrijf vooral bekend om zijn uitmuntendheid op het gebied van transport: een modern wagenpark, uitstekende capaciteiten op het gebied van routeplanning en digitale communicatie die zorgt voor een nauwkeurige uitvoering van de leveringen.

Naarmate de verwachtingen van klanten veranderden, breidde B.M. Stafford zijn activiteiten uit van transport naar bredere logistieke diensten, waarbij opslag een steeds groter deel van het aanbod ging uitmaken. De activiteiten werden uitgebreid om de opslag en het beheer van voorraden voor een breder scala aan goederen te ondersteunen, waaronder bederfelijke producten die een strikte tracking vereisen. Ook werden de distributie- en vrachtdiensten in het Verenigd Koninkrijk en internationaal versterkt, ondersteund door een wereldwijd netwerk van strategische logistieke partners.

Deze uitbreiding zorgde voor een bekend keerpunt. De servicebelofte op het gebied van transport was sterk en goed uitgewerkt. Om een even sterke magazijnervaring te kunnen bieden, had B.M. Stafford behoefte aan magazijnactiviteiten die met dezelfde snelheid, nauwkeurigheid en controle verliepen. Het bedrijf besefte dat het bestaande magazijnsysteem niet langer aan de eisen voldeed.

Het overwinnen van WMS-uitdagingen die het bedrijf belemmeren

Een systeem dat niet schaalbaar was

Het vorige on-premises WMS van B.M. Stafford zorgde voor operationele knelpunten en beperkte hun mogelijkheden om de magazijndiensten efficiënt uit te breiden. Naarmate het volume en de complexiteit toenamen, zorgde het systeem voor wrijving op gebieden die juist gestroomlijnd zouden moeten worden: het inmagazijnen van binnenkomende goederen, orderverzameling, voorraadverplaatsingen, rapportage en inzicht voor klanten.

Het ging hier niet om abstracte kwesties. Ze kwamen tot uiting in tragere werkprocessen in het magazijn, een minder betrouwbaar overzicht van de voorraad en de tijd die werd besteed aan handmatige administratie, terwijl het bedrijf zich juist wilde richten op prestatieverbetering en klantenservice.

Handmatige processen vertraagden de uitvoering

De handmatige afhandeling van bestellingen en het ontbreken van geautomatiseerde orderverzameling en opslag zorgden voor een lagere doorvoer en leidden tot vermijdbare vertragingen. In de magazijnactiviteiten zorgen handmatige stappen niet alleen voor extra tijdverlies. Ze vergroten ook de kans op inconsistenties en leiden tot meer afwijkingen die later moeten worden opgelost.

Op den duur merken klanten deze inefficiëntie in de vorm van langere doorlooptijden, minder voorspelbare leveringen en een grotere kans op voorraadvragen die te lang op een antwoord wachten.

Afwijkingen op het gebied van transport en opslag

Ook B.M. Stafford kreeg te maken met beperkingen op het gebied van integratie bij Qargo TMS. Wanneer een WMS niet kan synchroniseren met het transportbeheersysteem, loopt de coördinatie spaak en moeten teams de hiaten handmatig opvullen.

Dat leidt tot inefficiëntie en vergroot het risico op discrepanties tussen de gegevens van de magazijn- en transportactiviteiten, precies het tegenovergestelde van wat klanten van moderne end-to-end-logistiek verwachten.

Zichtbaarheid van de voorraad en druk om aan de voorschriften te voldoen

Door verouderde voorraadregistratie was het moeilijk om het bijhouden van partijen, houdbaarheidsdata en voorraadrotatie te beheren – zaken die vooral belangrijk zijn bij het omgaan met bederfelijke goederen en tijdgevoelige voorraad. Het beperkte inzicht vermindert ook het vertrouwen in beslissingen, omdat teams informatie moeten controleren voordat ze actie kunnen ondernemen.

Rapportage en nalevingsbeheer, waaronder Naleving van de COMAH-richtlijn documentatie werd omschreven als tijdrovend en inefficiënt. Wanneer de rapportage over naleving traag verloopt, legt dit een druk op de operationele capaciteit en kan het eerder als een verstoring worden ervaren dan als een routinematige controlefunctie.

Een duidelijke behoefte aan verandering

Het management van B.M. Stafford stelde de overgang voor als noodzakelijk, omdat het vorige systeem de bedrijfsontwikkeling belemmerde. Het doel was om de bedrijfsvoering te stroomlijnen, belangrijke processen te automatiseren en de magazijnactiviteiten te integreren met de transportsystemen, om zo de groei te ondersteunen en aan de verwachtingen van de klanten te voldoen.

Dit is zowel de kern van het probleem als de drijfveer in één zin. Het bedrijf had een uitstekende reputatie op logistiek gebied, maar de basis van zijn magazijnactiviteiten moest worden gemoderniseerd om gelijke tred te kunnen houden met de vraag van klanten en de toenemende operationele complexiteit.

B.M. Stafford begeleiden bij de transitie naar een cloudgebaseerd WMS

Waarom Clarus WMS

B.M. Stafford had behoefte aan een cloudgebaseerd WMS dat belangrijke werkprocessen kon automatiseren, het operationele inzicht kon verbeteren, kon worden geïntegreerd met Qargo TMS en toekomstige groei kon ondersteunen. Clarus WMS voldeed aan deze eisen dankzij een echt cloudplatform dat speciaal is ontworpen voor moderne magazijnactiviteiten.

De redenen voor deze keuze blijken duidelijk uit de genoemde prioriteiten: betere rapportage op het gebied van compliance, naadloze integratie, realtime inzicht en operationele flexibiliteit. Het doel was niet zozeer een één-op-één vervanging van het systeem, maar wel om het bedrijfsmodel van het magazijn om te vormen naar een model dat is gebaseerd op automatisering en gedeelde gegevens.

Dit citaat geeft de rol van de gids in het verhaal weer: het mogelijk maken van een hoger niveau van magazijnbeheer en het koppelen van magazijnuitvoering aan transportplanning door middel van integratie.

Het Implementeren van de Oplossing: Van Planning Tot Uitvoering

Een geïntegreerde magazijn- en transportstroom

Het beschreven implementatieresultaat is een volledig geïntegreerd WMS dat naadloos aansluit op Qargo TMS. Hierdoor worden de magazijn- en transportactiviteiten op elkaar afgestemd, wat een realtime gegevensstroom mogelijk maakt en de noodzaak van handmatige afstemming tussen teams vermindert.

Wanneer systemen op elkaar zijn afgestemd, kunnen operationele beslissingen sneller worden genomen, omdat zowel het magazijn- als het transportteam kunnen handelen op basis van consistente informatie. Dat vermindert de wrijving bij de planning van de verzendingen, verbetert de afhandeling van uitzonderingen en draagt bij aan een betrouwbaardere klantervaring.

Automatisering van het voorraadbeheer

De nieuwe WMS-functionaliteit van B.M. Stafford omvat geautomatiseerde voorraadbeheerfuncties die batchtracering, controle van de houdbaarheidsdatum en voorraadrotatie ondersteunen. Deze functionaliteiten zijn met name van belang voor klanten die werken met bederfelijke of aan regelgeving onderworpen voorraden, waarbij naleving en nauwkeurigheid moeten worden aangetoond en niet zomaar mogen worden verondersteld.

Automatisering draagt hier in twee opzichten bij: betere controle en minder handmatig werk. De voorraad kan strakker worden beheerd, terwijl de administratieve lasten voor het bijhouden en afstemmen van gegevens tussen verschillende tools worden verminderd.

Geoptimaliseerde orderafhandeling

Het systeem ondersteunt bovendien een geoptimaliseerde orderafhandeling door middel van automatisering van het orderverzamelen, wegzetten, en voorraadbewegingen. Dit is waar efficiëntieverbeteringen in het magazijn doorgaans als eerste merkbaar zijn: minder handmatige handelingen, een duidelijkere uitvoering van taken en minder tijdverlies door herstelwerkzaamheden.

In de praktijk zorgt dit soort workflowautomatisering ervoor dat magazijnen kunnen opschalen zonder dat het personeelsbestand evenredig met de volumegroei hoeft mee te groeien. Het draagt ook bij aan consistentere prestaties over de verschillende ploegen heen, omdat het proces door het systeem wordt aangestuurd in plaats van afhankelijk te zijn van individuele ervaring.

Zichtbaarheid op het klantenportaal

Via een realtime klantenportaal krijgen klanten inzicht in voorraadniveaus, de status van hun bestellingen en rapportages. Dit verandert de klantervaring. In plaats van volledig afhankelijk te zijn van updates van het magazijnteam, kunnen klanten zelf belangrijke informatie opvragen, wat het aantal vragen vermindert en het vertrouwen vergroot.

Toekomstbestendigheid en schaalbaarheid

B.M. Stafford beschreef schaalbaarheid en toekomstbestendigheid als essentiële vereisten, waarbij men afstapt van een star on-prem-model en overstapt op een echt cloud-WMS dat mee kan groeien met het bedrijf naarmate de vraag naar magazijnruimte toeneemt.

Dit draagt bij aan waardecreatie op de lange termijn doordat de kans wordt verkleind dat dezelfde systeemvervangingscyclus zich over een paar jaar herhaalt, en doordat procesverbeteringen mogelijk worden gemaakt dankzij de voortdurende uitbreiding van de platformmogelijkheden naarmate de vereisten veranderen.

Behaalde resultaten: WMS in de praktijk

Meer efficiëntie, nauwkeurigheid en controle

Uit het verstrekte bronmateriaal blijkt dat de resultaten van B.M. Stafford worden omschreven als een verbetering van de efficiëntie, het overzicht, de nauwkeurigheid en de controle dankzij automatisering en cloudgebaseerde activiteiten. Het systeem heeft de beperkingen van het vorige WMS verholpen door geautomatiseerde workflows, een strakkere voorraadbeheersing en geïntegreerde transportcoördinatie via Qargo TMS mogelijk te maken.

Minder handmatige taken en lagere kosten

De voordelen van de implementatie omvatten kosten- en middelenbesparingen door een vermindering van handmatige taken, een grotere nauwkeurigheid en lagere operationele kosten. Deze voordelen worden beschreven in termen van voordelen in plaats van aan de hand van specifieke, gekwantificeerde maatstaven.

Transformatie gesteund door het management

De interne visie van B.M. Stafford op impact wordt ondersteund door het management van Clarus, dat de nadruk legt op automatisering, transparantie en verbeterde operationele controle.

Dit citaat kan het best worden gebruikt als een samenvatting van de resultaten, waarbij de meetbare details later kunnen worden aangevuld als B.M. Stafford operationele kengetallen van voor en na de ingreep verstrekt.

Klantreflecties en geleerde lessen

De opslag moet voldoen aan de transportnormen

Het verhaal van B.M. Stafford illustreert een veelvoorkomende ontwikkeling bij bedrijven die zich in eerste instantie op transport richten. Naarmate opslag een steeds groter deel van het aanbod gaat uitmaken, verwachten klanten dezelfde precisie en betrouwbaarheid die ze al associëren met de transportprestaties. Dat dwingt tot een systeemupgrade: van “goed genoeg” tools naar moderne platforms die een schaalbare uitvoering ondersteunen.

Integratie wordt een concurrentievoordeel

De integratie van WMS en TMS is niet alleen een IT-verbetering. Het heeft ook directe gevolgen voor de dienstverlening. Wanneer magazijn- en transportteams op basis van op elkaar afgestemde gegevens werken, kan het bedrijf sneller afstemmen, fouten bij de overdracht verminderen en een voorspelbaardere klantervaring bieden.

Naleving vereist automatisering

Tijdrovende rapportage over naleving van regelgeving vormt een belasting voor de bedrijfsvoering. Door deze rapportage te automatiseren en de gegevens toegankelijk te maken, worden verstoringen beperkt en wordt een sterker bestuur ondersteund, met name bij het beheer van gevaarlijke goederen en bederfelijke voorraden, waarbij traceerbaarheid en bewijsvoering van groot belang zijn.

Uw Weg Naar WMS Succes

De overstap van B.M. Stafford van een lokaal WMS naar Clarus WMS weerspiegelt een strategische verschuiving: het magazijn wordt nu gezien als een groeimotor in plaats van als een ondersteunende functie. Door het orderverzamelen en in- en uitslag te automatiseren, de controle op partijen en houdbaarheidsdata te verbeteren, te integreren met Qargo TMS en klanten realtime inzicht via het portaal te bieden, heeft B.M. Stafford een magazijnbedrijfsmodel opgezet dat schaalbaar is en het serviceniveau biedt dat klanten verwachten.

Als uw logistieke bedrijf zijn magazijndiensten uitbreidt, maar te kampen heeft met handmatige processen, beperkt inzicht of niet op elkaar afgestemde magazijn- en transportsystemen, dan is de conclusie duidelijk. Een echt cloud-gebaseerd WMS kan de uitvoering stroomlijnen, de naleving van regelgeving versterken en de transparantie bieden die moderne klanten verlangen.

Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om werkprocessen te stroomlijnen, magazijnbeheer en transport te integreren en een schaalbare basis te leggen voor groei op de lange termijn.