100% Ahorro de tiempo: el éxito de la integración entre el SGA y el SGT de Welch Group

La mayoría de las empresas de logística no pierden tiempo en grandes cantidades... lo pierden silenciosamente, trabajo por trabajo, sistema por sistema. Welch Group está enfocado en establecer el estándar de innovación en las operaciones de transporte modernas. Para cumplir con esta misión, Welch Group reconoció la necesidad de un ecosistema tecnológico moderno e integrado. La empresa adoptó Claro como su sistema de gestión de almacén (SGA) y Qargo como su sistema de gestión de transporte (TMS), seleccionando intencionadamente ambas plataformas juntas para formar la base de un futuro digital escalable. Los requisitos clave estaban claros: API robustas, acceso basado en navegador y una mentalidad de integración abierta.

A pesar de esta visión, la realidad cotidiana de sistemas desconectados generaba fricción. Los clientes y el personal se veían obligados a introducir el mismo pedido dos veces, una en cada sistema. Esta duplicación consumía tiempo, introducía errores y debilitaba la confianza del cliente. En lugar de centrarse en el servicio, los equipos dedicaban horas a conciliar y reintroducir datos. El viaje de Welch Group comenzó con un desafío familiar en la logística: una empresa ambiciosa frenada por una tecnología fragmentada.

Superando los desafíos de WMS y TMS

El primer reto era de carácter sistémico. Clarus y Qargo funcionaban como plataformas eficaces, pero al carecer de integración directa, los flujos de trabajo exigían una duplicación de tareas. Los clientes se resistían a introducir dos veces los mismos nombres, direcciones y datos, mientras que los equipos internos dedicaban horas a trasladar datos de un sistema a otro. Esta ineficiencia mermaba la productividad y retrasaba procesos críticos como la planificación del transporte y la gestión de envíos desde el almacén.

La falta de integración también complicó el enfoque comercial de Welch Group. Los equipos de ventas no podían presentar fácilmente un servicio integral sin interrupciones. Las conversaciones a menudo requerían un encuadre cuidadoso para describir los beneficios futuros de la integración, en lugar de mostrar un flujo en vivo y unido. Los clientes dudaban y las oportunidades se ralentizaban. Con la integración, la historia se volvió más simple: un solo trabajo ingresado una vez, fluyendo automáticamente del almacén al transporte.

Los dolores operativos específicos incluían:

• Incorrección de existencias y pedidos. Al carecer de datos fiables entre sistemas, los equipos tenían que volver a comprobar y volver a introducir los datos, lo que ralentizaba el rendimiento. 
• Deficiencias en la experiencia del cliente. Al no disponer de una única fuente de información fiable, los clientes recurrían a llamadas y correos electrónicos, lo que generaba trabajo adicional. 
• Barreras heredadas. Los sistemas anteriores incorporaban funciones de almacén limitadas en las herramientas de TMS, pero estas no se adaptaban a las necesidades ni se integraban de manera eficaz.

Guiando al Welch Group hacia la transformación

El punto de inflexión llegó cuando Welch Group trabajó con Clarus y Qargo para establecer una verdadera integración. Ambos proveedores compartieron una mentalidad abierta y colaborativa, priorizando la conectividad sobre la funcionalidad segmentada. Clarus se posicionó como el centro de almacenamiento central, mientras que Qargo proporcionó una ejecución de transporte fluida, aprovechando cada uno sólidas API y una arquitectura moderna basada en navegador.

La solución funcionó porque abordó las necesidades del mundo real del Grupo Welch:

• Entregas de procesos en vivo. Las recogidas en almacén en Clarus podrían generar automáticamente trabajos de transporte en Qargo, permitiendo a los planificadores actuar antes. 
• Portales listos para el cliente. Los clientes vieron la misma información que los operadores, alineando la comunicación y reduciendo las consultas. 
• Flujo de datos de extremo a extremo. Los pedidos ingresados fluían anteriormente en ambos sistemas, eliminando la duplicación y las conciliaciones manuales. 

El “antes” era duplicación, retraso y confusión. El “después” fue automatización de entrada única, planificación anticipada del transporte y mejora de la experiencia del cliente.

Puesta en práctica: del plan a la ejecución

Welch Group se encontró entre los primeros en adoptar Integración Clarus–Qargo y jugó un papel práctico en su formación. La implementación siguió un enfoque iterativo: pruebas, identificación de problemas y perfeccionamiento de procesos con ambos proveedores. Los primeros desafíos incluyeron la sobrescritura de datos de pedidos durante los escaneos del almacén, que se resolvieron rápidamente mediante el desarrollo conjunto.

La incorporación se simplificó en lugar de ampliarse. Los clientes interactuaban principalmente con Clarus, mientras que Qargo se integraba en segundo plano. Esto redujo las necesidades de formación y agilizó la configuración para los nuevos clientes.

La adopción progresó constantemente. Al principio, el personal revisaba minuciosamente los movimientos de datos. A medida que aumentó la confianza, dejaron de supervisar las transferencias y redirigieron su atención al servicio, al rendimiento y a la atención al cliente.

El Grupo

• Etiquetar flujos de trabajo. Automatizar las etiquetas de palets y destinos a través de Qargo para que aparezcan directamente en Clarus, reduciendo el cambio de contexto del almacén. 

• Comprobante de entrega de retroalimentación. Devolver el estado de POD de Qargo a Clarus para dar a los clientes una vista clara. 

Resultados: WMS TMS Éxito en Acción

La integración entre Clarus y Qargo ofreció resultados transformadores para Welch Group.

100%: tiempo de administración ahorrado: Se ha eliminado la duplicación de entradas. Cuando los clientes envían los pedidos directamente, Welch Group ahorra 100% del tiempo administrativo que antes se dedicaba a volver a introducir los datos. Incluso cuando el personal introduce los pedidos, el tiempo administrativo se reduce a la mitad. El tiempo ganado se aprovecha ahora para agilizar la preparación de pedidos, dar respuestas más rápidas y facilitar el flujo diario de trabajo.

Impulso de ventasComercialmente, la integración se convirtió en un “punto de inflexión”. Welch Group ahora ofrece almacenamiento y transporte como una capacidad única y en tiempo real. Esto ha acelerado los ciclos de ventas y ha impulsado el crecimiento en ambos servicios simultáneamente.

Escala operativa: El transporte registró un crecimiento de dos dígitos sin que ello supusiera costes adicionales en el sistema de gestión del transporte (TMS) ni un aumento de la plantilla, mientras que el almacenamiento se incrementó entre un 20 % y un 30 %, con la contratación de personal destinado exclusivamente a la gestión del volumen de trabajo, y no a tareas administrativas.

Mejora de la experiencia del clienteLos clientes ya no tienen que gestionar múltiples portales, lo que resulta en menos llamadas y una mejor visibilidad del autoservicio.

Ahorro de costos y escalabilidadLa entrega basada en la web reemplazó a la costosa infraestructura y las licencias locales, lo que permitió a la empresa escalar de manera flexible y asequible.

Reflexiones y lecciones aprendidas del cliente

Para Welch Group, la mayor lección es clara: seleccionar socios tecnológicos que innoven e integren. Clarus y Qargo fueron elegidos no solo por su funcionalidad, sino por su voluntad compartida de codesarrollar y lanzar mejoras rápidamente.

El viaje no estuvo exento de desafíos. Los problemas iniciales, como la sobrescritura de datos, causaron frustración. Sin embargo, estos momentos fortalecieron la colaboración, con ambos proveedores respondiendo rápidamente y generando confianza. Lo que queda es una forma de trabajar más resiliente y confiable, donde los portales de almacén, transporte y clientes se alinean.

El equipo directivo pone de relieve una verdad más amplia: la transformación requiere inversión de tiempo y atención. El cambio puede ser disruptivo, pero en una industria de bajos márgenes como la logística, las ganancias se acumulan para obtener una ventaja a largo plazo.

Integración WMS TMS en la práctica

La integración remodeló las operaciones diarias de Welch Group:

• Planifica al elegir. A medida que los pedidos del almacén avanzan en Clarus, Qargo prepara los planes de transporte en paralelo. 
• Escanea una vez, confía dos veces. La lógica de códigos de barras compartida significa que un escaneo tiene significado en ambos sistemas. 
• Logística integral. Las etiquetas, el seguimiento y la prueba de entrega regresan a Clarus, creando una vista unificada para el personal y los clientes. 

Hoja de Ruta de Innovación: Más allá de hoy

Welch Group ve IA como el siguiente paso. Qargo ya proporciona resúmenes de clientes y puntuaciones de calidad de imagen para fotos de POD, mientras que están en curso pruebas para la programación de citas impulsada por IA y consultas de datos conversacionales. Con las bases impulsadas por API de Clarus y Qargo, el camino hacia la logística autónoma (donde la IA maneja las excepciones y la automatización impulsa los flujos de trabajo) está al alcance.

Tu camino hacia el éxito de WMS TMS

El viaje de Welch Group muestra el poder de los sistemas WMS y TMS integrados. Al eliminar la entrada duplicada, escalar las operaciones sin un aumento proporcional de personal y mejorar la experiencia del cliente, la empresa desbloqueó tanto la eficiencia como el crecimiento.

Si su empresa todavía opera WMS y TMS por separado, analice los costos ocultos de la reintroducción, exportación y conciliación de datos. Luego compárelos con los beneficios de un ecosistema integrado de entrada única, donde el almacén, el transporte y los clientes comparten una única fuente de verdad.

“Si todavía estás ejecutando tu TMS y WMS por separado, piensa detenidamente en todos los pequeños procesos que ocurren entre ellos. Conéctate con un socio de integración de WMS TMS que te recibirá donde estás, se integrará sin problemas y construirá las bases para un crecimiento escalable. Pide ver una demostración en vivo de trabajos de entrada única fluyendo del almacén al transporte, incluyendo etiquetas y PODs.