La mayoría de las empresas de logística no pierden tiempo de forma masiva… lo pierden poco a poco, tarea por tarea, sistema por sistema. Welch Group se enfoca en establecer el estándar de innovación en las operaciones modernas de transporte. Para cumplir con esta misión, Welch Group reconoció la necesidad de contar con un ecosistema tecnológico moderno e integrado. La empresa adoptó Clarus como su sistema de gestión de almacenes (WMS) y Qargo como su sistema de gestión de transporte (TMS), seleccionando deliberadamente ambas plataformas para que, juntas, sentaran las bases de un futuro digital escalable. Los requisitos clave eran claros: API robustas, acceso a través del navegador y una mentalidad abierta a la integración.
Sin embargo, a pesar de esta visión, la realidad cotidiana de los sistemas desconectados generaba fricciones. Los clientes y el personal se veían obligados a ingresar el mismo pedido dos veces, una en cada sistema. Esta duplicación consumía tiempo, generaba errores y minaba la confianza de los clientes. En lugar de enfocarse en el servicio, los equipos pasaban horas conciliando y volviendo a ingresar datos. El viaje de Welch Group comenzó con un desafío común en logística: una empresa ambiciosa frenada por una tecnología fragmentada.
“Nos hemos propuesto como misión innovar en la forma en que debe funcionar el transporte de carga… hay que digitalizarlo.”
– Chris Welch, director general
Cómo superar los retos de los sistemas WMS y TMS
El primer reto fue de carácter sistémico. Clarus y Qargo funcionaban como plataformas eficaces, pero al carecer de integración directa, los flujos de trabajo requerían duplicar tareas. Los clientes se resistían a ingresar dos veces los mismos nombres, direcciones y datos, mientras que los equipos internos dedicaban horas a transferir datos de un sistema a otro. Esta ineficiencia mermaba la productividad y retrasaba procesos críticos como la planificación del transporte y la expedición desde el almacén.
La falta de integración también complicaba el enfoque comercial de Welch Group. Los equipos de ventas no podían presentar fácilmente un servicio integral y sin interrupciones. Las conversaciones a menudo requerían una formulación cuidadosa para describir los beneficios futuros de la integración, en lugar de mostrar un flujo real e integrado. Los clientes dudaban y las oportunidades se ralentizaban. Con la integración, el proceso se simplificó: un solo trabajo se ingresaba una sola vez y fluía automáticamente del almacén al transporte.
Entre los problemas operativos específicos se encontraban:
- Ineficiencia en el manejo de inventarios y pedidos. Al carecer de datos confiables entre sistemas, los equipos tenían que volver a verificar y volver a ingresar los datos, lo que ralentizaba el rendimiento.
- Brechas en la experiencia del cliente. Al no contar con una única fuente de información confiable, los clientes recurrían a llamadas y correos electrónicos, lo que generaba trabajo adicional.
- Barreras históricas. Los sistemas anteriores incorporaban funciones limitadas de gestión de almacenes en las herramientas de TMS, pero estas no se adaptaban a la escala ni se integraban de manera eficaz.
“Nunca he visto dos sistemas que hablen el mismo idioma… es muy raro encontrar un TMS que pueda trabajar en conjunto y que esté dispuesto a desarrollarse en conjunto”.”
– Chris Welch, director general
Guiando a Welch Group hacia la transformación
El punto de inflexión se produjo cuando Welch Group colaboró con Clarus y Qargo para lograr una verdadera integración. Ambos proveedores compartían una mentalidad abierta y colaborativa, dando prioridad a la conectividad por encima de las funcionalidades aisladas. Clarus se posicionó como el centro logístico principal, mientras que Qargo se encargó de la ejecución fluida del transporte, aprovechando cada uno de ellos potentes API y una arquitectura moderna basada en navegador.
La solución funcionó porque respondió a las necesidades reales de Welch Group:
- Transferencias de procesos en tiempo real. Las selecciones de almacén en Clarus podrían generar automáticamente órdenes de transporte en Qargo, lo que permitiría a los planificadores actuar con mayor antelación.
- Portales listos para los clientes. Los clientes veían la misma información que los operadores, lo que permitía armonizar la comunicación y reducir las consultas.
- Flujo de datos de extremo a extremo. Los pedidos, una vez ingresados, se transferían a ambos sistemas, lo que eliminaba la duplicación y las conciliaciones manuales.
El “antes” se caracterizaba por la duplicación, los retrasos y la confusión. El “después” se caracterizó por la automatización con entrada única, la planificación temprana del transporte y una mejor experiencia del cliente.
Implementación: del plan a la ejecución
Welch Group fue una de las primeras empresas en adoptar el Integración de Clarus y Qargo y desempeñó un papel activo en su diseño. La implementación siguió un enfoque iterativo: realizar pruebas, identificar problemas y perfeccionar los procesos junto con ambos proveedores. Entre los retos iniciales se encontraba la sobrescritura de datos de pedidos durante los escaneos en el almacén, lo cual se resolvió rápidamente mediante un desarrollo conjunto.
La incorporación se simplificó en lugar de ampliarse. Los clientes interactuaban principalmente con Clarus, mientras que Qargo se integraba en segundo plano. Esto redujo las necesidades de capacitación y agilizó la configuración para los nuevos clientes.
La implementación avanzó de manera constante. Al principio, el personal verificaba dos veces los movimientos de datos. A medida que aumentaba la confianza, dejaron de supervisar de cerca las transferencias y centraron su atención en el servicio, el rendimiento y la atención al cliente.
Welch Group también impulsó la incorporación de funciones de integración adicionales, entre las que se incluyen:
- Flujos de trabajo de etiquetas. Automatizar la generación de etiquetas de paletas y de destino a través de Qargo para que aparezcan directamente en Clarus, lo que reduce los cambios de contexto en el almacén.
- Confirmación de entrega (retroalimentación). Envío del estado de los POD desde Qargo a Clarus para ofrecer a los clientes una visión clara.
“Tan pronto como el equipo del almacén termine, el siguiente paso debería ser el escaneo del patio… integrar la generación de etiquetas y, luego, recuperar los comprobantes de entrega (POD)”.”
– David Tatton, gerente de almacenes del grupo
Resultados: El éxito de WMS TMS en la práctica
La integración entre Clarus y Qargo generó resultados transformadores para Welch Group.
100%: tiempo de administración ahorrado: Se eliminó la entrada duplicada. Cuando los clientes envían los pedidos directamente, Welch Group ahorra 100% del tiempo administrativo que antes se dedicaba a volver a ingresar los datos. Incluso cuando el personal ingresa los pedidos, el tiempo administrativo se reduce a la mitad. El tiempo que ahora se recupera permite una preparación de pedidos más rápida, respuestas más ágiles y un flujo diario más fluido.
“Estamos ahorrando el 100 por ciento de nuestro tiempo al no tener que ingresar estos datos… y los clientes también están notando un ahorro de tiempo de alrededor del 50 por ciento”.”
– David Tatton, gerente de almacenes del grupo
Dinámica de ventas: Desde el punto de vista comercial, la integración se convirtió en un “punto de inflexión”. Welch Group ahora ofrece los servicios de almacenamiento y transporte como una única solución integrada en tiempo real. Esto ha acelerado los ciclos de ventas y ha impulsado el crecimiento simultáneo de ambos servicios.
Escala operativa: El transporte registró un crecimiento de dos dígitos sin costos adicionales en el sistema de gestión de transporte (TMS) ni aumento de personal, mientras que el almacenamiento se expandió entre un 20 y un 30%, con personal adicional solo para el rendimiento operativo, no para tareas administrativas.
Mejora de la experiencia del cliente: Los clientes ya no tienen que lidiar con varios portales, lo que se traduce en menos llamadas y una mayor visibilidad del autoservicio.
Ahorro de costos y escalabilidad: La implementación basada en la web sustituyó a la costosa infraestructura y las licencias locales, lo que permitió a la empresa crecer de manera flexible y a un costo accesible.
“Hace que una oficina de tráfico o un almacén… sean 100 veces mejores. La gente sabe lo que está pasando y puede confiar en los datos.”
David Tatton, Gerente de Almacén del Grupo
Reflexiones y lecciones aprendidas de los clientes
Para Welch Group, la lección más importante es clara: hay que elegir socios tecnológicos que innoven y se integren. Se eligió a Clarus y Qargo no solo por su funcionalidad, sino por su voluntad compartida de desarrollar conjuntamente y lanzar mejoras rápidamente.
El camino no estuvo exento de desafíos. Los problemas iniciales, como la sobrescritura de datos, generaron frustración. Sin embargo, esos momentos fortalecieron la colaboración, ya que ambos proveedores respondieron rápidamente y generaron confianza. El resultado es una forma de trabajar más resiliente y confiable, en la que se alinean los portales de almacén, transporte y clientes.
El equipo directivo destaca una realidad más amplia: la transformación requiere invertir tiempo y atención. El cambio puede resultar disruptivo, pero en un sector con márgenes reducidos como el de la logística, los beneficios se acumulan y se convierten en una ventaja a largo plazo.
“El cambio es difícil, el cambio es duro, pero el cambio también es maravilloso… y estimula el crecimiento”.”
– Chris Welch, director general
La integración entre WMS y TMS en la práctica
La integración transformó las operaciones diarias de Welch Group:
- Planifica mientras eliges. A medida que avanzan los pedidos del almacén en Clarus, Qargo prepara los planes de transporte en paralelo.
- Escanea una vez, confía dos veces. La lógica compartida de códigos de barras significa que un escaneo tiene significado en ambos sistemas.
- Logística integral. Las etiquetas, el seguimiento y el comprobante de entrega se envían a Clarus, lo que permite que tanto el personal como los clientes tengan una visión integral de todo el proceso.
“De verdad es un lugar donde puedes encontrar todo lo que necesitas.”
– David Tatton, gerente de almacenes del grupo
Hoja de ruta de la innovación: Más allá del presente
Welch Group considera que IA como siguiente paso. Qargo ya ofrece resúmenes de clientes y puntuaciones de calidad de imagen para las fotos de impresión bajo demanda (POD), mientras que se están llevando a cabo pruebas para la reserva de citas impulsada por IA y las consultas de datos conversacionales. Con Clarus y los cimientos basados en API de Qargo, el camino hacia la logística autónoma (en la que la IA maneja las excepciones y la automatización impulsa los flujos de trabajo) está al alcance de la mano.
“Tienes que aliarte con socios y sistemas que quieran adoptarlo… el siguiente paso es la autonomía”.”
– Chris Welch, director general
Tu camino hacia el éxito con WMS y TMS
La trayectoria de Welch Group demuestra el potencial de los sistemas integrados de gestión de almacenes (WMS) y de gestión de transporte (TMS). Al eliminar la duplicación de datos, ampliar las operaciones sin aumentar proporcionalmente el personal y mejorar la experiencia del cliente, la empresa logró tanto mayor eficiencia como mayor crecimiento.
Si tu empresa aún utiliza sistemas WMS y TMS por separado, identifica los costos ocultos que implican volver a ingresar, exportar y conciliar los datos. Luego, compáralos con los beneficios de un ecosistema integrado de entrada única, en el que el almacén, el transporte y los clientes comparten una única fuente de información confiable.
“Si todavía manejas tu TMS y tu WMS por separado, reflexiona detenidamente sobre todos los pequeños procesos que ocurren entre ambos.” Ponte en contacto con un socio de integración de WMS y TMS que se adapte a tu situación actual, realice una integración fluida y siente las bases para un crecimiento escalable. Pide ver una demostración en vivo de cómo los trabajos de entrada única fluyen del almacén al transporte, incluyendo etiquetas y comprobantes de entrega (POD).