El sistema de gestión de almacenes (WMS) en la logística del embalaje

Plaspac Se fundó en 2006 como empresa dedicada a la comercialización y reventa de embalajes, comprando y vendiendo embalajes de plástico —como film para palés para máquinas, film para palés manual y film transparente industrial— a clientes industriales. Durante muchos años, el modelo de negocio fue sencillo: adquirir productos de embalaje fiables y suministrarlos de forma eficiente a una cartera de clientes cada vez mayor.

Hace unos dos años, una pregunta práctica de un vecino abrió una nueva oportunidad. Plaspac disponía de algo de espacio sobrante en su almacén, y una empresa situada al otro lado de la calle preguntó si podían almacenar palés por cuenta de ellos. Al mismo tiempo, Plaspac estaba pagando por un servicio de almacenamiento externo para parte de sus propias existencias. Al ver la oportunidad de compensar los gastos generales, el equipo aceptó almacenar unos 250 palés para este primer cliente de almacenamiento.

Este sistema de almacenamiento inicial puso de manifiesto tanto el potencial como las limitaciones del funcionamiento de Plaspac. Los ingresos adicionales ayudaban, pero todo se controlaba manualmente. Una hoja de cálculo básica registraba las cantidades de palés y las referencias de los lotes. No existían ubicaciones gestionadas por el sistema ni integración con la facturación. Cuando los clientes solicitaban informes de existencias, Plaspac a menudo tenía que realizar un recuento físico completo para estar segura antes de enviar nada. Incluso así, en ocasiones las cifras no coincidían con los registros de los clientes, lo que daba lugar a disputas y comprobaciones repetidas.

A medida que se acercaba el final del contrato de alquiler de su almacén de 20.000 pies cuadrados, surgió una nave mucho más grande, de 50.000 pies cuadrados, situada muy cerca de la vivienda del propietario. Plaspac se dio cuenta de que este edificio podía albergar aproximadamente 4.000 palés para los clientes de almacenamiento, mientras que su negocio de embalaje necesitaba alrededor de 1.000 espacios para palés para su propio funcionamiento, lo que elevaba la capacidad total a unos 5.000 palés. Tras elaborar un plan de negocio y analizar las cifras, decidieron que el almacenamiento podía convertirse en una línea de negocio rentable por sí misma.

El equipo se trasladó a las nuevas instalaciones en junio de 2023, implantó el sistema Clarus WMS en septiembre y comenzó a ampliar la capacidad de almacenamiento para otras empresas a partir de octubre aproximadamente. En ese momento, el reto era evidente: Plaspac disponía del espacio físico y de la ambición comercial, pero su sistema basado en hojas de cálculo ya se veía desbordado con 250 palés. Para convertir un almacén más grande en una operación sostenible, necesitaba un sistema de gestión de almacenes robusto que pudiera proporcionar visibilidad, trazabilidad y control a gran escala.

Superar los retos del sistema de gestión de almacenes (WMS) que frenan el desarrollo de la empresa

Límites manuales expuestos

Antes de implantar Clarus WMS, Plaspac gestionaba a sus clientes de almacenamiento exclusivamente mediante hojas de cálculo. Cada palé se registraba manualmente con las referencias de lote, mientras que la facturación se basaba en un recuento semanal escrito a mano del stock al inicio de la semana, las entregas recibidas y el stock al final de la semana. A continuación, estas cifras se calculaban con una calculadora y se volvían a introducir en Sage.

David Watkins, director financiero, recuerda que este enfoque provocaba errores recurrentes: se cobraba de más o de menos a los clientes, los inventarios no cuadraban con la hoja de cálculo y los informes de existencias solían diferir de los registros de los clientes. Esto generaba “conflictos constantes” y minaba la confianza en los datos por ambas partes.

La falta de ubicaciones gestionadas por el sistema significaba que, cada vez que se recibía un pedido, el personal tenía que buscar físicamente los palés necesarios entre los 250 que había en el almacén. Como explicó David, el tiempo dedicado a buscar palés y a intentar conciliar los niveles de existencias dejaba claro que el sistema manual no podía soportar el crecimiento. Le comentó a su compañero que, si intentaban gestionar 5.000 palés de esta forma, “necesitarían contratar a 20 personas solo para mantener el sistema en marcha” y, en la práctica, sería imposible de gestionar.

Riesgo para la confianza de los clientes

El proceso manual también suponía un riesgo para las relaciones con los clientes. Al no disponer de una visión de las existencias en tiempo real y basada en el sistema, Plaspac no se sentía cómoda enviando una hoja de cálculo sin contrastarla previamente con un recuento físico. Cuando los clientes cuestionaban las cifras, el equipo disponía de pruebas limitadas para respaldar sus informes, más allá de las notas manuales y las comprobaciones visuales.

La trazabilidad era otra de las preocupaciones. Para el sector del embalaje y, sobre todo, para los clientes del sector alimentario, la capacidad de rastrear rápidamente los productos hasta sus proveedores es fundamental. Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS) adecuado, realizar una prueba de trazabilidad durante una auditoría supondría recopilar manualmente los datos de las entregas, los lotes y los envíos. David sabía que esto sería un proceso lento y propenso a errores.

Lastre operativo y financiero

Desde el punto de vista financiero, la facturación era un gran problema. Cada semana, los movimientos de palés se registraban a mano en una hoja de tamaño A4: los palés almacenados al inicio de la semana, cada entrega recibida y el recuento final de palés. Si alguien se olvidaba de anotar una entrega porque le interrumpían o estaba ocupado, era fácil que se pasara por alto ese gasto de manipulación y almacenamiento y que nunca se facturara.

David comenta que, con este enfoque, “la cantidad de errores que solíamos tener… ni siquiera quiero pensar en cuánto nos habría costado a largo plazo”, sobre todo una vez que los volúmenes empezaron a aumentar. Dado que algunos días ya se envían hasta 200 palés, ampliar el negocio sin cambiar el sistema subyacente no haría más que aumentar los riesgos operativos y financieros.

Guiando a Plaspac hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS)

Búsqueda de un sistema de gestión de almacenes (WMS)

Consciente de que el enfoque actual no sería escalable, David dirigió una búsqueda estructurada de un sistema de gestión de almacenes (WMS). Analizó unos siete u ocho sistemas diferentes, asistió a demostraciones de cuatro o cinco proveedores y revisó las presentaciones de otros.

Muchos de estos sistemas tenían puntos fuertes propios, pero no se ajustaban del todo a las necesidades de Plaspac. David consideraba que varios parecían anticuados, “como si estuvieras viendo Windows de hace 10 o 15 años”, y no ofrecían el tipo de interfaz accesible y basada en la nube que él buscaba. Algunos ni siquiera estaban basados en la nube, lo que no le resultaba atractivo porque le interesaba disponer de acceso remoto para atender solicitudes fuera del horario laboral.

Durante esa búsqueda, dio con Clarus —probablemente a través de un buscador web— y solicitó una demostración. Aproximadamente una semana después del primer contacto, le explicaron el funcionamiento del sistema y quedó “realmente impresionado” con lo que vio.

Por qué destacó Clarus WMS

Había tres aspectos del sistema de gestión de almacenes (WMS) Clarus que resultaban especialmente importantes para Plaspac. En primer lugar, Clarus está basado en la nube y se puede acceder a él desde cualquier navegador web. David valoraba mucho la posibilidad de iniciar sesión desde casa si, por ejemplo, un cliente enviaba una solicitud de pedido a las 20:00 h para una recogida a las 7:00 h. Con Clarus, puede crear la orden de recogida de forma remota, enviarla por correo electrónico al almacén y asegurarse de que el pedido esté listo para su tramitación tan pronto como llegue el personal.

En segundo lugar, Clarus aportó el control operativo y la trazabilidad de los que carecía Plaspac. Se realiza un seguimiento de cada movimiento de palé desde el momento en que llega a la zona de recepción de mercancías. El sistema registra cuándo se traslada a las estanterías, cuándo se añade a un pedido de venta, cuándo se recoge y cuándo se envía. También registra quién ha realizado cada acción. David destaca que “cada cosa que se hace con un palé se controla desde el momento en que entra por la puerta”, lo que significa que se pueden rastrear los problemas y que la responsabilidad está clara.

En tercer lugar, Clarus se adaptó perfectamente al modelo comercial de Plaspac. El motor de facturación admite tarjetas de crédito flexibles, por lo que cada cliente puede tener diferentes tarifas semanales de almacenamiento y distintos periodos de facturación, por ejemplo, de lunes a domingo u otras combinaciones. En cuanto se registra la entrada de la mercancía, Clarus calcula los gastos de almacenamiento y manipulación, proporcionando a David un desglose claro de los palés almacenados, los palés recibidos y los gastos correspondientes a cada cliente.

El portal para clientes fue otro factor diferenciador importante. Muchos de los otros sistemas que David analizó no ofrecían un portal específico, pero él sabía que sería un argumento de venta a la hora de dirigirse a nuevos clientes, sobre todo teniendo en cuenta que Plaspac partía de un almacén vacío que había que llenar. Se dio cuenta de que ofrecer a los clientes acceso en tiempo real a sus existencias haría que la propuesta de Plaspac resultara mucho más atractiva.

Clarus como guía práctica

Desde el principio, Clarus no solo actuó como una herramienta tecnológica, sino también como un guía para ayudar a Plaspac a pasar de las hojas de cálculo a un sistema operativo escalable basado en un WMS. La formación de David sobre el sistema le llevó menos de una hora. Recuerda que Clarus es tan fácil de usar que “aunque nunca hubieras utilizado el sistema antes, probablemente podrías trastear un poco con él y, en 20 minutos, ya serías capaz de utilizarlo”, y en un día ya se sentía seguro realizando tareas por su cuenta.

Esta facilidad de uso facilitó enormemente la implantación del sistema en todo el equipo y entre los clientes. David describe Clarus como “uno de esos sistemas con los que es difícil equivocarse” y señala que el diseño actualizado que se introdujo posteriormente le dio un aspecto “mucho más limpio” y aún más intuitivo. Al reducir la curva de aprendizaje, Clarus ayudó a Plaspac a integrar nuevos procesos basados en software sin generar resistencia ni complejidad.

Puesta en práctica de la solución: de la planificación a la ejecución

Planificación para la expansión

El traslado de Plaspac al almacén de 50.000 pies cuadrados en junio de 2023 se basó en un plan claro. El nuevo edificio tenía capacidad para albergar aproximadamente 4.000 plazas de palés para los clientes de almacenamiento y 1.000 para las operaciones de embalaje de Plaspac. El sistema Clarus WMS se implantó en septiembre de 2023, con el fin de que los procesos modernos de almacén estuvieran en marcha antes de que la actividad de almacenamiento se intensificara, alrededor de octubre.

Al implantar el sistema de gestión de almacenes (WMS) desde el principio, Plaspac evitó caer en la trampa de ampliar los procesos manuales para luego intentar adaptarlos a la tecnología. En cambio, Clarus se convirtió en la columna vertebral de la nueva operación desde el principio.

Incorporación y formación

La formación del personal interno y de los clientes resultó sencilla. David cuenta que, cuando forma a los operarios del almacén o a los clientes, suele bastar menos de una hora para que se sientan cómodos realizando las tareas por sí mismos. En el caso de un cliente del servicio de almacenamiento, programó una sesión de una hora para mostrarle el portal. Tras unos 15 minutos de explicación, dedicaron el resto del tiempo a explorar el sistema y a probar diferentes acciones por su cuenta, ya que resultaba muy intuitivo.

Esta confianza ha cambiado la forma en que Plaspac comercializa sus servicios. A David le entusiasma mostrar el sistema a los clientes potenciales y lo describe como algo con lo que “uno tiene la seguridad de que va a ser justo lo que ellos quieren ver”, lo que convierte al propio software en un activo comercial.

Incorporación de nuevos procesos

El sistema WMS de Clarus permitió a Plaspac rediseñar sus procesos diarios en torno a la automatización y la trazabilidad. Cada palé que llega a la entrada de mercancías se etiqueta con un código de barras de Clarus. La norma es sencilla: una vez que un palé lleva una etiqueta con código de barras, se ha registrado en el sistema y se incluirá en la facturación. Esto subsana la laguna que existía anteriormente, cuando en ocasiones se pasaban por alto algunas entregas en los registros manuscritos.

Para la gestión de los pedidos, los clientes que utilizan el portal pueden generar sus propias solicitudes de entrega. Una vez que un cliente ha realizado un pedido de venta, Plaspac solo tiene que seleccionarlo en Clarus, hacer clic para procesar la preparación del pedido e imprimir una lista de preparación para el equipo del almacén. Esto elimina la necesidad de volver a introducir los datos del pedido a partir de los correos electrónicos y reduce el riesgo de seleccionar un palé equivocado, ya que son los propios clientes quienes eligen los identificadores de palé o los lotes específicos. Si surge algún problema, Plaspac puede demostrar que el pedido se preparó exactamente tal y como se solicitó en el sistema.

La elaboración de informes de existencias también se ha transformado. En lugar de realizar un recuento físico completo antes de enviar un informe, David ahora puede generar un informe de existencias desde Clarus “en cuestión de segundos”, exportarlo a Excel, filtrar la información y enviarlo. Algunos clientes reciben informes de existencias automatizados a las 8 de la mañana todos los días, lo que les proporciona una visión actualizada sin necesidad de intervención manual.

Facilitar el cumplimiento normativo y la acreditación

Cuando Plaspac solicitó la certificación BRC para sus instalaciones de almacenamiento, incluida la capacidad de almacenar productos para empresas del sector alimentario, el sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus desempeñó un papel fundamental. La empresa obtuvo la certificación BRC con una calificación de doble A. Durante las conversaciones con un cliente potencial, Plaspac descubrió que el almacenamiento de alimentos a temperatura ambiente, así como de envases, requería la capacidad de realizar un seguimiento de las fechas de caducidad como parte de la trazabilidad. David ya sabía que Clarus podía gestionar las fechas de caducidad, por lo que pudo confirmar ese requisito de inmediato.

El sistema también facilitó las pruebas de trazabilidad. Los auditores suelen conceder un margen de dos horas para un ejercicio de trazabilidad, pero David lo completó en unos cinco minutos utilizando Clarus para localizar los datos del pedido, el lote y el proveedor. Explica que esta rapidez y precisión “siempre impresionan al auditor” y contribuyen a que la auditoría se desarrolle con mayor fluidez en general.

Resultados obtenidos: el éxito del SGA en la práctica

Rentable en cuatro meses

El impacto financiero de Clarus WMS se hizo evidente rápidamente. El plan de negocio original de Plaspac sugería que la operación de almacenamiento necesitaría aproximadamente 2.000 palés para alcanzar el umbral de rentabilidad. En la práctica, con Clarus en funcionamiento, la empresa alcanzó el umbral de rentabilidad con unos 1.500 palés y empezó a obtener beneficios al cabo de unos cuatro meses desde que comenzó a almacenar a gran escala.

David relaciona esto directamente con el control y la eficiencia que ofrece el sistema. En lugar de perder tiempo conciliando hojas de cálculo, discutiendo sobre los informes de existencias o reelaborando facturas, el equipo puede confiar en los datos del sistema y centrarse en atender a los clientes y reponer el almacén.

Rápida amortización y ahorro en personal

El propio sistema WMS de Clarus se amortizó rápidamente. David calcula que el sistema “se amortizó en seis meses” desde su implantación. También cree que, sin un SGA como Clarus, Plaspac habría necesitado al menos cuatro empleados administrativos más para gestionar las reservas, la facturación y el control de existencias con los volúmenes actuales, lo que supondría un coste adicional de personal de, como mínimo, unas 100 000 libras al año.

Por el contrario, al encargarse Clarus de los cálculos, el mantenimiento de registros y la elaboración de informes, el equipo actual puede gestionar la operación de forma eficiente. David comenta que, con el software tal y como está ahora, probablemente podrían duplicar su capacidad de almacenamiento sin necesidad de contratar personal administrativo adicional, ya que “el software nos hace gran parte del trabajo”.

Trazabilidad y resolución de problemas

La función de historial de transacciones se ha convertido en una herramienta esencial tanto para resolver problemas como para ganarse la confianza de los clientes. Se registra cada acción realizada sobre un palé, junto con el usuario que la ha llevado a cabo. Por ejemplo, cuando un palé apareció inesperadamente como «de vuelta en entrada de mercancías», David consultó el historial de transacciones y vio que un compañero lo había trasladado desde una ubicación de vuelta a «entrada de mercancías». Una breve conversación aclaró la situación y el problema quedó resuelto. Sin esta visibilidad, es posible que el equipo nunca hubiera entendido lo que había ocurrido.

Cuando los clientes preguntan si se ha entregado un palé o consultan su stock, David puede exportar una lista completa de transacciones desde Clarus en la que se indica cuándo llegó el palé, dónde se almacenó, cuándo se preparó el pedido y cuándo se envió. Señala que los clientes “no pueden rebatirlo” cuando se les presenta un historial tan detallado, y que esto les da la seguridad de que los registros de Plaspac son precisos.

El portal del cliente como motor de crecimiento

El portal Clarus ya forma parte de la oferta comercial de Plaspac. La empresa cuenta con unos ocho clientes del sector del almacenamiento, y David calcula que les hizo una demostración del software a seis de ellos antes de que se unieran a la plataforma. Dos de ellos utilizan actualmente el portal de forma activa para consultar sus existencias y realizar pedidos, mientras que otros se conectan a través de sus propios sistemas, como SAP, y prefieren no duplicar el trabajo.

Para quienes sí lo utilizan, el portal ofrece ventajas evidentes. Los clientes pueden consultar el stock en tiempo real, realizar búsquedas por producto, referencia de lote o fecha de caducidad, y ver el historial de entregas y las cantidades. David señala que, si todos los clientes utilizaran el portal, “probablemente nos ahorraría un 75 % de nuestro tiempo” en la introducción de pedidos, ya que, en la actualidad, esta tarea supone la mayor parte de la carga de trabajo administrativo.

Preparado para una futura ampliación

De cara al futuro, Plaspac tiene previsto seguir ampliando su negocio de almacenamiento y está barajando la posibilidad de añadir otro almacén. David señala que Clarus puede gestionar múltiples centros de almacenamiento y no impone límites prácticos al número de palés ni de clientes. En sus propias palabras: “Sin el software, esto simplemente no sería posible”, y, aunque quizá se hubieran podido utilizar otros sistemas, cree que las características y ventajas de Clarus han permitido que la empresa crezca mucho más rápido y con mayor confianza de lo que habría sido posible de otro modo.

Reflexiones y lecciones aprendidas del cliente

Las reflexiones de David sobre el paso de las hojas de cálculo al SGA Clarus son claras. Cuando solo gestionaban 250 palés, el sistema manual ya causaba problemas importantes: errores en las facturas, discrepancias en las existencias y discusiones constantes con los clientes sobre quién tenía las cifras correctas. Ampliar la capacidad a un almacén de 5.000 palés sin un SGA no solo habría sido difícil; en su opinión, habría sido inviable.

Destaca la sensación de comodidad y control que ha aportado Clarus. El equipo puede afirmar ahora con total seguridad que lo que el sistema muestra como existencias es lo que realmente hay físicamente en el almacén. Cuando llegan los auditores, las pruebas de trazabilidad se pueden completar en minutos en lugar de horas, lo que les impresiona y genera confianza. Cuando los clientes plantean consultas, los historiales detallados de las transacciones proporcionan pruebas objetivas de lo que ha ocurrido con cada palé.

También se ha producido un cambio cultural en la forma en que Plaspac se presenta. En lugar de mantener los sistemas entre bastidores, la empresa ahora destaca su tecnología, mostrando Clarus a los clientes potenciales e invitándoles a utilizar el portal. David impulsó este enfoque porque sabía que el software resistiría cualquier examen minucioso y se convertiría en un argumento de venta clave, sobre todo para los nuevos clientes que evalúan opciones de almacenamiento.

Las lecciones que puede extraer Plaspac son claras: invertir desde el principio en un sistema de gestión de almacenes (WMS) escalable, diseñar los procesos en torno a él y aprovechar sus funciones orientadas al cliente como un auténtico factor diferenciador. Esto ha permitido a la empresa evitar costes innecesarios de personal, reducir los errores y centrarse en el crecimiento estratégico, en lugar de tener que apagar incendios operativos.

Tu Camino hacia el Éxito del WMS

La historia de Plaspac ilustra cómo una empresa puede pasar de ser un simple distribuidor de embalajes tradicional a convertirse en un proveedor de almacenamiento externo de confianza, combinando su capacidad física con el sistema de gestión de almacenes adecuado. En menos de un año, la empresa se trasladó a unas instalaciones de 50.000 pies cuadrados, implantó el sistema Clarus WMS, obtuvo la certificación BRC doble A y puso en marcha una operación de almacenamiento que alcanzó la rentabilidad en unos cuatro meses y permitió amortizar rápidamente la inversión en el sistema de gestión de almacenes.

Si tu empresa sigue dependiendo de hojas de cálculo, recuentos manuales y notas escritas a mano, es posible que te suenen algunos de estos retos: pedidos que requieren mucho tiempo, disputas sobre las cifras de existencias, dificultad para rastrear los productos y la preocupación por crecer sin añadir más niveles de administración. Plaspac se enfrentó precisamente a estos problemas a una escala relativamente pequeña y llegó a la conclusión de que el crecimiento sería imposible sin un sistema de gestión de almacenes (WMS) sólido.

Al implantar Clarus WMS, Plaspac ha obtenido las herramientas necesarias para gestionar la complejidad: acceso en la nube para dar respuesta fuera del horario laboral, historiales detallados de transacciones para cada palé, facturación flexible y precisa, informes automatizados de existencias y un portal para clientes que convierte la transparencia en una ventaja comercial. Para David y sus compañeros, esto ha supuesto menos errores, menos consultas sobre facturas y una base más sólida para la expansión futura.

Si estás planteándote emprender un proceso similar, la experiencia de Plaspac apunta a un siguiente paso claro: evaluar cómo un sistema de gestión de almacenes (WMS) moderno podría contribuir a tu propia transformación. Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu empresa a conseguir resultados similares, proporcionándote la confianza y el control necesarios para ampliar tu capacidad de almacenamiento sin perder visibilidad ni rentabilidad.