WMS i emballasjelogistikk

Plaspac ble grunnlagt i 2006 som emballasjeforhandler og -distributør, med kjøp og salg av plastemballasje – som for eksempel maskinpallfolie, håndpallfolie og industriell plastfolie – til industrikunder. I mange år var forretningsmodellen enkel: å skaffe pålitelige emballasjeprodukter og levere dem effektivt til en voksende kundebase.

For rundt to år siden åpnet et praktisk spørsmål fra en nabo for en ny mulighet. Plaspac hadde litt ledig plass på lageret sitt, og et selskap på den andre siden av veien spurte om de kunne oppbevare paller for dem. Samtidig betalte Plaspac for ekstern lagring av en del av sitt eget lager. Teamet så en mulighet til å redusere driftskostnadene og gikk med på å lagre rundt 250 paller for denne første lagerkunden.

Denne innledende lagringsordningen satte både potensialet og begrensningene ved Plaspacs drift i fokus. Den ekstra inntekten hjalp, men alt ble registrert manuelt. Et enkelt regneark ble brukt til å føre oversikt over antall paller og batchnummer. Det fantes ingen systemstyrte lagringsplasser og ingen integrasjon med fakturering. Når kunder ba om lagerrapporter, måtte Plaspac ofte gjennomføre en fullstendig fysisk lageropptelling for å være sikre før de sendte ut noe. Selv da stemte tallene noen ganger ikke overens med kundenes opptegnelser, noe som førte til tvister og gjentatte kontroller.

Da leieavtalen for deres 20 000 kvadratfot store lager nærmet seg slutten, ble en mye større enhet på 50 000 kvadratfot ledig, beliggende praktisk talt like ved eierens hjem. Plaspac innså at denne bygningen kunne romme omtrent 4 000 paller for lagringskunder, mens deres emballasjevirksomhet trengte rundt 1 000 pallplasser til egen drift, noe som brakte den totale kapasiteten opp til rundt 5 000 paller. Etter å ha utarbeidet en forretningsplan og regnet på tallene, bestemte de seg for at lagerdrift kunne bli en lønnsom virksomhet i seg selv.

Teamet flyttet inn i de nye lokalene i juni 2023, implementerte Clarus WMS i september og begynte å utvide lagringskapasiteten for andre virksomheter rundt oktober. På dette tidspunktet var utfordringen klar: Plaspac hadde den fysiske plassen og de kommersielle ambisjonene, men deres regnearkbaserte tilnærming var allerede under press ved 250 paller. For å gjøre et større lager til en bærekraftig drift, trengte de et robust lagerstyringssystem som kunne gi oversikt, sporbarhet og kontroll i stor skala.

Hvordan overvinne WMS-utfordringer som hemmer virksomheten

Manuelle begrensninger avslørt

Før Clarus WMS tok Plaspac i bruk, administrerte selskapet sine lagerkunder utelukkende ved hjelp av regneark. Hver pall ble registrert manuelt med batchnummer, mens faktureringen baserte seg på en ukentlig, håndskrevet oversikt over lagerbeholdningen ved ukens begynnelse, mottatte leveranser og lagerbeholdningen ved ukens slutt. Disse tallene ble deretter regnet ut på en kalkulator og lagt inn på nytt i Sage.

David Watkins, økonomisjef, forteller at denne fremgangsmåten førte til gjentatte feil: kunder ble enten belastet for mye eller for lite, lageropptellinger stemte ikke overens med regnearket, og lagerrapporter avveket ofte fra kunderegistrene. Dette førte til “stadige konflikter” og undergravde tilliten til dataene på begge sider.

Mangelen på systemstyrte plasser innebar at hver gang det kom inn en bestilling, måtte de ansatte fysisk lete etter de nødvendige pallene blant de 250 som var på lager. Som David forklarte, gjorde tiden som gikk med til å lete etter paller og forsøke å avstemme lagernivåene det klart at det manuelle systemet ikke kunne støtte veksten. Han sa til kollegaen sin at hvis de prøvde å håndtere 5 000 paller på denne måten, ville de “måtte ansette 20 personer bare for å holde driften i gang”, og det ville i praksis være umulig å administrere.

Risiko for kundens tillit

Den manuelle prosessen utgjorde også en risiko for kundeforholdene. Siden det ikke fantes noen systembasert oversikt over lagerbeholdningen i sanntid, følte Plaspac seg usikker på å sende ut et regneark uten først å ha sjekket tallene opp mot en fysisk telling. Når kundene stilte spørsmål ved tallene, hadde teamet begrenset dokumentasjon til å underbygge rapportene sine, utover manuelle notater og visuelle kontroller.

Sporbarhet var et annet problem. For kunder innen emballasje og spesielt i næringsmiddelbransjen er det avgjørende å kunne spore produktene raskt tilbake til leverandørene. Uten et skikkelig lagerstyringssystem (WMS) ville det å gjennomføre en sporbarhetstest under et tilsyn innebære å måtte sette sammen leveranser, partier og forsendelser manuelt. David visste at dette ville være tidkrevende og feilutsatt.

Driftsmessig og økonomisk belastning

Fra et økonomisk perspektiv var fakturering et stort problem. Hver uke ble pallbevegelsene registrert for hånd på et A4-ark: paller på lager ved ukens start, hver mottatt leveranse og det endelige antallet paller. Hvis noen glemte å notere en leveranse fordi de ble avbrutt eller var opptatt, kunne den aktuelle håndterings- og lagringsavgiften lett bli oversett og aldri fakturert.

David bemerker at med denne tilnærmingen “feilmarginen vi pleide å ha… Jeg tør ikke tenke på hvor mye det ville ha kostet oss på sikt”, særlig når volumene begynte å øke. Med opptil 200 paller som sendes ut på enkelte dager, ville en utvidelse av virksomheten uten å endre det underliggende systemet ganske enkelt forsterke de driftsmessige og økonomiske risikoene.

Veien mot WMS-omstillingen hos Plaspac

På jakt etter et WMS

Da David innså at den eksisterende løsningen ikke ville kunne skaleres, ledet han en strukturert søkeprosess etter et lagerstyringssystem (WMS). Han vurderte rundt syv eller åtte ulike systemer, gjennomførte demonstrasjoner med fire eller fem leverandører og gikk gjennom presentasjoner fra andre.

Mange av disse systemene hadde sine egne styrker, men de oppfylte ikke Plaspacs behov fullt ut. David syntes at flere av dem virket utdaterte, “som om man så på Windows fra for 10–15 år siden”, og at de ikke tilbød den typen skybasert, tilgjengelig grensesnitt han ønsket. Noen var ikke skybaserte i det hele tatt, noe som ikke appellerte til ham, fordi han var opptatt av å ha ekstern tilgang for henvendelser utenfor kontortiden.

Under denne søkeprosessen kom han over Clarus, sannsynligvis gjennom et nettsøk, og ba om en demonstrasjon. Omtrent en uke etter den første kontakten fikk han en gjennomgang av systemet og ble “virkelig imponert” av det han så.

Hvorfor Clarus WMS skilte seg ut

Tre aspekter ved Clarus WMS var spesielt viktige for Plaspac. For det første er Clarus skybasert og tilgjengelig fra hvilken som helst nettleser. David satte pris på muligheten til å logge seg på hjemmefra hvis for eksempel en kunde sendte en avropsforespørsel kl. 20.00 for henting kl. 07.00. Med Clarus kan han opprette plukkordren eksternt, sende den via e-post til lageret og sikre at ordren er klar for behandling så snart personalet ankommer.

For det andre ga Clarus den driftsmessige kontrollen og sporbarheten som Plaspac manglet. Hver eneste pallbevegelse spores fra det øyeblikket den ankommer varemottaket. Systemet registrerer når den flyttes til reolene, når den legges til en salgsordre, når den plukkes og når den sendes ut. Det registrerer også hvem som utførte hver enkelt handling. David understreker at “alt du gjør med en pall, spores fra det øyeblikket den kommer inn døren”, noe som betyr at problemer kan spores og ansvaret er klart.

For det tredje passet Clarus perfekt inn i Plaspacs forretningsmodell. Faktureringssystemet støtter fleksible faktureringskort, slik at hver kunde kan ha forskjellige ukentlige lagringspriser og ulike faktureringsperioder, for eksempel mandag til søndag eller andre kombinasjoner. Så snart varene er registrert, beregner Clarus lagrings- og håndteringskostnadene, og gir David en oversiktlig oversikt over paller på lager, mottatte paller og de tilhørende kostnadene for hver kunde.

Kundeportalen var et annet viktig konkurransefortrinn. Mange av de andre systemene David vurderte, hadde ikke en egen portal, men han visste at dette ville være et salgsargument når han skulle henvende seg til nye kunder, spesielt siden Plaspac startet med et tomt lager som måtte fylles opp. Han innså at det å gi kundene sanntids tilgang til lagerbeholdningen deres ville gjøre Plaspacs tilbud mye mer attraktivt.

Clarus som praktisk veiledning

Helt fra starten fungerte Clarus ikke bare som en teknologisk løsning, men også som en veiviser som hjalp Plaspac med å gå fra regneark til en skalerbar, WMS-basert drift. Davids egen opplæring i systemet tok mindre enn en time. Han forteller at Clarus er så brukervennlig at “selv om du aldri hadde brukt systemet før, kunne du sannsynligvis prøve deg frem og være i gang med å bruke systemet innen 20 minutter”, og innen en dag var han trygg på å utføre oppgaver på egen hånd.

Denne brukervennligheten gjorde det mye enklere å rulle ut systemet til hele teamet og til kundene. David beskriver Clarus som “et av de systemene det er vanskelig å gjøre feil med”, og påpeker at den oppdaterte utformingen som ble introdusert senere, gjorde at det så “mye renere” ut og ble enda mer intuitivt. Ved å redusere læringskurven hjalp Clarus Plaspac med å innføre nye, programvarestyrte prosesser uten å skape motstand eller kompleksitet.

Gjennomføring av løsningen: Fra planlegging til gjennomføring

Planlegging for skalering

Plaspacs innflytting i det 50 000 kvadratfot store lageret i juni 2023 var basert på en klar plan. Den nye bygningen hadde plass til omtrent 4 000 pallplasser for lagerkunder og 1 000 for Plaspacs emballasjevirksomhet. Clarus WMS ble implementert i september 2023, slik at moderne lagerprosesser skulle være på plass før lagringsvirksomheten kom i full gang rundt oktober.

Ved å ta WMS-systemet i bruk på et tidlig tidspunkt unngikk Plaspac fellen med å skalere opp manuelle prosesser for deretter å prøve å ettermontere teknologi senere. I stedet ble Clarus ryggraden i den nye driften helt fra starten av.

Innføring og opplæring

Opplæringen av interne medarbeidere og kunder viste seg å være enkel. David forteller at når han lærer opp lagermedarbeidere eller kunder, tar det ofte mindre enn en time før de føler seg trygge på å utføre oppgavene selv. For en av lagringskundene planla han en times økt for å demonstrere portalen. Etter omtrent 15 minutters forklaring brukte de resten av tiden på å utforske systemet og prøve ut ulike funksjoner på egen hånd, fordi det var så intuitivt.

Denne selvtilliten har endret måten Plaspac selger sine tjenester på. David er ivrig etter å vise systemet til potensielle kunder og beskriver det som noe man kan være “trygg på at vil være akkurat det de ønsker å se”, noe som gjør selve programvaren til et salgsargument.

Innføring av nye prosesser

Clarus WMS gjorde det mulig for Plaspac å omstrukturere sine daglige prosesser med fokus på automatisering og sporbarhet. Hver pall som ankommer varemottaket, merkes med en Clarus-strekkode. Regelen er enkel: så snart en strekkodeetikett er festet på en pall, er den registrert i systemet og vil bli inkludert i faktureringen. Dette lukker det hullet som tidligere eksisterte når leveranser av og til ikke ble registrert i de håndskrevne loggene.

Når det gjelder ordrebehandling, kan kunder som bruker portalen selv opprette sine egne avropsordrer. Når en kunde har lagt inn en salgsordre, velger Plaspac den ganske enkelt i Clarus, klikker for å behandle plukkingen og skriver ut en plukkliste til lagerteamet. Dette eliminerer behovet for å taste inn ordreopplysninger på nytt fra e-poster og reduserer risikoen for å velge feil pall, siden kundene selv velger spesifikke pall-ID-er eller partier. Skulle noe likevel gå galt, kan Plaspac dokumentere at ordren ble plukket nøyaktig slik den var angitt i systemet.

Lagerrapporteringen har også gjennomgått en forvandling. I stedet for å gjennomføre en fullstendig fysisk telling før han sender en rapport, kan David nå generere en lagerrapport fra Clarus “på få sekunder”, eksportere den til Excel, filtrere informasjonen og sende den videre. Noen kunder mottar automatiserte lagerrapporter klokken 08.00 hver morgen, noe som gir oppdatert oversikt uten manuell innblanding.

Sikre samsvar og akkreditering

Da Plaspac søkte om BRC-sertifisering for sine lageranlegg, herunder muligheten til å lagre varer for matvarebedrifter, spilte Clarus WMS en sentral rolle. Bedriften oppnådde BRC-sertifisering med karakteren AA. Under samtaler med en potensiell kunde oppdaget Plaspac at lagring av matvarer ved romtemperatur samt emballasje krevde muligheten til å spore utløpsdatoer som en del av sporbarheten. David visste allerede at Clarus kunne håndtere utløpsdatoer, så han kunne bekrefte at dette kravet var oppfylt umiddelbart.

Systemet gjorde også sporbarhetstestene enkle. Revisorer setter vanligvis av to timer til en sporbarhetsøvelse, men David fullførte sin på omtrent fem minutter ved å bruke Clarus til å finne opplysningene om ordre, parti og leverandør. Han forklarer at denne hastigheten og nøyaktigheten “alltid imponerer revisoren” og bidrar til en jevnere revisjonsprosess generelt.

Oppnådde resultater: WMS i praksis

Lønnsomt etter fire måneder

De økonomiske fordelene ved Clarus WMS ble raskt tydelige. Plaspacs opprinnelige forretningsplan antydet at lagerdriften ville trenge omtrent 2 000 paller for å gå i null. I praksis, med Clarus på plass, gikk virksomheten i null ved rundt 1 500 paller og ble lønnsom innen omtrent fire måneder etter at man begynte å lagre i stor skala.

David knytter dette direkte til den kontrollen og effektiviteten systemet gir. I stedet for å bruke tid på å avstemme regneark, krangle om lagerrapporter eller omarbeide fakturaer, kan teamet stole på dataene i systemet og konsentrere seg om å betjene kundene og fylle opp lageret.

Rask tilbakebetaling og besparelser på personalomkostninger

Selve Clarus WMS ga raskt avkastning. David anslår at systemet “betalte seg selv tilbake innen seks måneder” etter implementeringen. Han mener også at uten et WMS som Clarus ville Plaspac ha trengt minst fire ekstra administrative medarbeidere for å håndtere bestillinger, fakturering og lagerkontroll ved dagens volum, noe som ville utgjort minst rundt 100 000 pund per år i ekstra personalkostnader.

Når Clarus tar seg av beregninger, regnskapsføring og rapportering, kan det eksisterende teamet derimot drive virksomheten på en effektiv måte. David påpeker at med programvaren slik den er nå, vil de trolig kunne doble lagringskapasiteten uten å måtte ansette ekstra administrasjonspersonale, fordi “programvaren gjør mye av arbeidet for oss”.

Sporbarhet og problemløsning

Funksjonen for transaksjonshistorikk har blitt et uunnværlig verktøy både for problemløsning og for å bygge opp tillit hos kundene. Hver eneste handling på en pall blir loggført, sammen med brukeren som utførte den. Da en pall for eksempel uventet dukket opp som «tilbake i varemottak», sjekket David transaksjonshistorikken og så at en kollega hadde flyttet den fra et lagerområde tilbake til varemottaket. En kort samtale avklarte situasjonen, og problemet ble løst. Uten denne oversikten hadde teamet kanskje aldri forstått hva som hadde skjedd.

Når kunder spør om en pall er levert eller ønsker opplysninger om lagerbeholdningen, kan David eksportere en fullstendig transaksjonsliste fra Clarus som viser når pallen ankom, hvor den ble lagret, når den ble plukket og når den ble sendt ut. Han påpeker at kundene “ikke kan si imot” når de blir presentert for en så detaljert historikk, og at dette gir dem trygghet om at Plaspacs registre er nøyaktige.

Kundeportalen som drivkraft for vekst

Clarus-portalen er nå en integrert del av Plaspacs kommersielle tilbud. Selskapet har rundt åtte kunder innen lagerbransjen, og David anslår at han demonstrerte programvaren for seks av dem før de ble kunder. To av dem bruker for tiden portalen aktivt til å se på lagerbeholdningen og legge inn bestillinger, mens andre integrerer den via egne systemer som SAP og foretrekker å unngå dobbeltarbeid.

For de som faktisk bruker den, gir portalen klare fordeler. Kundene kan se sanntidslagerbeholdning, søke etter produkt, batchnummer eller utløpsdato, samt se leveringshistorikk og mengder. David bemerker at hvis alle kunder brukte portalen, ville det “sannsynligvis spare oss 75 prosent av tiden” på ordreinnlegging, fordi innlegging av ordrer for tiden utgjør størstedelen av den administrative arbeidsbelastningen.

Klar for fremtidig utvidelse

Fremover planlegger Plaspac å fortsette å utvide lagervirksomheten og vurderer muligheten for å etablere et nytt lager. David påpeker at Clarus kan håndtere flere lagersteder og ikke setter noen praktiske begrensninger på antall paller eller kunder. Han sier: “Uten programvaren ville dette ganske enkelt ikke vært mulig”, og selv om andre systemer kanskje hadde vært et alternativ, mener han at funksjonene og fordelene ved Clarus har gjort det mulig for virksomheten å vokse mye raskere og med større trygghet enn det ellers ville vært mulig.

Klientrefleksjoner og lærdommer

Davids betraktninger om overgangen fra regneark til Clarus WMS er tydelige. Da de bare håndterte 250 paller, skapte det manuelle systemet allerede betydelige problemer: fakturafeil, lageravvik og stadige diskusjoner med kunder om hvem som hadde de riktige tallene. Å utvide til et lager på 5 000 paller uten et WMS ville ikke bare vært vanskelig; etter hans mening ville det vært umulig å gjennomføre.

Han fremhever den følelsen av trygghet og kontroll som Clarus har gitt. Teamet kan nå med sikkerhet si at det systemet viser på lager, er det som faktisk befinner seg i lageret. Når revisorer kommer på besøk, kan sporbarhetstester gjennomføres på få minutter i stedet for timer, noe som imponerer dem og bygger tillit. Når kunder stiller spørsmål, gir detaljerte transaksjonshistorikker objektive bevis på hva som har skjedd med hver enkelt pall.

Det har også skjedd et kulturelt skifte i måten Plaspac presenterer seg på. I stedet for å holde systemene bak kulissene, fremhever selskapet nå teknologien sin, viser Clarus til potensielle kunder og inviterer dem til å bruke portalen. David presset på for denne tilnærmingen fordi han visste at programvaren ville tåle en grundig gjennomgang og bli et viktig salgsargument, særlig for nye kunder som vurderer lagringsløsninger.

Lærdommen for Plaspac er klar: Invester tidlig i et skalerbart lagerstyringssystem (WMS), utform prosessene rundt dette systemet og bruk dets kundevendte funksjoner som et reelt konkurransefortrinn. Dette har gjort det mulig for bedriften å unngå unødvendige personalkostnader, redusere feil og fokusere på strategisk vekst i stedet for å måtte slukke branner i driften.

Din vei til suksess med WMS

Plaspacs historie viser hvordan en bedrift kan utvikle seg fra å være en tradisjonell emballasjeforhandler til å bli en pålitelig tredjepartsleverandør av lagringstjenester ved å kombinere fysisk kapasitet med det riktige lagerstyringssystemet. På mindre enn ett år flyttet selskapet inn i et anlegg på 50 000 kvadratfot, implementerte Clarus WMS, oppnådde BRC-akkreditering med karakteren AA og bygget opp en lagringsvirksomhet som ble lønnsom på rundt fire måneder og sikret en rask tilbakebetaling av investeringen i lagerstyringssystemet.

Hvis virksomheten din fremdeles er avhengig av regneark, manuelle opptellinger og håndskrevne notater, kjenner du kanskje igjen noen av de samme utfordringene: tidkrevende bestillinger, uenighet om lagerbeholdningen, problemer med å spore produkter og bekymring for å kunne skalere opp uten å legge til flere administrative lag. Plaspac sto overfor akkurat disse problemene i relativt liten skala og kom til den konklusjonen at vekst ville være umulig uten et robust lagerstyringssystem (WMS).

Ved å ta i bruk Clarus WMS fikk Plaspac verktøyene de trengte for å håndtere kompleksiteten: tilgang via skyen for å kunne reagere utenfor kontortid, detaljerte transaksjonshistorikker for hver pall, fleksibel og nøyaktig fakturering, automatisert lagerrapportering og en kundeportal som gjør åpenhet til et salgsargument. For David og hans kolleger har dette betydd færre feil, færre henvendelser om fakturaer og et sterkere grunnlag for fremtidig ekspansjon.

Hvis du vurderer å ta et lignende skritt, tyder Plaspacs erfaring på et klart neste skritt: Vurder hvordan et moderne lagerstyringssystem (WMS) kan støtte din egen transformasjon. Oppdag hvordan Clarus WMS kan hjelpe virksomheten din med å oppnå lignende resultater, og gi deg tryggheten og kontrollen du trenger for å utvide lagringskapasiteten uten å miste oversikten eller lønnsomheten.