WMS inom förpackningslogistik

Plaspac grundades 2006 som förpackningshandlare och återförsäljare, med in- och försäljning av plastförpackningar såsom maskinell pallfolie, manuell pallfolie och industriell plastfilm till industrikunder. Under många år var affärsmodellen enkel: att skaffa fram pålitliga förpackningsprodukter och leverera dem effektivt till en växande kundkrets.

För ungefär två år sedan öppnade en praktisk fråga från en granne upp en ny möjlighet. Plaspac hade lite ledigt utrymme i sitt lager, och ett företag på andra sidan gatan frågade om de kunde förvara pallar åt dem. Samtidigt betalade Plaspac för extern lagring av en del av sitt eget lager. Teamet insåg att detta var en chans att kompensera för de fasta kostnaderna och gick med på att lagra cirka 250 pallar åt denna första lagerkund.

Denna inledande lagringslösning belyste både potentialen och begränsningarna i Plaspacs verksamhet. De extra intäkterna var till hjälp, men all hantering skedde manuellt. Ett enkelt kalkylblad användes för att registrera pallantal och partinummer. Det fanns inga systemhanterade lagerplatser och ingen integration med faktureringen. När kunderna begärde lagerrapporter var Plaspac ofta tvungna att genomföra en fullständig fysisk inventering för att känna sig säkra innan de skickade ut något. Även då stämde siffrorna ibland inte överens med kundernas register, vilket ledde till tvister och upprepade kontroller.

När hyresavtalet för deras lager på 20 000 kvadratfot närmade sig sitt slut blev en betydligt större lokal på 50 000 kvadratfot ledig, bekvämt belägen nära ägarens bostad. Plaspac insåg att denna byggnad kunde rymma cirka 4 000 pallar för lagringskunder, medan deras förpackningsverksamhet behövde omkring 1 000 pallplatser för sin egen verksamhet, vilket gav en total kapacitet på cirka 5 000 pallar. Efter att ha utarbetat en affärsplan och gjort noggranna beräkningar kom de fram till att lagerverksamheten kunde bli en lönsam verksamhetsgren i sig.

Teamet flyttade in i de nya lokalerna i juni 2023, implementerade Clarus WMS i september och började successivt utöka lagringskapaciteten för andra företag från och med oktober. Vid denna tidpunkt var utmaningen tydlig: Plaspac hade det fysiska utrymmet och den kommersiella ambitionen, men deras kalkylbladsbaserade arbetssätt var redan överbelastat vid 250 pallar. För att omvandla ett större lager till en hållbar verksamhet behövde man ett robust lagerhanteringssystem som kunde erbjuda översikt, spårbarhet och kontroll i stor skala.

Att övervinna de utmaningar med WMS som hämmar verksamheten

Manuella gränsvärden avslöjade

Innan Clarus WMS infördes hanterade Plaspac sina lagerkunder helt och hållet med hjälp av kalkylblad. Varje pall registrerades manuellt med batchnummer, medan faktureringen baserades på en veckovis handskriven sammanställning av lagerställningen i början av veckan, mottagna leveranser och lagerställningen i slutet av veckan. Dessa siffror räknades sedan ut på en miniräknare och matades in på nytt i Sage.

David Watkins, ekonomichef, minns att detta tillvägagångssätt ledde till återkommande misstag: att kunderna debiterades för mycket eller för lite, inventeringar som inte stämde överens med kalkylbladet och lagerrapporter som ofta skilde sig från kundregistret. Detta skapade “ständiga konflikter” och urholkade förtroendet för uppgifterna på båda sidor.

Bristen på systemstyrda placeringar innebar att personalen, varje gång en beställning kom in, var tvungen att fysiskt leta efter de nödvändiga pallarna bland de 250 som fanns i lagret. Som David förklarade blev det uppenbart, med tanke på den tid som gick åt till att leta efter pallar och försöka stämma av lagernivåerna, att det manuella systemet inte kunde stödja tillväxten. Han sa till sin kollega att om de försökte hantera 5 000 pallar på det här sättet skulle de “behöva anställa 20 personer bara för att hålla igång verksamheten” och att det i praktiken skulle vara omöjligt att hantera.

Risk för kundernas förtroende

Den manuella processen innebar också en risk för kundrelationerna. Eftersom det inte fanns någon systembaserad lageröversikt i realtid kände sig Plaspac osäker på att skicka ett kalkylblad utan att först dubbelkontrollera det mot en fysisk inventering. När kunderna ifrågasatte siffrorna hade teamet begränsade underlag för att styrka sina rapporter, utöver manuella anteckningar och visuella kontroller.

Spårbarhet var en annan utmaning. För kunder inom förpackningsbranschen, och särskilt inom livsmedelsbranschen, är det avgörande att snabbt kunna spåra produkterna tillbaka till leverantörerna. Utan ett ordentligt lagerhanteringssystem (WMS) skulle ett spårbarhetstest under en revision innebära att man manuellt måste pussla ihop leveranser, partier och utskick. David insåg att detta skulle bli tidskrävande och felbenäget.

Operativa och finansiella belastningar

Ur ett ekonomiskt perspektiv var faktureringen ett stort problem. Varje vecka registrerades pallrörelserna för hand på ett A4-ark: pallar i lager vid veckans början, varje mottagen leverans och slutantalet pallar. Om någon glömde att notera en leverans på grund av att hen blev avbruten eller var upptagen, kunde den hanterings- och lagringsavgiften lätt missas och aldrig faktureras.

David konstaterar att med den här metoden “den mängd fel vi brukade ha… jag vågar knappt tänka på hur mycket det skulle ha kostat oss på lång sikt”, särskilt när volymerna började öka. Eftersom det redan finns dagar då upp till 200 pallar skickas ut skulle en expansion av verksamheten utan att det underliggande systemet ändras helt enkelt förstärka de operativa och ekonomiska riskerna.

Att leda Plaspac mot en WMS-omställning

Söker efter ett WMS

Eftersom David insåg att den befintliga metoden inte skulle kunna skalas upp ledde han ett strukturerat sökande efter ett WMS. Han granskade omkring sju eller åtta olika system, genomförde demonstrationer med fyra eller fem leverantörer och gick igenom presentationer från övriga.

Många av dessa system hade sina egna styrkor, men de uppfyllde inte helt Plaspacs behov. David tyckte att flera av dem såg föråldrade ut, “som om man tittade på Windows från för 10–15 år sedan”, och att de inte erbjöd den typ av molnbaserat, tillgängligt gränssnitt som han ville ha. Vissa var inte molnbaserade alls, vilket inte tilltalade honom eftersom han gärna ville ha fjärråtkomst för förfrågningar utanför kontorstid.

Under sin sökning stötte han på Clarus, troligen via en webbsökning, och bad om en demonstration. Ungefär en vecka efter den första kontakten fick han en genomgång av systemet och blev “verkligen imponerad” av det han såg.

Varför Clarus WMS stack ut

Tre aspekter av Clarus WMS var särskilt viktiga för Plaspac. För det första är Clarus molnbaserat och kan nås från vilken webbläsare som helst. David uppskattade möjligheten att logga in hemifrån om till exempel en kund skickade en avropsbegäran klockan 20.00 för avhämtning klockan 07.00. Med Clarus kan han skapa plockordern på distans, skicka den via e-post till lagret och se till att ordern är klar för hantering så snart personalen anländer.

För det andra tillförde Clarus den operativa kontrollen och spårbarheten som Plaspac saknade. Varje pallförflyttning spåras från det ögonblick den anländer till varumottagningen. Systemet registrerar när den flyttas till hyllorna, när den läggs till en försäljningsorder, när den plockas och när den skickas iväg. Det registrerar också vem som utförde varje åtgärd. David betonar att “allt man gör med en pall spåras från det ögonblick den kommer in genom dörren”, vilket innebär att problem kan spåras och att ansvaret är tydligt.

För det tredje anpassade sig Clarus direkt till Plaspacs affärsmodell. Faktureringssystemet stöder flexibla avgiftskort, vilket innebär att varje kund kan ha olika veckopriser för lagring och olika debiteringsperioder, till exempel måndag till söndag eller andra kombinationer. Så snart varor bokas in beräknar Clarus lagrings- och hanteringsavgifterna, vilket ger David en tydlig översikt över pallar i lager, mottagna pallar och tillhörande avgifter för varje kund.

Kundportalen var en annan viktig konkurrensfördel. Många av de andra systemen som David granskade erbjöd ingen särskild portal, men han insåg att det skulle vara ett försäljningsargument när han skulle bearbeta nya kunder, särskilt eftersom Plaspac startade med ett tomt lager som behövde fyllas. Han insåg att om kunderna fick tillgång till sitt lager i realtid skulle Plaspacs erbjudande bli mycket mer attraktivt.

Clarus som praktisk handbok

Redan från början fungerade Clarus inte bara som en teknisk lösning utan också som en vägvisare som hjälpte Plaspac att gå från kalkylblad till en skalbar, WMS-baserad verksamhet. Davids egen utbildning i systemet tog mindre än en timme. Han minns att Clarus är så användarvänligt att “även om man aldrig hade använt systemet tidigare skulle man nog kunna prova sig fram och inom 20 minuter kunna använda systemet”, och inom en dag kände han sig säker på att utföra uppgifter på egen hand.

Denna användarvänlighet gjorde det mycket enklare att införa systemet i hela teamet och hos kunderna. David beskriver Clarus som “ett av de där systemen som det är svårt att använda fel” och påpekar att den uppdaterade layouten som infördes senare fick det att se “mycket renare” och ännu mer intuitivt ut. Genom att minska inlärningskurvan hjälpte Clarus Plaspac att införa nya, programvarubaserade processer utan att det uppstod motstånd eller onödiga svårigheter.

Implementering av lösningen: Från planering till genomförande

Planering för skalbarhet

Plaspacs inflyttning i det 50 000 kvadratfot stora lagret i juni 2023 byggde på en tydlig plan. Den nya byggnaden rymmer cirka 4 000 pallplatser för lagerkunder och 1 000 för Plaspacs förpackningsverksamhet. Clarus WMS infördes i september 2023 för att säkerställa att moderna lagerprocesser var på plats innan lagerverksamheten kom igång på allvar runt oktober.

Genom att införa WMS-systemet i ett tidigt skede undvek Plaspac fallgropen att först skala upp manuella processer och sedan försöka anpassa tekniken i efterhand. Istället blev Clarus ryggraden i den nya verksamheten redan från början.

Introduktion och utbildning

Att utbilda intern personal och kunder visade sig vara enkelt. David berättar att när han utbildar lagerpersonal eller kunder tar det ofta mindre än en timme innan de känner sig bekväma med att utföra uppgifterna på egen hand. För en av lagringskunderna bokade han in en timmes session för att demonstrera portalen. Efter ungefär 15 minuters genomgång ägnade de resten av tiden åt att utforska systemet och prova olika funktioner på egen hand, eftersom det var så intuitivt.

Denna självförtroende har förändrat hur Plaspac säljer sina tjänster. David är entusiastisk över att visa upp systemet för potentiella kunder och beskriver det som något man kan vara “säker på att det kommer att uppfylla alla deras förväntningar”, vilket gör själva programvaran till en försäljningsresurs.

Införande av nya processer

Tack vare Clarus WMS kunde Plaspac omstrukturera sina dagliga processer med fokus på automatisering och spårbarhet. Varje pall som anländer till varumottagningen märks med en Clarus-streckkod. Regeln är enkel: så snart en streckkodsetikett satts på en pall har den registrerats i systemet och kommer att inkluderas i faktureringen. Detta eliminerar den lucka som tidigare fanns när leveranser ibland inte noterades i de handskrivna loggböckerna.

När det gäller orderhantering kan kunder som använder portalen själva skapa sina avropsorder. När en kund har lagt en försäljningsorder väljer Plaspac helt enkelt ut den i Clarus, klickar för att bearbeta plockningen och skriver ut en plocklista till lagerpersonalen. Detta eliminerar behovet av att mata in orderuppgifter manuellt från e-postmeddelanden och minskar risken för att fel pall väljs, eftersom kunderna själva väljer specifika pall-ID:n eller partier. Om något ändå skulle gå fel kan Plaspac visa att ordern plockades exakt enligt vad som angivits i systemet.

Lagerrapporteringen har också genomgått en omvandling. Istället för att genomföra en fullständig fysisk inventering innan rapporten skickas kan David nu skapa en lagerrapport från Clarus “på några sekunder”, exportera den till Excel, filtrera informationen och skicka iväg den. Vissa kunder får automatiska lagerrapporter klockan 08.00 varje morgon, vilket ger en aktuell översikt utan något manuellt arbete.

Att möjliggöra efterlevnad och ackreditering

När Plaspac ansökte om BRC-certifiering för sin lagerverksamhet, inklusive möjligheten att lagra varor åt livsmedelsföretag, spelade Clarus WMS en central roll. Företaget erhöll BRC-certifiering med betyget AA. Under samtal med en potentiell kund upptäckte Plaspac att lagring av livsmedel som förvaras i rumstemperatur samt förpackningar krävde möjlighet att spåra bäst före-datum som en del av spårbarheten. David visste redan att Clarus kunde hantera utgångsdatum, så han kunde omedelbart bekräfta att detta krav var uppfyllt.

Systemet gjorde det också enkelt att genomföra spårbarhetstester. Revisorer avsätter vanligtvis två timmar för en spårbarhetsövning, men David klarade sin på cirka fem minuter genom att använda Clarus för att hitta uppgifter om order, sats och leverantör. Han förklarar att denna snabbhet och noggrannhet “alltid imponerar på revisorn” och bidrar till en smidigare revisionsprocess överlag.

Uppnådda resultat: WMS Framgång i Praktiken

Lönsam på fyra månader

De ekonomiska effekterna av Clarus WMS blev snabbt tydliga. Plaspacs ursprungliga affärsplan pekade på att lagerverksamheten skulle behöva cirka 2 000 pallar för att nå break-even. I praktiken, med Clarus på plats, nådde verksamheten break-even vid cirka 1 500 pallar och blev lönsam inom cirka fyra månader efter att man börjat lagra i stor skala.

David kopplar detta direkt till den kontroll och effektivitet som systemet ger. Istället för att lägga tid på att stämma av kalkylblad, diskutera lagerrapporter eller göra om fakturor kan teamet lita på systemets data och fokusera på att betjäna kunderna och fylla på lagret.

Snabb återbetalning och personalbesparingar

Clarus WMS gav i sig en snabb avkastning. David uppskattar att systemet “betalade sig inom sex månader” efter implementeringen. Han anser också att utan ett WMS som Clarus skulle Plaspac ha behövt minst fyra ytterligare administrativa medarbetare för att hantera bokningar, fakturering och lagerkontroll vid nuvarande volymer, vilket skulle ha inneburit minst cirka 100 000 pund per år i extra personalkostnader.

Däremot kan det befintliga teamet sköta verksamheten på ett effektivt sätt när Clarus tar hand om beräkningar, bokföring och rapportering. David påpekar att de med programvaran i dess nuvarande utformning förmodligen skulle kunna fördubbla sin lagringskapacitet utan att behöva anställa ytterligare administrativ personal, eftersom “programvaran sköter en stor del av arbetet åt oss”.

Spårbarhet och problemlösning

Funktionen för transaktionshistorik har blivit ett oumbärligt verktyg både för problemlösning och för att bygga upp kundernas förtroende. Varje åtgärd som utförs på en pall loggas, tillsammans med namnet på den användare som utförde den. När en pall till exempel oväntat visade sig ha återförts till varumottagningen kontrollerade David transaktionshistoriken och såg att en kollega hade flyttat den från en lagringsplats tillbaka till varumottagningen. Ett kort samtal klargjorde situationen och problemet löstes. Utan denna insyn hade teamet kanske aldrig förstått vad som hade hänt.

När kunder undrar om en pall har levererats eller vill ha information om sitt lager kan David exportera en fullständig transaktionslista från Clarus som visar när pallen anlände, var den lagrades, när den plockades och när den skickades iväg. Han konstaterar att kunderna “inte kan säga emot” när de får se en så detaljerad historik, och att det ger dem förvissning om att Plaspacs register är korrekta.

Kundportalen som drivkraft för tillväxt

Clarus-portalen ingår nu i Plaspacs kommersiella erbjudande. Företaget har omkring åtta lagerkunder, och David uppskattar att han demonstrerade programvaran för sex av dem innan de blev kunder. Två av dem använder för närvarande portalen aktivt för att se sitt lager och göra avropsbeställningar, medan andra integrerar den via sina egna system, såsom SAP, och föredrar att inte göra dubbelarbete.

För dem som faktiskt använder portalen ger den tydliga fördelar. Kunderna kan se aktuellt lager, söka efter produkt, batchnummer eller sista försäljningsdatum samt granska leveranshistorik och kvantiteter. David konstaterar att om alla kunder använde portalen skulle det “förmodligen spara oss 75 procent av vår tid” när det gäller orderinmatning, eftersom orderinmatning för närvarande utgör den största delen av den administrativa arbetsbördan.

Redo för framtida expansion

Framöver planerar Plaspac att fortsätta bygga ut sin lagerverksamhet och överväger möjligheten att lägga till ytterligare ett lager. David påpekar att Clarus kan hantera flera lagerplatser och inte sätter några praktiska gränser för antalet pallar eller kunder. Han säger: “Utan programvaran skulle det helt enkelt inte gå”, och även om andra system kanske hade varit möjliga anser han att funktionerna och fördelarna med Clarus har gjort det möjligt för företaget att växa mycket snabbare och med större självförtroende än vad som annars hade varit möjligt.

Kundreflektioner och lärdomar

Davids reflektioner kring övergången från kalkylblad till Clarus WMS är tydliga. Redan när de hanterade endast 250 pallar orsakade det manuella systemet betydande problem: fel i fakturor, avvikelser i lagernivåerna och ständiga diskussioner med kunderna om vems siffror som var korrekta. Att skala upp till ett lager med 5 000 pallar utan ett WMS skulle inte bara ha varit svårt; enligt hans uppfattning skulle det ha varit omöjligt.

Han betonar den trygghet och kontroll som Clarus har medfört. Teamet kan nu med säkerhet säga att det som systemet visar i lagret är det som faktiskt finns i lagret. När revisorerna kommer kan spårbarhetstesterna genomföras på några minuter istället för timmar, vilket imponerar på dem och skapar förtroende. När kunderna ställer frågor ger detaljerade transaktionshistoriker objektiva bevis på vad som har hänt med varje pall.

Det har också skett en kulturell förändring i hur Plaspac presenterar sig. Istället för att hålla systemen bakom kulisserna lyfter företaget nu fram sin teknik, visar upp Clarus för potentiella kunder och uppmanar dem att använda portalen. David drev på för denna strategi eftersom han visste att programvaran skulle klara en noggrann granskning och bli ett viktigt försäljningsargument, särskilt för nya kunder som utvärderar lagerlösningar.

Lärdomarna för Plaspac är tydliga: investera tidigt i ett skalbart lagerhanteringssystem (WMS), utforma processerna kring det och utnyttja dess kundinriktade funktioner som en verklig konkurrensfördel. På så sätt har företaget kunnat undvika onödiga personalkostnader, minska antalet fel och fokusera på strategisk tillväxt istället för att släcka bränder i den dagliga driften.

Din väg till WMS-framgång

Plaspacs historia visar hur ett företag kan utvecklas från en traditionell förpackningsåterförsäljare till en trovärdig extern lagerleverantör genom att kombinera fysisk kapacitet med rätt lagerhanteringssystem. På mindre än ett år flyttade företaget in i en anläggning på 50 000 kvadratfot, implementerade Clarus WMS, erhöll BRC-certifiering med betyget AA och byggde upp en lagerverksamhet som blev lönsam på cirka fyra månader och gav en snabb avkastning på investeringen i WMS.

Om din verksamhet fortfarande är beroende av kalkylblad, manuella inventeringar och handskrivna anteckningar kanske du känner igen några av samma utmaningar: tidskrävande beställningar, tvister om lagersiffror, svårigheter att spåra produkter och oro för att skala upp verksamheten utan att öka den administrativa bördan. Plaspac stod inför exakt samma problem i relativt liten skala och kom fram till att tillväxt skulle vara omöjlig utan ett robust WMS.

Genom att införa Clarus WMS fick Plaspac de verktyg som behövs för att hantera komplexiteten: molnbaserad åtkomst för snabb respons även utanför kontorstid, detaljerade transaktionshistoriker för varje pall, flexibel och korrekt fakturering, automatiserad lagerrapportering samt en kundportal som förvandlar transparens till en försäljningsfördel. För David och hans kollegor har detta inneburit färre fel, färre fakturaförfrågningar och en starkare grund för framtida expansion.

Om du funderar på att göra en liknande omställning pekar Plaspacs erfarenhet på ett tydligt nästa steg: utvärdera hur ett modernt lagerhanteringssystem (WMS) skulle kunna stödja just din omställning. Upptäck hur Clarus WMS kan hjälpa din verksamhet att uppnå liknande resultat och ge dig den trygghet och kontroll som krävs för att utöka dina lagerkapaciteter utan att förlora översikten eller lönsamheten.