Strategische uitbreiding, voortkomend uit een rijke traditie
Bartrums, een logistiek bedrijf in familiebezit dat bijna zijn honderdjarig bestaan viert, heeft zijn reputatie opgebouwd als een onderneming waarbij transport voorop staat. Het bedrijf, dat zich van oudsher richtte op algemeen vrachtvervoer en palletnetwerken, stond voor een keerpunt: de markt was aan het veranderen en klanten verwachtten in toenemende mate geïntegreerde opslag- en 3PL-diensten.
De drijvende kracht achter deze ontwikkeling was Tremayne Johnson, wiens strategische taak erop gericht was teams te voorzien van de infrastructuur, systemen en hulpmiddelen die ze nodig hadden om efficiënt te kunnen werken en te groeien.
De inzet van het bedrijf voor deze transformatie mondde uit in een gedurfde investering: een nieuw gebouwd douane-entrepot met stellingen, gerealiseerd op wat voorheen braakliggend terrein was. Deze speciaal voor dit doel gebouwde locatie was speculatief, maar al visionair nog voordat de bouw was voltooid; Bartrums wist nieuwe opdrachten binnen te halen van klanten zoals Aspall.
Er stond veel op het spel. Met een snelgroeiende magazijnafdeling had Bartrums meer nodig dan alleen fysieke capaciteit. Ze hadden een magazijnbeheersysteem dat naadloos zou kunnen ondersteuning van onder douanevervoer vervoerde goederen, klantspecifieke eisen en multi-tenant-omgevingen, zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid.
Dit is het verhaal van hoe Bartrums, met Clarus WMS als leidraad, uitgroeide tot een toonaangevende 3PL-speler.
Het overwinnen van WMS-uitdagingen die de bedrijfsvoering belemmeren
Nog maar drie jaar geleden beheerde Bartrums de magazijnen van een half dozijn klanten met behulp van spreadsheets… een werkwijze die steeds onhoudbaarder bleek te worden.
“We hielden al onze magazijnklanten en voorraden bij via een spreadsheet… dat brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, vooral op administratief gebied.”
– Neil Howlett, magazijnmanager van de groep
Met slechts een handvol klanten waren spreadsheets nog net te verdragen. Maar toen Bartrums uitgroeide tot bijna 40 klanten, werden de beperkingen kritiek:
- Onnauwkeurigheden in de voorraad en verspilde uren tijd besteed aan het opsporen van pallets
- Risico op administratieve fouten van handmatige gegevensinvoer
- Geen schaalbaarheid voor goederen onder douanevervoer, geautomatiseerde rapportage of snelle onboarding
Het bedrijf had een visie, maar de verouderde tools konden die niet waarmaken.
Ook het magazijnteam voelde de druk. Zonder realtime inzicht, tracking of voorraadafstemming daalde het moreel. De administratieve last nam toe, er slopen fouten in en het team had geen vertrouwen meer in de eigen gegevens.
“We hadden een klant met een borgstelling als onze belangrijkste klant. Als we geen systeem hadden gehad dat ons kon helpen bij het beheer van die borgstelling, zou het hele systeem in elkaar zijn gestort.”
– Neil Howlett, magazijnmanager van de groep
Om verder te kunnen groeien had Bartrums behoefte aan een WMS dat speciaal was ontwikkeld voor logistiek in douane-entrepots, met de flexibiliteit om op te schalen en de kracht om processen te vereenvoudigen.
Bartrums begeleiden bij de WMS-transformatie
Na een zorgvuldig selectieproces heeft Bartrums drie leveranciers op de shortlist geplaatst. Wat de doorslag gaf, was Clarus WMS Wat vooral opviel, was niet alleen de technische capaciteit, maar ook de culturele aansluiting.
“Twee belangrijke pijlers voor ons waren de relatie en de gebruiksvriendelijkheid… Tim [oprichter van Clarus] ”heeft ons vanaf de eerste dag veel tijd en aandacht gegeven. Dat was belangrijk.”
– Neil Howlett, magazijnmanager van de groep
Clarus bood ook iets aan wat maar weinig andere aanbieders konden bieden: de bereidheid om gezamenlijk een module voor een douane-entrepot te ontwikkelen, speciaal ontworpen om aan de behoeften van Bartrums te voldoen.
Vanaf de allereerste gesprekken profileerde Clarus zich niet als leverancier, maar als begeleider. De flexibiliteit om zelfstandig te werken was essentieel.
“We zitten in een snel veranderende branche. Een klant kan vandaag hier zijn en morgen alweer weg zijn. We wilden een systeem dat we meteen zelf konden beheren.”
– Neil Howlett, magazijnmanager van de groep
Ontworpen voor gebruikers, niet alleen voor beheerders
Gebruiksvriendelijkheid was een terugkerend thema bij alle besluitvormers.
“Het is simpel en duidelijk: je hoeft niet heel veel velden in te vullen. Bonnen verwerken gaat snel. Bestellingen plaatsen gaat snel. Je hoeft er niet lang mee te rommelen.”
– Charlie, magazijnbeheerder
Dankzij Clarus konden operators zich richten op resultaten in plaats van op middelen… een cruciale verschuiving binnen een groeiend 3PL-bedrijf.
De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering
Clarus en Bartrums hebben samen een vijfdaags introductieprogramma onder leiding van Clarus-consultant Mathew Buttar. Binnen twee dagen, had het beheerteam voldoende vertrouwen om de live-operaties te starten.
“Een van onze belangrijkste beslissingen was het aanwijzen van een ‘supergebruiker’,” legde Neil uit. “Charlie nam die rol op zich en maakte er het beste van. Hij leidt iedereen op, zowel het administratieve personeel als de medewerkers op de werkvloer. En hij wordt gerespecteerd.”
Doordat Charlie de interne invoering leidde, verliep de acceptatie door het personeel soepel. Nieuwe medewerkers werden snel ingewerkt en de cultuur veranderde van reactief naar proactief.
Wat de geïntegreerde oplossing betreft, hebben Bartrums en Clarus een hele dag besteed aan het in kaart brengen van de vereisten. “We zeiden: ‘Dit is wat onze klant nodig heeft, kunnen jullie dit bouwen?’”, aldus Neil. “Kort daarna kwamen ze terug met een werkende module. Het werkte gewoon.”
Charlie prees de helpdesk van Clarus als een andere belangrijke factor voor het vertrouwen in de bedrijfsvoering. ’Als er een probleem is, stuur ik ze een berichtje en binnen enkele minuten reageren ze. Ze lossen het op of laten me zien hoe ik het beter kan aanpakken.“
Behaalde resultaten: WMS-succes in de praktijk
De verandering was niet alleen zichtbaar, maar ook meetbaar.
Bartrums is nu actief 9.200 palletplaatsen, waar 36 klanten vanaf de eerste dag in de nieuwe douane-entrepotfaciliteit, allemaal met geen enkele onderbreking van de dienstverlening.
Voor hun belangrijkste klant, de de nauwkeurigheid van de selectie bedroeg 99,999991 TP3T een vrijwel vlekkeloze prestatie die het vertrouwen versterkt.
Magazijnmedewerkers verspillen geen tijd meer met het zoeken naar voorraad. Elke pallet is traceerbaar, elke verzending is verantwoordingbaar.
De dagelijkse beursverslagen zijn nu geautomatiseerd en configureerbaar, waardoor de administratieve rompslomp wordt verminderd en klanten in realtime inzicht krijgen. Klanten beginnen zelfs rechtstreeks bestellingen te plaatsen via de klantenportaal, fouten te verminderen en de doorlooptijd te verkorten.
Clarus WMS voldeed niet alleen aan de verwachtingen, maar maakte ook geheel nieuwe manieren van werken mogelijk.
Klantreflecties en geleerde lessen
Drie jaar geleden kampte de opslagafdeling van Bartrums met knelpunten als gevolg van handmatige werkwijzen en reactieve processen.
Tegenwoordig hebben ze zich ontwikkeld tot een moderne 3PL-speler: met douane-entrepot, geautomatiseerd en schaalbaar.
“Hulpmiddelen zijn belangrijk. De juiste systemen zijn net zo essentieel als de juiste vrachtwagens. Clarus heeft ons team precies gegeven wat het nodig had, en dat zie je terug in de resultaten… Een goed systeem moet intuïtief zijn. Clarus is gewoon logisch.”
– Tremayne Johnson, directeur
Ook de teamcultuur bij Bartrums is veranderd. De medewerkers hebben vertrouwen in het systeem. De inwerkperiode verloopt soepeler. Beslissingen worden sneller genomen. Het bedrijf wordt niet langer beperkt door wat het kan bijhouden of verwerken, maar wordt juist gestimuleerd door wat het kan doen.
Uw weg naar succes met WMS en 3PL
De ontwikkeling van Bartrums, van een bedrijf dat nog met spreadsheets werkte tot een bedrijf dat klaar is voor opslag in een douane-entrepot, laat zien wat er mogelijk is met de juiste partner.
Van operationele flexibiliteit en naleving van douanevoorschriften tot realtime nauwkeurigheid en zelfbediening voor klanten: dankzij Clarus WMS kon Bartrums zijn bedrijfsvoering en groeistrategie ingrijpend veranderen.
Of je nu worstelt met schaalbaarheid, naleving van regelgeving of verouderde tools: het verhaal van Bartrums bewijst dat transformatie binnen handbereik ligt.
Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om vergelijkbare resultaten te behalen.