De geplande kosten worden automatisch in rekening gebracht op de ingestelde frequentie, zodat de vaste contractkosten op elke factuur worden vermeld zonder dat iemand eraan hoeft te denken ze toe te voegen.
Bij de watervalmethode worden eerst de kosten voor de hoogste meeteenheid in rekening gebracht, zodat het picken van pallets, dozen en losse eenheden elk wordt gefactureerd tegen het tarief dat in het contract is vastgelegd.
Bij voorwaardelijke kosten worden verschillende tarieven gehanteerd per productgroep, locatiegroep of configuratietype, zodat elke regel op de factuur de daadwerkelijke commerciële overeenkomst weerspiegelt.
Factuurgegevens worden automatisch naar boekhoudplatforms verzonden via e-mail, SFTP, webhook of API, waardoor handmatig aanpassen van de opmaak en het risico op te late of ontbrekende factuurgegevens worden voorkomen.
De factureringsmodule van Clarus biedt volledige ondersteuning voor alle aspecten van 3PL-facturering: voorwaardelijke tarieven per productgroep, locatiegroep of configuratietype; hiërarchische waterval-logica van pallet tot eenheid; en geplande terugkerende kosten voor vaste contractvergoedingen. Elk type kosten wordt op dezelfde factuur verwerkt: eenmalig geconfigureerd en vervolgens automatisch toegepast.
De facturatieautomatisering zorgt vervolgens voor de uitvoer: op gebeurtenissen gebaseerde PDF-e-mails, gestructureerde CSV- of XML-exporten voor boekhoudplatforms, geplande bulkgegevensexporten en directe API-toegang voor ERP-integratie.
Stel eenmalig voorwaardelijke tarieven, terugkerende kosten en watervalregels in op de charge card, en Clarus past deze correct toe op elke factuur zonder dat er handmatige aanpassingen nodig zijn.
Dankzij hiërarchische pick-facturering worden activiteiten op pallet-, doos- en eenheidsniveau tegen het juiste contracttarief in rekening gebracht, waardoor handmatige correcties aan het einde van de periode overbodig worden.
Automatische facturering zorgt ervoor dat gestructureerde factuurgegevens volgens een schema of op basis van een gebeurtenis rechtstreeks naar Sage, Xero, Business Central of SAP worden verzonden, waardoor handmatig exportwerk volledig wordt overbodig gemaakt.
Op de klantrekening is een afrekenkaart geconfigureerd met de relevante afrekeningssoorten: een vaste maandelijkse beheersvergoeding, hiërarchische orderverwerkingskosten verdeeld over vier eenheden-van-maat-niveaus, en voorwaardelijke opslagtarieven per locatiegroep en productgroep.
Zodra een order is verzameld, berekent Clarus de UOM-waterval: volle pallets worden eerst tegen het pallettarief in rekening gebracht, de resterende volle dozen tegen het doostarief, de resterende binnenverpakkingen tegen het binnenverpakkingstarief en eventuele resterende eenheden tegen het eenheidstarief. De kosten worden automatisch naar de kostenmand bijgeschreven.
Voor de geplande terugkerende kosten controleert Clarus aan het begin van elk factureringsvenster de geconfigureerde frequentie en de eerste factureringsdatum. Als de kosten verschuldigd zijn, wordt de transactie geactiveerd en samen met alle activiteitsgebaseerde kosten aan het winkelmandje toegevoegd. Uitzonderingsgevallen worden automatisch afgehandeld: een maandelijkse afschrijving die binnen meerdere wekelijkse periodes valt, wordt slechts één keer uitgevoerd, en een wekelijkse afschrijving binnen een maandelijkse periode wordt op het juiste tijdstip uitgevoerd.
Voorwaardelijke kosten worden op het moment van facturering berekend: Clarus leest de productgroep, locatiegroep en configuratietype uit de transactie en past het bijbehorende tarief van de kostenkaart toe. Er vindt geen terugval op een vast tarief plaats en er is geen handmatige aanpassing nodig.
Bij het genereren van de factuur worden alle posten uit de kostenmand samengevoegd tot één factuur. Vervolgens worden de automatische factureringsprocessen in gang gezet: indien geconfigureerd, wordt de PDF automatisch per e-mail naar de klant verzonden zodra de factuur de beoogde status bereikt. Tegelijkertijd wordt een gestructureerd CSV- of XML-bestand naar het gekoppelde boekhoudplatform verzonden in het door de klant opgegeven sjabloonformaat. Voor bulkfacturering worden bij een geplande export alle kostenregels van alle accounts gebundeld en op het ingestelde tijdstip via SFTP of e-mail verzonden. Klanten met ERP-integratie halen kostenregel- en mandgegevens rechtstreeks op via de Clarus GraphQL API.
Voeg een geplande afschrijving rechtstreeks toe aan de afschrijvingskaart met een code, naam, omschrijving, hoeveelheid, prijs, nominale code, eerste afschrijvingsdatum en frequentie. Je kunt kiezen uit dagelijks, wekelijks, maandelijks of aan het einde van de periode. Clarus voert de afschrijving vanaf dat moment automatisch uit, zonder dat er nog handmatige invoer nodig is.
Clarus regelt dit automatisch. Een maandelijks bedrag wordt slechts één keer in rekening gebracht, ongeacht hoeveel wekelijkse periodes er in die maand vallen, en een wekelijks bedrag wordt binnen een maandelijkse periode op het juiste tijdstip in rekening gebracht.
Wanneer er kosten in rekening worden gebracht voor een order, past Clarus eerst het pallettarief toe op alle hoeveelheden die een volledige pallet vullen, vervolgens het krat-tarief op de resterende volledige kratten, daarna het inpak-tarief en ten slotte het stuktarief op eventuele resthoeveelheden. Op de kostenkaart wordt het tarief voor elke categorie vastgelegd, en Clarus past deze automatisch achtereenvolgens toe.
Ja. Met voorwaardelijke tarieven kunt u op één tariefkaart tarieven vastleggen per locatiegroep, productgroep en configuratietype. Clarus leest bij elke transactie de relevante kenmerken en past het juiste tarief toe zonder dat er handmatig hoeft te worden berekend.
Tot de bevestigde integraties behoren Xero, Sage 50, Microsoft Business Central en SAP. Clarus past de gegevens aan op een door de klant aangeleverde sjabloon en genereert gestructureerde CSV- of XML-bestanden. Geplande bulkexporten kunnen via SFTP of e-mail worden verzonden, en factuurgegevens zijn ook toegankelijk via de Clarus GraphQL API voor directe ERP-integratie.
E-mail- en SFTP-automatiseringen worden binnen Clarus geconfigureerd door een factureringsbeheerder, zonder dat daarvoor ontwikkelingswerk nodig is. Voor API-integratie met het oog op directe koppeling met het ERP-systeem zijn technische middelen aan de kant van de klant vereist, maar Clarus biedt volledige GraphQL-toegang tot gegevens over factureringsregels, factureringsmandjes en factureringskaarten.
