Mitchell Storage & Distribution (MSD) Selskapet startet opp på slutten av 1990-tallet som et budfirma og har siden vokst til å bli en betydelig logistikkleverandør med hovedkontor i Coalville i Leicestershire.

Over tid har MSD utvidet virksomheten til å omfatte distribusjon via pallnettverk, cross-docking, lossing og import av containere, lagerhold og direkte transport over hele Storbritannia. Som en Palletforce Som medlem kan selskapet nå betjene kunder langt utenfor sitt lokale område, og tilby tjenester i hele Storbritannia og i Europa.

Til tross for denne veksten er MSD fortsatt utvilsomt en familiebedrift. Eierne er fortsatt sterkt involvert, og denne kulturen preger måten teamet jobber på. Forretningsutviklingssjef Conor Stoneman forklarer at filosofien er å “behandle [kundenes] gods som om det var vårt eget og bare sørge for at det blir tatt godt vare på’.”

Denne forpliktelsen til service skiller også MSD fra mer transaksjonsorienterte leverandører. Mange operatører tilbyr faste, standardiserte tjenester, men MSD har som mål å lytte nøye og deretter skreddersy tilbudet sitt. Conor sammenligner MSD med logistikkbedrifter som tilbyr “én størrelse som passer alle”, og påpeker at MSD tar hensyn til tilbakemeldinger fra kundene og tilpasser tjenesten sin etter disse behovene.

Denne kundefokuserte tilnærmingen skapte både muligheter og press. Etter at MSD flyttet inn i større lokaler i begynnelsen av januar året før, opplevde selskapet en kraftig økning i fraktvolumene. Nye kunder strømmet til, eksisterende kunder ønsket flere tjenester, og Palletforce-volumene økte. MSDs ambisjoner vokste også: Selskapet ønsket å utvide virksomheten til mer komplekse lagrings- og håndteringsløsninger uten å miste kontrollen over kostnadene eller servicekvaliteten.

Lagerdriften var imidlertid fortsatt avhengig av et skreddersydd, internt system som MSDs logistikksjef hadde utviklet flere år tidligere. Det hadde vært “veldig bra til det vi brukte det til den gangen”, minnes Conor, men veksten på det nye anlegget avdekket systemets begrensninger.

Å overvinne WMS-utfordringene som bremser MSD

Etter hvert som volumene økte, ble det skreddersydde interne systemet i stadig større grad en hemsko for MSD. Det første store problemet var den store administrative belastningen knyttet til de daglige oppgavene. Lager- og inventarsjef Luke Bodycot husker hvor tungvint det pleide å være å registrere innkommende varer.

Hver pall måtte legges inn linje for linje, og siden ble oppdatert hver gang. Selv relativt enkle kvitteringer krevde enormt mye manuell innlegging, noe som gjorde at Luke slet med å holde tritt med de daglige oppgavene.

Systemet var også “veldig klumpete” og “tidkrevende” generelt sett, sier Luke. Det var slitsomt å prøve å få oppdatert alt på slutten av dagen slik at opplysningene var tilgjengelige for kundene, og det gjorde det vanskelig å utføre de øvrige oppgavene i stillingen sin på en effektiv måte.

På driftssiden slet det egenutviklede systemet hver gang MSD forsøkte å innføre en ny tjeneste. Senior driftsleder Dean Stevens minner om at programvaren fungerte, men at hvert nytt kundekrav “belastet ressursene våre og bemanningen vår” og tvang de ansatte til å utføre ekstra administrativt arbeid bare for å holde grunnleggende registre oppdatert.

Lageroversikt og sporbarhet var et annet viktig anliggende. Kundene trengte ofte å vite hvor mye lager de hadde tilgjengelig eller når et bestemt parti var sendt ut. Uten en solid transaksjonshistorikk måtte MSD ofte stole på e-postkorrespondanse eller manuelle sjekker på lageret for å svare på disse spørsmålene. Hvis det sneket seg inn en feil i registreringen, ble den kanskje ikke oppdaget før en kundehenvendelse tvang frem en undersøkelse.

Det fantes rett og slett ikke sanntidsoversikt. En forsendelse kunne ha kommet frem to dager tidligere, men inntil personalet hadde oppdatert regnearkene og systemene, kunne ikke kundene se det. Som Dean påpeker: “De måtte ringe oss [eller sende] e-post … og så måtte vi gå og sjekke”, fordi systemet først gjenspeilte virkeligheten når noen hadde funnet tid til å oppdatere det.

Økonomisk sett var MSD klar over at de gikk glipp av inntekter. Bedriften er stolt av sine skreddersydde tjenester, som for eksempel å ompakke importvarer fra Kina til spesifikke, salgsklare kassekonfigurasjoner. Under den gamle arbeidsmåten ble disse komplekse oppdragene ofte avtalt uformelt over telefon, videreformidlet muntlig til lageret og ikke alltid registrert eller fakturert på riktig måte.

Dean beskriver hvordan ad hoc-forespørsler kunne føre til forbruk av emballasje, arbeidskraft og tid uten at det ble fakturert. Uten en sentral oversikt over utførte oppgaver eller forbrukte forbruksvarer var det vanskelig å gi kundene nøyaktige og gjennomsiktige priser, og det var lett for interne kostnader å øke ubemerket.

Inne på lageret førte uklare plasseringer og begrenset skanning til at operatørene kanskje visste at en pall befant seg “et eller annet sted i gang K”, men likevel måtte lete etter den. Feilplukkinger forekom oftere, og det var nødvendig med ekstra dobbeltsjekking for å unngå at feil pall ble sendt ut, noe som medførte ekstra arbeidsinnsats og stress.

For Luke var den samlede effekten demoraliserende.

Det ble klart at hvis MSD ønsket å fortsette å vokse, utvide tjenestene sine og opprettholde sin kundetilpassede servicemodell, trengte selskapet et lagerstyringssystem som var utviklet for skalerbarhet, gjennomsiktighet og fleksibilitet. Denne erkjennelsen banet vei for at veiledningen kom inn i bildet.

Veiledning av MSD mot WMS-omstilling

Da MSD begynte å utforske WMS-markedet, ble det raskt klart at mange systemer ikke passet. Noen var tunge plattformer i storbedriftsstørrelse, utviklet for å styre driften på en svært rigid måte. Andre krevde lokale servere eller ga lite rom for tilpasning av arbeidsflyter. Dean, som hadde brukt rundt tjue forskjellige lagersystemer i løpet av karrieren sin, visste nøyaktig hva MSD trengte og hva de ønsket å unngå.

Han var ikke på jakt etter “alle mulige tilleggsfunksjoner”, men etter en plattform som kunne håndtere de sentrale lagerprosessene på en ryddig måte, samtidig som den ga rom for vekst og tilpasning i takt med utviklingen av MSDs tjenester. Systemet måtte dekke dagens behov, men samtidig være fleksibelt nok til å støtte morgendagens strategier.

Skytjenester var avgjørende. MSD ønsket at alle, fra administrerende direktør til gaffeltruckfører, skulle ha tilgang til sanntidsinformasjon, og at kundene skulle kunne logge seg inn og sjekke sine egne lagernivåer uten å måtte vente på manuelle oppdateringer. En intern, serverbasert løsning ville ikke gi den nødvendige åpenheten eller tilgjengeligheten.

Conor kjente allerede til Clarus WMS fra LinkedIn og fra samtaler innenfor Palletforce-nettverket. Andre lagre som brukte Clarus hadde “gjort et svært godt inntrykk” og anbefalte systemet på det sterkeste da MSD begynte å forhøre seg om ulike WMS-løsninger.

Clarus svarte med en praktisk kartleggingsprosess. Teamet besøkte MSDs anlegg, satte seg ned med ledelsen og driftsteamene og stilte detaljerte spørsmål om hvordan virksomheten fungerte. Conor husker at de “skreddersydde løsningen til våre spesifikke behov” og viste at de forsto hvordan andre Palletforce-depoter ble drevet, noe som ga MSD tillit til at Clarus kunne håndtere deres kombinasjon av samlast, lagring og skreddersydde tjenester.

For Dean var Clarus’ filosofi den avgjørende faktoren.

Clarus WMS delte denne oppfatningen. Plattformen var fleksibel, kunne konfigureres uten omfattende tilpasset koding, og – ikke minst – Clarus-teamet var åpent for tilbakemeldinger. Da Dean skisserte komplekse scenarier med ulike måleenheter – for eksempel paller med kasser og enkeltprodukter som alle måtte håndteres og faktureres riktig – bekreftet Clarus at de ikke bare kunne håndtere dette, men at de allerede hadde planlagt tiltak for å forbedre disse funksjonene i løpet av noen få måneder.

Ifølge Conor legger MSD vekt på langsiktige partnerskap, og Clarus faller helt klart inn under denne kategorien. WMS-systemet vil ikke bare erstatte det aldrende interne systemet, men også fungere som en strategisk plattform for vekst, ved å støtte MSDs utvikling mot tjenester med større merverdi og et tettere nettverkssamarbeid.

Etter å ha fått oversikt over risikoene, vurdert alternativene og bygget opp tillit, valgte MSD Clarus WMS som sin veiviser i neste fase av sin reise.

Gjennomføring av løsningen: Fra planlegging til gjennomføring

Å innføre et nytt lagerstyringssystem (WMS) samtidig som man skulle finne seg til rette på et nytt sted, kunne ha skapt forstyrrelser. I stedet så MSD og Clarus på prosjektet som en mulighet til å utforme bedre prosesser helt fra grunnen av. Mathew, implementeringsspesialist hos Clarus, samarbeidet tett med Luke og Dean gjennom hele innkjøringsfasen, og startet med en grundig gjennomgang av hvordan MSD drev virksomheten på det tidspunktet og hvor utfordringene lå.

Luke forteller at Mathew var “virkelig flink og hjelpsom” – han tok seg tid til å sette seg inn i hva MSD drev med, og viste deretter hvordan Clarus kunne forhindre de problemene de hadde slitt med. Hver gang det dukket opp spørsmål, svarte Mathew raskt, enten han var på stedet eller ga støtte på avstand.

En viktig del av implementeringen besto i å definere og merke hvert enkelt sted i det nye lageret med strekkoder. I Clarus WMS ble alle reolbjelker, gulvplasser for bulkvarer, inn- og utgående lasteplasser, karanteneområder og oppbevaringssoner omgjort til skannbare steder. Dette la grunnlaget for Clarus’ 2D- og 3D-lagerkart, noe som gir MSD et sanntids, visuelt overblikk over kapasitet og lagerplassering.

Opplæringen fokuserte på å bygge selvtillit. Mange ansatte hadde aldri brukt et fullverdig WMS eller håndholdte skannere før, så MSD oppmuntret dem til å eksperimentere. Dean forteller at han ba teamet om å “bare leke seg med det… dere kan ikke ødelegge noe”. Fordi Clarus har en enkel og oversiktlig menystruktur, lærte brukerne raskt å navigere uten å føle seg overveldet av innlagte skjermbilder og uforståelige koder.

Etter hvert som Luke ble mer fortrolig med systemet, begynte han å ta det i bruk på egen hånd. Han laget trinnvise veiledninger og en PowerPoint-presentasjon som viste kollegene nøyaktig hvordan de skulle motta varer, flytte paller og opprette plukklister. Når et nytt teammedlem kom inn, klarte vedkommende å registrere sin første varemottakelse innen fem dager, uten direkte veiledning – noe som ville vært utenkelig med det gamle systemet.

På organisasjonsnivå omformet MSD rollene for å gjenspeile de nye kapasitetene. I stedet for én enkelt lagerleder som måtte håndtere både personaladministrasjon og lagerforvaltning, utnevnte MSD Luke til dedikert lager- og inventarsjef og satte inn to teamledere for den daglige driften. Clarus WMS automatiserte mye av det tidligere papirarbeidet, slik at Luke kunne konsentrere seg om kontroll, analyse og kontinuerlig forbedring i stedet for manuell dataregistrering.

I mellomtiden integrerte Conor Clarus i MSDs kommersielle budskap. Potensielle kunder som besøker anlegget, ser nå det sanntids 3D-lagerkartet på skjermen, går deretter inn på lageret og finner pallene sine akkurat der systemet viser at de skal være. Dette har blitt et overbevisende bevis på MSDs satsing på åpenhet og kontroll.

Oppnådde resultater: WMS i praksis

Den samlede effekten av Clarus WMS og MSDs prosessendringer har vært betydelig, og har ført til målbare forbedringer når det gjelder effektivitet, nøyaktighet, åpenhet og de ansattes engasjement.

En av de tydeligste indikatorene er nedgangen i reaktiv kundekommunikasjon. Siden kundene nå kan logge seg inn og se lagerbeholdningen og kvitteringene sine i sanntid, trenger de ikke lenger å ringe eller sende e-post med enkle spørsmål. Dean anslår at han har “omtrent 60% færre e-poster [med kundekontakt]” der kundene spør om lagerbeholdning eller priser, ettersom kundene allerede har den informasjonen de trenger.

Mottakshåndteringen har gjennomgått en forvandling. Oppgaver som tidligere tok Luke nesten en time per container, blir nå utført betydelig raskere. Clarus gjør det mulig for ham å registrere flere paller med samme SKU i ett trinn og oppdatere lagringsplassene ved å skanne dem, i stedet for å skrive inn opplysningene manuelt. Luke beskriver mottakshåndteringen som “så rask og enkel” nå, noe som frigjør tid til andre oppgaver.

Sporbarheten av varelageret har blitt betydelig bedre. Clarus registrerer hver eneste transaksjon, noe som gjør det enkelt å svare på spørsmål om når en pall ankom, når den ble flyttet og når den ble sendt ut. Luke setter særlig pris på transaksjonshistorikken, som lar ham vise kundene nøyaktig hva som har skjedd med varelageret deres, noe som eliminerer gjetninger og forhindrer tvister.

Den økonomiske gjennomsiktigheten har også blitt bedre. MSD kan nå konfigurere hver enkelt skreddersydd tjeneste – fra ompakking og sammensetning av sett til cross-docking og palleinnpakning – som en egen, fakturerbar handling i Clarus WMS. Hver gang en oppgave utføres, registreres den og vises på kundens faktura. Dean påpeker at dette gjør det mulig for MSD å være “transparent og åpen” om prisingen, ved å redegjøre for arbeidskraft, tid og materialer som inngår i hvert trinn.

Driftsnøyaktigheten har økt, mens arbeidsbelastningen har gått ned. Siden hvert enkelt sted kan skannes og plukkene valideres mot strekkoder, er det langt mindre sannsynlig at det oppstår feilplukk. Dean forteller at han under lagerkontroller nå er “99,9% sikker på at alt der inne er korrekt, og at alt som står i Clarus, er akkurat der det skal være”.”

2D- og 3D-kartene over lageret har blitt en integrert del av planleggingen. Dean kan nå se på en skjerm og umiddelbart vurdere om det er kapasitet til ytterligere 500 paller, i stedet for å gå rundt på lageret eller stole på grove anslag. Hvis han oppdager en pall fra en annen kunde midt i en blokk, kan han klikke på stedet på kartet og se nøyaktig hva som er lagret der.

For Luke personlig er forskjellen slående.

MSD har også kunnet innføre nye tjenester. Clarus WMS danner grunnlaget for en cross-docking-operasjon for Palletforce, der containere fra Skottland og London møtes i Coalville for å bytte last før de sendes videre ut i nettverket. Systemet gjør det mulig for MSD å fastsette nøyaktige priser for dette arbeidet og spore hver enkelt bevegelse, og dermed omdanne en driftskapasitet til en pålitelig inntektskilde.

Fremover forbereder MSD seg på å lansere logistikktjenester, inkludert plukking, pakking og forsendelse. Takket være Clarus vet teamet allerede hvordan man oppretter plukkplasser, angir min- og maksnivåer og håndterer påfylling. Clarus har bekreftet sin støtte og samarbeider med MSD for å finjustere disse prosessene, noe som gir Dean trygghet til å selge logistikk- og distribusjonstjenester til kundene, vel vitende om at systemet vil støtte opp om dette.

Klientrefleksjoner og lærdommer

Nå som det har gått en stund siden den første implementeringen, ser MSD på beslutningen om å ta i bruk Clarus WMS som et avgjørende vendepunkt i selskapets utvikling. Systemet har ikke erstattet selskapets skreddersydde servicefilosofi; det har gjort denne filosofien mer bærekraftig.

Ved å kartlegge alle verdiskapende aktiviteter og fremstille dem tydelig på fakturaene, kan MSD være åpen overfor kundene når det gjelder prisingen. Dean mener at denne åpenheten skaper tillit: Når kundene kan se nøyaktig hva de betaler for, vet de at MSD ikke skjuler noe og har gjort de nødvendige undersøkelsene for å fastsette en rettferdig pris.

Den kulturelle effekten internt i bedriften har også vært betydelig. Ansatte som tidligere ble tynget av manuell administrasjon, bruker nå mer tid på problemløsning, planlegging og kundestøtte. Luke har gått fra å føle seg sliten og begrenset av det gamle systemet til å bli en entusiastisk superbruker av Clarus, som lærer opp kolleger og utforsker nye måter å utnytte plattformen på.

Avgjørende er det at MSD har lært at teknologisamarbeid fungerer best når verdiene stemmer overens. Clarus’ vilje til å lytte, tilpasse seg og utvikle funksjoner som MSD har etterspurt, gjenspeiler måten MSD selv lytter til sine kunder og skreddersyr tjenestene etter deres behov. Denne felles tankegangen har gjort WMS-leverandøren til en ekte strategisk partner, snarere enn en fjern programvareleverandør.

Din vei til suksess med WMS

Mitchell Storage & Distributions utvikling viser hvordan en voksende logistikkbedrift kan gå fra et hjemmelaget system som en gang fungerte “godt nok”, til et moderne, skybasert lagerstyringssystem (WMS) som aktivt fremmer vekst, åpenhet og innovasjon. Ved å innse hvor de gamle verktøyene bremset utviklingen, åpnet MSD døren for en transformasjon som strekker seg langt utover selve teknologien.

I dag opererer MSD med raskere og mer nøyaktig mottakshåndtering, sanntidsoversikt for kundene, tydeligere fakturering for skreddersydde tjenester, lavere administrativ belastning og et roligere og mer engasjert lagerteam. Selskapet har kunnet innføre cross-docking for Palletforce-nettverket og forbereder seg nå på å utvide til full ordrebehandling, trygge på at Clarus WMS vil støtte disse tiltakene.

Hvis din organisasjon står overfor lignende utfordringer – manuell bestilling, begrenset oversikt, reaktiv kundekommunikasjon eller vanskeligheter med å fastsette priser på skreddersydde tjenester – kan MSDs erfaringer være relevante for dere. Lærdommen fra Coalville er ikke bare å kjøpe et nytt system, men å finne en partner som forstår driften deres, tilpasser seg deres behov og vokser sammen med dere.

Clarus WMS har spilt denne veiledende rollen for Mitchell Storage & Distribution.

Oppdag hvordan Clarus WMS kan hjelpe virksomheten din med å oppnå lignende resultater, og start din egen reise mot suksess med WMS.