Hur MSD minskade lageradministrationen med 60% och skapade nya intäktsmöjligheter

Mitchell Storage & Distribution (MSD) började livet i slutet av 1990-talet som ett budfirma och har sedan dess vuxit till en betydande logistikleverantör baserad i Coalville, Leicestershire.

Med tiden har MSD expanderat till pallnätverksdistribution, cross-docking, containerlossning och import, lagerhållning och direkttransport över hela Storbritannien. Som Palletforce medlem, det kan nu stödja kunder långt utanför sitt lokala område och betjäna hela Storbritannien och Europa.

Trots denna tillväxt är MSD otvetydigt ett familjeföretag. Ägarna är fortfarande nära involverade och den kulturen formar hur teamet arbetar. Affärsutvecklingschef Conor Stoneman förklarar att etoset är att “behandla [kundernas] gods som vårt eget och bara se till att de tas om hand.’

Detta åtagande till service skiljer även MSD från mer transaktionsbaserade leverantörer. Många aktörer erbjuder fasta, standardiserade tjänster, men MSD strävar efter att lyssna noga och sedan anpassa sitt erbjudande. Conor kontrasterar MSD med logistikföretag som har en “one size fits all”-mentalitet och noterar att MSD tar till sig kundfeedback och anpassar sin service utifrån dessa behov.

Det kundcentrerade förhållningssättet skapade både möjligheter och press. Efter att ha flyttat till en större anläggning i början av januari året innan, såg MSD en kraftig ökning av fraktvolymerna. Nya kunder kom till, befintliga kunder ville ha ytterligare tjänster och Palletforce-volymerna ökade. MSD:s ambitioner växte också: företaget ville utvidga sig till mer komplexa lager- och hanteringslösningar utan att förlora kontrollen över kostnader eller servicekvalitet.

Men lagerdriften var fortfarande beroende av ett skräddarsytt, internt system som byggdes av MSD:s logistikchef flera år tidigare. Det hade varit “mycket bra för vad vi använde det till vid den tiden”, minns Conor, men tillväxten på den nya anläggningen avslöjade dess begränsningar.

Att övervinna WMS-utmaningar som hindrar MSD

När volymerna ökade, höll det skräddarsydda interna systemet alltmer tillbaka MSD. Det första stora problemet var mängden administration som dagliga uppgifter innebar. Lager- och inventariechefen Luke Bodycot minns hur smärtsamt det var att boka in varor tidigare.

Varje pall fick läggas till rad för rad, med en uppdatering av sidan varje gång. Även relativt enkla kvitton krävde en enorm mängd manuellt arbete, vilket gjorde att Luke kämpade för att hinna med sina dagliga uppgifter.

Systemet var också “riktigt klumpigt” och “tidskrävande” i allmänhet, säger Luke. Att försöka få allt uppdaterat i slutet av dagen så att registreringarna var aktuella för kunderna var utmattande, och det gjorde det svårt att utföra hans bredare ansvarsområden effektivt.

På driftssidan kämpade det egenutvecklade systemet varje gång MSD försökte införa en ny tjänst. Senior Operations Manager Dean Stevens minns att mjukvaran fungerade, men att varje nytt kundkrav “sträckte våra resurser, sträckte vår arbetskraft” och tvingade personalen att utföra ytterligare administrativt arbete bara för att hålla grundläggande register uppdaterade.

Lagertillgänglighet och spårbarhet var en annan stor oro. Kunder behövde ofta veta hur mycket lager de hade i lager eller när en viss omgång hade skickats. Utan en robust transaktionshistorik fick MSD ofta förlita sig på e-postkedjor eller manuella kontroller i lagret för att svara på dessa frågor. Om ett fel smög sig in i registreringen kanske det inte upptäcktes förrän en kundförfrågan tvingade fram en utredning.

Realtidsinsyn existerade helt enkelt inte. En försändelse kunde ha anlänt två dagar tidigare, men tills personalen hade uppdaterat kalkylblad och system kunde kunderna inte se den. Som Dean noterar, “de var tvungna att ringa oss [eller skicka] e-postmeddelanden… och sedan var vi tvungna att gå och kontrollera” eftersom systemet bara återspeglade verkligheten när någon hade hittat tid att uppdatera det.

Finansiellt sett visste MSD att de lämnade pengar på bordet. Företaget är stolta över sina skräddarsydda tjänster, som att konfigurera om import från Kina till specifika detaljhandelsklara fallkonfigurationer. Under det gamla arbetssättet togs dessa komplexa jobb ofta upp informellt via telefon, överlämnades muntligt till lagret och registrerades eller fakturerades inte alltid korrekt.

Dean beskriver hur ad hoc-förfrågningar kunde förbruka material, arbete och tid utan att debiteras. Utan en central registrering av utförda uppgifter eller förbrukade förbrukningsvaror var det svårt att ge kunderna korrekt, transparent prissättning och enkelt för interna kostnader att smyga sig upp obemärkt.

Inom lagret innebar generiska platser och begränsad skanning att operatörer möjligen visste att en pall fanns “någonstans i gång K”, men ändå var tvungna att leta efter den. Plockfel var vanligare och extra dubbelkontroller behövdes för att undvika att fel pall skickades ut, vilket ökade merarbete och stress.

För Luke var den kumulativa effekten demoraliserande.

Det stod klart att om MSD ville fortsätta växa, utöka sina tjänster och bibehålla sin personliga servicemodell, behövde de ett lagerhanteringssystem designat för skalbarhet, transparens och flexibilitet. Den insikten banade väg för att guiden skulle komma in i bilden.

Att leda MSD mot WMS-förändring

När MSD började utforska WMS-marknaden blev det snabbt uppenbart att många system inte var rätt passform. Vissa var tunga, storskaliga plattformar utformade för att styra verksamheter strikt. Andra krävde lokala servrar eller erbjöd lite utrymme för att skräddarsy arbetsflöden. Dean, som hade använt ett tjugotal olika lagerhanteringssystem under sin karriär, visste exakt vad MSD behövde och vad det ville undvika.

Han var inte ute efter “allt lullull”, utan en plattform som kunde hantera grundläggande lagerprocesser rent, samtidigt som den erbjöd utrymme att växa och anpassa sig allt eftersom MSD:s tjänster utvecklades. Systemet behövde fungera för dagens behov, men ändå vara tillräckligt flexibelt för att stödja morgondagens strategier.

Molnet var avgörande. MSD ville att alla, från VD till truckförare, skulle se information i realtid och att kunder skulle kunna logga in och kontrollera sina egna lagernivåer utan att vänta på manuella uppdateringar. En intern serverbaserad lösning skulle inte ge den transparens eller tillgänglighet som krävdes.

Conor var redan medveten om Clarus WMS från LinkedIn och från samtal inom Palletforce-nätverket. Andra depåer som använde Clarus hade “gjort ett mycket gott intryck” och rekommenderade aktivt systemet när MSD började fråga om WMS-alternativ.

Clarus svarade med en praktisk upptäcktprocess. Teamet besökte MSD:s anläggning, satte sig ner med lednings- och driftsteam, och ställde detaljerade frågor om hur verksamheten fungerade. Conor minns att de “skräddarsydde det efter våra specifika behov” och demonstrerade att de förstod hur andra Palletforce depåer fungerade, vilket gav MSD förtroende för att Clarus kunde hantera deras blandning av styckegods, lagerhållning och kundanpassade tjänster.

För Dean var den avgörande faktorn Clarus filosofi.

Clarus WMS stämde överens med den vyn. Plattformen var flexibel, kunde konfigureras utan tung anpassad kodning och, avgörande, Clarus-teamet var öppet för feedback. När Dean beskrev komplexa scenarier för måttenheter – som pallar som innehåller lådor och enskilda enheter som alla behövde hanteras och faktureras korrekt – bekräftade Clarus att de inte bara kunde hantera detta, utan att de redan hade planerade roadmap-objekt för att förbättra dessa funktioner inom några månader.

Enligt Connors egna ord värdesätter MSD långsiktiga partnerskap, och Clarus passar tydligt in i den kategorin. WMS-systemet skulle inte bara ersätta det föråldrade interna systemet utan också fungera som en strategisk plattform för tillväxt, vilket stödjer MSD:s utveckling mot mer mervärdesbaserade tjänster och djupare nätverkssamarbete.

Med riskerna förstådda, alternativen utvärderade och förtroendet etablerat, valde MSD Clarus WMS som sin vägledare under nästa etapp av sin resa.

Implementering av lösningen: Från planering till genomförande

Att implementera ett nytt WMS samtidigt som man flyttade in på en ny anläggning kunde ha varit störande. Istället såg MSD och Clarus projektet som en möjlighet att designa bättre processer från grunden. Clarus implementeringsspecialist Mathew arbetade nära Luke och Dean under hela introduktionen, med start i en detaljerad genomgång av hur MSD för närvarande fungerade och var smärtpunkterna fanns.

Luke minns att Mathew var “riktigt bra och hjälpsam”, och tog sig tid att förstå vad MSD gjorde och visade sedan hur Clarus kunde förhindra de problem de hade stött på. När frågor uppstod svarade Mathew snabbt, oavsett om han var på plats eller arbetade på distans.

En stor del av implementeringen innebar att definiera och streckkoda varje plats i det nya lagret. Under Clarus WMS blev alla pallställsbalkar, golvpositioner för bulkvaror, in- och utlastningsplatser, karantänområden och uppställningsplatser genomsökbara platser. Detta lade grunden för Clarus 2D- och 3D-lagerkartor, vilket ger MSD en levande, visuell överblick över kapacitet och lagerplacering.

Utbildning fokuserad på att bygga självförtroende. Många anställda hade aldrig tidigare använt ett fullständigt WMS (Warehouse Management System) eller handhållna skannrar, så MSD uppmuntrade dem att experimentera. Dean beskriver hur han sa till teamet att “bara lek med det... du kan inte förstöra något.” Eftersom Clarus har en enkel, tydlig menystruktur lärde sig användarna snabbt hur man navigerar utan att känna sig överväldigade av kapslade skärmar och otydliga koder.

Allt eftersom Luke blev mer bekant med systemet, började han ta regi över det. Han skapade steg-för-steg-guider och en PowerPoint som visade kollegorna exakt hur man tog emot lager, flyttade pallar och genererade plocklistor. När en ny teammedlem började, kunde den personen registrera sin första mottagning inom fem dagar, utan direkt tillsyn, något som hade varit otänkbart med det gamla systemet.

På organisationsnivå omformade MSD roller för att spegla den nya kapaciteten. Istället för en enda lagerchef som jonglerade både personalhantering och lagertillgångar, utsåg MSD Luke till dedikerad chef för lager och inventarier och tillsatte två teamledare för den dagliga driften. Clarus WMS automatiserade mycket av det tidigare pappersarbetet, vilket gjorde det möjligt för Luke att fokusera på kontroll, analys och kontinuerlig förbättring snarare än manuell datainmatning.

Under tiden integrerade Conor Clarus i MSD:s kommersiella berättelse. Potentiella kunder som besöker anläggningen ser nu kartan över lagret i 3D på skärmen, går sedan in i lagret och hittar sina pallar exakt där systemet visar dem. Detta har blivit en kraftfull demonstration av MSD:s engagemang för transparens och kontroll.

Uppnådda resultat: WMS Framgång i Praktiken

Den kombinerade effekten av Clarus WMS och MSD:s processförändringar har varit betydande och gett mätbara förbättringar i effektivitet, noggrannhet, transparens och engagemang hos personalen.

Ett av de tydligaste måtten är minskningen av reaktiv kundkommunikation. Eftersom kunderna nu kan logga in och se sina lageruppgifter och kvitton i realtid behöver de inte längre ringa eller mejla med enkla frågor. Dean uppskattar att han har “ungefär 60 % färre e-postmeddelanden [om kundkontakt]” med frågor om lagernivåer eller kostnader, eftersom kunderna redan har den information de behöver.

Inkommande bearbetning har genomgått en transformation. Uppgifter som tidigare tog Luke nästan en timme per container slutförs nu betydligt snabbare. Clarus låter honom boka flera pallar med samma artikelnummer i ett enda steg och uppdatera platser genom skanning istället för manuell inmatning. Luke beskriver mottagandet som “så snabbt och enkelt” nu, vilket frigör tid för andra ansvarsområden.

Lagerföljbarheten har förbättrats dramatiskt. Clarus registrerar varje transaktion, vilket gör det enkelt att svara på frågor om när en pall anlände, när den flyttades och när den lämnade. Luke värdesätter särskilt transaktionshistoriken, som låter honom visa kunderna exakt vad som har hänt med deras lager, vilket eliminerar gissningar och förhindrar tvister.

Finansiell transparens har också förbättrats. MSD kan nu konfigurera varje skräddarsydd tjänst – från ompackning och kitning till korslastning och pallinplastning – som en separat debiterbar åtgärd i Clarus WMS. Varje gång en uppgift utförs registreras den och visas på kundens faktura. Dean konstaterar att detta gör det möjligt för MSD att vara “transparent och öppen” om prissättningen, och förklara det arbete, den tid och de material som ingår i varje steg.

Arbetssäkerheten har ökat samtidigt som stressen har minskat. Eftersom varje plats kan skannas och plockningarna kontrolleras mot streckkoder är risken för felplockningar betydligt mindre. Dean rapporterar att han vid lagerkontroller nu är “99,91 % säker på att allt där inne stämmer, och att allt som finns i Clarus är precis där det ska vara.”

2D- och 3D-lagerkartorna har blivit en integrerad del av planeringen. Dean kan nu titta på en skärm och omedelbart bedöma om det finns plats för ytterligare 500 pallar, istället för att gå runt i lagret eller förlita sig på grova uppskattningar. Om han upptäcker en pall från en annan kund mitt i ett block kan han klicka på platsen på kartan och se exakt vad som lagras där.

För Luke personligen är skillnaden slående.

MSD har också kunnat introducera nya tjänster. Clarus WMS ligger till grund för en cross-docking-verksamhet för Palletforce, där containrar från Skottland och London möts i Coalville för att byta gods innan de återigen skickas ut på nätverket. Systemet gör det möjligt för MSD att prissätta detta arbete korrekt och spåra varje rörelse, vilket förvandlar en operativ kapacitet till en pålitlig intäktsström.

Framåtblickande förbereder sig MSD för att lansera leveranstjänster, inklusive plock, pack och utskick. Tack vare Clarus vet teamet redan hur man skapar plockplatser, tilldelar min/max-nivåer och hanterar påfyllning. Clarus har bekräftat sitt stöd och samarbetar med MSD för att förfina dessa processer, vilket ger Dean förtroende att sälja leveranstjänster till kunder med vetskapen att systemet kommer att stödja det.

Kundreflektioner och lärdomar

Med lite distans till den första implementeringen ser MSD sitt beslut att anamma Clarus WMS som ett avgörande ögonblick i sin utveckling. Systemet har inte ersatt företagets eget serviceetos; det har gjort den etos mer hållbar.

Genom att fånga varje mervärdesaktivitet och representera den tydligt på fakturor kan MSD vara öppen med kunder om prissättningen. Dean anser att denna transparens bygger förtroende: när kunder kan se exakt vad de betalar för, vet de att MSD inte döljer något och har gjort tillräcklig utredning för att prissätta rättvist.

Den kulturella påverkan inom företaget har också varit betydande. Medarbetare som tidigare tyngdes av manuellt administrativt arbete lägger nu mer tid på problemlösning, planering och kundsupport. Luke har gått från att känna sig trött och begränsad av det gamla systemet till att vara en entusiastisk superanvändare av Clarus, utbilda kollegor och utforska nya sätt att utnyttja plattformen.

Avgörande är att MSD har lärt sig att teknikpartnerskap fungerar bäst när värderingarna stämmer överens. Clarus vilja att lyssna, anpassa sig och bygga funktioner som MSD efterfrågat speglar hur MSD självt lyssnar på sina kunder och skräddarsyr tjänster efter deras behov. Den delade tankesättet har förvandlat WMS-leverantören till en genuin strategisk partner snarare än en avlägsen mjukvaruleverantör.

Din väg till WMS-framgång

Mitchell Storage & Distributions resa visar hur ett växande logistikföretag kan utvecklas från ett internt system som en gång fungerade “tillräckligt bra” till ett modernt, molnbaserat WMS som aktivt driver tillväxt, transparens och innovation. Genom att inse var de gamla verktygen höll dem tillbaka öppnade MSD dörren till en transformation som går långt bortom teknik.

Idag arbetar MSD med snabbare och mer korrekt inkommande hantering, realtidsinsyn för kunder, tydligare fakturering för skräddarsydda tjänster, lägre administrativ börda och ett lugnare, mer engagerat lagerteam. Det har varit möjligt att införa korskontroll för Palletforce-nätverket och man förbereder sig för att expandera till fullständig orderhantering, övertygade om att Clarus WMS kommer att stödja dessa steg.

Om din organisation känner igen liknande utmaningar – manuella bokningar, begränsad insyn, reaktiv kundkommunikation eller svårigheter att prissätta skräddarsydda tjänster – kan MSD:s erfarenheter vara relevanta. Lärdomen från Coalville är inte bara att köpa ett nytt system, utan att söka en partner som förstår din verksamhet, anpassar sig efter dina behov och växer med dig.

Clarus WMS har spelat den vägledande rollen för Mitchell Storage & Distribution.

Upptäck hur Clarus WMS kan hjälpa din verksamhet att uppnå liknande resultat och påbörja din egen resa mot WMS-framgång.