Por el equipo de contenidos de Clarus · Publicado el 3 de agosto de 2026

La «selección y embalaje» es el proceso que se lleva a cabo en el almacén y que consiste en seleccionar artículos individuales del inventario y prepararlos para su envío al cliente. Se trata de una operación fundamental en cualquier negocio de gestión de pedidos: la secuencia de pasos que transforma el pedido de un cliente en un paquete listo para su envío. El proceso abarca cuatro etapas: recepción de pedidos, preparación de los artículos en las estanterías, embalaje según los estándares y entrega al transportista. En esta guía, analizamos cómo funciona en la práctica el proceso de preparación y embalaje, los diferentes métodos que utilizan los almacenes, los retos habituales a los que se enfrentan y cómo el software de gestión de almacenes optimiza toda la operación.

Nota: algunas búsquedas de “pick and pack” arrojan resultados relacionados con servicios externalizados de preparación de pedidos, es decir, centros de distribución que se encargan de todo el proceso en tu nombre. Se trata de una opción válida para algunas empresas, pero esta guía se centra en comprender el proceso de preparación de pedidos en sí mismo, así como el software y las prácticas operativas que permiten que funcione a gran escala.

¿Qué es el «pick and pack»?

La preparación de pedidos es la operación física de almacén que consiste en seleccionar unidades de stock individuales de sus ubicaciones de almacenamiento y empaquetarlas para satisfacer los pedidos de los clientes. Constituye el núcleo de las operaciones de comercio electrónico, 3PL y distribución. El proceso lleva un producto desde la estantería hasta su envío, una cadena de pequeñas decisiones y acciones que, cuando se realizan correctamente, permiten entregar los pedidos con rapidez y precisión; cuando se realizan de forma deficiente, suponen un coste debido a los errores, las devoluciones y la ineficiencia laboral.

En su forma más sencilla, el proceso de preparación y embalaje consta de cuatro fases:

• Confirmación de pedido: Los pedidos de los clientes llegan al sistema del almacén (a través de la plataforma de comercio electrónico, EDI, API o correo electrónico). El sistema asigna los datos del pedido a una lista de preparación o a una tarea.
• Selección: El personal del almacén o los sistemas de automatización recogen los artículos correctos de sus ubicaciones de almacenamiento, guiándose por las listas de preparación de pedidos o las instrucciones de los escáneres portátiles.
• Embalaje: Los artículos se agrupan en una estación de embalaje, se introducen en embalajes con los materiales adecuados (material de relleno, aislante, etc.) y se etiquetan para el transportista.
• Envío: El paquete se entrega a una empresa de mensajería asociada (DPD, Evri, Royal Mail, UPS, etc.) para que se encargue de la entrega de última milla al cliente.

La rapidez, la precisión y el coste de este proceso influyen directamente en la satisfacción del cliente, la rentabilidad y la ventaja competitiva. Un almacén que prepara y embala 1.000 pedidos al día con una precisión de 99% y un mínimo de trabajo de corrección es fundamentalmente diferente de uno que alcanza una precisión de 97% y dedica horas a resolver las excepciones.

Por qué es importante la preparación de pedidos y el embalaje

El proceso de preparación de pedidos es fundamental, ya que sirve de enlace entre el inventario y la entrega al cliente. He aquí por qué merece una atención operativa especial:

Experiencia del cliente. La precisión y la rapidez en los pedidos marcan las expectativas de los clientes. Un artículo equivocado o un retraso de una semana en la entrega provocan reembolsos, devoluciones, valoraciones negativas y la pérdida de clientes habituales. Los comerciantes de Amazon son muy conscientes de ello: los envíos tardíos o erróneos dan lugar a advertencias en la cuenta o a la expulsión de la plataforma.

Coste por pedido. La mano de obra dedicada a la preparación y el embalaje suele ser el mayor coste controlable en una operación de logística. Un proveedor de servicios logísticos externos (3PL) típico del Reino Unido gasta entre 2,50 y 5,00 libras por cada pedido preparado y embalado para clientes pequeños y medianos. Si extrapolamos esa cifra a 10 000 pedidos al día, estamos hablando de cientos de miles de libras en costes de mano de obra mensuales. Una mejora en la eficiencia de la preparación de pedidos —menos pasos, rutas más inteligentes y una mejor orientación del sistema— se traduce directamente en un aumento de los beneficios.

Precisión y rentabilidad. Cada artículo seleccionado erróneamente se convierte en una reclamación del cliente, una devolución y un coste de reposición. La gestión de las devoluciones es costosa: hay que recibir el producto, inspeccionarlo, reponerlo en stock y reembolsar al cliente. Muchas empresas de comercio electrónico pierden entre el 5 y el 10% de sus ingresos debido a devoluciones evitables. La verificación mediante escáner en el punto de preparación del pedido, que comprueba que el código de barras coincida con el pedido, reduce los errores de preparación prácticamente a cero. JODA Freight, un proveedor de servicios logísticos externos (3PL) del Reino Unido, vio cómo la precisión de sus existencias aumentaba de un 90 % a un 99,81 % tras implementar un sistema de gestión de almacenes (WMS) con verificación mediante escáner en tiempo real.

Trabajo y escalado. Los almacenes con un volumen de pedidos cada vez mayor se topan con un límite cuando utilizan procesos manuales. Las listas de preparación de pedidos en papel resultan difíciles de distribuir, el personal crea sus propios atajos y los periodos de mayor actividad generan caos porque no hay un sistema que dirija el flujo de trabajo. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) diseñado específicamente para este fin elimina ese límite: ordena la preparación de pedidos para minimizar la distancia a recorrer, agrupa los pedidos de forma inteligente y adapta la plantilla sin que surjan problemas de formación.

El proceso de preparación de pedidos: desde la recepción del pedido hasta el envío

Es fundamental comprender el flujo completo antes de optimizarlo. A continuación se explica cómo se procesa un pedido típico en un almacén:

1. Recepción e introducción de pedidos

Llega un pedido al sistema del almacén, ya sea desde una tienda de Shopify, a través de un archivo EDI de un socio minorista, desde un TMS (sistema de gestión del transporte) o mediante una introducción manual. El sistema debe confirmar que hay stock disponible (o asignar stock si se trata de un sistema con varios almacenes), convertir el pedido en una instrucción de preparación y asignarlo a un lote o una tanda de preparación.

En los almacenes manuales, este paso supone el primer cuello de botella: los pedidos se acumulan en una bandeja de entrada, alguien los introduce en una hoja de cálculo y pasan horas antes de que comience la preparación de pedidos. En los almacenes gestionados por software, los pedidos llegan al instante a una cola de preparación, ordenados por ubicación, agrupados por lotes para mayor eficiencia y listos para que el personal los procese en cuestión de minutos.

2. Preparación de pedidos: localizar y seleccionar artículos

La labor del preparador de pedidos consiste en localizar los artículos correctos en el almacén y trasladarlos a la zona de embalaje. El método varía según la operación; consulta la sección “Explicación de los métodos de preparación de pedidos” más abajo para obtener un desglose completo. Sin embargo, el reto común es el mismo: minimizar el tiempo de preparación de pedidos sin perder precisión.

Una lista de preparación en papel genera fricción: el preparador debe leerla, orientarse de memoria o siguiendo las señales, encontrar la estantería, localizar el artículo dentro de ella (lo que puede generar ambigüedad si los artículos están apilados), seleccionar la cantidad correcta y marcarlo como recogido. Los errores se concentran en las horas punta, cuando la carga cognitiva es elevada y el personal está cansado. Un sistema basado en códigos de barras elimina esas dificultades: el preparador escanea su propia identificación o una tarea, el sistema le guía hasta cada ubicación mediante un número que aparece en un dispositivo portátil, escanea el código de barras de la ubicación y, a continuación, escanea el código de barras del artículo. Si los códigos de barras no coinciden, el sistema le detiene inmediatamente, sin que se produzcan errores ocultos que salgan a la luz en el momento del embalaje. Esto se denomina verificación “scan-to-location” o “scan-to-item”, y es la forma más eficaz de alcanzar una precisión de preparación de pedidos de 99,1 % +.

3. Embalaje y control de calidad

Los artículos llegan a la estación de embalaje, ya sea de forma individual (en la preparación de pedidos por unidad) o por lotes (en la preparación de pedidos por lotes o oleadas). La labor del embalador consiste en:

• Comprueba que los artículos coincidan con el pedido (una segunda comprobación; la primera se realizó durante la preparación del pedido)
• Elige materiales de embalaje y de relleno adecuados (material de acolchado, plástico de burbujas, papel de seda, bolsas de relleno) para evitar que el producto sufra daños.
• Pega una etiqueta de envío con la dirección correcta y el código de barras
• Pesa el paquete (muchas empresas de transporte cobran por peso; la báscula permite detectar errores de embalaje, como artículos que faltan)
• Entrega el paquete en un punto de recogida de mensajería o en un muelle de agrupación de envíos

En operaciones de ritmo rápido, los empaquetadores trabajan a partir de etiquetas de preparación escaneables o de cajas generadas por el sistema; cada paquete está vinculado al pedido en el sistema del almacén. Si a una caja le falta un artículo, debe devolverse al área de preparación de pedidos para su corrección antes de su envío. Este ciclo de retroalimentación en tiempo real evita los errores “ocultos” que, de otro modo, saldrían a la luz en la puerta del cliente.

4. Envío y entrega

El paquete se entrega al transportista (o se coloca en cola en una zona de consolidación para su recogida por lotes). El sistema del almacén se integra con la API del transportista para imprimir la etiqueta con el formato correcto, registrar los datos de seguimiento y actualizar la notificación de envío del cliente. Muchos transportistas del Reino Unido utilizan ahora sistemas avanzados de planificación de rutas y seguimiento; DPD, Evri y DHL ofrecen integraciones mediante API para proporcionar visibilidad en tiempo real. Un buen sistema de gestión de almacenes (WMS) recoge la referencia de seguimiento del transportista y la muestra al cliente y a los sistemas internos de informes para el análisis del rendimiento.

Explicación de los métodos de preparación de pedidos

La preparación y el embalaje de pedidos parecen sencillos, pero el método elegido tiene un impacto enorme en el coste y la rapidez. Los diferentes pedidos, volúmenes y productos requieren estrategias distintas. Estos son los cuatro métodos principales:

La mayoría de las operaciones modernas de comercio electrónico y de logística 3PL utilizan la preparación de pedidos por lotes, por zonas o por oleadas, ya que minimizan la distancia a recorrer y maximizan el rendimiento del personal. La preparación de pedidos por unidades se reserva para situaciones específicas de bajo volumen en las que la variedad de pedidos es demasiado amplia como para agruparlos de forma eficaz.

¿Qué es la preparación de pedidos por lotes?

La preparación de pedidos por lotes merece una atención especial, ya que es el pilar fundamental del comercio electrónico de gran volumen. En la preparación de pedidos por lotes, el sistema agrupa varios pedidos de clientes (por ejemplo, entre 10 y 20 pedidos) que comparten ubicaciones comunes de los artículos. Un único preparador recoge todos los artículos del lote en un solo recorrido, guiado por una lista de preparación optimizada que reduce al mínimo los desplazamientos. A continuación, los artículos se devuelven a una estación de embalaje, donde se clasifican y se agrupan de nuevo en pedidos individuales de cada cliente.

La mejora en la eficiencia es espectacular: en lugar de que el preparador recorra todo el almacén 10 veces (una vez por pedido), lo recorre una sola vez, recogiendo los artículos de los 10 pedidos en una sola pasada. Las secuencias de «Smart Wave Picking» de Clarus planifican automáticamente las rutas de recogida, lo que supone una reducción del 50% en el tiempo de desplazamiento en comparación con la planificación manual basada en listas de recogida.

La contrapartida es la complejidad en la estación de embalaje, donde los operarios deben ser rigurosos a la hora de clasificar los artículos en los pedidos correctos. Si el sistema por lotes no realiza un seguimiento de qué artículos pertenecen a cada pedido, los errores se multiplican en el momento del embalaje. Por eso, la preparación de pedidos por lotes moderna siempre se gestiona mediante un sistema de gestión de almacenes (WMS): el sistema realiza un seguimiento del pedido de destino de cada artículo, guía al preparador mediante códigos de barras y garantiza la disciplina en la clasificación durante el embalaje.

Métodos de embalaje y buenas prácticas

El embalaje es menos glamuroso que la preparación de pedidos, pero es ahí donde realmente se materializa la experiencia del cliente. Un producto dañado, un retraso en la entrega porque el paquete pesaba demasiado o la falta de aislamiento en épocas de frío: todo ello son fallos en el embalaje.

Embalaje estándar y relleno de huecos

El embalaje estándar se rige por un principio sencillo: el embalaje debe proteger el producto durante todo el trayecto del envío. Esto significa que:

• Selección de cajas: La caja debe ajustarse bien al producto: si es demasiado pequeña, el paquete se aplasta; si es demasiado grande, el contenido se desplaza durante el transporte. Muchos almacenes disponen de una tabla de tamaños (pequeño, mediano, grande) y forman a los encargados del embalaje para que elijan la caja adecuada en función de las dimensiones del producto.
• Relleno de huecos: El material de relleno (plástico de burbujas, papel kraft, almohadillas de aire, bolsas de relleno) rellena los huecos de la caja para que los productos no se muevan. La mejor práctica consiste en eliminar por completo los huecos, rellenando cada espacio vacío. Subestimar el relleno de huecos supone un coste mayor en devoluciones que el ahorro que supone en materiales.
• Artículos frágiles: Los objetos frágiles (vasos, aparatos electrónicos) deben embalarse en dos cajas o envolverse con capas adicionales. Las cajas interiores deben llevar relleno entre ellas.
• Artículos sensibles a la temperatura: Los productos refrigerados y congelados necesitan aislamiento y, a menudo, bolsas refrigerantes (bolsas de gel, hielo seco, fundas térmicas). Enviar un producto congelado en una caja sin aislamiento garantiza un reembolso y una valoración negativa.

Embalajes personalizados y experiencia de marca

Las marcas de comercio electrónico en expansión utilizan embalajes personalizados para destacar. Las cajas con la marca, las notas de agradecimiento, el papel de seda y los insertos personalizados crean momentos de desembalaje que fomentan el intercambio en redes sociales y las compras recurrentes. Desde el punto de vista operativo, esto añade complejidad: hay que formar a los encargados del embalaje para que incluyan todos los elementos, las marcas deben disponer de varios tipos de embalaje y el sistema de gestión de almacenes (WMS) debe dirigir los pedidos a la línea de embalaje correcta en función de los atributos de la marca o del pedido.

Buenas prácticas de embalaje

Los almacenes de alto rendimiento incorporan estas prácticas:

• Ergonomía de la estación de envasado: Las estaciones deben instalarse a la altura del codo, con los materiales habituales al alcance de la mano. Los empaquetadores deben trabajar de pie, no sentados, ya que así se gana en rapidez y se reducen las lesiones por esfuerzo.
• Controles aleatorios de calidad: Los supervisores deben seleccionar al azar y abrir los paquetes ya embalados para comprobar que el contenido se ajusta al pedido y que se cumplen las normas de embalaje. Detectar los errores de embalaje antes del envío resulta mucho más económico que gestionar las devoluciones.
• Verificación del peso: Las básculas deben integrarse en la estación de embalaje. Una variación significativa en el peso entre el real y el esperado suele indicar que falta un artículo o que se ha detectado demasiado tarde un error en la preparación del pedido.
• Etiquetado de paquetes: Las etiquetas deben colocarse sobre una superficie plana (no en una esquina ni en una costura), en un lugar donde los escáneres de los servicios de mensajería puedan leerlas con fiabilidad. Las etiquetas escritas a mano son propensas a errores; lo habitual es utilizar etiquetas térmicas generadas por el sistema.
• Optimización de la red de distribución: Los distintos artículos y destinos requieren diferentes transportistas. Un paquete pequeño con destino a Londres podría enviarse a través de Royal Mail; un artículo pesado con destino a Glasgow, a través de DHL. El sistema de gestión de almacenes (WMS) debería integrarse con los motores de cálculo de tarifas de los transportistas para seleccionar la opción más barata y rápida para cada paquete.

Principales retos en el proceso de preparación de pedidos

Conocer los modos de fallo más habituales te ayuda a establecer prioridades a la hora de introducir mejoras. Estos son los problemas a los que se enfrentan realmente los almacenes:

Precisión en la selección y medición de errores

Los errores de preparación de pedidos son invisibles hasta que llegan al cliente. Muchos almacenes realizan un seguimiento de las tasas generales de devoluciones, pero no pueden determinar con exactitud si los errores se deben a la preparación, al embalaje o a otras causas. La mejor práctica consiste en medir directamente la precisión en la preparación de pedidos: implementar la verificación mediante escáner (comparación del código de barras en el momento de la preparación), calcular el porcentaje de pedidos verificados sin excepciones y realizar un seguimiento de la tasa de excepciones. Una tasa de precisión en la preparación de pedidos de 99% significa 1 error por cada 100 pedidos; una tasa de 99,9% significa 1 error por cada 1.000 pedidos. La diferencia entre 99% y 99,9% suele ser la misma que existe entre una tasa de devoluciones de 3% y una de 0,3%, lo que supone una mejora de diez veces.

Coste por recogida y presión laboral

La preparación manual de pedidos a gran escala establece un límite máximo de costes. Un preparador puede seleccionar físicamente entre 30 y 50 artículos por hora en un almacén complejo, o más de 150 artículos por hora en uno sencillo y bien organizado con estanterías. A un salario de entre 10 y 15 libras por hora (salario estándar en los almacenes del Reino Unido), el coste por artículo seleccionado oscila entre 0,20 y 0,50 libras, sin contar los gastos generales. Cuando se compite por los márgenes, cada penique cuenta. La automatización (cintas transportadoras, sistemas de almacenamiento automatizados, robots de preparación de pedidos) reduce este coste, pero la inversión inicial es elevada. La mayoría de las empresas del segmento medio mejoran el coste por pedido mediante el método (por lotes frente a por unidades), la orientación del sistema (optimización de la ruta de recogida por el SGA) y el proceso (diseños estandarizados, preparación previa, preparación por zonas).

Errores en el inventario y recuento cíclico

Si el SGA indica que una ubicación contiene 50 unidades, pero en realidad hay 48, el sistema de preparación de pedidos acabará intentando recogerlas de una ubicación vacía. El operario perderá tiempo buscando, o bien la recogida fallará y el pedido se retrasará. La desviación de inventario se acumula —quizá entre 2 y 31 TP3T al año en un almacén manual— hasta que los recuentos se convierten en una tarea tediosa. Un buen SGA impone la disciplina del recuento cíclico: el personal cuenta a diario un subconjunto de ubicaciones de alta rotación, en lugar de realizar un inventario general de toda la empresa una vez al año. Clarus se integra con el escaneo de códigos de barras para agilizar el recuento cíclico; JODA Freight redujo su inventario anual de semanas a días.

Rotación laboral y fricción en la formación

El personal de almacén suele tener una alta rotación. Los nuevos empleados deben aprender dónde se almacenan los artículos, cómo utilizar el sistema de preparación de pedidos y cuáles son las normas de embalaje. Sin unas instrucciones claras del sistema, esto lleva semanas. Un SGA bien diseñado (con buenas interfaces para dispositivos móviles, indicaciones visuales claras y flujos de trabajo sencillos) reduce considerablemente el tiempo de formación. Con un SGA, un nuevo preparador de pedidos puede ser productivo en cuestión de días; sin él, se tarda semanas.

Complejidad derivada de la gestión de múltiples clientes (3PL)

Los 3PL gestionan el stock de muchos clientes, a menudo en el mismo almacén físico. Los requisitos de preparación de pedidos, las normas de facturación y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) del cliente A difieren de los del cliente B. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) genérico trata a todos los clientes por igual, lo que genera problemas: hay que programar reglas específicas para cada cliente, o bien el personal de embalaje debe recordar docenas de excepciones. Un WMS para 3PL diseñado específicamente para este fin aísla el inventario de cada cliente, aplica métodos de preparación de pedidos específicos para cada uno y realiza un seguimiento por separado de los eventos de facturación. Esto elimina la carga administrativa que supone el cambio manual de cliente y permite incorporar rápidamente a nuevos clientes.

Gestión de devoluciones

La logística inversa, es decir, el proceso de aceptación de artículos devueltos, ha adquirido tanta importancia como la preparación de pedidos. Los artículos devueltos deben inspeccionarse, reincorporarse al stock (si son aptos para la venta) o desecharse. Sin un proceso claro, las devoluciones se acumulan, el inventario se vuelve confuso y los reembolsos se retrasan. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) debería contar con un flujo de trabajo de devoluciones que guíe al personal a lo largo de la inspección, clasifique las devoluciones (aptas para la venta, dañadas, defectuosas, cambio de opinión del cliente) y derive los artículos de vuelta al stock o a una cola de eliminación. Planificar las devoluciones como una operación inversa de preparación de pedidos suele revelar soluciones rápidas y eficaces.

Soluciones de software para la preparación de pedidos

Las operaciones manuales alcanzan su límite en torno a las 100 o 200 pedidos al día. A partir de ahí, el software se vuelve imprescindible. Esto es lo que debería hacer el software:

Sistema de gestión de almacenes (WMS)

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es la columna vertebral operativa de los procesos de preparación y embalaje de pedidos. Debe:

• Recibir pedidos de diversas fuentes (Shopify, Amazon, EDI, API, correo electrónico)
• Asignar existencias y crear tareas o oleadas de preparación de pedidos de forma automática
• Selección guiada mediante verificación mediante escaneo de códigos de barras (dispositivo móvil o escáner de mano)
• Optimizar las rutas de preparación de pedidos para reducir al mínimo la distancia a recorrer a pie (preparación por oleadas, preparación por zonas)
• Realiza un seguimiento del inventario en tiempo real y actualiza las existencias disponibles a medida que se confirman las preparaciones de pedidos
• Separar las existencias por cliente (en operaciones de 3PL) con facturación y elaboración de informes por cliente
• Aplicar las normas de embalaje y registrar el peso, las dimensiones y la selección del transportista
• Integrarse con las empresas de transporte para la generación de etiquetas y las actualizaciones de seguimiento
• Ofrecer portales de atención al cliente (en los sectores de logística 3PL y distribución) para que los clientes puedan consultar en tiempo real el estado de las existencias y de los pedidos
• Registro de auditoría: se registra cada movimiento de existencias, cada excepción en la preparación de pedidos y cada operación de facturación.

Clarus WMS, un sistema nativo en la nube diseñado para proveedores de logística externos (3PL) y distribuidores, es un ejemplo de software desarrollado específicamente para este fin. Gestiona la segregación de existencias para múltiples clientes, la facturación automatizada (que registra cada operación de preparación de pedidos, embalaje y manipulación) y los portales de autoservicio para clientes, funciones que las plataformas WMS genéricas incorporan a un alto coste o dejan en manos de la programación a medida.

Lectura de códigos de barras y RFID

El escaneo de códigos de barras es el método de verificación más práctico para la preparación de pedidos. Un código de barras en cada ubicación y en cada artículo permite al personal escanear, confirmar y seguir adelante, sin ambigüedades. La tecnología RFID (identificación por radiofrecuencia) es más avanzada: las etiquetas de los artículos y las ubicaciones se pueden leer a distancia, lo que permite la preparación automatizada de pedidos (artículos transportados por cintas transportadoras) y el control de inventario sin necesidad de escaneos manuales. La tecnología RFID es cara y solo resulta útil a gran escala, por lo que la mayoría de las empresas del Reino Unido utilizan el escaneo estándar de códigos de barras (EAN-13 o Código 128).

Dispositivos móviles de preparación de pedidos y escáneres de mano

El personal necesita orientación mientras se desplaza por el almacén. Los dispositivos móviles de preparación de pedidos (teléfonos Android o escáneres de mano específicos, como el Zebra TC25 o el Honeywell CK65) muestran la siguiente ubicación, verifican los escaneos y marcan las tareas como completadas en tiempo real. El dispositivo debe ser resistente (al polvo, al agua y a los golpes), tener una buena autonomía y integrarse a la perfección con el sistema de gestión de almacenes (WMS). Un buen sistema WMS debería permitir flujos de trabajo de preparación de pedidos personalizables en el dispositivo portátil, por ejemplo: “escanear el ID de la tarea, escanear la ubicación, escanear el artículo, confirmar la cantidad”, adaptados a su operación.

Automatización y robótica

La preparación automatizada de pedidos (robots que seleccionan artículos de las estanterías o sistemas «mercancía a persona» que acercan las estanterías a los operarios) es la vanguardia de la preparación y el embalaje de pedidos. Los sistemas automatizados alcanzan entre 400 y 600 selecciones por hora por estación, frente a las 150 a 300 de la preparación manual. Sin embargo, el coste de inversión oscila entre 500 000 y más de 2 000 000 de libras por sistema, por lo que el retorno de la inversión solo resulta viable a gran escala (más de 1 000 pedidos al día con una combinación estable de referencias). La mayoría de las empresas del segmento medio se decantan por la preparación manual optimizada mediante las rutas del sistema de gestión de almacenes (WMS).

Consejos sobre buenas prácticas para mejorar la eficiencia

Las pequeñas mejoras se van sumando. Estos son los cambios más significativos:

Optimización de la distribución del almacén

La distribución tiene un gran impacto en la distancia que hay que recorrer a pie. Principios:

• Colocación basada en la frecuencia: Los artículos de mayor rotación deben situarse lo más cerca posible de la zona de embalaje. Los artículos de menor rotación se colocan más atrás. De este modo se reduce la distancia media que hay que recorrer a pie por cada recogida.
• Diseño de los pasillos: Los pasillos rectos y anchos permiten avanzar más rápido que los estrechos y sinuosos. El tráfico en un solo sentido resulta más fluido que el de doble sentido.
• Almacenamiento vertical: Aprovecha la altura. Un sistema de estanterías de tres niveles (con artículos a la altura de los tobillos, la cintura y los hombros) permite almacenar más referencias en menos superficie y reduce los desplazamientos; los preparadores de pedidos dedican menos tiempo a buscar en alturas de difícil acceso si allí se encuentran los artículos de baja rotación.
• Preparación por lotes: Antes de que un lote se envíe al proceso de preparación de pedidos, coloca los artículos comunes en una zona de preparación previa para que la primera parada del preparador sea más corta.

Gestión de existencias y rotación FIFO/FEFO

Los artículos caducados o en mal estado suponen un gasto y generan quejas de los clientes. Las normas de rotación (FIFO, «primero en entrar, primero en salir», o FEFO, «primero en caducar, primero en salir») deben ser aplicadas por el sistema, no basándose en la memoria. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) que registre la fecha de caducidad o la fecha de consumo preferente puede asignar automáticamente las existencias más antiguas en primer lugar durante la preparación de pedidos, o señalar las fechas de caducidad próximas para su liquidación.

Mejoras en los procesos y optimización continua

Realiza un seguimiento y analiza las métricas de preparación de pedidos: pedidos preparados por hora, tasa de error, excepciones por turno, tiempo de inactividad. Identifica los cuellos de botella (por ejemplo, el tiempo de preparación de pedidos ha aumentado un 15%, mientras que el tiempo de embalaje se mantiene estable). Reúnete con el personal, ya que son ellos quienes detectan los problemas primero. Los pequeños cambios (reubicación de artículos de baja rotación, nuevo etiquetado de las estanterías, ajuste de los descansos de los turnos) suelen generar mejoras de eficiencia de entre 10 y 15%.

Adopción de tecnologías (códigos de barras, escáneres, sistema de gestión de almacenes)

Invertir incluso en tecnología sencilla (etiquetas con códigos de barras, un escáner de mano básico o un sistema de gestión de almacenes (WMS) de uso ligero) suele amortizarse en un plazo de entre 6 y 12 meses gracias a la reducción de errores y a una mayor rapidez en el procesamiento. No esperes a una renovación completa de la automatización: la adopción gradual funciona.

Formación y compromiso del personal

El personal del almacén es el que lleva a cabo el trabajo. Invierte en formación inicial (enseña el método y el sistema de preparación de pedidos), formación continua (presenta nuevos productos, procesos o equipos) y retroalimentación (comunica al personal su índice de precisión en la preparación de pedidos cada mes y celebra las mejoras). Un personal motivado prepara los pedidos más rápido y con menos errores.

¿Cómo funciona el proceso de preparación de pedidos? Un ejemplo práctico

Repasemos un pedido real desde su recepción hasta su envío. Un cliente realiza un pedido de dos artículos (una camiseta y una sudadera con capucha) en una tienda de comercio electrónico integrada con el SGA a través de una API.

Recibo del pedido (11:00 h): El pedido llega al sistema de gestión de almacenes (WMS) y se compara inmediatamente con el inventario en tiempo real. Ambos artículos están en stock en las ubicaciones A1-02 (camiseta) y B3-15 (sudadera con capucha) del almacén. El sistema agrupa este pedido con otros 14 recibidos en los últimos 10 minutos, creando un lote de 15 pedidos. La prioridad se establece en función del cliente (envío estándar o urgente) y de la ubicación (los pedidos con entregas en zonas geográficamente próximas se agrupan).

Recogida (11:15 h): Un preparador recibe una tarea por lotes en su dispositivo portátil. El sistema muestra primero la ubicación A1-02 (camiseta, cantidad 1). El preparador se dirige a A1-02, escanea el código de barras de la ubicación (ubicación verificada), escanea el código de barras del artículo (artículo verificado) y confirma la cantidad 1. El dispositivo pasa a la siguiente ubicación. Esto continúa hasta que se han recogido todos los artículos de los 15 pedidos. Es fundamental destacar que, si el preparador escanea un código de barras incorrecto en cualquier paso, el dispositivo lo rechaza y avisa al supervisor. Los errores se detectan en tiempo real, no en la puerta del cliente.

Agrupación y embalaje (11:45 h): Los artículos de los 15 pedidos se devuelven a la estación de embalaje. Una cinta transportadora o un carro de embalaje los entrega clasificados por pedido (el SGA los clasifica tras la preparación). El empaquetador toma el pedido n.º 1, comprueba que los dos artículos coinciden con el pedido (segunda comprobación), selecciona una caja mediana (adaptada al tamaño del producto), añade material de relleno, coloca una etiqueta térmica impresa por el WMS con el transportista correcto y deposita el paquete en una bandeja de envío.

Envío (12:30 h): Se escanea la caja de envío y se entrega en el punto de recogida del transportista. El sistema de gestión de almacenes (WMS) envía una notificación de seguimiento al cliente (“Tu pedido está en camino, número de seguimiento XYZ”). El pedido ya está completado.

Todo este proceso, desde el pedido hasta el envío, dura una hora y media. Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS), el pedido permanecería en la bandeja de entrada durante una hora mientras el personal elaboraba manualmente las listas de preparación y embalaje, lo que provocaría retrasos y aumentaría el riesgo de errores.

Habla con un experto en almacenes

Si estás valorando tus opciones y quieres ver cómo funciona en la práctica un sistema de gestión de almacenes (WMS) diseñado específicamente para este fin, merece la pena que hables con Clarus. Colaboramos con proveedores de logística externos (3PL) y distribuidores de todo el Reino Unido para implementar un software de gestión de almacenes que se adapte a tu forma de trabajar, y no al revés.

Ponte en contacto con nuestro equipo para discutir tus requisitos.