Preparación y embalaje es el núcleo físico de la gestión de pedidos en el almacén. Cuando un cliente realiza un pedido, los equipos del almacén deben localizar los artículos, comprobarlos y embalarlos para su envío, a menudo en cuestión de horas. Para Operadores 3PL Y para los responsables de almacén, cada segundo de este proceso es fundamental. El aumento de las ventas por Internet, la escasez de mano de obra y las presiones sobre los márgenes hacen que la forma en que se aborde el proceso de preparación de pedidos y embalaje tenga un impacto directo en los resultados y en la satisfacción de los clientes. Esta guía analiza en qué consiste la preparación de pedidos y el embalaje, los principales métodos operativos, los retos más habituales y cómo la tecnología moderna transforma esta tarea que requiere mucha mano de obra.
¿En qué consiste el proceso de preparación de pedidos en un almacén?
La gestión de «recogida y embalaje» es el proceso que consiste en localizar los artículos en el inventario del almacén, sacarlos del almacén y embalarlos para su envío a los clientes. Cuando un pedido llega al sistema de gestión del almacén, se genera un albarán digital con todos los detalles del pedido. A continuación, un preparador de pedidos recoge ese artículo (o artículos) de la estantería o del lugar de almacenamiento y lo transporta a una estación de embalaje, donde se introduce en la caja, el sobre o la bolsa correspondientes, se etiqueta con la dirección de envío y se prepara para su entrega al transportista. La gestión de pedidos «pick and pack» es el corazón de las operaciones de comercio electrónico: Las ventas por Internet representan actualmente el 27,11 % de las transacciones minoristas en el Reino Unido, y el sector logístico gestiona más de 4.4 mil millones de pedidos en línea al año.
En el caso de los almacenes 3PL, la eficiencia en la preparación y el embalaje determina directamente el número de pedidos de clientes que se pueden tramitar al día, la precisión de dichos envíos y el coste de mano de obra que se asume por transacción. Un sistema de gestión 3PL diseñado específicamente para este fin es fundamental porque coordina las rutas de preparación de pedidos, prioriza los pedidos y reduce el tiempo de desplazamiento de los preparadores.
Por qué es importante la preparación de pedidos y el embalaje
La preparación de pedidos representa más del 55% de los costes operativos totales del almacén. Esto significa que incluso pequeñas mejoras en la velocidad o la precisión de la preparación de pedidos pueden reportar importantes beneficios en términos de costes y satisfacción del cliente. Un solo error en la preparación de un pedido puede dar lugar a una devolución, una reclamación o una devolución de cargo, lo cual supone un coste mucho mayor que el del propio artículo. Por el contrario, una preparación de pedidos rápida y precisa mejora los plazos de entrega a los clientes, reduce las reclamaciones y refuerza su posición competitiva.
¿Cuáles son los pasos principales del proceso de preparación de pedidos?
El proceso de preparación y embalaje sigue una secuencia clara: recepción del pedido, preparación, embalaje, etiquetado y envío. Cada paso está interrelacionado con los demás. Los retrasos en la preparación ralentizan el embalaje; los errores en la preparación obligan a volver a embalar; un etiquetado deficiente genera confusión tanto en el transportista como en el cliente. Comprender cada paso te ayuda a identificar los cuellos de botella y a optimizar tu operación.
Paso 1: Recepción del pedido y notificación del sistema
Cuando un cliente realiza un pedido por Internet o a través de un canal de ventas, los datos del pedido se transfieren a tu sistema de gestión de pedidos (OMS) o sistema de gestión de almacenes (WMS). El WMS genera al instante una hoja de preparación digital con los detalles del pedido del cliente, los códigos de artículo (SKU), las cantidades y la dirección de entrega. Esta hoja se envía al dispositivo móvil o a la tableta del operario del almacén, o bien se imprime en papel, en función de la configuración tecnológica que tengas.
Paso 2: Selección
El preparador recibe el pedido y se dirige a la ubicación de almacenamiento (caja, estante o pasillo) donde se encuentra el artículo. Los sistemas modernos de gestión de almacenes (WMS) asignan la ruta de preparación más eficiente para reducir la distancia a recorrer y los desplazamientos innecesarios. El preparador retira el artículo, escanea o confirma verbalmente el código de barras para verificar que coincide con el pedido y lo coloca en un carrito o en una caja. Si el pedido contiene varios artículos, el preparador continúa hasta la siguiente ubicación hasta que se hayan recogido todos los artículos.
Paso 3: Control de calidad y preparación
Los artículos seleccionados suelen llevarse a una zona de preparación, donde puede realizarse un control de calidad. Un encargado compara los artículos seleccionados con el albarán para asegurarse de que sean los correctos, en la cantidad adecuada y en buen estado. Este paso es opcional, pero muy recomendable, ya que detectar los errores antes del embalaje evita costosas devoluciones y quejas de los clientes.
Paso 4: Embalaje
Los artículos se trasladan a la estación de embalaje. El encargado del embalaje selecciona la caja, la bolsa o el sobre adecuados en función del tamaño y el peso del artículo para minimizar los gastos de envío y reducir el riesgo de daños. Los artículos frágiles se envuelven; los pesados se colocan en la base. El albarán se introduce en la caja o se adhiere al exterior. La caja se sella y queda lista para su etiquetado.
Paso 5: Etiquetado y envío
Se imprime una etiqueta de envío con la dirección del cliente, código de barras, y el número de seguimiento. La etiqueta se pega en el paquete. A continuación, el paquete se traslada a una zona de expedición, donde se clasifica por transportista y se carga en los vehículos de salida. El transportista recoge el paquete y el pedido se pone en camino hacia el cliente.
¿Qué métodos de preparación de pedidos utilizan los proveedores de servicios logísticos externos (3PL)?
No todas las estrategias de preparación de pedidos son iguales. Los almacenes utilizan cuatro métodos principales de preparación de pedidos —por unidad, por lote, por zona y por oleada—, cada uno de ellos adecuado para distintos volúmenes de pedidos, distribuciones de almacén y gamas de productos. Conocer las ventajas y los inconvenientes de cada uno te ayudará a elegir el enfoque más adecuado para tu operación.
Preparación de pedidos por unidad (preparación de pedidos individuales)
La preparación de pedidos por artículo, también conocida como preparación de pedidos individuales, es el método más sencillo y más lento. Un preparador recibe un pedido de un cliente, recoge todos los artículos de ese pedido y los entrega en la estación de embalaje antes de pasar al siguiente pedido. Aunque este enfoque minimiza los errores y funciona bien para pequeñas empresas de comercio electrónico o almacenes que gestionan volúmenes diarios limitados, supone una gran pérdida de tiempo en los desplazamientos del preparador y resulta ineficiente para operaciones de gran volumen.
Picking por lotes
La preparación de pedidos por lotes agrupa varios pedidos similares. Un preparador recoge los artículos de, por ejemplo, cinco pedidos de clientes en un solo recorrido y, a continuación, clasifica y envía los artículos a la estación de embalaje correspondiente. Esto reduce el tiempo de desplazamiento y la fatiga del preparador en comparación con la preparación de pedidos por unidades. Picking por lotes Es eficaz para operaciones con volúmenes de pedidos moderados y funciona bien cuando los artículos se agrupan en las mismas zonas del almacén.
Selección por zona
En selección de zona, el almacén se divide en zonas (por ejemplo, A–D) y se asigna un preparador a cada zona. Cuando llega un pedido, el preparador de cada zona recoge los artículos correspondientes a ese pedido de su zona y, a continuación, pasa el pedido parcialmente preparado a la siguiente zona. La preparación de pedidos por zonas reduce la congestión de los preparadores y resulta adecuada para almacenes grandes con categorías de productos diferenciadas. Sin embargo, la coordinación entre zonas es fundamental para evitar cuellos de botella.
Picking por oleada
La preparación de pedidos por oleadas combina la preparación por lotes y por zonas. Los pedidos se agrupan en “oleadas” en función de la prioridad, la similitud entre pedidos, los horarios de recogida de los transportistas o el destino de entrega. Todos los preparadores trabajan simultáneamente con los artículos de la oleada actual, optimizando sus rutas y reduciendo los desplazamientos solapados. La preparación por oleadas es el método más eficiente para los proveedores de logística 3PL de gran volumen y los centros de distribución de comercio electrónico, ya que maximiza el rendimiento y minimiza el tiempo de inactividad. Guía detallada para la preparación de pedidos en el almacén analiza en profundidad estos métodos y su aplicación.
Tabla comparativa: Métodos de preparación de pedidos
| Método | Velocidad | Precisión | Complejidad | El mejor para |
|---|---|---|---|---|
| Selección de piezas | Lento | Muy alto | Bajo | Pequeñas tiendas online, bajo volumen |
| Picking por lotes | Moderado | Alto | Moderado | Volumen moderado, pedidos similares |
| Selección por zona | De moderado a rápido | Alto | De moderado a alto | Grandes almacenes, surtido variado |
| Picking por oleada | Muy rápido | Alto | Alto | Proveedores de servicios logísticos (3PL) de gran volumen, comercio electrónico |
¿Cómo pueden los almacenes mejorar la precisión y la rapidez en la preparación de pedidos?
Las operaciones modernas de preparación de pedidos alcanzan objetivos de precisión en la recogida del 99,51 TP3T y velocidades que superan los 120 artículos por hora gracias a una combinación de optimización de sistemas, diseño de la distribución y prácticas del personal. La velocidad sin precisión sale cara: un solo error en la recogida provoca una devolución, la reposición del stock y una posible queja del cliente. La precisión sin velocidad te hace perder margen y satisfacción del cliente. Ambas cosas son igual de importantes.
Reduce la distancia de desplazamiento con la asignación dinámica de huecos
La asignación dinámica de ubicaciones consiste en colocar estratégicamente los artículos de alta rotación más cerca de la zona de embalaje y los de menor rotación más atrás. Los productos de mayor demanda ocupan ubicaciones privilegiadas y de fácil acceso. Este simple cambio puede reducir el tiempo de desplazamiento de los preparadores de pedidos hasta en un 30%, lo que aumenta directamente la velocidad de preparación y reduce la fatiga. Una lista de comprobación sobre el diseño y la distribución del almacén proporciona un marco de referencia para optimizar el espacio físico.
Implantar el escaneo y la verificación de códigos de barras
Escaneo de códigos de barras elimina la ambigüedad. Cuando un preparador escanea el código de barras de un artículo y este no coincide con el pedido, el sistema le avisa de inmediato. Esto evita errores en la preparación antes de que lleguen a la estación de embalaje. Los sistemas WMS modernos indican a los preparadores que escaneen tanto el código de barras de la ubicación como el del artículo, lo que supone una doble comprobación que detecta los errores al instante. Las comprobaciones aleatorias de los pedidos tras la preparación también refuerzan la precisión.
Utilizar la agrupación estructurada de pedidos
Agrupa los pedidos por ubicación, transportista o franja horaria de entrega antes de pasárselos a los preparadores. Esto minimiza la necesidad de volver a preparar pedidos y los desplazamientos innecesarios. Los lotes más pequeños y específicos también reducen la carga mental de los preparadores y mejoran su concentración, lo que se traduce en menos errores.
Invertir en formación e incentivos para el personal
La formación de los preparadores de pedidos debe abarcar la distribución del almacén, los métodos de preparación de pedidos, los estándares de calidad y la seguridad. Los indicadores de rendimiento deben estar a la vista de los preparadores; los objetivos de velocidad y precisión, acompañados de comentarios positivos e incentivos, fomentan el compromiso y mejoran los resultados. Las sesiones de formación periódicas, los cursos de repaso y una comunicación abierta sobre el rendimiento mantienen a los equipos coordinados.
Supervisar y medir los indicadores clave de rendimiento (KPI)
Realiza un seguimiento de la tasa de preparación de pedidos (pedidos preparados por hora), la precisión en la preparación (porcentaje de pedidos sin errores), el tiempo de ciclo de los pedidos y el coste por pedido. Utiliza estos indicadores para identificar las áreas y el personal con bajo rendimiento, así como para medir el impacto de los cambios. Informes semanales o diarios ayuda a los equipos a centrarse en la mejora continua.
¿Qué tecnología sustenta las operaciones modernas de preparación de pedidos?
La tecnología ya no es opcional en los procesos de preparación de pedidos. Los procesos manuales, La preparación de pedidos en papel es lenta, propensa a errores y que requiere mucha mano de obra. La tecnología moderna reduce los errores humanos, aumenta la velocidad y ayuda a que los almacenes funcionen con equipos más reducidos. Las principales tecnologías son los sistemas de gestión de almacenes, el escaneo de códigos de barras, la preparación de pedidos por voz y la automatización robótica.
Sistemas de gestión de almacenes (WMS)
Un WMS es el sistema nervioso central de tu operación de preparación de pedidos. Recibe los pedidos de los clientes, asigna rutas de preparación, realiza un seguimiento del inventario en tiempo real y gestiona la asignación de personal. Un buen WMS reduce los errores de preparación en más de un 30% y puede mejorar la precisión hasta un 99,9%. Soluciones para la gestión de almacenes debería integrarse con tus canales de pedidos y sistemas de contabilidad para eliminar la introducción manual de datos y crear un flujo continuo desde el pedido hasta el envío.
Tecnología de códigos de barras y escáneres
Los lectores de códigos de barras (portátiles, fijos o dispositivos móviles) eliminan las conjeturas. Los preparadores escanean la ubicación, escanean el artículo y el sistema de gestión de almacenes (WMS) confirma que coinciden. Si hay alguna discrepancia, el sistema avisa al preparador de inmediato. Tecnología de códigos de barras Es económico, ha demostrado su eficacia y se integra con todas las soluciones modernas de WMS. Es la base para una preparación de pedidos precisa.
Preparación de pedidos guiada por voz
Los sistemas de preparación de pedidos por voz guían a los trabajadores del almacén a través de las tareas mediante instrucciones verbales a través de unos auriculares conectados al sistema de gestión de almacenes (WMS). El preparador de pedidos escucha las instrucciones de voz: “Ve al pasillo C, ubicación 15, recoge dos unidades del SKU 1234”. El preparador confirma repitiendo en voz alta el número de artículo al sistema, y este le indica la siguiente ubicación. La preparación de pedidos por voz permite tener las manos y la vista libres, lo que permite a los preparadores moverse con total libertad y mantener la percepción de la situación. Un fabricante del Reino Unido informó de un aumento de la eficiencia en la preparación de pedidos del 50% tras implementar la preparación de pedidos por voz; la mayoría de las implantaciones logran mejoras de entre el 15 y el 20% en un plazo de 12 meses. La preparación de pedidos por voz también reduce los errores de escaneo, ya que el preparador verbaliza el SKU, lo que añade un nivel adicional de verificación.
Dispositivos móviles y terminales portátiles
Los modernos terminales portátiles o tabletas sustituyen a las listas de preparación de pedidos en papel y a los lectores de códigos de barras fijos. Los preparadores de pedidos llevan consigo un dispositivo móvil que muestra la ubicación del siguiente artículo, su cantidad y su SKU. Escanean el código de barras y el dispositivo confirma la recogida. Los dispositivos móviles permiten la comunicación en tiempo real con el sistema de gestión de almacenes (WMS), alertas instantáneas de errores y actualizaciones dinámicas de las rutas. Además, mejoran la captura de datos y la trazabilidad.
Sistemas robóticos y automatizados de preparación de pedidos
Los robots del tipo «mercancía a persona» (GTP) llevan los contenedores o estantes de almacenamiento hasta un operario de preparación de pedidos que permanece en un lugar fijo, lo que elimina por completo el tiempo de desplazamiento. Los robots móviles autónomos (AMR) transportan los artículos seleccionados desde el operario de preparación de pedidos hasta el operario de embalaje. Los sistemas automatizados de preparación de pedidos pueden aumentar la productividad en este proceso hasta un 300% en comparación con las operaciones manuales. Procesos de recepción en el almacén también se benefician de la automatización, lo que allana el camino para que las operaciones de preparación de pedidos posteriores se desarrollen sin contratiempos. El mercado británico de la automatización de almacenes se valoró en 2.400 millones de dólares en 2025 y se prevé que alcance los 5.600 millones de dólares en 2034, lo que refleja un fuerte impulso en su adopción. Sin embargo, la automatización requiere una importante inversión de capital y resulta más rentable para operaciones continuas de gran volumen.
Cómo Clarus WMS facilita la gestión de la preparación de pedidos y el embalaje
Clarus WMS Es un sistema de gestión de almacenes diseñado específicamente para proveedores de servicios logísticos externos (3PL) y operaciones logísticas empresariales. Coordina los procesos de preparación y embalaje desde la recepción del pedido hasta el envío, con funciones diseñadas específicamente para la gestión de pedidos de comercio electrónico multicanal y con múltiples transportistas. Clarus integra el escaneo de códigos de barras, la preparación de pedidos dirigida por voz y el enrutamiento dinámico para maximizar la velocidad y la precisión en la preparación de pedidos. Su visibilidad del inventario en tiempo real evita la falta de existencias y garantiza que los preparadores de pedidos trabajen siempre con datos actualizados. Clarus también realiza un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de la preparación de pedidos, el rendimiento del personal y el coste por pedido, lo que permite una mejora continua y la elaboración de informes transparentes para los clientes.