WMS in de verpakkingslogistiek

Plaspac werd in 2006 opgericht als handelaar en wederverkoper van verpakkingsmaterialen, waarbij plastic verpakkingsmaterialen zoals machinale palletfolie, handmatige palletfolie en industriële vershoudfolie werden ingekocht en verkocht aan industriële klanten. Jarenlang was het bedrijfsmodel eenvoudig: betrouwbare verpakkingsproducten inkopen en deze efficiënt leveren aan een groeiend klantenbestand.

Ongeveer twee jaar geleden leidde een praktische vraag van een buurman tot een nieuwe kans. Plaspac had wat overtollige ruimte in zijn magazijn en een bedrijf aan de overkant van de straat vroeg of ze daar pallets voor hen konden opslaan. Tegelijkertijd betaalde Plaspac voor externe opslag van een deel van zijn eigen voorraad. Het team zag hierin een kans om de overheadkosten te compenseren en stemde ermee in om ongeveer 250 pallets op te slaan voor deze eerste opslagklant.

Deze eerste opslagoplossing bracht zowel het potentieel als de beperkingen van de bedrijfsvoering van Plaspac aan het licht. De extra inkomsten hielpen wel, maar alles werd handmatig bijgehouden. In een eenvoudige spreadsheet werden de aantallen pallets en de batchnummers geregistreerd. Er waren geen door het systeem beheerde opslaglocaties en er was geen integratie met de facturering. Wanneer klanten om voorraadrapporten vroegen, moest Plaspac vaak een volledige fysieke inventarisatie uitvoeren om zeker te zijn van de voorraad voordat er iets werd verzonden. Zelfs dan kwamen de cijfers soms niet overeen met de gegevens van de klant, wat leidde tot geschillen en herhaalde controles.

Toen het einde van de huurovereenkomst voor hun magazijn van 20.000 vierkante voet naderde, kwam er een veel groter pand van 50.000 vierkante voet vrij, op een gunstige locatie vlak bij de woning van de eigenaar. Plaspac realiseerde zich dat dit pand ruimte bood aan ongeveer 4.000 pallets voor opslagklanten, terwijl hun verpakkingsbedrijf ongeveer 1.000 palletplaatsen nodig had voor de eigen bedrijfsvoering, waardoor de totale capaciteit op ongeveer 5.000 pallets kwam. Na het opstellen van een businessplan en het doorrekenen van de cijfers, besloten ze dat magazijnbeheer een winstgevende bedrijfstak op zich kon worden.

Het team betrok de nieuwe locatie in juni 2023, implementeerde Clarus WMS in september en begon rond oktober met het opschalen van de opslagcapaciteit voor andere bedrijven. Op dat moment was de uitdaging duidelijk: Plaspac beschikte over de fysieke ruimte en de commerciële ambitie, maar de op spreadsheets gebaseerde aanpak stond bij 250 pallets al onder druk. Om van een groter magazijn een duurzame operatie te maken, had het bedrijf een robuust magazijnbeheersysteem nodig dat op grote schaal zichtbaarheid, traceerbaarheid en controle kon bieden.

Het overwinnen van WMS-uitdagingen die de bedrijfsvoering belemmeren

Handmatige limieten blootgelegd

Vóór de invoering van Clarus WMS beheerde Plaspac zijn opslagklanten volledig via spreadsheets. Elke pallet werd handmatig geregistreerd met partijnummers, terwijl de facturering gebaseerd was op een wekelijkse, handgeschreven inventarisatie van de voorraad aan het begin van de week, de ontvangen leveringen en de voorraad aan het einde van de week. Deze cijfers werden vervolgens met een rekenmachine verwerkt en opnieuw ingevoerd in Sage.

David Watkins, financieel manager, herinnert zich dat deze aanpak tot herhaaldelijke fouten leidde: klanten te veel of te weinig in rekening brengen, voorraadtellingen die niet overeenkwamen met de spreadsheet en voorraadrapporten die vaak afweken van de klantgegevens. Dit zorgde voor “voortdurende conflicten” en ondermijnde het vertrouwen in de gegevens aan beide kanten.

Door het ontbreken van een systeemgestuurd locatiesysteem moesten medewerkers, telkens wanneer er een afroep binnenkwam, fysiek op zoek gaan naar de benodigde pallets tussen de 250 pallets die in het magazijn stonden. Zoals David uitlegde, maakte de tijd die werd besteed aan het zoeken naar pallets en het afstemmen van de voorraadniveaus duidelijk dat het handmatige systeem de groei niet kon ondersteunen. Hij vertelde zijn collega dat als ze op deze manier 5.000 pallets zouden proberen te verwerken, ze “20 mensen zouden moeten aannemen alleen al om het draaiende te houden” en dat het in feite onmogelijk zou zijn om dit te beheren.

Risico voor het vertrouwen van de klant

Het handmatige proces vormde ook een risico voor de klantrelaties. Omdat er geen realtime, systeemgebaseerd overzicht van de voorraad was, voelde Plaspac zich ongemakkelijk bij het versturen van een spreadsheet zonder deze eerst te vergelijken met een fysieke telling. Wanneer klanten vraagtekens plaatsten bij de cijfers, beschikte het team over weinig bewijsmateriaal om hun rapporten te onderbouwen, afgezien van handgeschreven aantekeningen en visuele controles.

Traceerbaarheid was een ander punt van zorg. Voor klanten in de verpakkingssector, en met name voor klanten in de voedingssector, is het van cruciaal belang dat producten snel tot aan de leveranciers kunnen worden getraceerd. Zonder een goed WMS zou het uitvoeren van een traceerbaarheidstest tijdens een audit betekenen dat leveringen, partijen en verzendingen handmatig in kaart moeten worden gebracht. David wist dat dit een traag en foutgevoelig proces zou zijn.

Operationele en financiële rem

Vanuit financieel oogpunt vormde de facturering een groot knelpunt. Elke week werden de palletbewegingen met de hand op een A4-blad bijgehouden: de pallets die aan het begin van de week in het magazijn stonden, elke ontvangen levering en het eindaantal pallets. Als iemand vergat een levering te noteren omdat hij werd gestoord of het te druk had, konden die verwerkings- en opslagkosten gemakkelijk over het hoofd worden gezien en nooit worden gefactureerd.

David merkt op dat met deze aanpak “het aantal fouten dat we vroeger hadden… ik durf er niet aan te denken hoeveel ons dat op de lange termijn zou hebben gekost”, vooral toen de volumes begonnen toe te nemen. Op sommige dagen gaan er al tot wel 200 pallets de deur uit; het opschalen van het bedrijf zonder het onderliggende systeem aan te passen zou de operationele en financiële risico’s alleen maar vergroten.

Plaspac begeleiden bij de WMS-transformatie

Op zoek naar een WMS

Omdat hij inzag dat de bestaande aanpak niet schaalbaar was, leidde David een gestructureerd zoekproces naar een WMS. Hij bekeek zo’n zeven of acht verschillende systemen, organiseerde demonstraties met vier of vijf leveranciers en nam presentaties van anderen door.

Veel van deze systemen hadden hun eigen sterke punten, maar voldeden niet volledig aan de behoeften van Plaspac. David vond dat een aantal er verouderd uitzag, “alsof je naar Windows van 10 tot 15 jaar geleden keek”, en niet de soort cloudgebaseerde, toegankelijke interface bood die hij zocht. Sommige waren helemaal niet cloudgebaseerd, wat hem niet aansprak omdat hij graag op afstand toegang wilde hebben voor verzoeken buiten kantooruren.

Tijdens zijn zoektocht stuitte hij op Clarus, waarschijnlijk via een zoekopdracht op internet, en vroeg hij om een demonstratie. Ongeveer een week na het eerste contact kreeg hij een rondleiding door het systeem en was hij “erg onder de indruk” van wat hij zag.

Waarom Clarus WMS zich onderscheidde

Drie aspecten van Clarus WMS waren voor Plaspac bijzonder belangrijk. Ten eerste is Clarus cloudgebaseerd en toegankelijk via elke webbrowser. David waardeerde de mogelijkheid om thuis in te loggen als een klant bijvoorbeeld om 20.00 uur een afroepverzoek stuurde voor een afhaling om 07.00 uur. Met Clarus kan hij de order op afstand aanmaken, deze per e-mail naar het magazijn sturen en ervoor zorgen dat de bestelling klaar is voor verwerking zodra het personeel arriveert.

Ten tweede bood Clarus de operationele controle en traceerbaarheid die Plaspac ontbeerde. Elke palletbeweging wordt gevolgd vanaf het moment dat deze bij de goederenontvangst binnenkomt. Het systeem registreert wanneer de pallet naar het magazijn wordt overgebracht, wanneer deze aan een verkooporder wordt toegevoegd, wanneer deze wordt gepickt en wanneer deze wordt verzonden. Ook wordt vastgelegd wie elke handeling heeft uitgevoerd. David benadrukt dat “elke handeling die je met een pallet uitvoert, wordt bijgehouden vanaf het moment dat deze door de deur komt”, wat betekent dat problemen kunnen worden getraceerd en de verantwoordelijkheid duidelijk is.

Ten derde sloot Clarus naadloos aan bij het bedrijfsmodel van Plaspac. Het factureringssysteem ondersteunt flexibele tariefkaarten, zodat elke klant verschillende wekelijkse opslagtarieven en verschillende factureringsperiodes kan hebben, bijvoorbeeld van maandag tot en met zondag of andere combinaties. Zodra de voorraad is ingeboekt, berekent Clarus de opslag- en verwerkingskosten, waardoor David een duidelijk overzicht krijgt van de pallets in het magazijn, de ontvangen pallets en de bijbehorende kosten voor elke klant.

Het klantenportaal was een ander belangrijk onderscheidend kenmerk. Veel van de andere systemen die David bekeek, boden geen speciaal portaal, maar hij wist dat dit een verkoopargument zou zijn bij het benaderen van nieuwe klanten, vooral omdat Plaspac begon met een leeg magazijn dat gevuld moest worden. Hij zag in dat het bieden van realtime toegang tot hun voorraad aan klanten het aanbod van Plaspac veel aantrekkelijker zou maken.

Clarus als praktische gids

Vanaf het begin fungeerde Clarus niet alleen als technologie, maar ook als gids om Plaspac te helpen de overstap te maken van spreadsheets naar een schaalbare, op een WMS gebaseerde bedrijfsvoering. Davids eigen training in het systeem duurde minder dan een uur. Hij herinnert zich dat Clarus zo gebruiksvriendelijk is dat “zelfs als je het systeem nog nooit eerder had gebruikt, je er waarschijnlijk even mee zou kunnen spelen en binnen 20 minuten al aan de slag zou kunnen gaan”, en binnen een dag voelde hij zich zelfverzekerd genoeg om taken zelfstandig uit te voeren.

Dankzij dit gebruiksgemak was het veel eenvoudiger om het systeem binnen het team en bij klanten in te voeren. David omschrijft Clarus als “een van die systemen waarmee je bijna geen fouten kunt maken” en merkt op dat de later geïntroduceerde vernieuwde lay-out het systeem “een stuk overzichtelijker” en nog intuïtiever maakte. Door de leercurve te verlagen, hielp Clarus Plaspac bij het invoeren van nieuwe, softwaregestuurde processen zonder weerstand of complexiteit te veroorzaken.

De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering

Planning met het oog op schaalvergroting

De verhuizing van Plaspac naar het magazijn van 50.000 vierkante voet in juni 2023 was gebaseerd op een duidelijk plan. Het nieuwe gebouw bood ruimte aan ongeveer 4.000 palletplaatsen voor opslagklanten en 1.000 voor de verpakkingsactiviteiten van Plaspac. Clarus WMS werd in september 2023 geïmplementeerd, zodat de moderne magazijnprocessen al operationeel zouden zijn voordat de opslagactiviteiten rond oktober op gang zouden komen.

Door het WMS in een vroeg stadium te implementeren, heeft Plaspac voorkomen dat handmatige processen op grote schaal werden toegepast en men vervolgens achteraf technologie moest aanpassen. In plaats daarvan vormde Clarus vanaf het begin de ruggengraat van de nieuwe bedrijfsvoering.

Inwerken en opleiding

Het opleiden van interne medewerkers en klanten bleek eenvoudig. David vertelt dat wanneer hij magazijnmedewerkers of klanten opleidt, het vaak minder dan een uur duurt voordat ze de taken zelfstandig kunnen uitvoeren. Voor een klant uit de opslagsector plande hij een sessie van een uur in om het portaal te demonstreren. Na ongeveer 15 minuten uitleg brachten ze de rest van de tijd door met het verkennen van het systeem en het zelfstandig uitproberen van verschillende handelingen, omdat het zo intuïtief was.

Dit vertrouwen heeft de manier waarop Plaspac zijn diensten verkoopt veranderd. David laat het systeem vol enthousiasme aan potentiële klanten zien en beschrijft het als iets waarvan je “er zeker van bent dat het precies is wat ze willen zien”, waardoor de software zelf een verkoopargument wordt.

Nieuwe processen implementeren

Dankzij Clarus WMS kon Plaspac zijn dagelijkse processen herontwerpen met het oog op automatisering en traceerbaarheid. Elke pallet die bij de goederenontvangst binnenkomt, wordt voorzien van een Clarus-barcode. De regel is simpel: zodra er een barcodelabel op een pallet is aangebracht, is deze in het systeem geregistreerd en wordt deze meegenomen in de facturering. Hiermee wordt de leemte opgevuld die voorheen bestond, toen leveringen af en toe over het hoofd werden gezien in handgeschreven logboeken.

Voor de afhandeling van bestellingen kunnen klanten die het portaal gebruiken zelf afroepen indienen. Zodra een klant een verkooporder heeft geplaatst, selecteert Plaspac deze eenvoudig in Clarus, klikt op de knop om de orderverzameling te verwerken en drukt een orderlijst af voor het magazijnteam. Hierdoor is het niet meer nodig om ordergegevens uit e-mails over te typen en wordt het risico op het selecteren van de verkeerde pallet verkleind, omdat klanten zelf specifieke pallet-ID's of batches kiezen. Mocht er toch iets misgaan, dan kan Plaspac aantonen dat de order precies volgens de opdracht in het systeem is gepickt.

Ook de voorraadrapportage is ingrijpend veranderd. In plaats van een volledige fysieke telling uit te voeren voordat hij een rapport verstuurt, kan David nu “binnen enkele seconden” een voorraadrapport genereren vanuit Clarus, dit exporteren naar Excel, de informatie filteren en het rapport versturen. Sommige klanten ontvangen elke ochtend om 8 uur geautomatiseerde voorraadrapporten, waardoor ze zonder enige handmatige tussenkomst beschikken over actuele informatie.

Zorgen voor naleving en accreditatie

Toen Plaspac de BRC-certificering voor zijn magazijnactiviteiten nastreefde, inclusief de mogelijkheid om voor voedingsmiddelenbedrijven op te slaan, speelde Clarus WMS een centrale rol. Het bedrijf behaalde de BRC-certificering met een dubbele A-beoordeling. Tijdens gesprekken met een potentiële klant ontdekte Plaspac dat het opslaan van levensmiddelen bij kamertemperatuur en het verpakken ervan de mogelijkheid vereiste om houdbaarheidsdata te volgen als onderdeel van de traceerbaarheid. David wist al dat Clarus houdbaarheidsdata kon verwerken, dus hij kon die vereiste onmiddellijk bevestigen.

Het systeem maakte ook traceerbaarheidstests een stuk eenvoudiger. Auditors geven doorgaans twee uur de tijd voor een traceerbaarheidsoefening, maar David had die van hem in ongeveer vijf minuten afgerond door met behulp van Clarus de gegevens van de bestelling, de partij en de leverancier op te zoeken. Hij legt uit dat deze snelheid en nauwkeurigheid “altijd indruk maken op de auditor” en bijdragen aan een soepeler verloop van de audit in het algemeen.

Behaalde resultaten: WMS-succes in de praktijk

Al na vier maanden winstgevend

De financiële impact van Clarus WMS werd al snel duidelijk. Het oorspronkelijke bedrijfsplan van Plaspac ging ervan uit dat de opslagactiviteiten ongeveer 2.000 pallets nodig zouden hebben om break-even te draaien. In de praktijk bleek het bedrijf, dankzij Clarus, al bij ongeveer 1.500 pallets break-even te draaien en werd het binnen ongeveer vier maanden na de start van de grootschalige opslag winstgevend.

David brengt dit rechtstreeks in verband met de controle en efficiëntie die het systeem biedt. In plaats van tijd te besteden aan het afstemmen van spreadsheets, discussies over voorraadrapporten of het aanpassen van facturen, kan het team vertrouwen op de gegevens van het systeem en zich richten op het bedienen van klanten en het bevoorraden van het magazijn.

Snelle terugverdientijd en besparingen op personeelskosten

Clarus WMS leverde al snel rendement op. David schat dat het systeem zich “binnen zes maanden na de implementatie heeft terugverdiend”. Hij is er ook van overtuigd dat Plaspac zonder een WMS als Clarus bij de huidige volumes minstens vier extra administratieve medewerkers nodig zou hebben gehad voor het beheer van boekingen, facturering en voorraadbeheer, wat neerkomt op minimaal ongeveer £100.000 per jaar aan extra personeelskosten.

Nu Clarus de berekeningen, de administratie en de rapportage voor zijn rekening neemt, kan het bestaande team de bedrijfsvoering daarentegen efficiënt beheren. David merkt op dat ze met de software in zijn huidige vorm hun opslagcapaciteit waarschijnlijk zouden kunnen verdubbelen zonder extra administratief personeel te hoeven aannemen, omdat “de software een groot deel van het werk voor ons doet”.

Traceerbaarheid en probleemoplossing

De functie ‘transactiegeschiedenis’ is een onmisbaar hulpmiddel geworden, zowel voor het oplossen van problemen als voor het opbouwen van vertrouwen bij klanten. Elke handeling met betrekking tot een pallet wordt geregistreerd, samen met de gebruiker die deze heeft uitgevoerd. Toen een pallet bijvoorbeeld onverwacht weer als ‘goederenontvangst’ werd weergegeven, controleerde David de transactiegeschiedenis en zag hij dat een collega de pallet van een opslaglocatie terug naar de goederenontvangst had verplaatst. Een kort gesprek bracht duidelijkheid en het probleem was opgelost. Zonder dit inzicht had het team misschien nooit begrepen wat er was gebeurd.

Wanneer klanten vragen of een pallet is afgeleverd of navraag doen over hun voorraad, kan David vanuit Clarus een volledige transactielijst exporteren waaruit blijkt wanneer de pallet is aangekomen, waar deze is opgeslagen, wanneer deze is gepickt en wanneer deze is verzonden. Hij merkt op dat klanten “niets meer tegen kunnen inbrengen” wanneer ze deze gedetailleerde geschiedenis te zien krijgen, en dat dit de zekerheid biedt dat de administratie van Plaspac klopt.

Het klantenportaal als groeimotor

Het Clarus-portaal is nu geïntegreerd in het commerciële aanbod van Plaspac. Het bedrijf heeft ongeveer acht opslagklanten, en David schat dat hij de software aan zes van hen heeft gedemonstreerd voordat ze klant werden. Twee daarvan maken momenteel actief gebruik van het portaal om hun voorraad te bekijken en afroeporders in te dienen, terwijl anderen het portaal integreren via hun eigen systemen, zoals SAP, en liever geen dubbel werk willen doen.

Voor degenen die er wel gebruik van maken, biedt het portaal duidelijke voordelen. Klanten kunnen de actuele voorraad bekijken, zoeken op product, batchnummer of houdbaarheidsdatum, en de leveringsgeschiedenis en hoeveelheden inzien. David merkt op dat als elke klant het portaal zou gebruiken, dit ons “waarschijnlijk 75 procent van onze tijd zou besparen” bij het invoeren van bestellingen, omdat het invoeren van bestellingen momenteel het grootste deel van de administratieve werklast uitmaakt.

Klaar voor toekomstige uitbreiding

Voor de toekomst is Plaspac van plan zijn opslagactiviteiten verder uit te breiden en overweegt het bedrijf de mogelijkheid om nog een magazijn toe te voegen. David merkt op dat Clarus meerdere magazijnlocaties kan beheren en geen praktische beperkingen oplegt aan het aantal pallets of klanten. In zijn woorden: “Zonder de software zou het simpelweg niet mogelijk zijn geweest.” Hoewel andere systemen wellicht ook een optie waren geweest, is hij ervan overtuigd dat de functies en voordelen van Clarus het bedrijf in staat hebben gesteld veel sneller en met meer vertrouwen te groeien dan anders het geval zou zijn geweest.

Klantreflecties en geleerde lessen

Davids overwegingen over de overstap van spreadsheets naar Clarus WMS zijn duidelijk. Toen ze nog maar 250 pallets beheerden, zorgde het handmatige systeem al voor aanzienlijke problemen: fouten in facturen, voorraadverschillen en voortdurende discussies met klanten over wiens cijfers correct waren. Uitbreiden naar een magazijn met 5.000 pallets zonder WMS zou niet alleen moeilijk zijn geweest; volgens hem zou het onwerkbaar zijn geweest.

Hij benadrukt het gevoel van gemak en controle dat Clarus heeft gebracht. Het team kan nu met zekerheid zeggen dat wat het systeem als voorraad aangeeft, ook daadwerkelijk in het magazijn aanwezig is. Wanneer auditors langskomen, kunnen traceerbaarheidstests binnen enkele minuten in plaats van uren worden afgerond, wat indruk op hen maakt en vertrouwen opbouwt. Wanneer klanten vragen stellen, bieden gedetailleerde transactiegeschiedenissen objectief bewijs van wat er met elke pallet is gebeurd.

Er heeft ook een cultuuromslag plaatsgevonden in de manier waarop Plaspac zich profileert. In plaats van de systemen achter de schermen te houden, zet het bedrijf nu zijn technologie op de voorgrond, door Clarus aan potentiële klanten te laten zien en hen uit te nodigen om het portaal te gebruiken. David drong aan op deze aanpak omdat hij wist dat de software de toets der kritiek zou doorstaan en een belangrijk verkoopargument zou worden, met name voor nieuwe klanten die opslagmogelijkheden evalueren.

De lessen voor Plaspac zijn duidelijk: investeer in een vroeg stadium in een schaalbaar WMS, stem de processen daarop af en gebruik de klantgerichte mogelijkheden ervan als een echt onderscheidend vermogen. Hierdoor heeft het bedrijf onnodige personeelskosten kunnen vermijden, fouten kunnen terugdringen en zich kunnen richten op strategische groei in plaats van het blussen van operationele brandjes.

Jouw Pad naar WMS Succes

Het verhaal van Plaspac laat zien hoe een bedrijf zich kan ontwikkelen van een traditionele verpakkingshandelaar tot een betrouwbare externe opslagdienstverlener door fysieke capaciteit te combineren met het juiste magazijnbeheersysteem. In minder dan een jaar tijd verhuisde het bedrijf naar een faciliteit van 50.000 vierkante voet, implementeerde het Clarus WMS, behaalde het de BRC Double A-certificering en bouwde het een opslagbedrijf op dat binnen ongeveer vier maanden winstgevend werd en een snelle terugverdientijd op de WMS-investering opleverde.

Als uw bedrijf nog steeds afhankelijk is van spreadsheets, handmatige tellingen en handgeschreven notities, herkent u wellicht een aantal van dezelfde uitdagingen: tijdrovende bestellingen, geschillen over voorraadcijfers, moeite met het traceren van producten en bezorgdheid over schaalvergroting zonder dat er extra administratieve lagen bijkomen. Plaspac kampte op relatief kleine schaal met precies deze problemen en kwam tot de conclusie dat groei onmogelijk zou zijn zonder een robuust WMS.

Door Clarus WMS te implementeren, kreeg Plaspac de tools in handen om de complexiteit te beheersen: cloudtoegang voor responsiviteit buiten kantooruren, gedetailleerde transactiegeschiedenissen voor elke pallet, flexibele en nauwkeurige facturering, geautomatiseerde voorraadrapportage en een klantenportaal dat transparantie omzet in een verkoopvoordeel. Voor David en zijn collega’s heeft dit geleid tot minder fouten, minder vragen over facturen en een steviger basis voor toekomstige uitbreiding.

Als u een soortgelijk traject overweegt, wijst de ervaring van Plaspac op een duidelijke volgende stap: ga na hoe een modern WMS uw eigen transformatie zou kunnen ondersteunen. Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om vergelijkbare resultaten te behalen, waardoor u het vertrouwen en de controle krijgt om uw opslagcapaciteit uit te breiden zonder dat dit ten koste gaat van het inzicht of de winstgevendheid.