KATEM Logistics escala el volumen de recolección 10 veces con su WMS

KATEM Logística ha sido un pilar fundamental del transporte y almacenamiento familiar en el Reino Unido durante décadas. Celebrando su 30 aniversario, la empresa fue nombrada originalmente en honor a las hijas del fundador, Katie y Emily. Durante gran parte de su historia, KATEM se basó tradicionalmente en el almacenamiento general, el transporte general y el almacenamiento de paletas a largo plazo. La empresa construyó una sólida reputación, anclada por un equipo dedicado y fundadores que vivían y respiraban el transporte, como lo demuestra el fundador de 90 años, John, que todavía conduce camiones internacionalmente.

Sin embargo, el panorama logístico rara vez es estático. Al reconocer una desaceleración en la economía local de manufactura y materias primas, el equipo de liderazgo entendió que el negocio necesitaba evolucionar. Cuando los directores James Walker y Matthew Chaganis se unieron a la empresa para impulsar la próxima fase de crecimiento, identificaron de inmediato el almacén como el motor principal para aumentar la rentabilidad y la diversidad operativa.

Para asegurar el futuro de la empresa, KATEM Logistics inició un giro estratégico hacia el cumplimiento de comercio electrónico, servicios de recolección y empaque (pick-and-pack), y distribución de última milla. Pero transformar un almacén tradicional de paleta-entrada, paleta-salida en un centro de cumplimiento de alta velocidad requirió una base tecnológica completamente nueva.

El desafío antes del cambio

Antes de su transformación, KATEM Logistics dependía en gran medida de modelos de almacenamiento a largo plazo. Los sistemas operativos implementados estaban diseñados estrictamente para ese fin. El sistema de gestión de almacenes heredado llevaba años en la empresa, pero era increíblemente restrictivo.

El sistema antiguo dependía en gran medida del papel y era dolorosamente lento, requiriendo una voluminosa documentación manual. Procesar un solo artículo entrante podía llevar hasta cinco minutos. El piso del almacén carecía de una estrategia de recolección cohesiva, lo que provocaba una ubicación desorganizada del stock y una utilización ineficiente del espacio.

Mientras la compañía comenzaba a tantear las aguas de surtdo pick-and-pack, las limitaciones del software heredado se hicieron evidentes. No podía gestionar las complejidades de los palés con múltiples SKU ni la preparación de pedidos por unidades a un ritmo acelerado. En consecuencia, los errores humanos se convirtieron en un problema cotidiano. El equipo de control de inventario se enfrentaba con frecuencia a errores de selección y envíos incorrectos, operando con una tasa de precisión estimada de 80%. Esto generaba una avalancha diaria de correos electrónicos de quejas de los clientes, lo que creaba un estrés enorme para los equipos administrativos y de almacén.

Para agravar la urgencia, el sistema heredado sufrió un ciberataque del cual nunca se recuperó por completo. Ante la intensa presión de un cliente clave que necesitaba urgentemente una solución de cumplimiento moderna, KATEM Logistics tuvo que actuar rápido. Necesitaban un sistema que no cobrara tarifas exorbitantes ni dictara meses de tiempo de desarrollo solo para implementar la funcionalidad básica de recolección y empaque.

Por qué un nuevo WMS fue la decisión correcta

El equipo directivo expuso un plan de crecimiento a cinco años con el comercio electrónico en el centro. Para ejecutarlo, requirieron una basado en la nube WMS con APIs abiertas capaz de manejar complejas Integraciones sin problemas.

Un requisito crítico era la capacidad de integrarse con múltiples empresas de mensajería. Al pasar a la logística de cuarta parte (4PL), KATEM ya no se trataba solo de mover paletas; estaban recogiendo artículos pequeños, empacándolos y enviándolos a través de transportistas como Correos (Servicio de Paquetería y Mensajería), Royal Mail, FedEx, y DX, dependiendo del valor del producto y el nivel de servicio. Además, necesitaban integraciones directas con las principales plataformas de comercio electrónico como Shopify y WooCommerce para capturar el mercado en crecimiento de comerciantes más pequeños y de alto crecimiento.

Al evaluar el mercado, la decisión se vio fuertemente influenciada por el boca a boca. Como miembros activos de la red Palletforce, James y Matthew hablaron con múltiples socios logísticos que ya estaban utilizando con éxito Clarus WMS junto con el Qargo TMS. Tras recibir comentarios abrumadoramente positivos de colegas de confianza, KATEM se dio cuenta de que Clarus ofrecía exactamente la flexibilidad, la escalabilidad y la interfaz moderna que necesitaban. Tomaron la decisión de seguir adelante de inmediato, se registraron y comenzaron el proceso de implementación en cuestión de días.

Realidad de la implementación

Cambiar un sistema heredado usualmente trae consigo una inmensa agitación operativa, pero la transición a Clarus desafió esas expectativas. Impulsada por la demanda inmediata de los clientes, KATEM Logistics apuntó a un despliegue rápido.

Enfocándose inicialmente en un único cliente urgente, el equipo de Clarus trabajó de forma remota —incluso desarrollando los requisitos del sistema mientras los interesados viajaban— para poner en marcha un entorno operativo en cuestión de semanas. La migración del inventario para esta cuenta inicial tomó solo unos días, en comparación con los meses que había tomado en plataformas anteriores.

Esta velocidad se sustentó en un enfoque de verdadera colaboración. El equipo de soporte de Clarus fue muy receptivo, respondiendo las llamadas directamente y generando demostraciones o integraciones personalizadas de inmediato cada vez que KATEM enfrentaba un obstáculo. Una vez que el sistema demostró su capacidad con el primer cliente, KATEM transfirió metódicamente el inventario restante del almacén —abarca miles de paletas y docenas de clientes— a la nueva plataforma.

Resultados Obtenidos

El cambio operativo en KATEM Logistics ha sido nada menos que transformador. Al mudarnos a un sistema inteligente, controlado por escáner WMS, la empresa logró una escalabilidad masiva al mismo tiempo que mejoró la precisión.

El cambio más notable se produjo en el volumen. Antes de la transición, el volumen de preparaciones de pedidos rondaba las 1.000 unidades al mes. En la actualidad, el almacén procesa entre 10.000 y 12.000 preparaciones de pedidos al mes, lo que supone un aumento de diez veces impulsado íntegramente por sus nuevas capacidades de comercio electrónico.

A pesar de este enorme aumento en el volumen, la precisión se disparó. El equipo de control de inventario informa que la precisión de los pedidos ha subido hasta situarse entre el 98,1 % y el 99,1 %. El aluvión diario de correos electrónicos de quejas de los clientes por envíos incorrectos ha desaparecido, y ha sido sustituido por unas pocas consultas menores al mes. La velocidad de procesamiento de mercancía recibida también se ha revolucionado; lo que antes tomaba cinco minutos en el sistema antiguo ahora se completa en unos 30 segundos con un rápido escaneo.

Este crecimiento ha tenido un impacto directo en la economía local. KATEM Logistics ha duplicado su personal de almacén, aumentando el equipo de 6 a 12 empleados. Para satisfacer la demanda, han pasado de un modelo de turno único a tres turnos diarios. Sorprendentemente, lograron esta escala sin necesidad de inflar drásticamente su plantilla administrativa, ya que el WMS automatiza información, validación de stock y facturación.

Reflexiones y lecciones aprendidas

Para los equipos que trabajan en el almacén, el nuevo sistema de gestión de almacenes (WMS) ha mejorado considerablemente el entorno de trabajo. La interfaz intuitiva del sistema funciona como una sencilla lista de compras digital, que guía a los preparadores de pedidos directamente a las ubicaciones correctas y valida cada escaneo.

La dirección de control de inventario observa una drástica reducción en el estrés diario. Los completos registros de auditoría de la plataforma capturan cada escaneo, cada pulsación de tecla y cada movimiento. Si ocurre un error de selección, el equipo puede identificar instantáneamente el error humano —como escanear el código de barras correcto pero tomar el artículo adyacente— y corregir el comportamiento mediante capacitación específica en lugar de recurrir a culpar a alguien.

La visibilidad que proporciona el sistema basado en la nube también se ha convertido en una herramienta de ventas importante. Los gerentes y directores de almacén pueden iniciar sesión desde cualquier lugar, ya sea en una computadora portátil en casa o en un iPhone durante el fin de semana, para revisar los pedidos entrantes y planificar los recursos con antelación. Al presentarles a nuevos clientes potenciales, el equipo de liderazgo simplemente demuestra el portal en vivo. Los clientes aceptan inmediatamente la transparencia, sabiendo que pueden monitorear de forma independiente su propio inventario, generar informes personalizados y realizar pedidos en vivo en cualquier momento sin tener que solicitar actualizaciones manuales. Como señalaron los directores, el sistema esencialmente se vende solo.

Un camino práctico hacia adelante

Con una infraestructura robusta y escalable ahora firmemente establecida, KATEM Logistics no se detiene. La empresa está sentando las bases para la transición a una operación continua las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Para adaptarse a su clientela en rápida expansión, están asegurando 40,000 pies cuadrados adicionales de espacio de almacén.

Su visión final es ofrecer una gestión completa de la cadena de suministro, de extremo a extremo. Al integrar sus sistemas de gestión de transporte con Clarus WMS, KATEM ahora puede gestionar el recorrido completo de un producto: desde la recolección de contenedores internacionales en el puerto, el manejo del desembalaje y almacenamiento, la gestión del preciso proceso de picking y packing, hasta la orquestación de la entrega de última milla a través de diversos couriers.

Para otras empresas de logística que sopesan los riesgos de modernizar sus sistemas heredados, el consejo de los líderes de KATEM es directo: el cambio vale la pena. Al elegir un socio que brinde soporte rápido y una plataforma diseñada para la flexibilidad, KATEM Logistics protegió su negocio para el futuro, eliminó cuellos de botella operativos y aseguró su lugar en el vertiginoso mundo del cumplimiento de comercio electrónico.