KATEM Logistics schaalt orderpickingvolumes 10x met WMS

KATEM Logistiek is al decennia een hoeksteen van familiebedrijven in transport en warehousing in het VK. Het bedrijf, dat zijn 30-jarig jubileum viert, is oorspronkelijk vernoemd naar de dochters van de oprichter, Katie en Emily. Gedurende een groot deel van zijn geschiedenis was KATEM traditioneel gebouwd op algemeen warehousing, algemeen transport en langdurige palletopslag. Het bedrijf bouwde een sterke reputatie op, verankerd door een toegewijd team en oprichters die transport met hart en ziel beleefden - wat blijkt uit de 90-jarige oprichter, John, die nog steeds internationaal vrachtwagens bestuurt.

Echter, het logistieke landschap is zelden statisch. Erkennende een neergang in de lokale productie- en grondstoffeneconomie, begreep het leiderschapsteam dat het bedrijf zich moest ontwikkelen. Toen directeuren James Walker en Matthew Chaganis het bedrijf kwamen versterken om de volgende groeifase te stimuleren, identificeerden zij onmiddellijk het magazijn als de primaire motor voor verhoogde winstgevendheid en operationele diversiteit.

Om de toekomst van het bedrijf veilig te stellen, startte KATEM Logistics een strategische draai naar e-commerce fulfilment, pick-and-pack diensten en last-mile distributie. Maar het transformeren van een traditioneel pallet-in, pallet-out magazijn naar een hoog-volume fulfilmentcentrum vereiste een volledig nieuwe technologische basis.

De uitdaging voor de verandering

Voordat ze transformeerde, was KATEM Logistics sterk afhankelijk van langetermijnopslagmodellen. De operationele systemen die hiervoor waren ingesteld, waren strikt voor dat doel ontworpen. Het bestaande warehousing management systeem was al jaren in gebruik, maar het was ongelooflijk beperkend.

Het oude systeem was sterk gebaseerd op papier en pijnlijk langzaam, waarbij dikke, handmatige documentatie vereist was. Het verwerken van een enkel binnenkomend item kon wel vijf minuten duren. De magazijnvloer miste een samenhangende pickstrategie, wat leidde tot ongeorganiseerde plaatsing van voorraden en inefficiënt ruimtegebruik.

Terwijl het bedrijf de eerste stappen zette op het gebied van Pick-en-pack fulfilment, ... werden de beperkingen van de verouderde software pijnlijk duidelijk. Het systeem was niet opgewassen tegen de complexiteit van pallets met meerdere SKU’s of het snelle orderverzamelen per stuk. Daardoor werden menselijke fouten een dagelijks knelpunt. Het voorraadbeheerteam had regelmatig te maken met verkeerd gepickte artikelen en onjuiste verzendingen, met een geschatte nauwkeurigheid van 80%. Dit leidde tot een dagelijkse stroom van e-mails met klachten van klanten, wat enorme stress veroorzaakte voor de administratieve en magazijnteams.

Om de urgentie te vergroten, werd het oude systeem getroffen door een cyberaanval waarvan het nooit volledig herstelde. Onder intense druk van een belangrijke klant die dringend een moderne fulfilmentoplossing nodig had, moest KATEM Logistics snel handelen. Ze hadden een systeem nodig dat geen buitensporige kosten in rekening bracht of maanden aan ontwikkelingstijd vereiste, alleen al voor de implementatie van basale pick-and-pack functionaliteit.

Waarom een nieuw WMS de juiste zet was

Het leiderschapsteam heeft een vijfjarig groeiplan opgesteld met e-commerce in het middelpunt. Om dit uit te voeren, hadden ze een cloudgebaseerd WMS met open API's die complexe zaken kunnen afhandelen integraties naadloos.

Een cruciale eis was de mogelijkheid om te integreren met meerdere koeriers. De stap naar fourth-party logistics (4PL) betekende dat KATEM niet langer alleen maar pallets verschoof; ze pakten kleine artikelen, verpakten ze en routeerden ze via vervoerders zoals DPD, Koninklijke Post, FedEx, en DX, afhankelijk van de waarde van het product en het serviceniveau. Daarnaast hadden ze directe integraties nodig met grote e-commerceplatforms zoals Shopify en WooCommerce om de groeiende markt van kleinere, snelgroeiende handelaren te bedienen.

Bij de beoordeling van de markt werd de beslissing sterk beïnvloed door mond-tot-mondreclame. Als actieve leden van het Palletforce-netwerk spraken James en Matthew met verschillende logistieke partners die Clarus WMS al succesvol gebruikten, naast de Qargo TMS. Na overweldigend positieve reacties van vertrouwde collega’s te hebben gehoord, zag KATEM in dat Clarus precies de flexibiliteit, schaalbaarheid en moderne interface bood die ze nodig hadden. Ze besloten onmiddellijk tot actie over te gaan, zich aan te melden en binnen enkele dagen met het implementatieproces te beginnen.

Implementatie Realiteit

Het veranderen van een bestaand systeem brengt meestal enorme operationele ontwrichting met zich mee, maar de overgang naar Clarus tartte die verwachtingen. Gedreven door de directe vraag van klanten, mikte KATEM Logistics op een snelle uitrol.

Door zich aanvankelijk te richten op één dringende klant, werkte het Clarus-team op afstand – zelfs aan het uitwerken van systeemvereisten terwijl belanghebbenden op reis waren – om binnen enkele weken een live omgeving op te zetten. Het migreren van de voorraad voor dit initiële account duurde slechts een paar dagen, vergeleken met de maanden die het op eerdere platforms had gekost.

Deze snelheid werd ondersteund door een oprechte partnerschapbenadering. Het Clarus-ondersteuningsteam reageerde zeer snel, nam direct de telefoon op en startte direct met het opzetten van aangepaste demonstraties of integraties wanneer KATEM onder druk kwam te staan. Zodra het systeem zijn capaciteit had bewezen bij de eerste klant, heeft KATEM methodisch de resterende magazijnvoorraad – bestaande uit duizenden pallets en tientallen klanten – overgezet naar het nieuwe platform.

Resultaten behaald

De operationele ommekeer bij KATEM Logistics is ronduit transformerend geweest. Door over te stappen op een slim, scannergestuurd WMS, heeft het bedrijf enorme schaalbaarheid bereikt en tegelijkertijd de precisie verbeterd.

De meest dramatische verschuiving deed zich voor in hun volume. Vóór de overgang schommelde picking volume rond de 1.000 eenheden per maand. Vandaag de dag verwerkt het magazijn tussen de 10.000 en 12.000 picks per maand - een 10x toename, volledig gedreven door hun nieuwe e-commerce mogelijkheden.

Ondanks deze enorme toename in volume is de nauwkeurigheid enorm gestegen. Het voorraadbeheerteam meldt dat de nauwkeurigheid van de bestellingen is gestegen tot tussen de 98,1% en 99,1%. De dagelijkse stroom e-mails met klachten van klanten over verkeerde leveringen is verdwenen en heeft plaatsgemaakt voor slechts een handvol kleine vragen per maand. De snelheid van goederenontvangst heeft ook een revolutie teweeggebracht; wat voorheen vijf minuten duurde op het oude systeem is nu in ongeveer 30 seconden voltooid met een snelle scan.

Deze groei heeft een directe impact gehad op de lokale economie. KATEM Logistics heeft het aantal magazijnmedewerkers verdubbeld, waardoor het team is gegroeid van 6 naar 12 medewerkers. Om aan de vraag te kunnen voldoen, zijn ze overgestapt van een model met één ploeg naar drie dagelijkse ploegen. Opmerkelijk genoeg hebben ze deze schaalgrootte bereikt zonder dat ze hun administratieve personeelsbestand drastisch hoefden uit te breiden, aangezien het WMS rapportage, voorraadvalidatie, en facturering.

Reflecties en geleerde lessen

Voor de teams op de werkvloer heeft het nieuwe WMS de werkomgeving fundamenteel verbeterd. De gebruiksvriendelijke interface van het systeem fungeert als een eenvoudige, digitale boodschappenlijst, die orderpickers rechtstreeks naar de juiste locaties begeleidt en elke scan valideert.

Het leiderschap voor voorraadbeheer constateert een drastische vermindering van dagelijkse stress. De uitgebreide audit trails van het platform leggen elke scan, toetsaanslag en beweging vast. Als er toch een foutieve pick gebeurt, kan het team onmiddellijk de menselijke fout identificeren – zoals het scannen van de juiste barcode maar het oppakken van het aangrenzende artikel – en het gedrag corrigeren door middel van gerichte training in plaats van een blaamspel.

Het inzicht dat het cloudgebaseerde systeem biedt, is ook een belangrijk verkoopinstrument geworden. Magazijnbeheerders en directeuren kunnen overal inloggen – of het nu op een laptop thuis is of op een iPhone in het weekend – om binnenkomende bestellingen te bekijken en de middelen van tevoren te plannen. Bij het pitchen aan nieuwe potentiële klanten demonstreert het managementteam eenvoudigweg het live portaal. Klanten zien onmiddellijk de transparantie in, wetende dat ze hun eigen voorraad zelfstandig kunnen volgen, aangepaste rapporten kunnen genereren en op elk moment live bestellingen kunnen plaatsen zonder handmatige updates te hoeven aanvragen. Zoals de directeuren opmerkten, verkoopt het systeem zichzelf in feite.

Een praktisch pad vooruit

Met een robuuste, schaalbare infrastructuur die nu stevig op zijn plaats ligt, gaat KATEM Logistics niet vertragen. Het bedrijf legt momenteel de basis voor de overgang naar een volledige 24-uurs, 7-dagen-per-week operatie. Om hun snelgroeiende klantenbestand te accommoderen, verzekeren ze zich van nog eens 3.700 vierkante meter magazijnruimte.

Hun uiteindelijke visie is om volledig end-to-end supply chain management aan te bieden. Door hun transportmanagementsystemen te integreren met Clarus WMS, KATEM kan nu de volledige reis van een product afhandelen: internationale containers ophalen uit de haven, het lossen en opslaan, het beheer van het precieze pick-and-pack proces, en het orkestreren van de last-mile levering via verschillende koeriers.

Voor andere logistieke bedrijven die de risico's van het moderniseren van hun verouderde systemen afwegen, is het advies van het management van KATEM straightforward: de opschudding is het waard. Door te kiezen voor een partner die snelle ondersteuning biedt en een platform heeft dat is gebouwd voor flexibiliteit, heeft KATEM Logistics zijn bedrijf toekomstbestendig gemaakt, operationele knelpunten geëlimineerd en zijn plaats in de snelle wereld van e-commerce fulfilment veiliggesteld.