Un SGM local puede parecer financieramente sensato a primera vista. Usted compra el hardware, instala el software, aloja el sistema de gestión de almacenes en sus propios servidores y asume que ahora tiene el control. Para muchas empresas de almacenes, eso se siente más seguro que migrar a un SGM en la nube. La lógica suena familiar: mantener los datos in situ, depender de su propio equipo de TI y evitar una suscripción mensual que parece interminable. Pero el costo real de un SGM local rara vez se encuentra en la partida aprobada al inicio. Se acumula con el tiempo a través de tiempos de inactividad, mantenimiento, personal de TI, interrupciones de actualizaciones, soluciones alternativas manuales y el costo oculto de un sistema de gestión de almacenes que se vuelve más difícil de adaptar a medida que la operación crece.
Ese coste oculto cobra ahora mayor importancia, ya que las operaciones de almacén son cada vez más amplias y complejas. La Oficina Nacional de Estadística constató que el número de locales comerciales del Reino Unido clasificados como «transporte y almacenamiento» fue 88% superior en 2021 que en 2011. Una mayor actividad de transporte y almacenamiento suele implicar más referencias, más integraciones, más clientes, más presión en la gestión de pedidos y una mayor necesidad de un sistema de gestión de almacenes capaz de escalar sin tener que replantearse en profundidad la infraestructura. Cuando una empresa crece rápidamente, un WMS local puede dejar de parecer estable y empezar a resultar pesado.
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La presión laboral hace que los aspectos económicos de un sistema de gestión de almacenes (WMS) local sean aún más difíciles de ignorar. Descartes informó de que el 76% de los responsables de la cadena de suministro y la logística estaban sufriendo una notable escasez de mano de obra, siendo las operaciones de almacén una de las funciones más afectadas, con un 56%. Chris Jones, vicepresidente ejecutivo de Sector Industrial de Descartes, afirmó que las organizaciones de cadena de suministro y logística “siguen teniendo dificultades para conseguir la mano de obra, los trabajadores cualificados y los líderes que necesitan para prosperar”. Cuando los equipos de almacén y de apoyo están al límite de su capacidad, un sistema de gestión de almacenes que requiere más tareas administrativas manuales, más atención técnica interna y más soluciones provisionales acaba resultando costoso de formas que no siempre se reflejan en el presupuesto inicial.
El desafío no es que un WMS local nunca funcione. Muchos lo hacen, a veces durante años. El problema es el costo total de propiedad. La licencia inicial y el gasto en servidores son solo la parte visible del iceberg. Debajo de la superficie se encuentran los costos indirectos: capital inmovilizado en infraestructura, tiempo dedicado a planificar actualizaciones, nómina comprometida con el mantenimiento, interrupciones operativas durante fallos, y respuestas más lentas a nuevos requisitos de almacén. Es por eso que los equipos de almacén modernos reevalúan cada vez más si el control sobre el hardware es realmente lo mismo que el control sobre el costo.
¿Cuánto cuesta realmente un WMS local además de la licencia?
El error más obvio que cometen las empresas con un SGM en sus instalaciones es asumir que el costo de la licencia y la implementación cuentan toda la historia. En realidad, el costo total de un SGM en sus instalaciones también incluye servidores, almacenamiento, redes, planes de respaldo, consumo de energía, trabajos de seguridad, contratos de soporte, pruebas internas, planificación de recuperación ante desastres y el tiempo de las personas responsables de mantener disponible el sistema de gestión de almacenes. Incluso si cada uno de esos costos parece manejable de forma aislada, juntos reformulan la economía de la plataforma.
La guía de adopción de la nube de Microsoft es útil aquí porque explica claramente la diferencia estructural. Dice que la TI tradicional en las instalaciones (on-premises) generalmente depende de un modelo de gasto de capital, que requiere una inversión inicial significativa en hardware y equipos, mientras que el gasto en la nube se traslada a un modelo de gasto operativo que refleja el uso real y las necesidades de mantenimiento. Eso no significa que la nube sea gratis, por supuesto, pero sí significa que el perfil de costos de un WMS en las instalaciones está cargado al principio y es intensivo en infraestructura de una manera que un WMS en la nube a menudo no lo es.
Consideraciones de eficiencia de costos para su estrategia de adopción de la nube
AWS plantea el mismo punto económico desde un ángulo diferente. Su guía de precios dice que la nube permite a las empresas “cambiar gastos fijos” como centros de datos y servidores físicos por gastos variables, pagando solo por lo que consumen. Para un sistema de gestión de almacenes, eso es importante porque la mayoría de los almacenes no funcionan a máxima intensidad todas las horas de todos los días. Un WMS local a menudo obliga a la empresa a comprar para la capacidad máxima, y luego mantener esa capacidad independientemente de si se está utilizando o no.
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El coste del tiempo de inactividad también debe tenerse en cuenta a la hora de evaluar un sistema de gestión de almacenes (WMS) local. El análisis anual de interrupciones de servicio de 2023 del Uptime Institute reveló que más de dos tercios de las interrupciones costaron más de $100 000. No todas las interrupciones de un sistema de gestión de almacenes alcanzarán directamente esa cifra, pero el principio es importante. Si el SGA no está disponible, el almacén puede dejar de recibir, preparar pedidos, realizar envíos o facturar con precisión. Una breve interrupción en un almacén en funcionamiento puede convertirse rápidamente en un problema comercial mucho mayor que el coste del servidor en el que se originó.
Análisis de interrupciones anuales 2023
Por eso creemos que el costo total de propiedad importa mucho más que el precio de entrada. Un SCM local puede parecer más barato durante la adquisición si la comparación se centra únicamente en las tarifas mensuales del software. Una vez que la empresa incluye el mantenimiento, la resiliencia, las actualizaciones, el riesgo de inactividad y el esfuerzo de soporte interno, el cálculo suele volverse mucho más honesto.
¿Por qué un WMS local (on-premises) genera tanta sobrecarga continua de TI y soporte?
Un WMS local (on-premises) genera una sobrecarga de TI continua porque la empresa se hace responsable de todo lo que está por debajo del sistema de gestión de almacenes, así como de la aplicación en sí. Eso generalmente significa aplicar parches a los sistemas operativos, monitorear servidores, gestionar el rendimiento de la base de datos, planificar copias de seguridad, probar procedimientos de restauración, mantener controles de seguridad y coordinar actualizaciones con una interrupción mínima de las operaciones en vivo del almacén. Incluso cuando existe un socio de soporte, el equipo interno aún asume una carga significativa de coordinación y riesgo.
Este costo indirecto a menudo se subestima porque se distribuye entre personas y proyectos en lugar de facturarse como un elemento obvio. Un sistema de gestión de almacenes puede no parecer costoso en un informe mensual de software, pero aun así puede absorber una cantidad desproporcionada de tiempo de TI a lo largo del año. Ese es uno de los verdaderos costos ocultos de un WMS local: consume atención técnica que de otra manera podría utilizarse en integración, automatización, análisis o mejoras orientadas al cliente.
La definición de computación en la nube del NIST ayuda a explicar por qué el contraste con un WMS en la nube es tan importante. NIST describe la nube como acceso bajo demanda a recursos informáticos configurables que pueden ser aprovisionados y liberados rápidamente con un mínimo esfuerzo de gestión o interacción del proveedor de servicios, respaldados por características como la elasticidad rápida y el servicio medido. Esas dos ideas son importantes en la gestión de almacenes. La elasticidad rápida ayuda al sistema a adaptarse a medida que cambian las demandas, mientras que el servicio medido significa que la infraestructura se gestiona como un servicio operativo en lugar de un patrimonio técnico propiedad del almacén.
SP 800-145, La Definición de Computación en la Nube del NIST
Esa diferencia se vuelve aún más visible cuando las empresas intentan escalar o modernizarse. La guía de Azure sobre modelos de costos de carga de trabajo dice que un modelo de costos adecuado debe incluir costos directos del proveedor, gastos de mantenimiento operativo, opciones de modelo de facturación y ahorros potenciales. Para un WMS local, los gastos de mantenimiento operativo son a menudo exactamente donde los supuestos ahorros comienzan a desaparecer. El sistema de gestión de almacenes puede ser técnicamente propiedad, pero la carga de su operación permanece activa y continua.
Estrategias de arquitectura para crear un modelo de costos
Vemos esto en la práctica todo el tiempo. Las empresas rara vez se quejan de la existencia del WMS local en el primer año. Se quejan cuando el sistema de gestión de almacenes necesita una actualización, cuando el soporte se vuelve escaso, cuando la generación de informes no puede seguir el ritmo, o cuando los equipos operativos tienen que esperar recursos técnicos escasos solo para hacer cambios sensatos. En ese momento, el costo real se vuelve imposible de ignorar.
¿Cómo hacen que un WMS local sea aún más costoso los procesos en papel y los flujos de trabajo antiguos?
El problema de costos con un WMS local a menudo se ve amplificado por la antigüedad de los flujos de trabajo que lo rodean. Muchas configuraciones antiguas de sistemas de gestión de almacenes basadas en servidores están rodeadas de exportaciones, comprobaciones en papel, ajustes de hojas de cálculo y rutinas de conciliación manual que se agregaron con el tiempo para compensar las limitaciones del sistema. Esas rutinas se vuelven normales, por eso es tan fácil pasar por alto su costo. La gente deja de verlas como soluciones provisionales y comienza a tratarlas como “simplemente cómo funciona el almacén”.”
Ahí es exactamente donde el costo operativo aumenta silenciosamente. Si los equipos deben imprimir, reingresar datos, verificar o corregir manualmente datos porque el sistema de gestión de almacenes no soporta la visibilidad en tiempo real lo suficientemente bien, el WMS local está creando una demanda de mano de obra que la empresa quizás nunca haya valorado correctamente. No es solo la tecnología la que cuesta dinero. Es el comportamiento que la tecnología fuerza a su alrededor.
El trabajo de McKinsey sobre el diseño de almacenes digitales pone de manifiesto el coste de oportunidad que supone ese entorno heredado. La consultora afirma que el diseño de almacenes digitales puede mejorar la eficiencia entre un 20% y un 25%, al permitir a las empresas simular las operaciones del almacén con mucho mayor detalle antes de realizar cambios físicos. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) local no impide automáticamente esas mejoras, pero los sistemas más antiguos suelen dificultar su consecución, ya que los datos son menos accesibles, las integraciones son más débiles y los cambios tardan más en implementarse.
Mejorando las operaciones del almacén, digitalmente
La encuesta de logística digital de McKinsey para 2024 añade otro ángulo importante. Dijo que el panorama de la tecnología logística sigue “extremadamente fragmentado” y que las empresas todavía luchan con la calidad de los datos, la integración de sistemas y la gestión del cambio, incluso cuando los proyectos digitales están generando valor. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) local heredado a menudo se encuentra en el centro de esa fragmentación, porque nunca se diseñó para compartir datos con la flexibilidad que se espera de las plataformas modernas. El sistema de gestión de almacenes aún puede procesar transacciones, pero puede convertirse en un cuello de botella para la visibilidad, la integración y la mejora.
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Por eso los procesos anticuados basados en papel no son solo una preocupación de eficiencia. Son una preocupación financiera. Cada intervención manual en torno a un WMS local añade costes laborales, ralentiza las decisiones y aumenta la probabilidad de error. En conjunto, esas ineficiencias ocultas pueden fácilmente superar los ahorros percibidos de mantener el sistema en las instalaciones.
¿Por qué escalar un WMS local se vuelve caro tan rápidamente?
Escalar un WMS local es costoso porque el crecimiento generalmente activa tanto trabajo de infraestructura como de software. Más usuarios, más sitios, más movimientos de stock, más integraciones o más demandas de los clientes pueden requerir servidores adicionales, almacenamiento, optimización de bases de datos, mayor esfuerzo de soporte o desarrollo especializado. A diferencia de un WMS en la nube, donde la elasticidad es parte del modelo de servicio, un WMS local a menudo obliga a la empresa a planificar y financiar manualmente los cambios de capacidad.
La definición de nube del NIST nuevamente ayuda a enmarcar el problema. La elasticidad rápida es una de las características centrales de la computación en la nube, lo que significa que los recursos pueden escalar hacia arriba o hacia abajo rápidamente con la demanda. Para un sistema de gestión de almacenes, eso cambia la economía de las operaciones comerciales en temporada alta, la incorporación de clientes y la expansión. Un WMS local no solo necesita suficiente potencia para el presente. A menudo, también necesita margen suficiente para la incertidumbre del futuro, y la propiedad total de esa incertidumbre es costosa.
SP 800-145, La Definición de Computación en la Nube del NIST
Tanto AWS como Microsoft hacen que el punto de costo sea más directo. AWS dice que la computación en la nube permite a las organizaciones evitar invertir fuertemente en centros de datos y servidores antes de saber cómo se utilizarán, mientras que Microsoft destaca el pago por uso y la escalabilidad basada en gastos operativos (OpEx) como un beneficio central de la economía de la nube. Para un entorno de sistema de gestión de almacenes en crecimiento, eso significa que un WMS en la nube puede absorber más variaciones sin forzar una nueva gran decisión de capital cada vez que la empresa cambia de forma.
Seis ventajas de la computación en la nube
Economía de la nube – Guía para el caso de negocio en la nube
La guía de arquitectura bien diseñada de Azure sobre costos de escalado también señala que la elección del enfoque de escalado correcto puede generar ahorros significativos y ayudar a las empresas a pagar solo por lo que necesitan, al tiempo que cumplen con los estándares de rendimiento y confiabilidad. Ese principio es importante porque un WMS local raramente ofrece la misma flexibilidad. Una vez que se compra el hardware, el costo permanece, ya sea que el almacén utilice esa capacidad intensivamente o no.
Estrategias de arquitectura para optimizar los costos de escalabilidad
En términos prácticos de almacén, eso significa que un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) local a menudo castiga el éxito. Cuanto más crece el negocio, más revela el sistema de gestión de almacenes su ruta de actualización, sus límites de infraestructura y su dependencia interna de especialistas técnicos. El crecimiento debería crear oportunidades. Con demasiada frecuencia, un SGA local obsoleto lo convierte en una negociación técnica.
¿Cómo se ve realmente el costo total de propiedad a lo largo del tiempo?
El coste total de propiedad de un SGM local se entiende mejor como una acumulación a largo plazo de costes visibles e invisibles. Los costes visibles incluyen las tasas de licencia, el hardware, la implementación, los proyectos de actualización y los contratos de mantenimiento. Los costes invisibles incluyen el riesgo de inactividad, los ciclos de cambio más lentos, el esfuerzo manual en torno al sistema de gestión de almacenes, los informes retrasados, el coste de oportunidad de TI y la carga financiera de la infraestructura que debe ser propiedad antes de que sea completamente necesaria.
La guía de Microsoft sobre casos de negocio para la migración a Azure es útil aquí porque se refiere explícitamente a los ahorros de costos a largo plazo al pasar de un modelo de gasto de capital a un modelo de gasto operativo al pagar solo por lo que se usa. Esa no es una promesa universal de que cada WMS en la nube será siempre más barato en cada escenario. Pero es un fuerte recordatorio de que la propiedad de un WMS local crea una carga financiera diferente, una que a menudo se vuelve menos atractiva cuanto más tiempo permanece el sistema.
Estudio de caso comercial en Azure Migrate
El tiempo de inactividad y las interrupciones también deben tenerse en cuenta en el análisis del coste total de propiedad (TCO). El Uptime Institute constató en su análisis de interrupciones de 2023 que la proporción de interrupciones graves aisladas que cuestan más de $100 000 ha ido en aumento. Una interrupción en el sistema de gestión de almacenes no tiene por qué provocar daños en el hardware para resultar costosa. Basta con que interrumpa la recepción, el envío, la elaboración de informes o la facturación durante el tiempo suficiente para que el almacén pierda tiempo, confianza y fiabilidad en el servicio.
Análisis de interrupciones anuales 2023
También está el coste estratégico del retraso. Un estudio de McKinsey sobre logística digital reveló que más del 85% de los encuestados afirmaban que sus proyectos digitales habían aportado valor añadido, aunque muchos seguían enfrentándose a retos relacionados con la integración y el cambio. Esto es importante porque un sistema de gestión de almacenes que resulte más difícil de actualizar o integrar frena la capacidad de mejora de la empresa. Con el tiempo, esa pérdida de agilidad pasa a formar parte del coste del WMS local, aunque el departamento financiero nunca lo califique como tal.
Logística digital: ¿Entrando en el carril rápido?
Por eso animamos a los equipos de almacén a comparar resultados, no solo facturas. Si el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) local es más lento de actualizar, más difícil de escalar, depende más de TI interna y es más probable que cree soluciones manuales provisionales, entonces su coste total de propiedad es casi con toda seguridad superior al que sugería el caso de adquisición original.
Donde fallan los modelos de WMS locales y cómo lo solucionamos
La mayor debilidad de un WMS local no es que sea antiguo. Es que los modelos más antiguos de sistemas de gestión de almacenes basados en servidores a menudo se vuelven frágiles justo cuando el negocio necesita más flexibilidad. Son más difíciles de escalar, más disruptivos de actualizar y más propensos a depender de un grupo cada vez menor de conocimiento interno. Esa fragilidad es costosa porque cada cambio comienza a llevar más tiempo, más coordinación y mayor tolerancia al riesgo de lo que debería.
St John’s Hall Storage es un buen ejemplo de cómo esa presión se manifiesta en las operaciones reales de los almacenes. Su sistema de gestión de almacenes anterior tenía más de 20 años, estaba alojado en las instalaciones, era propenso a fallos y errores, y resultaba caro de actualizar, requiriendo a menudo tiempos de inactividad de un día completo. La generación de informes era limitada, la facturación tardaba medio día en ejecutarse y se necesitaban dos empleados a tiempo completo solo para limpiar y corregir los datos exportados. Tras pasarse a Clarus WMS, la empresa obtuvo acceso nativo en la nube, informes en tiempo real, soporte automatizado de facturación y actualizaciones incluidas sin coste adicional ni tiempos de inactividad. Es una comparación útil de un SGM local porque vincula el dolor de la infraestructura directamente al coste operativo.
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
Mitchell Storage & Distribution cuenta una historia similar desde un ángulo diferente. Su antiguo sistema de gestión de almacenes, desarrollado a medida internamente, generaba una carga administrativa excesiva a medida que la empresa crecía. Dean Stevens, director sénior de operaciones, afirmó: “Estábamos dedicando demasiados recursos a la administración… no era sostenible”. Tras pasar a utilizar Clarus WMS, la empresa redujo la carga administrativa del almacén en un 60%, ganó visibilidad en tiempo real y abrió nuevas oportunidades de ingresos. Ese es exactamente el tipo de reasignación de costes al que prestamos atención: no solo lo que el sistema de gestión de almacenes cobra sobre el papel, sino cuánto esfuerzo empresarial absorbe entre bastidores.
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la carga administrativa del almacén en un 60%
En Clarus WMS, nuestra visión es simple. Un sistema de gestión de almacenes debe reducir la resistencia técnica, no aumentarla. Es por eso que vemos la entrega nativa en la nube como algo más que una opción de alojamiento. Es una elección de modelo operativo. El objetivo no es solo mover servidores a otro lugar. Es proporcionar al almacén una plataforma que sea más fácil de mantener, más fácil de actualizar, más fácil de escalar y más fácil de confiar cuando el negocio cambia.
¿Listo para repensar el costo real de su WMS local?
Un WMS local puede parecer controlable porque el hardware está cerca y la propiedad se siente tangible. Pero para la mayoría de los negocios de almacén, la pregunta real no es dónde se ejecuta el sistema de gestión de almacenes. Es lo que el negocio tiene que soportar debido a esa elección. Si la respuesta incluye una pesada sobrecarga de TI, actualizaciones disruptivas, soluciones alternativas manuales y un crecimiento más lento, entonces el sistema está costando más de lo que parece.
Nuestro consejo es que analice su sistema de gestión de almacenes a través de una perspectiva de costos totales. Revise el historial de inactividad, el esfuerzo de actualización, la dependencia de TI interna, los retrasos en la generación de informes y la cantidad de procesos manuales creados alrededor de la plataforma. Es ahí donde el costo oculto de un WMS local suele revelarse más rápidamente.
En Clarus WMS, creemos que un sistema de gestión de almacenes debe hacer que las operaciones sean más ligeras, no más pesadas. Cuando la plataforma es más fácil de escalar, más fácil de mantener y más fácil de mejorar, el almacén obtiene más que una simple actualización técnica. Obtiene espacio para crecer sin arrastrar la carga de infraestructura de ayer hacia el mañana.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de almacenes en el Reino Unido?
El costo de un sistema de gestión de almacenes en el Reino Unido varía mucho según el modelo de implementación, la complejidad, el alcance de la integración y el tamaño operativo. Lo más importante es comparar el costo total de propiedad, no solo la tarifa del software, porque un SGM local también puede requerir gasto en hardware, personal de TI, mantenimiento y actualizaciones.
Consideraciones de eficiencia de costos para su estrategia de adopción de la nube
¿Cómo se implementa un SGA?
La implementación de un WMS debe comenzar con el mapeo de procesos, la preparación de datos, el diseño de etiquetas y flujos de trabajo, y una clara atribución de responsabilidades entre operaciones y TI. La guía de McKinsey sobre almacenes favorece consistentemente el despliegue por fases y una gestión del cambio sólida sobre el intento de transformar todo a la vez, lo cual es especialmente relevante al reemplazar un WMS local.
Navegar la estrategia de automatización de almacenes para el mercado de distribuidores
¿Qué es WMS en logística?
En logística, WMS significa sistema de gestión de almacenes. Es la capa de software que ayuda a controlar la recepción, los movimientos de stock, el almacenamiento, la recogida, el embalaje, el envío y la precisión del inventario en las operaciones de almacén.
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¿Cuál es la actividad logística más costosa?
No existe una única respuesta para cada negocio, pero el almacenamiento y el transporte suelen estar entre las actividades logísticas más costosas porque combinan mano de obra, espacio, sistemas, equipos y riesgo de servicio. Cuando el sistema de gestión de almacenes es difícil de mantener o escalar, puede aumentar aún más el costo de esas actividades al añadir tiempo de inactividad, administración e ineficiencia.
Logística digital: ¿Entrando en el carril rápido?
¿Cómo se calculan los costos de logística?
Los costos logísticos deben calcularse utilizando elementos directos e indirectos, incluyendo infraestructura, mano de obra, mantenimiento, riesgo de inactividad, integraciones y sobrecarga de cambio. Para un WMS local, un modelo de costos logísticos adecuado debe incluir el costo total de propiedad en lugar de solo los costos de licencia y hardware.
Estrategias de arquitectura para crear un modelo de costos
Referencias
El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo logístico de oro”
Consideraciones de eficiencia de costos para su estrategia de adopción de la nube
Cómo funciona la fijación de precios de AWS – Principios clave
Análisis de interrupciones anuales 2023
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Estrategias de arquitectura para crear un modelo de costos
Mejorando las operaciones del almacén, digitalmente
Logística digital: ¿Entrando en el carril rápido?
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Estudio de caso comercial en Azure Migrate
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en un 90%
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la carga administrativa del almacén en un 60%
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