Un WMS local puede parecer financieramente sensato a primera vista. Compra el hardware, instala el software, aloja el sistema de gestión de almacenes en sus propios servidores y asume que ahora tiene el control. Para muchas empresas de almacenes, eso se siente más seguro que mudarse a un WMS en la nube. La lógica suena familiar: mantener los datos en las instalaciones, depender de su propio equipo de TI y evitar una suscripción mensual que parece interminable. Pero el costo real de un WMS local rara vez reside en la partida que se aprobó al principio. Se acumula con el tiempo a través de tiempos de inactividad, mantenimiento, personal de TI, interrupciones de actualizaciones, soluciones manuales y el costo oculto de un sistema de gestión de almacenes que se vuelve más difícil de adaptar a medida que la operación crece.
Ese costo oculto cobra mayor importancia ahora, ya que las operaciones de almacén se están volviendo más grandes y complejas. La Oficina Nacional de Estadísticas determinó que el número de locales comerciales en el Reino Unido clasificados como de transporte y almacenamiento fue 88% mayor en 2021 que en 2011. Una mayor actividad de transporte y almacenamiento suele significar más SKU, más integraciones, más clientes, más presión en el cumplimiento de pedidos y una mayor necesidad de un sistema de gestión de almacenes (WMS) que pueda escalar sin tener que replantear la infraestructura de manera significativa. Cuando una empresa crece rápidamente, un WMS local puede dejar de parecer estable y empezar a parecer pesado.
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La presión laboral hace que sea aún más difícil ignorar los aspectos económicos de un sistema de gestión de almacenes (WMS) local. Descartes informó que el 76% de los líderes de la cadena de suministro y la logística estaban experimentando una notable escasez de mano de obra, siendo las operaciones de almacén una de las funciones más afectadas, con un 56%. Chris Jones, vicepresidente ejecutivo de Industria en Descartes, señaló que las organizaciones de cadena de suministro y logística “siguen teniendo dificultades para conseguir la mano de obra, los trabajadores cualificados y los líderes que necesitan para prosperar”. Cuando los equipos de almacén y de apoyo están al límite de su capacidad, un sistema de gestión de almacenes que requiere más administración manual, más atención técnica interna y más soluciones provisionales se vuelve costoso de formas que no siempre se reflejan en el presupuesto original.
El desafío no es que un WMS local nunca funcione. Muchos de ellos lo hacen, a veces durante años. El problema es el costo total de propiedad. La licencia inicial y el gasto en servidores son solo la parte visible del iceberg. Debajo de la superficie se encuentran los costos indirectos: capital inmovilizado en infraestructura, tiempo dedicado a planificar actualizaciones, nóminas comprometidas con el mantenimiento, interrupciones operativas durante caídas y respuestas más lentas a nuevos requisitos del almacén. Es por eso que los equipos modernos de almacén reevalúan cada vez más si el control sobre el hardware es realmente lo mismo que el control sobre los costos.
¿Cuánto cuesta realmente un WMS local además de la licencia?
El error más evidente que cometen las empresas con un WMS local es asumir que el costo de la licencia y la implementación cuentan toda la historia. En realidad, el costo total de un WMS local también incluye servidores, almacenamiento, redes, acuerdos de respaldo, consumo de energía, trabajos de seguridad, contratos de soporte, pruebas internas, planificación de recuperación ante desastres y el tiempo de las personas responsables de mantener disponible el sistema de gestión de almacenes. Incluso si cada uno de esos costos parece manejable de forma aislada, juntos reconfiguran la economía de la plataforma.
La guía de adopción de la nube de Microsoft es útil aquí porque explica claramente la diferencia estructural. Señala que la TI tradicional on-premises generalmente se basa en un modelo de gasto de capital (CapEx), que requiere una inversión inicial significativa en hardware y equipos, mientras que el gasto en la nube se desplaza hacia un modelo de gasto operativo (OpEx) que refleja el uso real y las necesidades de mantenimiento. Esto no significa que la nube sea gratuita, por supuesto, pero sí significa que el perfil de costos de un WMS on-premises está cargado al principio y es intensivo en infraestructura de una manera que un WMS en la nube a menudo no lo es.
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AWS presenta el mismo punto económico desde un ángulo diferente. Su guía de precios dice que la nube permite a las empresas “intercambiar gastos fijos”, como centros de datos y servidores físicos, por gastos variables, pagando solo por lo que consumen. Para un sistema de gestión de almacenes, eso es importante porque la mayoría de los almacenes no operan a máxima intensidad cada hora de cada día. Un WMS local a menudo obliga a la empresa a comprar la capacidad máxima y luego mantener esa capacidad, ya sea que se esté utilizando o no.
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El costo del tiempo de inactividad también debe tenerse en cuenta al evaluar un sistema de gestión de almacenes (WMS) local. El análisis anual de interrupciones de servicio de 2023 realizado por el Uptime Institute reveló que más de dos tercios de las interrupciones costaron más de $100,000. No todas las interrupciones de un sistema de gestión de almacenes alcanzarán esa cifra directamente, pero el principio es importante. Si el WMS no está disponible, el almacén podría dejar de recibir, preparar pedidos, enviar o facturar con precisión. Una interrupción breve en un almacén en funcionamiento puede convertirse rápidamente en un problema comercial mucho mayor que el costo del servidor en el que se originó.
Análisis anual de interrupciones 2023
Por eso pensamos que el costo total de propiedad importa mucho más que el precio de entrada. Un WMS local puede parecer más barato durante la adquisición si la comparación se enfoca solo en las tarifas mensuales del software. Una vez que la empresa incluye el mantenimiento, la resiliencia, las actualizaciones, el riesgo de inactividad y el esfuerzo de soporte interno, el cálculo generalmente se vuelve mucho más honesto.
¿Por qué un WMS local genera tantos gastos generales continuos de TI y soporte?
Un WMS local genera gastos continuos de TI porque la empresa se hace responsable de todo lo que está debajo del sistema de gestión de almacenes, así como de la aplicación en sí. Eso generalmente significa aplicar parches a los sistemas operativos, monitorear servidores, administrar el rendimiento de la base de datos, planificar copias de seguridad, probar procedimientos de restauración, mantener controles de seguridad y coordinar actualizaciones con una interrupción mínima de las operaciones del almacén en vivo. Incluso cuando existe un socio de soporte, el equipo interno aún asume una carga significativa de coordinación y riesgo.
Este costo general a menudo se subestima porque se distribuye entre personas y proyectos en lugar de facturarse como una partida obvia. Un sistema de gestión de almacenes puede no parecer caro en un informe mensual de software, pero aun así consumir una cantidad desproporcionada de tiempo de TI a lo largo del año. Ese es uno de los verdaderos costos ocultos de un WMS local: consume atención técnica que de otro modo podría utilizarse en integración, automatización, análisis o mejoras orientadas al cliente.
La definición de computación en la nube de NIST ayuda a explicar por qué el contraste con un WMS en la nube es tan importante. NIST describe la nube como acceso bajo demanda a recursos informáticos configurables que pueden aprovisionarse y liberarse rápidamente con un mínimo esfuerzo de gestión o interacción del proveedor de servicios, respaldado por características como la elasticidad rápida y el servicio medido. Esas dos ideas son importantes en la gestión de almacenes. La elasticidad rápida ayuda al sistema a adaptarse a medida que cambian las demandas, mientras que el servicio medido significa que la infraestructura se gestiona como una utilidad operativa en lugar de un patrimonio técnico propiedad del almacén.
SP 800-145, La Definición de Computación en la Nube del NIST
Esa diferencia se vuelve aún más visible cuando las empresas intentan escalar o modernizarse. La guía de Azure sobre modelos de costos de carga de trabajo afirma que un modelo de costos adecuado debe incluir costos directos del proveedor, gastos de mantenimiento operativo, opciones de modelo de facturación y ahorros potenciales. Para un WMS local, los gastos de mantenimiento operativo son a menudo exactamente donde los supuestos ahorros comienzan a desaparecer. El sistema de gestión de almacenes puede ser técnicamente propiedad de la empresa, pero la carga de operarlo permanece activa y continua.
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Vemos esto en la práctica todo el tiempo. Las empresas rara vez se quejan de la existencia del sistema de gestión de almacenes (SGA) local en el primer año. Se quejan cuando el sistema de gestión de almacenes necesita una actualización, cuando el soporte se vuelve escaso, cuando la generación de informes no puede seguir el ritmo, o cuando los equipos operativos tienen que esperar a recursos técnicos escasos solo para realizar cambios sensatos. En ese momento, el sobrecosto real se vuelve imposible de ignorar.
¿Cómo los procesos en papel y los flujos de trabajo antiguos hacen que un WMS local sea aún más costoso?
El problema de costos de un WMS local a menudo se amplifica por la antigüedad de los flujos de trabajo que lo rodean. Muchas configuraciones antiguas de sistemas de gestión de almacenes basadas en servidores están rodeadas de exportaciones, verificaciones en papel, ajustes en hojas de cálculo y rutinas de conciliación manual que se agregaron con el tiempo para compensar las limitaciones del sistema. Esas rutinas se vuelven normales, por lo que es muy fácil pasar por alto su costo. Las personas dejan de verlas como soluciones temporales y comienzan a tratarlas como “así es como funciona el almacén”.”
Ahí es precisamente donde el costo operativo aumenta silenciosamente. Si los equipos deben imprimir, volver a ingresar, verificar o corregir datos manualmente porque el sistema de gestión de almacenes no admite la visibilidad en tiempo real lo suficientemente bien, el WMS local está creando una demanda de mano de obra que la empresa quizás nunca haya cotizado correctamente. No es solo la tecnología la que cuesta dinero. Es el comportamiento que la tecnología impone a su alrededor.
El trabajo de McKinsey sobre el diseño de almacenes digitales pone de manifiesto el costo de oportunidad de ese entorno heredado. La firma afirma que el diseño de almacenes digitales puede mejorar la eficiencia entre un 20% y un 25%, al permitir que las empresas simulen las operaciones del almacén con mucho mayor detalle antes de realizar cambios físicos. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) local no impide automáticamente esas mejoras, pero los sistemas más antiguos suelen dificultar su aprovechamiento porque los datos son menos accesibles, las integraciones son más débiles y los cambios tardan más en implementarse.
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La encuesta de logística digital de McKinsey de 2024 añade otro ángulo importante. Señaló que el panorama de la tecnología logística sigue siendo “extremadamente fragmentado” y que las empresas aún luchan con la calidad de los datos, la integración de sistemas y la gestión del cambio, incluso cuando los proyectos digitales están generando valor. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) heredado, instalado localmente, a menudo se encuentra en el centro de esa fragmentación, porque nunca fue diseñado para compartir datos de manera tan flexible como se espera de las plataformas modernas. El sistema de gestión de almacenes puede seguir procesando transacciones, pero puede convertirse en un cuello de botella para la visibilidad, la integración y la mejora.
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Por eso, los procesos anticuados basados en papel no son solo un problema de eficiencia. Son un problema financiero. Cada intervención manual en torno a un WMS local añade costos laborales, ralentiza las decisiones y aumenta la posibilidad de errores. En conjunto, esas ineficiencias ocultas pueden fácilmente superar los ahorros percibidos de mantener el sistema en la sede.
¿Por qué escalar un WMS local se vuelve caro tan rápidamente?
Escalar un WMS local es costoso porque el crecimiento generalmente desencadena trabajo de infraestructura además de trabajo de software. Más usuarios, más sitios, más movimientos de stock, más integraciones o más demandas de clientes pueden requerir servidores adicionales, almacenamiento, ajuste de bases de datos, mayor esfuerzo de soporte o desarrollo especializado. A diferencia de un WMS en la nube, donde la elasticidad es parte del modelo de servicio, un WMS local a menudo obliga a la empresa a planificar y financiar los cambios de capacidad de forma manual.
La definición de nube del NIST nuevamente ayuda a enmarcar el problema. La elasticidad rápida es una de las características principales de la computación en la nube, lo que significa que los recursos pueden escalar rápidamente hacia arriba o hacia abajo según la demanda. Para un sistema de gestión de almacenes, eso cambia la economía de los picos de negociación, la incorporación de clientes y la expansión. Un WMS local no solo necesita suficiente potencia para hoy. A menudo, también necesita un margen suficiente para la incertidumbre del mañana, y esa incertidumbre es costosa de poseer.
SP 800-145, La Definición de Computación en la Nube del NIST
Tanto AWS como Microsoft hacen que el punto del costo sea más directo. AWS dice que la computación en la nube permite a las organizaciones evitar invertir fuertemente en centros de datos y servidores antes de saber cómo se utilizarán, mientras que Microsoft destaca el pago por uso y la escalabilidad basada en gastos operativos (OpEx) como un beneficio central de la economía de la nube. Para un entorno de sistema de gestión de almacenes en crecimiento, eso significa que un WMS en la nube puede absorber más variaciones sin forzar una gran nueva decisión de capital cada vez que el negocio cambia de forma.
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La guía de Azure sobre la arquitectura bien diseñada para costos de escalabilidad también señala que elegir el enfoque de escalabilidad adecuado puede generar ahorros significativos y ayudar a las empresas a pagar solo por lo que necesitan, al mismo tiempo que cumplen con los estándares de rendimiento y confiabilidad. Ese principio es importante porque un WMS local rara vez ofrece la misma flexibilidad. Una vez comprado el hardware, el costo permanece, independientemente de si el almacén utiliza esa capacidad intensivamente o no.
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En términos prácticos de almacén, eso significa que un WMS local a menudo castiga el éxito. Cuanto más crece el negocio, más el sistema de gestión de almacenes revela su camino de actualización, sus límites de infraestructura y su dependencia interna de especialistas técnicos. El crecimiento debería crear oportunidades. Con demasiada frecuencia, un WMS local obsoleto lo convierte en una negociación técnica.
¿Cómo se ve realmente el costo total de propiedad a lo largo del tiempo?
El costo total de propiedad de un WMS local se entiende mejor como una acumulación a largo plazo de costos visibles e invisibles. Los costos visibles incluyen tarifas de licencia, hardware, implementación, proyectos de actualización y contratos de mantenimiento. Los costos invisibles incluyen el riesgo de inactividad, ciclos de cambio más lentos, esfuerzo manual en torno al sistema de gestión de almacenes, informes retrasados, costo de oportunidad de TI y la carga financiera de la infraestructura que debe poseerse antes de que sea completamente necesaria.
La guía de Microsoft sobre el caso de negocio para la migración a Azure es útil aquí porque se refiere explícitamente a los ahorros de costos a largo plazo de pasar de un modelo de gasto de capital a un modelo de gasto operativo, pagando solo por lo que se usa. Esa no es una promesa universal de que cada WMS en la nube siempre será más barato en cada escenario. Pero es un fuerte recordatorio de que la propiedad de un WMS en las instalaciones crea una carga financiera diferente, una que a menudo se vuelve menos atractiva cuanto más tiempo permanezca el sistema.
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El tiempo de inactividad y las interrupciones también merecen un lugar en el análisis del costo total de propiedad (TCO). El Uptime Institute descubrió en su análisis de interrupciones de 2023 que la proporción de interrupciones graves únicas que cuestan más de $100,000 ha ido aumentando. Una interrupción en el sistema de gestión de almacenes no tiene por qué dañar el hardware para resultar costosa. Basta con que interrumpa la recepción, el envío, la generación de informes o la facturación el tiempo suficiente como para que el almacén pierda tiempo, confianza y confiabilidad en el servicio.
Análisis anual de interrupciones 2023
También está el costo estratégico de la demora. Una investigación de McKinsey sobre logística digital reveló que más del 85% de los encuestados afirmaron que sus proyectos digitales habían generado valor agregado; sin embargo, muchos aún enfrentaban desafíos relacionados con la integración y el cambio. Esto es importante porque un sistema de gestión de almacenes que sea más difícil de actualizar o integrar frena la capacidad de la empresa para mejorar. Con el tiempo, esa agilidad perdida se convierte en parte del costo del WMS local, aunque el departamento de finanzas nunca lo califique como tal.
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Por esta razón, alentamos a los equipos de almacén a comparar resultados, no solo facturas. Si el WMS local tarda más en actualizarse, es más difícil de escalar, depende más del TI interno y es más probable que cree soluciones manuales, entonces su costo total de propiedad es casi con toda seguridad mayor de lo que sugería el caso de adquisición original.
Dónde fallan los modelos de WMS locales y cómo lo solucionamos
La mayor debilidad de un WMS local no es que sea antiguo. Es que los modelos más antiguos de sistemas de gestión de almacenes basados en servidor a menudo se vuelven frágiles justo cuando el negocio necesita más flexibilidad. Son más difíciles de escalar, más disruptivos de actualizar y es más probable que dependan de un grupo cada vez menor de conocimientos internos. Esa fragilidad es costosa porque cada cambio comienza a requerir más tiempo, más coordinación y más tolerancia al riesgo de lo que debería.
St John’s Hall Storage es un buen ejemplo de cómo esa presión se manifiesta en las operaciones reales de un almacén. Su sistema de gestión de almacenes anterior tenía más de 20 años, estaba alojado en las instalaciones, era propenso a fallos y errores, y su actualización era costosa, requiriendo a menudo tiempos de inactividad de un día completo. La generación de informes era limitada, la facturación tardaba medio día en ejecutarse y se necesitaban dos empleados a tiempo completo solo para limpiar y corregir los datos exportados. Después de migrar a Clarus WMS, la empresa obtuvo acceso nativo en la nube, informes en tiempo real, soporte para facturación automatizada y actualizaciones incluidas sin costo adicional ni interrupciones. Esa es una comparación útil de un SGM en las instalaciones porque vincula directamente el problema de la infraestructura con el costo operativo.
Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en 90%
Mitchell Storage & Distribution cuenta una historia similar desde un ángulo diferente. Su antiguo sistema de gestión de almacenes, desarrollado a la medida internamente, generaba una carga administrativa excesiva a medida que la empresa crecía. Dean Stevens, gerente sénior de operaciones, dijo: “Estábamos dedicando demasiados recursos a la administración… no era sostenible”. Tras cambiar a Clarus WMS, la empresa redujo la administración del almacén en un 60%, obtuvo visibilidad en tiempo real y abrió nuevas oportunidades de ingresos. Ese es exactamente el tipo de cambio en los costos al que prestamos atención: no solo lo que el sistema de gestión de almacenes cobra en papel, sino cuánto esfuerzo empresarial absorbe detrás de escena.
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la administración de sus almacenes en un 60%
En Clarus WMS, nuestra visión es simple. Un sistema de gestión de almacenes debería reducir la carga técnica, no aumentarla. Por eso, vemos la entrega nativa en la nube como algo más que una opción de alojamiento. Es una elección de modelo operativo. El objetivo no es solo mover servidores a otro lugar. Se trata de dar al almacén una plataforma que sea más fácil de mantener, actualizar, escalar y en la que confiar cuando el negocio cambie.
¿Listo para replantearte el costo real de tu WMS local?
Un WMS local puede parecer controlable porque el hardware está cerca y la propiedad se siente tangible. Pero para la mayoría de los negocios de almacén, la verdadera pregunta no es dónde se ejecuta el sistema de gestión de almacenes. Es lo que el negocio tiene que asumir debido a esa elección. Si la respuesta incluye una pesada carga de TI, actualizaciones disruptivas, soluciones manuales y un crecimiento más lento, entonces el sistema está costando más de lo que parece.
Nuestro consejo es observar su sistema de gestión de almacenes desde una perspectiva de costo total. Revise el historial de inactividad, el esfuerzo de actualización, la dependencia de TI interna, los retrasos en los informes y la cantidad de procesos manuales creados en torno a la plataforma. Ahí es donde el costo oculto de un WMS local generalmente se revela más rápido.
En Clarus WMS, creemos que un sistema de gestión de almacenes debe hacer las operaciones más ligeras, no más pesadas. Cuando la plataforma es más fácil de escalar, más fácil de mantener y más fácil de mejorar, el almacén obtiene más que una simple actualización técnica. Obtiene espacio para crecer sin arrastrar la carga de la infraestructura de ayer hacia el mañana.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de almacenes en el Reino Unido?
El costo de un sistema de gestión de almacenes (WMS) en el Reino Unido varía ampliamente dependiendo del modelo de implementación, la complejidad, el alcance de la integración y el tamaño operativo. Lo más importante es comparar el costo total de propiedad, no solo la tarifa del software, porque un WMS en las instalaciones también puede requerir gastos en hardware, personal de TI, mantenimiento y actualizaciones.
Consideraciones sobre la eficiencia de costos para tu estrategia de adopción de la nube
¿Cómo se implementa un WMS?
La implementación de WMS debe comenzar con el mapeo de procesos, la preparación de datos, el diseño de etiquetas y flujos de trabajo, y una clara asignación de responsabilidades entre operaciones y TI. La guía de McKinsey para almacenes favorece consistentemente la implementación por fases y una gestión del cambio sólida sobre intentar transformar todo a la vez, lo cual es especialmente relevante al reemplazar un WMS local.
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¿Qué es un WMS en logística?
En logística, WMS significa sistema de gestión de almacenes. Es la capa de software que ayuda a controlar la recepción, los movimientos de stock, el almacenamiento, el picking, el embalaje, el envío y la precisión del inventario en las operaciones del almacén.
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La actividad logística más costosa es el transporte.
No existe una respuesta única para todas las empresas, pero el almacenamiento y el transporte suelen estar entre las actividades logísticas más costosas porque combinan mano de obra, espacio, sistemas, equipos y riesgo de servicio. Cuando el sistema de gestión de almacenes es difícil de mantener o escalar, puede aumentar aún más el costo de esas actividades al agregar tiempo de inactividad, administración e ineficiencia.
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¿Cómo se calculan los costos de logística?
Los costos logísticos deben calcularse utilizando elementos tanto directos como indirectos, incluyendo infraestructura, mano de obra, mantenimiento, riesgo de inactividad, integraciones y costos generales de cambio. Para un WMS local, un modelo de costos logísticos adecuado debe incluir el costo total de propiedad en lugar de solo los costos de licencias y hardware.
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Referencias
El auge de los almacenes en el Reino Unido y el “triángulo logístico dorado”
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Fuente: St John’s Hall Storage reduce el tiempo de facturación en 90%
Fuente: Cómo Mitchell Storage & Distribution redujo la administración de sus almacenes en un 60%
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