La preparación de pedidos y el embalaje parecen las tareas más sencillas del almacén, y precisamente por eso causan tantos problemas. Se sitúan al final de la cadena, donde finalmente se ponen de manifiesto todos los errores cometidos anteriormente y donde se decide cuál será la única experiencia física que el cliente tenga de tu negocio. Si la preparación de pedidos y el embalaje se hacen bien, el resto del almacén queda bien. Si se hacen mal, da igual lo bien que funcione la recepción, porque el cliente abrirá una caja con el artículo equivocado.
En qué consiste realmente la selección de productos
La preparación de pedidos es el proceso de seleccionar los artículos correctos, en las cantidades adecuadas, para cada pedido. Parece algo trivial hasta que se observa cómo se lleva a cabo a gran escala. Un preparador de pedidos que trabaja con una lista en papel tiene que descifrar la letra manuscrita, se inventa atajos y comete sus peores errores en los momentos de mayor actividad, cuando la carga cognitiva es máxima y la cola es más larga. Esos errores no se reparten de manera uniforme, sino que se concentran en las horas punta, que es precisamente cuando menos te los puedes permitir.
La forma de realizar la preparación de pedidos es tan importante como la precisión con la que se lleva a cabo. La preparación de pedidos individuales es sencilla, pero implica caminar mucho. La preparación por lotes agrupa varios pedidos en un solo recorrido. La preparación por zonas asigna a cada persona un área. La preparación con carrito, a veces denominada «preparación y transporte», consiste en que un preparador recorra el almacén con un carrito de varias bandejas para recoger varios pedidos en una sola pasada y, a continuación, los clasifique en la zona de embalaje. El método adecuado depende del perfil de tus pedidos, pero el denominador común es reducir la distancia que recorren los trabajadores, ya que en la mayoría de los almacenes el tiempo de desplazamiento, y no el de preparación, es el verdadero cuello de botella.
En qué consiste realmente hacer las maletas
El proceso de embalaje es donde se comprueba el pedido, se protege y se prepara para su envío. El encargado del embalaje confirma que el contenido coincide con el pedido, elige un embalaje resistente para el transporte y genera la etiqueta. También es tu última oportunidad para detectar un error en la preparación del pedido antes de que se convierta en una devolución, un reembolso y la pérdida de un cliente. Una estación de embalaje que comprueba el contenido mientras trabaja vale mucho más que una que se limita a meter en cajas todo lo que llega.
La elección del embalaje tampoco se reduce únicamente a la protección. Las cajas demasiado grandes suponen un desperdicio de material y encarecen los gastos de envío, ya que la mayoría de los transportistas cobran en función del peso volumétrico. Adaptar el tamaño de la caja al pedido supone un ahorro discreto y constante que se va acumulando con miles de paquetes.
Por qué la preparación de pedidos y el embalaje son clave para la fidelidad de los clientes
Lo que está en juego aquí es más importante de lo que parece. Según un estudio realizado por Voxware Se ha constatado que el 69% de los clientes es menos propenso a volver a comprar en una tienda si un artículo no llega dentro del plazo prometido. Un artículo erróneo o que llega tarde no supone un coste puntual. Supone una devolución, un reembolso, un nuevo envío y un cliente que, sin decir nada, realiza su próximo pedido en otro sitio. La precisión y la rapidez en la preparación de pedidos son las que protegen la relación con el cliente, no solo el margen de ese pedido concreto.
Cómo hacer bien la preparación de pedidos y el embalaje
Las mejoras que realmente marcan la diferencia son menos llamativas que “apostar por la automatización” y más concretas:
- Compruébalo en el punto de contacto. La verificación mediante escáner detiene a la persona encargada del embalaje si el código de barras no coincide con el pedido, de modo que nunca sale del edificio un artículo equivocado. Su objetivo es alcanzar una precisión en la preparación de pedidos de alrededor del 99,91 TP3T, frente al 97-981 TP3T habitual en las listas de preparación manuales. Esa diferencia marca la línea divisoria entre clientes satisfechos y una montaña de devoluciones.
- No te saltes pasos, pero no te saltes las normas. El sistema de preparación por oleadas agrupa los pedidos y optimiza la ruta para que los preparadores recorran menos distancia. El sistema inteligente de preparación por oleadas de Clarus está diseñado para reducir el tiempo de desplazamiento aproximadamente a la mitad, que es precisamente donde se esconde la mayor parte de la productividad en la preparación de pedidos.
- Ofrece a la gente herramientas útiles. Los escáneres de mano, con un flujo de trabajo diseñado específicamente para tu proceso, son siempre mejores que un portapapeles, ya que eliminan la necesidad de interpretar la información y recogen los datos a medida que se realiza el trabajo.
- Elige el tamaño adecuado para el embalaje. Elige la caja adecuada para el pedido, con el fin de proteger la mercancía y reducir los gastos de transporte por volumen.
- Analiza los datos, no te limites a la impresión general. Las tasas de recogida, las tasas de error y los tiempos de embalaje por persona y por zona te indican en qué debes centrarte. La mejora continua se basa en cifras, no en corazonadas.
Hay que ser sinceros en una cosa: el software amplifica el proceso subyacente. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) no va a solucionar una disciplina de etiquetado deficiente ni una mala distribución de los espacios en el almacén. Hace que un buen proceso sea más rápido y que uno malo fracase más rápido. Primero hay que arreglar los aspectos fundamentales y, después, dejar que el sistema los potencie.
Si se hace bien, los resultados se multiplican. KATEM Logistics multiplicó por diez sus volúmenes mensuales de preparación de pedidos tras pasarse a Clarus, sin que la operación se viera afectada, y JODA Freight aumentó la precisión de inventario desde un nivel de poco más del 90 % hasta el 99,81 %TP3T, que es lo que hace que una lista de preparación de pedidos sea fiable en primer lugar.
Habla con un experto en almacenes
Si es en los procesos de preparación de pedidos y embalaje donde se producen errores y retrasos, merece la pena ver cómo lo gestiona en la práctica un sistema de gestión de almacenes (WMS) diseñado específicamente para ello. Colaboramos con proveedores de logística externos (3PL) y distribuidores de todo el Reino Unido para optimizar preparación y embalaje verificados mediante escáner sin que el suelo pierda velocidad.
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