En anläggning i Trafford Park utformad för precision
Interspan är en specialiserad leverantör av tjänster inom lagerhållning, spedition och kontraktsförpackning, med en toppmodern anläggning i Trafford Park, Manchester. Bland företagets kunder finns stora detaljhandelskedjor och välrenommerade företag – organisationer som förväntar sig noggrannhet, snabbhet och efterlevnad av regler som en självklarhet, inte som något extra.
Interspans verksamhet är medvetet bred och omfattar tullager, kontraktsförpackning, distribution och specialiserade mervärdestjänster som kräver välstrukturerade processer och tillförlitlig rapportering. Verksamheten omfattar även lagring och hantering av farligt gods, vilket innebär ytterligare ett lager av efterlevnadskrav och operativ kontroll.
Denna kombination av aktiviteter skapar en välbekant utmaning för moderna lageroperatörer. I takt med att komplexiteten ökar blir de system som styr lagret antingen en konkurrensfördel eller ett hinder. För Interspan började deras lokalt installerade WMS-system fungera som en begränsande faktor.
Uppdraget var tydligt: att bygga upp en lagerverksamhet där teamen ägnar sin tid åt att optimera och förbättra flödet, istället för att brottas med administration. Problemet var att deras befintliga system inte kunde erbjuda den insyn eller den hastighet som krävdes för nästa tillväxtfas.
Att övervinna WIP utmaningar som bromsar verksamheten
Manuell kraft ersatte rörelsemängden
Interspans tidigare lokalt installerat WMS ledde till manuella tillfälliga lösningar. Manuell orderhantering och plockning försvårade leveransprocessen, vilket förlängde handläggningstiderna och skapade ineffektivitet som märktes i hela lagret.
Verksamheten saknade dessutom insyn i realtid. Utan direkt inblick i lagerstatus och orderstatus måste teamen lägga tid på att verifiera informationen innan de kan agera. Det bromsar beslutsfattandet och gör det svårare att ge kunderna säkra svar.
Rapporteringen av efterlevnaden gick för långsamt
En av de största flaskhalsarna var rapporteringen av efterlevnad, närmare bestämt Rapportering i samband med COMAH. Interspan beskrev att det tog flera timmar att ta fram rapporterna, vilket tog upp värdefull tid och gjorde rapporteringen till ett störande inslag snarare än en rutinmässig kontrollmekanism.
När rapporteringen tar flera timmar innebär det mer än bara att det administrativa arbetet saktas ner. Det minskar organisationens förmåga att reagera snabbt, upptäcka problem i ett tidigt skede och se till att efterlevnadsarbetet fungerar smidigt parallellt med den operativa verksamheten.
“Vi höll tillbaka oss själva”
Interspans ledning framhöll att förändringen var nödvändig eftersom deras befintliga WMS hindrade framsteg. Problemet var inte bara själva systemet, utan också det som systemet tvingade personalen att göra: manuella uppgifter, fördröjd insyn och tid som ägnades åt att ta fram information istället för att använda den.
“Vårt tidigare lagerhanteringssystem (WMS) hindrade oss i vårt arbete. Manuella processer, begränsad överblick och tidskrävande rapportering innebar att vi lade för mycket tid på administration istället för att optimera verksamheten. Vi behövde ett system som kunde automatisera viktiga processer, förbättra effektiviteten och ge oss omedelbar tillgång till den information vi behöver.”
– Jack Irwin, verkställande direktör
Det här är berättelsens mest spännande ögonblick. Interspans ambition att betjäna stora kunder med precision och i enlighet med gällande regler stötte på ett system som inte kunde skalas upp på det sätt som verksamheten behövde.
Att leda Interspan mot en WMS-omställning
Varför Clarus WMS
Interspan utvärderade flera alternativ och valde sedan Clarus WMS av tre tydliga skäl som framgår av källmaterialet: skalbarhet, automatiseringsmöjligheter och en dokumenterad framgångshistoria inom lagerhantering.
Valet stämde också överens med den operativa verkligheten vid Trafford Park. Interspan behövde ett system som kunde effektivisera arbetsflödena, öka noggrannheten och ge insikt i realtid över hela lagret, inklusive specialområden som tullager och hantering av farligt gods.
Urvalskriterierna avslöjar något viktigt: Interspan var inte ute efter en checklista med funktioner. Företaget letade efter ett system som skulle underlätta verksamheten och ge teamet möjlighet att fokusera på att förbättra prestandan.
Ett gemensamt fokus på genomförandet
Clarus beskrev uppdraget som ett samarbete med fokus på tydligt definierade mål: att automatisera rapporteringen av regelefterlevnad, förbättra översikten och effektivisera hanteringen genom att eliminera manuella processer.
“Interspan hade en tydlig vision av vad de behövde: ett lagerhanteringssystem (WMS) som kunde automatisera rapporteringen av efterlevnad, förbättra översikten och effektivisera orderhanteringen. Vi arbetade i nära samarbete med dem för att säkerställa att systemet uppfyllde dessa mål, eliminerade manuella processer och gav dem de verktyg de behövde för att driva verksamheten mer effektivt.”
– Tim Payne, VD för Clarus WMS
Att implementera lösningen: Från planering till utförande
Övergång från lokal installation till molnet
Interspan övergick från ett lokalt WMS till Clarus WMS, vilket gav verksamheten översikt i realtid och automatisering. Övergången till molnet möjliggör dessutom kontinuerlig skalbarhet och minskar de begränsningar som ofta uppstår när lokala system kräver omfattande IT-insatser för att kunna utvecklas.
Den beskrivna tillämpningsomfattningen är omfattande. Istället för att inriktas på ett enda område är Clarus WMS utformat som den operativa ryggraden för flera lagerfunktioner: godsmottagning, lagring, plockning, leverans, fakturering, kundinsyn och efterlevnad.
Automatisering av arbetsflöden i lager
De implementerade funktionerna omfattar: generering av etiketter för förbättrad spårbarhet, förslag på inlagring för att optimera placeringen, hantering av blandade pallar för att underlätta effektiv lagring och transport samt automatiserad fakturering för att förbättra faktureringens noggrannhet och transparens.
Dessa funktioner löser direkt de problem som Interspan tidigare brottades med. Där manuellt arbete tidigare bromsade upp orderhanteringen inför systemet nu struktur och automatisering. Där insynen tidigare var begränsad ger systemet tillgång i realtid till lager- och orderstatus. Där rapporteringen tidigare tog flera timmar är systemet utformat för att effektivisera rapporteringen till ett snabbare, schemalagt format.
Skanning och streckkodsidentifiering av platser
Interspan inför dessutom streckkodsmärkning av lagerplatser och börjar använda handhållna skanningsenheter. Denna förändring möjliggör datainsamling i realtid, vilket är en avgörande förbättring för lagerprecisionen och arbetsflödets hastighet.
Skanning underlättar bekräftelse av processer direkt på plats, vilket minskar fördröjningen mellan åtgärd och systemregistrering och hjälper teamen att upprätthålla en mer korrekt lagerbild. Detta är särskilt viktigt inom verksamheter som betjänar stora detaljhandelskedjor och hanterar reglerade varor, där spårbarheten måste klara noggrann granskning.
Funktioner som uppfyller kraven
Implementeringen omfattar hantering av farligt gods (Hazchem) och tullager, vilket stödjer lagstadgade krav och hjälper Interspan att bedriva sin verksamhet med bättre kontroll av regelefterlevnaden. Tack vare avancerade rapporteringsfunktioner och schemalagda rapporter går det snabbare att ta fram dokumentation som styrker regelefterlevnaden och blir enklare att hålla den uppdaterad.
Uppnådda resultat: WMS framgång i praktiken
Inrapporteringstiden har minskats med 90%
Interspans främsta mätbara resultat är en planerad minskning av rapporteringstiden med 90%, vilket uppnås genom att man går från timmar till minuter tack vare avancerade rapporteringsfunktioner och schemalagda rapporteringsmöjligheter.
Det är viktigt att hantera detta noggrant i texten. Källan anger “minska rapporteringstiden från timmar till minuter” och rubriken lyder “Minska rapporteringstiden med 90%”. Om denna minskning med 90% redan har mätts efter driftsättningen kan den anges som ett uppnått resultat. Om det är ett avsett resultat bör det formuleras som ett mål tills det har verifierats med hjälp av driftsdata.
Översikt i realtid och snabbare styrning
Interspan har fått tillgång till realtidsinformation via Clarus WMS, vilket har förbättrat möjligheten att utan fördröjning följa upp lagerstatus och leveransstatus. Detta förbättrar det interna beslutsfattandet och responsen i kundservicen, vilket är särskilt viktigt för ledande kunder som förväntar sig korrekt och aktuell information.
Automatisering minskar den administrativa arbetsbördan
Tack vare automatiserade processer inom rapportering, märkning, inlagring och fakturering kan Interspans team lägga mindre tid på manuellt administrativt arbete och istället fokusera på att optimera verksamheten, vilket ligger helt i linje med den motivation som Jack Irwin beskriver.
En grund för tillväxt
Den samlade funktionsuppsättningen – molnbaserat WMS, kundportal, avancerad rapportering, skanning och moduler för regelefterlevnad – ger Interspan förutsättningar för långsiktig skalbarhet. Systemet löser akuta flaskhalsar och skapar samtidigt en operativ plattform som kan anpassas i takt med att tjänsteutbudet utökas och kundernas behov förändras.
“Ett avgörande steg” i verksamheten
Interspans ledning beskrev införandet som mer än bara en uppgradering. Det beskrivs som en genomgripande förändring av verksamhetens arbetssätt, med fokus på överskådlighet, automatisering och effektivitet.
“Det här är inte bara en systemuppgradering, utan en genomgripande förändring av vårt arbetssätt. Clarus har gett oss den översikt, automatisering och effektivitet vi behöver för att växa och ge våra kunder bättre service.”
– Jack Irwin, verkställande direktör
Kundreflektioner och lärdomar
Efterlevnaden blir en del av den löpande verksamheten, utan att störa den
Interspans exempel visar hur rapportering av efterlevnad kan utgöra ett hinder eller bli en rutin, beroende på systemets kapacitet. När COMAH-rapporter tar flera timmar att sammanställa konkurrerar rapporteringen med den löpande verksamheten. När rapporteringen är schemalagd och automatiserad blir efterlevnaden en del av lagrets arbetsrytm istället för ett avbrott.
Synligheten påverkar kundupplevelsen
Översikt i realtid påverkar kundupplevelsen lika mycket som den interna effektiviteten. När Interspan omedelbart kan se lagerstatus och orderstatus kan företaget agera snabbare och med större säkerhet. För stora detaljhandelsföretag och ledande kunder blir denna transparens en del av värdeerbjudandet.
Automatisering skapar handlingsutrymme
Automatisering handlar inte bara om att minska arbetsinsatsen. Det handlar om att skapa utrymme för bättre ledning. Interspans ursprungliga problem var att man lade för mycket tid på administration istället för på optimering. Ett WMS som automatiserar kärnprocesserna förändrar var ledningens uppmärksamhet riktas – bort från att släcka bränder och mot förbättringar.
Din väg till WMS-framgång
Interspans övergång från ett lokalt WMS till Clarus WMS visar vilka möjligheter modern lagerverksamhet kan erbjuda när manuellt arbete ersätts med översikt i realtid och automatiserade arbetsflöden. Verksamheten i Trafford Park har nu en grund som är utformad för noggrannhet, regelefterlevnad och skalbar tjänsteleverans, med avancerad rapportering som avsevärt minskar rapporteringstiden och möjliggör snabbare beslutsfattande.
Om din verksamhet hämmas av manuell rapportering, begränsad insyn i realtid eller leveransprocesser som bygger på tillfälliga lösningar, är slutsatsen tydlig. Ett molnbaserat WMS kan undanröja hinder, stärka efterlevnadskontrollen och ge teamen den data och automatisering de behöver för att optimera verksamheten – inte bara sköta den.
Upptäck hur Clarus WMS kan hjälpa ditt lager att minska det administrativa arbetet, påskynda rapporteringen och erbjuda den insyn och effektivitet som dagens kunder förväntar sig.