Als u uw dagen doorbrengt met het zoeken naar voorraad die wel op papier staat maar niet in de schappen ligt, of met het handmatig afstemmen van zendingen, dan is een voorraadsysteem met barcodes geen luxe meer. Voorraadbeheersoftware met barcodescanner is inmiddels de norm geworden voor magazijnen, 3PL’s en distributiecentra die realtime nauwkeurigheid nodig hebben zonder handmatig te hoeven tellen.
Een voorraadsysteem op basis van barcodes maakt een einde aan het giswerk. In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of je geheugen, scan je een barcode en wordt je voorraadbeheersysteem direct bijgewerkt. Het resultaat is het nauwkeurige inzicht in de voorraad dat u nodig hebt om bestellingen sneller af te handelen, derving te voorkomen en dubbele verkoop te voorkomen. In deze gids leest u wat een barcode-voorraadsysteem is, welke hardware en software u nodig hebt, hoe u het systeem installeert en hoe u de juiste oplossing voor uw bedrijf kiest.
Wat is software voor voorraadbeheer met een barcodescanner?
Voorraadbeheersoftware met barcodescanner is een systeem dat hardware (scanners, printers, etiketten) combineert met cloud- of servergebaseerde software om producten in realtime te volgen. De barcode zelf is slechts een unieke identificatiecode; de kracht zit hem in het systeem erachter.
Zo beheer je de voorraad met een barcodescanner: wanneer een product in je magazijn binnenkomt, scan je de barcode. Het systeem registreert het artikel, de locatie en het tijdstip. Wanneer je dat artikel voor een bestelling uit het magazijn haalt, scan je het opnieuw. Bij verzending scan je het nog een keer. Bij elke stap weet je software precies waar alles zich bevindt en wat er is verplaatst. Dit betekent dat je systeemvoorraad en je fysieke voorraad met elkaar overeenkomen, omdat het systeem alleen via een scan kan worden bijgewerkt, en niet door giswerk of menselijke fouten.
De belangrijkste onderdelen zijn barcodes (de etiketten met verticale streepjes), etiketteersoftware (om ze te ontwerpen), barcodeprinters (om ze af te drukken), barcodescanners (om ze te lezen) en het voorraadbeheersysteem zelf (de software die de gegevens opslaat en ernaar handelt). Samen maken ze een einde aan de operationele blindheid waarmee de meeste magazijnen te kampen hebben.
Hoe werkt een barcode-voorraadsysteem van begin tot eind?
Een voorraadbeheersysteem op basis van barcodes treedt in werking zodra een product uw magazijn binnenkomt. Dit is de werkwijze:
Goederenontvangst en -verwerking: Zodra er een levering binnenkomt, scant u de barcode op de pallet of doos. Het systeem koppelt de scan aan een inkooporder, registreert het artikel, de hoeveelheid en de locatie, en werkt je voorraadniveau bij. Als de barcode niet overeenkomt met het verwachte product, stopt het systeem en krijg je een melding. Dit is 'scan-geverifieerde goederenontvangst', en het voorkomt fouten bij de ontvangst voordat deze uitgroeien tot rampen in de voorraad.
Opbergen: Zodra de goederen zijn ontvangen, geeft het systeem aan waar je elk artikel moet plaatsen. Het systeem kan gebruikmaken van magazijnindelinglogica om je naar de optimale locatie te leiden op basis van productafmetingen, omloopsnelheid of klanttoewijzing. Je scant de barcode van de locatie en vervolgens de barcode van het product, waarmee je het in- en opslagproces bevestigt. Je systeem weet nu: dit product bevindt zich op deze locatie.
Aanvulling: Wanneer de voorraad op je picklocatie bijna op is, genereert het systeem een aanvultaken. Je scant de bronlocatie, pakt het aantal, scant de bestemmingslocatie, en het systeem verplaatst de voorraad in realtime tussen de locaties. Geen spreadsheets, geen e-mails, geen handmatige telling.
Verzamelen en verzending: Zodra er een bestelling binnenkomt, geeft het systeem aan op welke locatie het product zich bevindt en ontvangt u een picklijst. Je scant elk artikel terwijl je het uit het schap haalt. Als je het verkeerde product pakt, zal de scanner de pick niet bevestigen. Deze scanverificatie is de reden waarom speciaal ontwikkelde barcodesystemen een nauwkeurigheid van 99%+ behalen; de fout wordt al bij het schap opgemerkt, niet pas bij de klant.
Verpakking en etikettering: Terwijl je inpakt, scan je de barcode van het product en die van de bestelling. Het systeem controleert of ze overeenkomen. Is het artikel niet het juiste voor de bestelling? Dan houdt het systeem je tegen. Is het wel het juiste artikel? Dan drukt het systeem een verzendlabel af met trackinggegevens en markeert het de bestelling als ingepakt en klaar voor verzending.
Verzending: Je scant de barcode van de zending, voert deze in en het systeem registreert het vertrek. Je klant ziet het trackingnummer in realtime. Mocht er tijdens het transport iets zoekraken, dan beschik je over een volledig controlespoor van waar het naartoe is gegaan en wanneer.
Waarom is het scannen van barcodes in uw magazijn nodig?
Handmatige voorraadprocessen schieten tekort bij grote schaal. Eén persoon met een klembord kan volstaan als je 100 SKU’s en 10 bestellingen per dag hebt. Maar als je als 3PL meerdere klanten beheert, elk met hun eigen voorraad, of als je een voedingsdistributeur bent die temperatuurgecontroleerde voorraad met houdbaarheidsdata verwerkt, of als je een groothandelsdistributeur bent die leveringen ontvangt van tientallen leveranciers, dan vormen handmatige processen een belemmering voor je bedrijfsgroei. Je kunt niet verder groeien dan het aantal mensen dat je kunt inhuren om de voorraad te tellen.
Een voorraadbeheersysteem op basis van barcodes neemt die bottleneck weg. De voordelen zijn reëel en meetbaar:
- Nauwkeurige realtime-tracking: Bij elke scan wordt je systeem direct bijgewerkt. Je weet wat je in voorraad hebt, waar het zich bevindt en wie het als laatste heeft verplaatst. Geen verrassingen bij de inventarisatie.
- Minder fouten en onverklaarbare verliezen: Door middel van scancontrole wordt voorkomen dat het verkeerde product bij de verkeerde klant terechtkomt nog voordat het wordt verzonden. Ontbrekende artikelen worden al in het schap opgemerkt, zodat er na verzending geen geschillen ontstaan. Het dervingspercentage daalt omdat u precies kunt zien waar de artikelen naartoe gaan.
- Eenvoudige installatie: U hoeft uw magazijn niet opnieuw in te richten. Het scannen van barcodes werkt met uw bestaande indeling. Begin met één locatie, één productsoort of één proces, en breid van daaruit verder uit.
- Kosteneffectiviteit: Een barcodesysteem verdient zichzelf terug door lagere arbeidskosten (je pakt sneller in, je hoeft niet meer na te tellen), minder fouten (geen spoedverzendingen, geen retourzendingen) en een betere benutting van de middelen (je kunt meer bestellingen verpakken op dezelfde vloeroppervlakte). De totale eigendomskosten liggen veel lager dan wanneer je zonder zo’n systeem zou blijven werken.
- Productiviteit: Uw team besteedt minder tijd aan het zoeken naar voorraad, het ophelderen van afwijkingen en het beantwoorden van telefoontjes met de vraag “waar blijft mijn bestelling?”. Ze kunnen zich concentreren op het afhandelen van bestellingen en het verwerken van voorraad, in plaats van op het invoeren van gegevens.
Benodigde hardware: scanners, printers, etiketten en handheld-terminals
Een voorraadsysteem op basis van barcodes is slechts zo goed als de hardware waarmee u het combineert. De juiste keuze hangt af van de grootte van uw magazijn, de hoeveelheden die u verwerkt en hoeveel u in eerste instantie wilt investeren.
Barcodescanners: U hebt drie belangrijke opties. Een stationaire laserscanner is de goedkoopste; u brengt het product naar de scanner op een vaste plek. Een draadloze handheld barcodescanner is flexibeler; u loopt door uw magazijn en scant onderweg. Een mobiele computer met geïntegreerde scanner (zoals een robuust apparaat van Zebra of Honeywell) is het meest robuust; hiermee voer je je orderverzamel- en opslagworkflows rechtstreeks uit, zodat je taken kunt bekijken, acties kunt bevestigen en je systeem op één plek kunt bijwerken. Voor de meeste werkzaamheden zijn draadloze handscanners de ideale keuze; ze kosten 300 tot 1.000 pond per apparaat en zijn bestand tegen vallen, stof en dagelijkse slijtage.
Barcodeprinters: Een standaard desktopprinter kan thermische barcodelabels afdrukken; deze kosten tussen de 300 en 800 pond. Als u dagelijks duizenden labels afdrukt, hebt u een industriële printer nodig; die kosten tussen de 2.000 en 5.000 pond, maar werken sneller en zijn geschikt voor veeleisendere materialen. Goedkope printers lopen vaak vast en de afdrukken vervagen, dus uw investering is hier van groot belang.
Labels: Thermische etiketten worden het meest gebruikt; ze zijn goedkoop en snel. De kwaliteit van de kleeflaag is belangrijk. Een etiket van slechte kwaliteit laat los in het koelhuis, waardoor je barcode onleesbaar wordt. Investeer in kwaliteitsetiketten, niet in de goedkoopste optie. Je hebt ook barcode-etiketten nodig voor je stellingen en bakken; deze zijn groter en duurzamer.
Handterminals: Als u wilt dat uw team zijn taken en instructies op een scherm kan zien in plaats van op papier, investeer dan in robuuste handheld-apparaten. Apparaten van Zebra en Honeywell zijn de industriestandaard; ze kunnen worden gekoppeld aan uw WMS-software, ondersteunen uw orderverzamel- en opslagworkflows en bieden realtime feedback. Een apparaat kost tussen de 400 en 1.500 pond, maar de productiviteitswinst maakt dit de moeite waard als uw bedrijf groot genoeg is.
1D- versus 2D-barcodes en QR-codes: welke moet je gebruiken?
Een 1D-barcode (zoals EAN of Code 128) bestaat uit de bekende verticale streepjes die je op producten in de detailhandel ziet. Hierin kunnen ongeveer 20 tekens aan gegevens worden opgeslagen. Een 2D-barcode, zoals een QR-code, is een vierkant raster waarin 1.000 of meer tekens kunnen worden opgeslagen. Voor de meeste magazijnactiviteiten zijn 1D-barcodes voldoende en goedkoper om af te drukken. Maar als je partijnummers, serienummers of houdbaarheidsdata rechtstreeks in de barcode moet coderen, is een 2D-barcode de extra kosten waard.
Barcode versus RFID: RFID-tags (Radio-frequency identification) slaan gegevens elektronisch op en kunnen worden uitgelezen zonder dat er een direct zichtverbinding nodig is, zodat je er dwars door dozen heen kunt scannen. Ze zijn duurder dan gedrukte barcodes en vereisen speciale lezers. RFID is een goede keuze voor kostbare goederen, gevaarlijke stoffen of toepassingen in de koelketen, waar een barcodelabel mogelijk niet lang meegaat. Voor algemeen gebruik in het magazijn is een barcodescanner sneller en goedkoper.
Een barcode-voorraadsysteem opzetten: stap voor stap
De implementatie hoeft geen maandenlang project te zijn. Een gefaseerde aanpak werkt beter.
- Kies het systeem: Je hebt voorraadbeheersoftware nodig die het scannen van barcodes ondersteunt. De keuzemogelijkheden variëren van tools voor kleine bedrijven, zoals Zoho Inventory, tot gespecialiseerde magazijnbeheersystemen (WMS). Een echt WMS, zoals die worden gebruikt bij 3PL-bedrijven en in de distributie, biedt ondersteuning voor meerdere locaties, klantsegmentatie en geavanceerde functies zoals Magazijnindeling en gestuurd invoeren. Voor een klein bedrijf kan een eenvoudige voorraadapp volstaan. Voor grotere bedrijven verdient een WMS zijn kosten terug door automatisering en inzicht.
- Kies je hardware: Kies scanners, printers en etiketten die aansluiten bij uw verwerkingsvolume en werkomgeving. Bespaar niet op de afdrukkwaliteit; onleesbare barcodes maken het systeem onbruikbaar.
- Ontwerp je barcodes: Gebruik software voor het maken van barcode-etiketten om uw indeling te ontwerpen. Vermeld de product-SKU, het partijnummer (indien nodig) en de houdbaarheidsdatum (indien van toepassing). Controleer of uw scanners uw etiketten consistent kunnen lezen.
- De software implementeren: Installeer uw voorraadbeheersysteem, voer uw productstamgegevens in (SKU’s, omschrijvingen, hoeveelheden) en configureer uw opslaglocaties (bakken, rekken, schappen). Dit is waar de meeste implementaties misgaan; onjuiste invoergegevens leiden tot onjuiste zichtbaarheid. Neem de tijd om uw productstamgegevens correct en volledig in te voeren voordat u begint met scannen.
- Standaardwerkprocedures opstellen en personeel opleiden: Stel standaardwerkprocedures op voor het inontvangst nemen, inmagazijnen, orderverzamelen en verzenden. Train uw team in het gebruik van de hardware en de software. Het scannen van barcodes is eenvoudig, maar mensen kunnen manieren vinden om het systeem te omzeilen als ze er niet volledig achter staan. Een goede training en duidelijke standaardwerkprocedures voorkomen dat.
- Ga gefaseerd live: Begin met één locatie of één productsoort. Zorg dat het team er vertrouwd mee raakt, los eventuele configuratieproblemen op en breid vervolgens uit. Een gefaseerde uitrol verloopt langzamer, maar is veel stabieler dan wanneer je in één keer de hele organisatie op de nieuwe werkwijze overschakelt.
Het scannen van barcodes in elke fase van het magazijnproces
Om optimaal gebruik te maken van het scannen van barcodes, moet u dit in elke fase van het magazijnproces integreren. Dat doet u als volgt:
Goederenontvangst: Scan de barcode van de levering om een ontvangsttransactie te openen. Scan de barcode van elk product zodra het uit de vrachtwagen wordt geladen. Het systeem koppelt uw scan aan de inkooporder. Als u een product ontvangt dat niet op de bestelling staat, geeft het systeem een waarschuwing. Als u minder ontvangt dan verwacht, registreert het systeem het verschil. Zo voorkomt u later een nachtmerrie bij het afstemmen van facturen, omdat uw ontvangst overeenkomt met uw daadwerkelijke aankoop.
Opbergen: Na ontvangst leidt het systeem u naar een locatie op basis van de indeling van uw magazijn. Scan de barcode van de locatie en vervolgens de barcode van het product om het inmagazijnen te bevestigen. Uw systeem beschikt nu over de juiste informatie over waar elk artikel zich bevindt.
Verzamelen en verzending: Zodra een bestelling binnenkomt, genereert het systeem een picklijst en stuurt deze naar een handscanner. U pakt elk artikel en scant de barcode. De scanner bevestigt dat het artikel overeenkomt met de bestelling. Wanneer u bij het inpakstation aankomt, scant u de barcode van de bestelling en wordt het verzendlabel automatisch afgedrukt. In deze workflow komt scanverificatie goed tot zijn recht: fouten worden opgespoord voordat de doos wordt gesloten, niet pas nadat uw klant deze heeft geopend.
Serienummer- en partijtracering: Als u producten met serienummers of batchcodes verwerkt, kan uw WMS deze registreren en volgen. Dit is van cruciaal belang in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie (voor terugroepacties), de farmaceutische sector en de productiesector (voor traceerbaarheid). Een scanverificatiesysteem zorgt ervoor dat het juiste serienummer of de juiste batch bij de juiste bestelling terechtkomt.
Gratis versus betaalde tools voor barcode-inventarisatie: wat je krijgt bij elke prijsklasse
Oplossingen voor voorraadbeheer met barcodes variëren in prijs van gratis tot duizenden ponden per maand. Dit is wat elk prijsniveau doorgaans te bieden heeft:
Gratis: Hulpmiddelen zoals bepaalde add-ons voor Google Sheets of eenvoudige open-source barcodegeneratoren kunnen weliswaar barcodes afdrukken, maar bieden geen echt voorraadbeheer. Gebruik ze alleen voor etiketten, niet als uw primaire administratiesysteem.
Budgetcategorie (20 tot 100 pond per maand): Cloudgebaseerde voorraadbeheer-apps zoals Zoho Inventory of Square for Retail bieden mogelijkheden voor het scannen van barcodes, ondersteuning voor meerdere locaties en basisrapportage. Deze apps zijn geschikt voor kleine e-commercebedrijven of bedrijven met één magazijn, maar bieden onvoldoende mogelijkheden voor complexe scenario’s met meerdere klanten of locaties.
Middensegment (500 tot 2.000 pond per maand): Speciale platforms voor voorraadbeheer en eenvoudige WMS-oplossingen. Deze beschikken over functies zoals geautomatiseerde goederenontvangst, gestuurd inmagazijneren en klantenportalen. Vaak zijn ze cloudgebaseerd, hoeven er geen servers te worden beheerd en zijn ze sneller te implementeren dan bedrijfsbrede systemen.
Enterprise (2.000 GBP of meer per maand): Speciaal ontwikkelde magazijnbeheersystemen, met name die welke zijn ontworpen voor 3PL’s, omvatten geautomatiseerde facturering, een multi-tenant-architectuur (waarbij de voorraad van elke klant gescheiden is), workflows via handheld-apparaten, integraties met vervoerders en functies voor naleving van regelgeving. Deze systemen verdienen zichzelf terug door automatisering en operationele transparantie. Een 3PL die handmatige facturering hanteert, kan maandelijks dagen kwijt zijn aan het afstemmen van facturen; een WMS met geautomatiseerde facturering registreert elke gebeurtenis in realtime. Zo wist St John’s Hall Storage zijn factureringstijd terug te brengen van vier uur naar twintig minuten.
| Oplossing | Meest geschikt voor | Streepjescode scannen | Meerdere locaties | Meerdere klanten | Prijsmodel |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoho Voorraad | Kleine e-commerce, één vestiging | Ja, via de mobiele app | Ja | Nee | 20 tot 60 pond per maand |
| Fishbowl-voorraadbeheer | Productiebedrijven en kleine distributeurs | Ja | Ja | Beperkt | 3.000 tot 5.000 pond per jaar |
| Cin7 | E-commerce en groothandel | Ja | Ja | Beperkt | 500 tot 1.500 pond per maand |
| Mintsoft | Omnichannel-detailhandel en orderafhandeling | Ja | Ja | Beperkt | Vanaf £ 1.000 per maand |
| Clarus WMS | 3PL-bedrijven, distributeurs, activiteiten voor meerdere klanten | Ja, volledig geïntegreerd met de werkprocessen | Ja | Ja, volledige multi-tenant-architectuur | Vanaf £ 1.000 per maand, maandelijks verlengbaar |
| Snapfulfil | Logistiek en e-commerce voor middelgrote bedrijven | Ja | Ja | Beperkt | Vanaf 1.500 pond per maand |
Kun je de camera van een mobiele telefoon gebruiken als barcodescanner?
Ja, dat kan. Moderne smartphones hebben krachtige camera’s en er zijn veel apps voor het scannen van barcodes die de camera van de telefoon gebruiken om barcodes te lezen. Dit kan dienen als tijdelijke oplossing of voor zeer kleine bedrijven met een laag scanvolume. Telefooncamera’s zijn echter trager dan speciale scanners, het scherm van de telefoon is kleiner (waardoor instructies moeilijker te lezen zijn), de batterij raakt snel leeg en je telefoon valt gemakkelijk op de grond en is duur om te vervangen. Investeer voor elk serieus bedrijf in een goede barcodescanner. Door de productiviteitswinst heb je het apparaat binnen enkele weken terugverdiend.
De integratie van barcodering in het magazijn met uw WMS
Het scannen van barcodes is het meest effectief wanneer het in uw magazijnbeheersysteem is geïntegreerd, en niet achteraf als een losstaand onderdeel is toegevoegd. Een echt WMS gebruikt barcodes als invoermiddel voor elke magazijntaken: goederenontvangst in het magazijn, opslag, aanvulling, orderverzameling, verpakking en verzending.
Wanneer u een barcode scant, werkt het WMS uw voorraad in realtime bij. Uw voorraadniveaus zijn altijd accuraat. Uw klanten (als u een 3PL bent) kunnen hun actuele voorraad bekijken in een selfserviceportaal. Uw facturatiesysteem registreert elke factureerbare handeling (ontvangst, opslag, orderverzameling, verpakking, verzending) zonder handmatige tussenkomst. Dit integratieniveau is wat een barcode-voorraadapp onderscheidt van een barcode-voorraadsysteem.
Een magazijnbeheersysteem die cloud-native is en speciaal is ontworpen voor moderne bedrijfsvoering – en niet achteraf is aangebracht op een verouderde architectuur – zorgt voor een naadloze integratie van barcodes. Wanneer uw barcodescanner de enige manier is om de voorraad bij te werken, vormen uw gegevens een getrouw verslag van wat er daadwerkelijk in uw magazijn is gebeurd, en niet slechts een schatting.
Het juiste barcode-voorraadsysteem kiezen voor uw bedrijf
Bij het kiezen van de juiste software voor voorraadbeheer met barcodescanner draait het om een aantal belangrijke vragen:
Beoordeel uw magazijnbehoeften: Hoeveel vestigingen heeft u? Hoeveel artikelen verwerkt u per dag? Beheert u de voorraad voor meerdere klanten? Groeit uw bedrijf of is het stabiel? Een e-commercebedrijf met één vestiging en een 3PL-bedrijf met meerdere vestigingen hebben heel verschillende behoeften.
Geef duidelijk aan wat uw wensen zijn: Heeft u handscanners nodig, of volstaat een stationaire scanner? Heeft u behoefte aan het bijhouden van serienummers, batchcontrole of het beheer van temperatuurzones? Heeft u een geautomatiseerd orderverzamelproces nodig of volstaat het om inzicht te hebben in de voorraad? De lijst met functies is minder belangrijk dan de functies die u daadwerkelijk gaat gebruiken.
Vergelijk functies: Stel een shortlist op van systemen die aansluiten bij de omvang en complexiteit van uw bedrijf. Ondersteunen ze uw integraties (uw e-commerceplatform, uw ERP-systeem, uw verzendpartners)? Kunt u meegroeien met uw bedrijf, of zult u er te groot voor worden? Hoe snel reageert de helpdesk?
Weeg de kosten af tegen het rendement op de investering (ROI): Een systeem van 500 pond per maand lijkt misschien duur, totdat je berekent wat je uitgeeft aan personeelskosten voor het tellen van de voorraad, het verwerken van retourzendingen en het handmatig afstemmen van facturen. Een systeem dat je factureringstijd met 90% verkort, zoals de systemen die door grotere 3PL’s worden gebruikt, verdient zichzelf binnen enkele weken terug. Houd rekening met de totale eigendomskosten: software, hardware, training en de arbeidskosten die je bespaart.
Probeer het eerst uit voordat je een beslissing neemt: De meeste leveranciers bieden demo’s of proefperiodes aan. Maak daar gebruik van. Test je meest complexe scenario in het systeem. Als de leverancier dat niet soepel aankan, zal hij het ook niet aankunnen als het systeem eenmaal in gebruik is.
Wat zijn de toonaangevende voorraadbeheerplatforms met barcodescanning?
Tot de toonaangevende voorraadbeheerplatforms met barcodescanning in het Verenigd Koninkrijk behoren Zoho Inventory (voor kleine bedrijven), Fishbowl (voor de productiesector), Cin7 (voor e-commerce), Mintsoft en Snapfulfil (voor omnichannel en logistiek), en Clarus WMS (voor 3PL's en distributeurs die ondersteuning voor meerdere klanten nodig hebben). Elk platform heeft zijn eigen sterke punten, afhankelijk van uw branche en de complexiteit van uw activiteiten. Zoho is eenvoudig en betaalbaar. Clarus is speciaal ontwikkeld voor 3PL- en multi-client-activiteiten, met geïntegreerde facturatieautomatisering en een ingebouwd klantenportaal.
Neem contact op met een magazijnexpert
Als u uw opties aan het afwegen bent en wilt zien hoe een speciaal ontwikkeld WMS in de praktijk werkt, is Clarus zeker het overwegen waard. Wij werken samen met 3PL’s en distributeurs in heel het Verenigd Koninkrijk om magazijnbeheersoftware te implementeren die is afgestemd op uw bedrijfsvoering, en niet andersom.
Neem contact op met ons team om uw wensen te bespreken.