In de veeleisende wereld van magazijnactiviteiten is een degelijke kwaliteitscontrole onmisbaar om de productintegriteit te waarborgen door middel van nauwgezette inspecties, quarantainemaatregelen en traceerbaarheid. 3PL-professionals krijgen vaak te maken met problemen zoals inconsistente steekproeven bij de controle van binnenkomende goederen en versnipperde documentatie, wat het beheer van de houdbaarheid in gevaar kan brengen en terugroepacties kan vertragen. In de praktijk is een WMS moet een aanvulling vormen op technische kwaliteitsfuncties, en deze niet vervangen, door de gegevens te verzamelen die operationele en kwaliteitsteams nu al meten, en die gegevens vervolgens gemakkelijk doorzoekbaar en bruikbaar te maken.
Vroeger waren voor het opzetten van een uitgebreide kwaliteitscontrole langdurige handmatige controles en papieren documentatiestromen nodig om afwijkingen aan te pakken in het kader van ISO 9001. Een modern WMS versnelt dit proces door bij ontvangst de batch, datum en hoeveelheid te registreren en deze kenmerken te koppelen aan taken en transacties, zodat teams direct kunnen zien wat er is verzonden, wat is toegewezen en wat er nog op voorraad is, en de betreffende voorraad binnen enkele seconden kunnen blokkeren wanneer er een terugroepbericht binnenkomt.
In dit artikel worden veelvoorkomende valkuilen onder de loep genomen en wordt uitgelegd hoe een configureerbaar WMS de kwaliteitscontrole ondersteunt door middel van nauwkeurige gegevensregistratie, op GS1 gebaseerde traceerbaarheid en duidelijke audittrajecten. Daarnaast bevat het artikel commentaar van experts, gebaseerd op praktijkervaringen uit de magazijnwereld.
Wat is inkomende inspectie en hoe kan ik deze optimaliseren?
Bij de inkomende inspectie wordt de kwaliteit van de leverancier gecontroleerd aan de hand van vastgestelde acceptatiecriteria en steekproeven, en worden beslissingen genomen over quarantaine en verdere verwerking. In veel bedrijven vallen de Acceptance Quality Level (AQL)-plannen onder de verantwoordelijkheid van het kwaliteitsteam, en niet onder die van het WMS. Het is de taak van het WMS om vast te leggen wat er is bemonsterd en de voorraadhoeveelheden dienovereenkomstig aan te passen – bijvoorbeeld door 5 kg die voor tests is afgenomen af te trekken van een ontvangst van 1.000 kg – en om te registreren wie de controle heeft uitgevoerd en wanneer.
Inzicht van een expert: “Het enige wat we hoeven bij te houden, is dat er iets is weggehaald voor bemonstering, en je kunt de voorraad die je voor bemonstering hebt weggehaald bijwerken, omdat dat monster niet meer terugkomt.”
Praktische tip: Gebruik waar mogelijk GS1-barcodes en applicatie-ID’s om de productcode, het batchnummer, de houdbaarheidsdatum en de hoeveelheid bij het laadperron te scannen; dit vermindert het aantal toetsaanslagen en fouten in vergelijking met handmatige invoer.
Welke invloed hebben opslagomstandigheden op de kwaliteitscontrole?
Opslagomstandigheden, zoals temperatuur en luchtvochtigheid, zijn bepalend voor de productintegriteit en de houdbaarheid. In gereguleerde sectoren, zoals de farmaceutische industrie, vereist de Good Distribution Practice (GDP) passende opslagomstandigheden, alarmbeheer en gedocumenteerde maatregelen wanneer afwijkingen optreden. Een WMS kan de gemeten waarden als attributen vastleggen en deze koppelen aan ontvangsten of orderverzameling, maar gespecialiseerde temperatuurmapping en procedures voor continue monitoring vallen doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsafdeling.
Inzicht van een expert: Als je proces vereist dat bij ontvangst een temperatuur wordt geregistreerd, kun je de handheld-terminal vragen om een meting uit te voeren en deze bij de transactie opslaan, maar volledige temperatuurregistratie en kamerbewaking zijn kwaliteitsprocessen die buiten het WMS vallen.
Externe richtlijnen: Zie Richtlijnen van de MHRA inzake de verwerking van persoonsgegevens en de EU-richtlijn inzake het BBP wat betreft de verwachtingen op het gebied van opslag, monitoring en afwijkingen.
Heb ik traceerbaarheid nodig voor mijn magazijnactiviteiten?
Ja. Dankzij de volledige traceerbaarheid is het mogelijk om bij incidenten zowel achterwaarts als voorwaarts te zoeken. Door gebruik te maken van GS1 Serial Shipping Container Codes (SSCC) op pallets en kratten kan met één enkele scan een logistieke eenheid worden geïdentificeerd en gekoppeld aan de inhoud, de partijen en de datums, wat de snelheid en nauwkeurigheid bij inkomende en uitgaande goederen verbetert. Wanneer leveranciers vooraf palletgegevens doorgeven en u voldoet aan de GS1-normen, kan de ontvangst worden beperkt tot het scannen van één palletlabel om de aankomst te bevestigen.
Inzicht van een expert: “Als je leverancier aan de GS1-normen voldoet en de gegevens van tevoren verstuurt, kun je je ontvangstproces terugbrengen tot één scan van het palletlabel.”
Welke rol speelt HACCP in voedselmagazijnen?
HACCP biedt het kader voor het identificeren van gevaren en het vaststellen van kritische controlepunten bij de opslag en distributie van levensmiddelen. In een magazijn omvat dit vaak controles op ongediertebestrijding, scheidingsregels en, indien van toepassing, temperatuurbeheersing. Het WMS ondersteunt HACCP door in de handheld-workflow de juiste controles voor de juiste producten te activeren, vast te leggen wie deze heeft uitgevoerd en wanneer, en die gegevens vervolgens weer te geven in rapporten of via interfaces.
Inzicht van een expert: Gebruik vooraf gedefinieerde locatiegroepen om allergenen of glutenvrije producten apart te houden, zodat er bij opslagvoorstellen nooit een locatie wordt voorgesteld waarbij het risico op kruisbesmetting bestaat.
Traditionele methoden versus een configureerbaar WMS voor kwaliteitscontrole
Waar handmatige methoden tekortschieten
- Het handmatig invoeren van product, partij, datum en hoeveelheid bij ontvangst is tijdrovend en foutgevoelig.
- Papieren procedures voor het vasthouden en vrijgeven van goederen vertragen terugroepacties en herverdeling.
Wat een WMS moet kunnen verwerken
- GS1-applicatie-identificatiecodes scannen om gegevens over het product, de partij, de houdbaarheidsdatum en de hoeveelheid automatisch in te vullen.
- Snelle voorraadblokkering en herverdeling van partijen om de verzending van afwijkende goederen te voorkomen.
- Overschakelen op scan-basis wanneer bij FIFO-toewijzing een ontoegankelijke pallet in bulkstapels wordt geselecteerd.
Waarom teams moeite hebben met kwaliteitscontrole
- Niet-gekoppelde systemen: Kwaliteitscontroles die buiten het WMS zijn vastgelegd, zijn tijdens audits moeilijk terug te vinden.
- Handmatige gegevensinvoer: Bij niet-GS1-bonnen moeten belangrijke kenmerken steeds opnieuw worden ingevoerd.
- Fysieke beperkingen: FIFO in banen met gestapelde bulkgoederen botst vaak met de toegankelijkheid, waardoor een gecontroleerde omschakeling noodzakelijk is.
Hoe pakt Clarus WMS de kwaliteitscontrole aan?
Clarus WMS richt zich op het vastleggen en beheren van operationele gegevens. Het biedt configureerbare workflows op handheld-apparaten om controles te stimuleren, voorziet elke handeling van een tijdstempel en integreert GS1-scanning, zodat product, batch, datum en hoeveelheid met minimale invoer door de ontvangst-, orderverzamel- en verzendprocessen worden geleid. Het ondersteunt ook snelle quarantaine door supervisors in staat te stellen voorraad onmiddellijk te blokkeren en door weer te geven wat er is verzonden, wat is toegewezen en wat er nog op voorraad is voor een bepaalde batch.
Configureerbare automatiseringen
Automatiseringen kunnen bij bepaalde gebeurtenissen acties in gang zetten, bijvoorbeeld het verzenden van een ASN-bestand wanneer een bestelling is afgerond, of het selecteren van een vervoerder op basis van adres- en gewichtsregels. Deze mogelijkheden worden steeds uitgebreider en kunnen worden gecombineerd met configuratie via handheld-apparaten om het juiste werk op het juiste moment te laten plaatsvinden.
Traceerbaarheid en snelle terugroepacties
Door bij de ontvangst de productgegevens, de partij en de datum vast te leggen en deze te koppelen aan taken en verzendingen, maakt het systeem een snelle tracering in zowel voorwaartse als achterwaartse richting mogelijk. Teams kunnen de gepickte artikelen uit een defecte partij herverdelen, de rest in bewaring houden en verzendlijsten opvragen om contact op te nemen met klanten.
Wat Clarus WMS niet doet
- AQL-steekproefopzet: De steekproefplannen voor de ingangscontrole vallen onder de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsafdeling. Het WMS registreert dat er een steekproef is genomen en past de hoeveelheid aan.
- Temperatuurkaart: Het in kaart brengen van kamers en continue monitoring zijn kwaliteitsprocessen. Het WMS kan meetwaarden registreren, maar voert geen kartering uit.
Referenties
“Magazijnautomatisering goed aanpakken”, McKinsey
“Serial Shipping Container Code (SSCC)”, GS1
“GS1-toepassingsidentificatoren”, GS1
“Geneesmiddelen: goede productiepraktijken en goede distributiepraktijken”, MHRA
“EU-richtsnoeren inzake goede distributiepraktijken (2013/C 343/01)”, Europese Commissie
“Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP)”, Food Standards Agency