Hvordan Tap'in 3PL transformerte drikkevarelogistikk

Møte et voksende marked

Grunnlagt i 2012 av en logistikkentusiast som lenge drømte om å drive sin egen virksomhet, Tap’in 3PL gikk inn i bransjen med et dristig oppdrag: å forstyrre tradisjonell drikkevaredistribusjon ved å tilby mer kontroll og fleksibilitet til merkevarer.

I motsetning til konvensjonelle grossister tilbød Tap'in en modell som lot drikkevareselskaper velge hvor og til hvem produktene deres ble solgt... noe som ga dem mulighet til å omgå det rigide engros rute og nå profilerte arenaer over hele London direkte.

Bedriften fant raskt fotfeste i den konkurranseutsatte logistikkbransjen for drikkevarer, spesielt ved å fremme uavhengige merkevarer med unike historier og produkter av høy kvalitet. Men etter hvert som volumene vokste, økte også kompleksiteten bak kulissene.

Manuelle prosesser, papirbaserte bestillinger og mangel på skalerbare systemer førte til at selskapets driftsmotor ble utsatt for økende press... spesielt i travle perioder.

Fra oppdrag til misforhold

Selv om Tap’ins verdiforslag var nyskapende, reflekterte ikke deres interne prosesser den samme smidigheten. Deres ambisjon om å være en logistikkpartner i verdensklasse ble hemmet av operasjonelle flaskehalser.

Selskapet sto overfor et presserende behov: å modernisere lagerdriften i tråd med sitt oppdrag om å levere premium service, kostnadstransparens og hastighet til sine kunder.

I det øyeblikket begynte transformasjonsreisen.

Å overkomme WMS-utfordringer som bremser virksomheten

Manuelle systemer, begrenset skala

Tap’in sitt team jobbet hardt for å oppfylle bestillinger nøyaktig og til rett tid, men verktøyene deres var utdaterte. Hver prosess fra plukking og pakking til rapportering og fakturering var sterkt avhengig av regneark, manuell dataregistrering og frakoblede arbeidsflyter.

Personalet plukket lager med utskrevne ark. Sanntidssynlighet av lagerbeholdningen eksisterte ikke. Lagerets skalerbarhet var begrenset. I perioder med høy etterspørsel klarte bedriften rett og slett ikke å holde tritt.

Faktureringskaos og kunde forvirring

En av de mest presserende utfordringene var faktureringsprosess. Kunder ringte ofte for å stille spørsmål ved fakturaer, som ofte var forvirrende og fylt med fragmenterte gebyrer. Hver faktureringssyklus skapte spenning, ikke bare i regnskapene, men også i kundeopplevelsen.

“Du ville blitt belastet for A, B, C, D, E, F og G, men kundene forsto ikke hva de betalte for. Det skapte spørsmål, frustrasjon og forsinkede betalinger.”

– Chay, driftssjef

Totalt sett håndterte virksomheten 10–15 faktureringshenvendelser per måned, som hver krever manuell løsning.

Upålitelig varetelling

Lagerplassen rommet opp til 72 000 fat på topp, men uten et digitalt WMS, ble lagerbeholdningen talt manuelt. Enhver feil i tellingen kunne forårsake feil i forsendelsen, underutnyttet plass eller serviceproblemer.

Uten synlighet av hva som var inne, hva som var ute, og hva som var tilgjengelig i sanntid, ble skalering eller planlegging et gjettverk.

“Man visste aldri helt hva som skjedde på tunet. Når ting går inn og ut, blir tallene fort feil.”

David, lagerleder

Tap'in trengte et WMS som kunne gjøre deres operasjonelle blindsoner om til målbare prestasjonsgevinster.

Veiledning for tappetank mot WMS-transformasjon

Å finne en ekte partner

Tap’in utforsket alternativer og valgte Clarus WMS, tiltrukket av det intuitive grensesnittet, konfigurerbare rapporter og den fleksible partnerinnstillingen.

Der andre leverandører tilbød rigide systemer og trege tilpasninger, leverte Clarus en WMS-plattform bygget for å tilpasse seg Tap-in sin innovasjonstakt.

“Med de fleste WMS-leverandører får du høre ‘vi kan ikke gjøre det’. Med Clarus er det ‘selvfølgelig kan vi det’ — og de gjør det raskt.”

Tap'in-driftsteamet satte seg raskt inn i systemet. Ansatte tilpasset seg innen timer, og vandret ikke lenger rundt på lageret for å lokalisere lagerbeholdning. Clarus WMS ledet dem direkte til hver plukkdestinasjon.

“Alle foretrakk det med en gang. Det var enkelt, intuitivt, og ga dem selvtillit.”

Forenkler det komplekse

Et av de største gjennombruddene kom med en ny prismodell “Pris per distribuert liter” (PPDL). I samarbeid med Clarus, skapte Tap'in en faktureringsstruktur som konsoliderte flere gebyrer til én transparent kostnad.

Nå, i stedet for komplekse fakturaer, mottar kunder en enkel pris per liter som samsvarer direkte med deres distribusjonsvolum.

“Før hadde vi 10–15 fakturaspørsmål i måneden. Nå er det 1 eller 2. Og vi sender ut fakturaer tidligere, den 1. eller 2. i måneden.”

– Chay, driftssjef

Transformasjonen var ikke bare teknisk, den endret måten Tap’in’s team tenkte på logistikk, fakturering og ytelsesrapportering.

Implementering av løsningen: Fra planlegging til utførelse

Fra papir til forestilling

Implementeringen av Clarus WMS startet med en samarbeidsrettet planleggingsfase. Sammen kartla Clarus og Tap’in gjeldende arbeidsflyter, identifiserte flaskehalser og utformet forbedringer.

Opplæringen fulgte raskt, med brukerombordstigning fullført i løpet av timer. Teamene gikk bort fra regneark og papirblokker til sanntids, stedsbasert lagerkontroll.

“Du kan ikke klare hundrevis av utvalg om dagen uten automatisering. Nå er det bare standard.”

– Chay, driftssjef

Lagerpersonalet fikk tilgang til personaliserte dashbord og lokasjonssporing. Varedata ble tilgjengelige, nøyaktige og alltid oppdaterte.

Styrking av hagen

Lagerplassen, som en gang var et oversett område, ble satt i fokus. Ved å integrere sanntidssporing og antallvalidering av lagerplassen gjennom Clarus, utviklet Tap’in en visuell modell for lagringskapasitet.

Hvert fat ble merket med klistremerker og sporet. Personalet kunne nå overvåke innkommende og utgående volum og bestemme bruk av lagerområdet i prosent, noe som muliggjorde forebyggende beslutninger om plassallokering under sesongmessige topper.

“Nå vet jeg nøyaktig hvor mye vi kan lagre, når vi når kapasiteten, og hva som trengs for å unngå overfylning.”

– Chay, driftssjef

Disse innsiktene eliminerte behovet for å leie ekstra plass ved siden av, noe som sparte både penger og driftsmessig kompleksitet.

Resultater Oppnådd: WMS Suksess i Praksis

Reelle forretningsgevinster

Transformasjonen var ikke bare synlig, den var målbar. Innen måneder etter implementeringen rapporterte Tap’in:

• 99% – nøyaktighet ved bestilling, selv i stor skala
• 90% reduksjon i antall henvendelser om fakturering (fra 10–15/måned til 1–2)
• 5-måneders ROI, takket være reduserte kostnader og processeffektivitet
• Raskere oppfyllelse, med over 100 utvalg per dag som blir standard
• Lagringsoptimalisering, noe som eliminerer unødvendige lagerkostnader

“Clarus forvandlet våre arbeidsflyter fullstendig. Vi så målbare resultater innen fem måneder. Med Clarus WMS oppnådde vi over 100 daglige plukk uten å ansette flere folk.”

– Chay, driftssjef

Tap’in har nå en klar oversikt over ytelse, kapasitet og kostnader, noe som hjelper dem med å optimalisere både tjenesteleveranse og lønnsomhet.

Klientrefleksjoner og lærdommer

Kultur, selvtillit og kontroll

WMS-oppgraderingen gikk forbi systemimplementering, den skapte et skifte i kultur. Ansatte i tidligere underkjente områder, som uteområdet, har nå synlighet for ytelse og mottar anerkjennelse for å nå mål.

Med KPI-er på plass introduserer Tap’in prestasjonsbaserte bonuser og bedre engasjement på tvers av alle lagerteam.

Ledelsen har nå tillit til å planlegge for vekst, allokere ressurser effektivt og håndtere toppperioder uten å måtte ty til gjetting eller midlertidige løsninger.

“Du kan ikke vokse uten fleksible partnere. Clarus leverte ikke bare et system, de jobbet med oss, i vårt tempo, for å forbedre måten vi driver på.”

– Chay, driftssjef

Din vei til suksess med WMS

Tap’in 3PLs reise fra papirbasert kaos til digital kontroll viser hva som er mulig med den rette WMS-løsningen.

Ved å samarbeide med Clarus, forvandlet de operasjonelle smertepunkter til strategiske fordeler, økte nøyaktigheten av bestillinger, strømlinjeformet ordreutførelsen og eliminerte fakturakonflikter.

Hvis du står overfor lignende utfordringer innen drikkevarelogistikk eller utover, trenger du ikke å gjøre det alene.

Oppdag hvordan Clarus WMS kan hjelpe din virksomhet med å oppnå lignende resultater.