Volledige serialisatie: KE moderniseert magazijnbeheer

Keith Elkington Transport (KE) is een familiebedrijf in de logistiek met een rijke geschiedenis en een scherpe focus: het leveren van betrouwbare, tijdskritische oplossingen aan de commerciële horeca.

Met meer dan 35 jaar ervaring heeft KE een naam opgebouwd waar klanten op vertrouwen… niet alleen voor het verplaatsen van goederen, maar voor het begrijpen van de specifieke behoeften van commerciële keukens, leveranciers van horeca-apparatuur en foodserviceprofessionals.

Vanuit vijf strategische locaties combineert KE een brede geografische dekking met het responsieve vermogen van een hands-on, servicegerichte onderneming. Deze combinatie van persoonlijke service en professionele reikwijdte heeft hen tot een uitstekende naam in hun vakgebied gemaakt.

Maar groei brengt complexiteit met zich mee. Toen hun netwerk uitbreidde en de verwachtingen van klanten scherper werden, zag KE de noodzaak om hun magazijnactiviteiten te moderniseren. Systemen die ooit perfect werkten, hadden nu moeite om op te schalen, vooral omdat het bedrijf te maken kreeg met grotere volumes, meer SKU's en kortere fulfilmentvensters.

Om hun hoge servicenormen te beschermen (en tegelijkertijd de volgende fase van operationele efficiëntie te ontsluiten), ging KE op zoek naar een warehouse management system (WMS) dat hun ambitie evenaarde.

Uitdagingen in Multi-Site Logistiek

Toen KE opschaalde, ondervonden ze groeipijnen die bekend zijn bij elk groeiend logistiek bedrijf... maar urgenter gemaakt door de gespecialiseerde aard van hun sector.

Gebrek aan uniforme zichtbaarheid

Met vijf vestigingen die inbound, outbound en cross-docking operaties afhandelden, werd zichtbaarheid gefragmenteerd. Teams functioneerden lokaal goed, maar zonder een gecentraliseerd systeem was de voorraadtracking over locaties afhankelijk van gedeelde spreadsheets, telefoontjes en handmatige updates.

Door dit beperkte toezicht was het moeilijk om snel vragen van klanten te beantwoorden, de toewijzing van middelen nauwkeurig te plannen of inconsistenties te ontdekken voordat ze problemen werden.

Serialisatievereisten nemen toe

Veel klanten van KE (vooral die in de levering van waardevolle apparatuur) vereisten nauwkeurige tracking tot op het individuele artikel. Serienummers moesten worden vastgelegd, geregistreerd en geraadpleegd tijdens verzending, retourzendingen en onderhoud.

Zonder ingebouwde serialisatie voegden deze taken administratieve lasten toe, wat de kans op fouten vergrootte en de afhandeling vertraagde.

Handmatige processen veroorzaken knelpunten

Van goederenontvangst tot verzending: het personeel voerde de gegevens handmatig in… waarbij vaak dubbel werk werd verricht tussen papieren notities, spreadsheets en onderling niet-gekoppelde systemen. Het scannen van barcodes gebeurde in geïsoleerde gevallen, maar zonder systeembrede automatisering kwamen zowel de gegevensintegriteit als de verwerkingssnelheid in het gedrang.

Het leiderschap wist dat dit niet houdbaar was. Om de persoonlijke service te handhaven die hun klanten verwachtten (en om verdere uitbreiding te ondersteunen), had KE een digitale basis nodig die alle vestigingen verenigde, kernprocessen vereenvoudigde en eindverantwoordelijkheid bood.

Begeleiding van de KE naar WMS-transformatie

De zoektocht naar een oplossing bracht KE bij Clarus WMS… een cloudplatform dat speciaal is ontwikkeld om logistieke activiteiten op meerdere locaties te ondersteunen, zonder dat dit ten koste gaat van flexibiliteit of controle.

Clarus begreep wat er op het spel stond: KE had niet zomaar een beter systeem nodig, maar een systeem dat hun klantgerichte cultuur respecteerde en hun teams tegelijkertijd in staat stelde sneller, slimmer en nauwkeuriger te werken.

Waarom Clarus WMS?

• Overzicht over meerdere locatiesHet systeem biedt KE realtime tracking over alle vijf magazijnen, met gecentraliseerde dashboards en plaatselijke controle.
• Ingebouwde serialisatie: Elk product — met name hoogwaardige cateringapparatuur — kan aan de hand van het serienummer worden gevolgd vanaf de ontvangst tot aan de levering, waardoor de traceerbaarheid wordt gewaarborgd en de afhandeling van garantie- of retourzaken wordt vereenvoudigd.
• Barcode scannen in workflows: De processen voor goederenontvangst, orderverzameling, verpakking en verzending worden nu uitgevoerd met behulp van handheld-scanners, waardoor het systeem direct wordt bijgewerkt en de gegevens in realtime accuraat blijven.
• Slimme klantenportaal: Klanten kunnen zien wat er op voorraad is, wat er onderweg is en wanneer ze de levering kunnen verwachten — zonder achter updates aan te moeten jagen of op handmatige rapporten te moeten wachten.
• Volledig cloudgebaseerd: Dankzij toegang op afstand, een snelle installatie en het ontbreken van lokale servers die moeten worden beheerd, is het platform schaalbaar, veilig en klaar voor de toekomst.

Vanaf het eerste gesprek tot aan het systeemontwerp werkte Clarus nauw samen met KE om ervoor te zorgen dat het systeem werd afgestemd op hun dagelijkse bedrijfsvoering, en niet andersom.

De oplossing implementeren

De transformatie van KE wordt geleverd in gestructureerde fasen, afgestemd op hun operationele tempo en sitespecifieke behoeften.

Kaarten en ontwerpen van multi-site logica

In de eerste fase lag de nadruk op het nauwkeurig weergeven van elk van de vijf vestigingen van KE binnen het systeem… met inbegrip van magazijngebieden, voorraadbezit, serienummervereisten en regels voor overdracht tussen vestigingen.

Clarus heeft op maat gemaakte workflows geconfigureerd die aansluiten bij de dagelijkse bedrijfsvoering van KE, zodat de processen niet werden verstoord, maar alleen gedigitaliseerd.

Barcode scannen en realtime updates

De scantechnologie werd ingezet bij alle belangrijke activiteiten (van ontvangst tot verzending) met behulp van mobiele apparaten en intuïtieve schermen. Het systeem registreert elke handeling automatisch, werkt de voorraadniveaus in realtime bij en activeert de relevante serialisatiecontroles.

Deze verandering zorgde meteen voor nauwkeurigere gegevens, vereenvoudigde de overdracht tussen teams en verminderde de cognitieve belasting voor het magazijnpersoneel.

De uitrol van het portaal en het versterken van de positie van de klant

Met de slimme portal van Clarus WMS hebben de klanten van KE nu zelfbedieningstoegang tot live voorraadgegevens, bewegingsgeschiedenis en leveringsstatussen. Dit heeft het aantal binnenkomende vragen verminderd en het klantenserviceteam van KE in staat gesteld zich te richten op proactieve ondersteuning.

Opleiding van het personeel en een soepele implementatie

Een groot deel van de implementatie was gericht op de empowerment van het personeel. Door middel van taakspecifieke trainingen, live demo's en ondersteuning ter plaatse kregen de teams van KE het vertrouwen om nieuwe technologieën te omarmen en zagen ze onmiddellijke voordelen in de manier waarop hun werk verliep.

Verwachte Resultaten: WMS Klaar voor Groei

Hoewel KE zich nog in de implementatiefase bevindt, zijn er nu al meetbare verbeteringen waarneembaar en is de weg naar groei duidelijker geworden.

• Gecentraliseerd magazijnbeheer: Alle vijf locaties werken nu onder één systeem, wat centraal toezicht en decentrale efficiëntie mogelijk maakt.
• Volledige serialisatie: Elk artikel wordt van begin tot eind bijgehouden — dit zorgt voor een betere traceerbaarheid, vereenvoudigt retourzendingen en versterkt het vertrouwen van de klant.
• Operationele snelheidBarcode scanning heeft fouten verminderd en de orderverwerking versneld, terwijl het de nabewerking heeft verminderd en de picknauwkeurigheid heeft verbeterd.
• Verbeterde klantervaringHet portaal levert live updates zonder extra moeite, wat de klanttevredenheid verhoogt en het aantal supporttickets vermindert.
• Toekomstbestendig platformCloudhosting zorgt voor schaalbaarheid zonder IT-problemen, waardoor KE klaar is voor verdere website-uitbreiding of dienstendiversificatie.

Cliëntreflecties en geleerde lessen

Voor Keith Elkington Transport is deze WMS-implementatie meer dan een technologisch project — het is een strategische investering in de toekomst van servicegerichte logistiek.

Door hun magazijnactiviteiten te moderniseren met behoud van hun familiebedrijfwaarden, bewijst KE dat schaalvergroting en persoonlijke service elkaar niet hoeven uit te sluiten.

Medewerkers hebben de duidelijkheid, snelheid en betrouwbaarheid van het nieuwe systeem omarmd. Processen die voorheen meerdere controles en administratief zware oplossingen vereisten, verlopen nu soepel, worden door het systeem geleid en zijn gemakkelijker om training over teams te geven.

Het project heeft ook geleid tot interne afstemming, waarbij magazijnbeheer, klantenservice en leiderschap nu werken met dezelfde realtime gegevens.

Jouw Pad naar WMS Succes

Keith Elkington Transport demonstreert wat er gebeurt wanneer logistieke ervaring moderne capaciteiten ontmoet. Met cloudgebaseerde controle, volledige serialisatie en live klantinzicht, komen ze hun beloftes met nog meer precisie na.

Als je snel groeit en de servicenormen die je klanten waarderen wilt behouden, is het misschien tijd om na te denken over de mogelijkheden van je magazijn.

Ontdek hoe Clarus WMS u kan helpen uw activiteiten op te schalen zonder uw waarden te compromitteren.