St John's Hall Opslag is een externe opslagdienstverlener in het Verenigd Koninkrijk, waar het bedrijf een mix van lokale en buitenlandse klanten bedient met langetermijnopslag, palletverwerking en steeds complexere orderverzameling- en verpakkingsactiviteiten.

In meer dan 30 jaar is het bedrijf uitgegroeid van één magazijn tot een organisatie met meerdere vestigingen. Deze groei is voornamelijk te danken aan mond-tot-mondreclame van klanten die de “eersteklas” service van St John waarderen en de manier waarop het team fungeert als een verlengstuk van hun eigen bedrijfsvoering, in plaats van slechts een van de vele leveranciers te zijn.

Naarmate de verwachtingen van klanten zijn veranderd, zijn ook de operationele uitdagingen toegenomen. Veel klanten van St John werken tegenwoordig met kortere doorlooptijden en een breder productassortiment. Goederen komen vaak op één dag binnen en moeten binnen 24 tot 48 uur worden gepickt en verzonden, waarbij er nauwelijks ruimte is voor fouten.

Binnen het bedrijf is het managementteam er altijd duidelijk over geweest dat groei niet ten koste mag gaan van de bedrijfscultuur. St John’s staat bekend om de lange diensttijd van zijn medewerkers en een hecht team, met magazijnmedewerkers en kantoormedewerkers die al vele jaren bij het bedrijf werken. Elke technologische verandering moest die cultuur ondersteunen door het werk gemakkelijker en effectiever te maken, en niet door processen op te leggen zonder rekening te houden met de praktijkervaring ter plaatse.

Gedurende ongeveer 25 van die jaren maakte het bedrijf gebruik van een verouderd, lokaal WMS-systeem. Ooit was dat een belangrijke stap vooruit geweest, maar tegen de tijd dat St John’s meerdere magazijnen en intensieve 3PL-diensten exploiteerde, was het systeem verouderd en moeilijk aan te passen. 

Het overwinnen van de WMS-uitdagingen die St John’s tegenhouden

Het verouderde WMS was op technisch, operationeel en commercieel vlak een beperkende factor geworden.

Technisch gezien was het systeem servergebaseerd en kwetsbaar. Uitval en storingen waren reële zorgen, en upgrades waren noch eenvoudig, noch soepel te realiseren. Terwijl de softwarewereld in het algemeen een beslissende verschuiving maakte naar cloudoplossingen, zat St John’s vast aan een infrastructuurmodel dat niet de veerkracht of flexibiliteit kon bieden die ze nodig hadden.

Operationeel gezien waren de grootste problemen te vinden op het gebied van zichtbaarheid en facturering. Het oude systeem had moeite om pallets en voorraad in realtime te volgen. Het inboeken, orderverzamelen en verzenden verliepen traag doordat volledige ladingen moesten worden voltooid voordat het transport verder kon gaan. Nu de doorlooptijden voor klanten steeds korter werden, zorgde dat sequentiële model voor knelpunten en beperkte het de service die St John’s wilde bieden.

De facturering was een bijzonder knelpunt. Onder het vorige systeem moesten de gegevens uit het WMS handmatig opnieuw worden ingevoerd in de boekhoudsoftware. Dat proces was tijdrovend en foutgevoelig, wat vaak leidde tot typefouten en vragen. Algemeen directeur Tim Basey-Fisher Ik besteedde aan het einde van elke maand zelf ongeveer vier dagen aan het controleren van facturen om er zeker van te zijn dat ze klopten, voordat ik ze naar de klanten stuurde.

Deze handmatige werkwijze leidde ook tot een “einde-maand-drukte”. Facturen werden maandelijks verstuurd, waardoor het werk zich concentreerde in één enkele, stressvolle periode en klanten pas later inzicht kregen in de kosten. Als er vragen rezen, werden die vaak pas weken na de betreffende activiteit behandeld, wanneer het voor beide partijen moeilijker was om zich de details te herinneren.

Het gebrek aan echte cloudmogelijkheden in het bestaande systeem werd steeds moeilijker te negeren. Terwijl de markt zich verder ontwikkelde, probeerde de leverancier het volgende te positioneren als Jenny Green, manager HR en bedrijfsvoering, beschrijft het als een “cloudgebaseerde” oplossing die in wezen hetzelfde oude systeem was, met daar bovenop een clouddashboard. In vergelijking met moderne, cloud-native WMS-producten kon het simpelweg niet concurreren.

Erger nog, de leverancier stelde St John’s voor een harde keuze: ofwel een aanzienlijk bedrag betalen om over te stappen naar deze beperkte “cloud”-versie met hoge doorlopende abonnementskosten, ofwel migreren naar een ander overgenomen product dat niet geschikt was voor hun model met externe opslag. Het bedrijf werd in feite in een hoek gedreven op een moment dat het het ontzettend druk had en belangrijke nieuwe klantcontracten moest beheren.

Naast deze systeemproblemen zag het team ook de bredere gevolgen. Door inefficiënte looproutes in verschillende magazijnen ging er tijd verloren bij het orderverzamelen en het in- en uitslagproces. Zonder door het systeem aangestuurde routes waren medewerkers sterk afhankelijk van lokale kennis om efficiënt te kunnen werken, waardoor de bedrijfsvoering moeilijker op te schalen en te standaardiseren was.

Het beeld was duidelijk: St John’s was gegroeid dankzij zijn dienstverlening en reputatie, maar het WMS vormde een belemmering voor de volgende stap. Bij St John’s nam de spanning toe en de status quo werd steeds onhoudbaarder.

St John’s begeleiden bij de WMS-transformatie

Omdat St John’s zich bewust was van het strategische belang van deze beslissing, voerde het bedrijf een grondige, twee jaar durende analyse van de WMS-markt uit. Het team putte uit 25 jaar ervaring met magazijnsoftware en ging de zoektocht in met een duidelijk beeld van wat wel en niet werkte voor hun bedrijfsmodel.

Ze waren op zoek naar een oplossing die:

• Volledig cloudgebaseerd en schaalbaar, geschikt voor werken op afstand, activiteiten op meerdere locaties en moderne apparaattypen.
  
• Ontworpen door mensen met verstand van magazijnbeheer, met werkprocessen voor ontvangst, opslag, goederen waarbij de partijnummering van belang is en complexe orderverzameling en verpakking.
  
• Toegankelijk vanaf laptops, handhelds, tablets en smartphones, waardoor flexibele, realtime interactie met het systeem mogelijk is.
  
• Uitgerust met krachtige rapportage- en klantportaalfuncties, zodat klanten de actuele voorraad konden bekijken en hun eigen analyses konden genereren.
  
• Gesteund door een leverancier met een eigen ontwikkelingsafdeling en een toewijding om het product in samenwerking met klanten verder te ontwikkelen.
  

Clarus WMS viel tijdens deze evaluatie op. Jenny herinnert zich dat ze “de markt grondig had onderzocht” met demo’s die vaak verouderde software aan het licht brachten achter de glanzende presentaties. Clarus daarentegen presenteerde zich als een modern, cloud-native platform met uitstekende klantenondersteuning, platformonafhankelijk gebruik en duidelijke schaalbaarheid.

Een belangrijk onderscheidend kenmerk was dat Clarus WMS op Amazon Web Services (AWS) werd gehost. Voor Tim, die aanvankelijk aarzelde om af te stappen van een server op locatie, was het feit dat Clarus op de toonaangevende AWS-infrastructuur draaide doorslaggevend.

Clarus bood St John’s bovendien een volledige demo-omgeving van één maand aan met hun eigen gegevens, iets wat andere leveranciers niet boden. Het team ontving een link, toegang tot een speciale instantie en de vrijheid om het systeem grondig te testen in praktijksituaties. Die bereidheid om het volledige product te tonen, in plaats van een geselecteerde demo, gaf St John’s het vertrouwen dat wat ze zagen, ook daadwerkelijk was wat ze zouden krijgen.

Cruciaal was dat Clarus zich profileerde als partner in plaats van als een afstandelijke softwareleverancier. Jenny benadrukt dat de gesprekken met Clarus duidelijk aansloten bij de praktijk in de magazijnwereld: wanneer ze een probleem beschreef, begreep het team zowel de terminologie als de context. Dankzij de combinatie van branche-ervaring en technische expertise kon Clarus St John’s begeleiden naar een oplossing die hun bestaande sterke punten in ere hield en tegelijkertijd langdurige knelpunten aanpakte.

De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering

De timing van de implementatie vormde een uitdaging. St John’s bevond zich op het hoogtepunt van zijn groei en beheerde grote klantcontracten, toen de zittende leverancier een krappe termijn voor de overstap oplegde. Jenny merkt op dat ze ongeveer twee maanden van tevoren op de hoogte waren gebracht, waardoor de beslissing om op dat moment over te stappen op een nieuw WMS zowel een groot risico als een grote kans inhield.

St John’s en Clarus WMS hebben samen een implementatiestrategie ontworpen die gericht is op controle en continuïteit. Gegevens werden uit het oude systeem geëxporteerd en in Clarus geïmporteerd, waarbij beide systemen waar nodig parallel konden worden gebruikt. Deze gefaseerde migratie verminderde het risico van een “big bang”-overgang en stelde het team in staat vertrouwen op te bouwen in de nieuwe werkprocessen.

Verandermanagement in het magazijn was net zo belangrijk als het technische werk. St John’s stapte over van oudere handscanners naar moderne Honeywell handcomputers met aanzienlijk meer functionaliteit. Tim benadrukt dat deze nieuwe apparaten het orderverzamelen eenvoudiger maakten en het mogelijk maakten om meer orders per uur te verwerken dan met het vorige WMS.

Tegelijkertijd begonnen de magazijnrondleidingen van Clarus de medewerkers naar de meest efficiënte locaties te leiden voor het inmagazijnen, orderverzamelen en overbrengen van goederen. Voor een groot, locatie met meerdere magazijnen, dankzij deze systeemgestuurde routebepaling kon de verspilde looptijd worden verminderd en konden er concurrerendere kostenstructuren worden gerealiseerd.

Het personeel op de werkvloer moest zich aanpassen aan meer gestructureerde processen, en aanvankelijk was er natuurlijk weerstand. Sommigen gaven er de voorkeur aan om elke order in één magazijn te verwerken, in plaats van dat het systeem de orders verdeelde over meerdere magazijnen voor een optimale efficiëntie. Het management van St John’s sloot waar nodig pragmatische compromissen, maar na verloop van tijd werden de voordelen van systeemgestuurd werken steeds duidelijker.

De kantoor- en klantenserviceteams hebben een training gevolgd over de webinterface en rapportagetools van Clarus. Ze hebben geleerd hoe ze realtime gegevens kunnen gebruiken om vragen te beantwoorden, rapporten op maat voor klanten te genereren en de overgang naar frequentere factureringscycli te ondersteunen. Tegelijkertijd heeft het klantenportaal van Clarus klanten nieuwe mogelijkheden geboden om met hun gegevens te werken en rechtstreeks bestellingen en informatie over goederenontvangsten in te dienen.

Gedurende het hele project vormde de livechat-ondersteuning van Clarus een belangrijk vangnet. Jenny vertelt dat ze een keuzelijst kon kopiëren en plakken, een probleem kon beschrijven en binnen enkele minuten antwoord kreeg. Deze snelle reactie gold ook voor de klanten van St John’s, die eveneens rechtstreeks contact konden opnemen met Clarus met vragen over terminologie of het gebruik van het portaal.

Ondanks de onvermijdelijke uitdagingen die bij elke ingrijpende systeemwijziging horen, heeft het gezamenlijke team Clarus WMS geïmplementeerd met minimale verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering. St John’s heeft zich actief verdiept in het systeem, zich aangepast en zijn eigen processen verfijnd om optimaal gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden.

Behaalde resultaten: WMS-succes in de praktijk

Toen Clarus WMS eenmaal volledig was geïntegreerd, begon St John’s concrete voordelen te zien op het gebied van capaciteit, facturering, nauwkeurigheid en klantervaring.

1. Uitbreiding van de capaciteit zonder dat het personeelsbestand op vergelijkbare basis toeneemt

Met Clarus worden belangrijke processen geautomatiseerd werkprocessen Door magazijnmedewerkers te begeleiden met efficiënte rondleidingen wist St John’s de magazijncapaciteit en doorvoer te vergroten zonder dat er evenredig meer personeel hoefde te worden aangenomen. Tim merkt op dat Clarus het equivalent van ongeveer twee medewerkers ter plaatse bespaart, dankzij efficiëntere orderverzameling en gestroomlijnde factureringsprocessen.

EDI integraties Dit betekent dat wanneer een voertuig met goederen van grotere klanten aankomt, de producten al in Clarus staan. Medewerkers hoeven de artikelen alleen maar in te scannen op de juiste locatie, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd en de goederenontvangst wordt versneld.

2. Vernieuwing van de facturering en de financiële controle

Het factureringsproces is “tot onherkenbaarheid verbeterd”. Onder het oude systeem moesten alle factuurgegevens handmatig vanuit het WMS naar de boekhouding worden overgezet, wat tot fouten leidde en Tim dwong om elke maand vier dagen te besteden aan het controleren van facturen voordat hij ze kon versturen. Met Clarus WMS worden de gegevens rechtstreeks naar het boekhoudpakket geëxporteerd, waardoor de handmatige inspanning drastisch wordt verminderd en de nauwkeurigheid wordt verbeterd.

Na de eerste paar maanden waarin het nieuwe proces werd getest, stopte Tim met het handmatig controleren van facturen, omdat de gegevens van Clarus keer op keer accuraat bleken te zijn. St John’s factureert nu wekelijks in plaats van maandelijks, waardoor klanten een actueler beeld krijgen van de kosten en eventuele vragen snel kunnen worden opgelost in plaats van pas weken later.

3. Verbetering van de nauwkeurigheid, traceerbaarheid en opleiding

Clarus biedt St John’s realtime tracking van pallets. Zodra pallets binnenkomen, kunnen ze worden ingeboekt en klaargemaakt voor levering de volgende dag, in plaats van te moeten wachten tot een volledige lading is verwerkt. Deze mogelijkheid om al vanaf de eerste geloste pallet te beginnen met het orderverzamelen is een serviceniveau dat het vorige WMS niet kon bieden.

Het klantenportaal en de gedetailleerde rapportage zorgen voor een betere traceerbaarheid. Klanten kunnen voorraadbewegingen in realtime volgen, rapporten naar Excel downloaden en hun eigen gegevens analyseren. Bij vragen kan St John’s snel achterhalen welke medewerker een opdracht heeft afgehandeld en de transactiegeschiedenis doornemen; deze informatie wordt zowel gebruikt voor de communicatie met klanten als voor interne trainingen.

4. De ervaring van klanten en partners verbeteren

Klanten profiteren rechtstreeks van de transparantie en automatisering van Clarus. Ze kunnen inloggen op het portaal om in realtime de in- en uitgaande voorraad te bekijken, of ze kunnen verzendingen en ontvangsten indienen via spreadsheets of EDI. St John’s kan bovendien geautomatiseerde rapportages inplannen, waardoor de handmatige rapportage-inspanning wordt verminderd en klanten consistente informatie krijgen.

St John’s is overgestapt van een verouderd lokaal systeem, dat beperkingen met zich meebracht, naar een cloudgebaseerd WMS-platform dat groei, efficiëntie en uitmuntende dienstverlening ondersteunt.

Klantreflecties en geleerde lessen

Terugkijkend beschrijft Jenny de overstap naar het WMS als zowel veeleisend als ingrijpend. Een van de duidelijkste lessen is dat technologie op zichzelf nog geen verbetering oplevert. St John’s moest bereid zijn om zijn eigen processen aan te passen – waarbij soms langdurige gewoontes ter discussie werden gesteld – om optimaal gebruik te kunnen maken van Clarus WMS.

Het project onderstreepte ook het belang van een echt partnerschap met een softwareleverancier. Na jarenlang te hebben samengewerkt met een leverancier wiens “cloud”-aanbod niet overeenkwam met de marketingbeloften, waardeerde St John’s de transparantie van Clarus en het gevoel dat de software was ontwikkeld door mensen die echt verstand hadden van magazijnbeheer.

Klantenservice is een terugkerend thema geworden in de manier waarop St John’s over Clarus spreekt. Jenny wijst op de livechat en de persoonlijke band met de medewerkers van de klantenservice, die zo ver ging dat het team hen zelfs brownies stuurde als bedankje. Die menselijke band gaat hand in hand met de technische betrouwbaarheid van de AWS-hosting, die zowel Jenny als Tim zien als een belangrijke factor in het verminderen van risico’s in vergelijking met de oude server op locatie.

Misschien wel het belangrijkste is dat er een hernieuwd vertrouwen heerst dat St John’s nu beschikt over de WMS-basis die het nodig heeft voor toekomstige groei: een platform dat mee kan groeien met het bedrijf, extra magazijnen en apparaten kan ondersteunen en het serviceniveau kan blijven bieden waarmee het bedrijf zich altijd heeft onderscheiden.

Jouw Pad naar WMS Succes

Het traject van St John’s Hall Storage zal veel leidinggevenden in de logistiek en opslag bekend in de oren klinken. Een gerespecteerd, groeiend bedrijf wordt belemmerd door een al lang in gebruik zijnd, lokaal WMS dat niet kan voldoen aan de hedendaagse verwachtingen en toekomstige plannen niet kan ondersteunen. Handmatige facturering, beperkte rapportagemogelijkheden en beperkte toegangskanalen leiden samen tot risico’s, verborgen kosten en gemiste kansen.

Hun ervaring met Clarus WMS toont aan dat het mogelijk is om een ingrijpende verandering door te voeren zonder dat daarbij het unieke karakter van je bedrijfsvoering verloren gaat. Door vast te houden aan een cloud-native, magazijngericht systeem, transparantie te eisen van leveranciers en zich intensief in te zetten voor het implementatieproces, heeft St John’s het volgende bereikt:

• Verhoogde capaciteit zonder dat het personeelsbestand evenredig is toegenomen.
  
• Een gestroomlijnd factureringsproces dat nu wekelijks plaatsvindt, met veel minder handmatig werk en minder vragen.
  
• Meer inzicht en controle voor zowel klanten als interne teams.
  

Als u soortgelijke uitdagingen in uw eigen bedrijf herkent, biedt het verhaal van St John’s een praktisch stappenplan. Begin met het verduidelijken van het serviceniveau dat u wilt bieden en de cultuur die u wilt handhaven. Ga vervolgens op zoek naar een WMS-partner die als gids fungeert: een partner die verstand heeft van magazijnbeheer, eerlijk is over afwegingen en bereid is te investeren in een langdurige relatie.

Ontdek hoe Clarus WMS uw bedrijf kan helpen om vergelijkbare resultaten te behalen: van het vrijmaken van tijd voor uw medewerkers en het stroomlijnen van de facturering tot het bieden van realtime inzicht en betrouwbaarheid aan uw klanten – iets wat zij steeds vaker verwachten van een moderne externe magazijnpartner.