Hoe MSD de administratieve rompslomp in het magazijn met 60% terugbracht en nieuwe inkomstenbronnen aanboorde

Mitchell Storage & Distribution (MSD) begon zijn leven in de late jaren negentig als koeriersbedrijf en is sindsdien uitgegroeid tot een aanzienlijke logistieke dienstverlener met het hoofdkantoor in Coalville, Leicestershire.

In de loop der tijd heeft MSD zich uitgebreid naar palletnetwerkdistributie, cross-docking, containerontlading en -import, warehousing en directe transporten door het Verenigd Koninkrijk. Als een Palletforce lid, het kan nu klanten ver buiten zijn lokale omgeving ondersteunen en bedient heel het Verenigd Koninkrijk en Europa.

Ondanks deze groei blijft MSD onmiskenbaar een familiebedrijf. De eigenaren zijn nog steeds nauw betrokken en die cultuur vormt de manier waarop het team werkt. Business Development Manager Conor Stoneman legt uit dat de ethiek is om “vracht van klanten als die van onszelf te behandelen en ervoor te zorgen dat ze goed worden verzorgd.’

Deze toewijding aan service onderscheidt MSD ook van meer transactionele dienstverleners. Veel aanbieders bieden vaste, gestandaardiseerde diensten aan, maar MSD streeft ernaar om goed te luisteren en vervolgens zijn aanbod op maat te maken. Conor contrasteert MSD met logistieke bedrijven die een “one size fits all”-aanpak hanteren, en merkt op dat MSD feedback van klanten ter harte neemt en zijn dienstverlening aanpast aan die behoeften.

Die klantgerichte benadering creëerde zowel kansen als druk. Na de verhuizing naar een grotere locatie begin januari van het voorgaande jaar steeg de vrachtvolume van MSD scherp. Nieuwe klanten kwamen binnen, bestaande klanten wilden aanvullende diensten en de Palletforce volumes namen toe. De ambities van MSD groeiden ook: het wilde zich begeven op het gebied van complexere opslag- en hanteringsoplossingen zonder de controle over kosten of servicekwaliteit te verliezen.

De magazijnoperatie was echter nog steeds afhankelijk van een op maat gemaakt, intern systeem dat jaren eerder door de logistiek directeur van MSD was gebouwd. Het was “erg goed voor waar we [het] destijds voor gebruikten”, herinnert Conor zich, maar de groei op de nieuwe locatie legde de beperkingen bloot.

Het overwinnen van WMS-uitdagingen die MSD tegenhouden

Naarmate de volumes toenamen, hield het op maat gemaakte interne systeem MSD steeds meer tegen. De eerste grote kwestie was de hoeveelheid administratie die gemoeid ging met alledaagse taken. Luke Bodycot, Stocks and Inventory Manager, herinnert zich hoe pijnlijk het boeken van inkomende goederen vroeger was.

Elke pallet moest lijn voor lijn worden toegevoegd, waarbij de pagina telkens opnieuw werd geladen. Zelfs relatief eenvoudige ontvangsten vereisten een enorme hoeveelheid handmatige invoer, waardoor Luke moeite had om bij te blijven met de dagelijkse verantwoordelijkheden.

Het systeem was over het algemeen ook “erg onhandig” en “tijdrovend”, zegt Luke. Proberen om alles aan het einde van de dag bij te werken zodat de gegevens live waren voor klanten, was uitputtend, en het maakte het moeilijk om de bredere verantwoordelijkheden van zijn rol effectief uit te voeren.

Aan de operationele kant had het interne systeem moeite telkens als MSD een nieuwe dienst probeerde te introduceren. Senior Operations Manager Dean Stevens herinnert zich dat de software werkte, maar elke nieuwe klantwens “onze middelen, onze mankracht oprekte” en personeel dwong tot extra administratief werk, puur om basisgegevens up-to-date te houden.

Voorraadzichtbaarheid en traceerbaarheid waren een andere belangrijke zorg. Klanten moesten vaak weten hoeveel voorraad ze op voorraad hadden of wanneer een bepaalde batch was verzonden. Zonder een robuuste transactiegeschiedenis moest MSD vaak vertrouwen op e-mailtrajecten of handmatige controles in het magazijn om deze vragen te beantwoorden. Als er een fout in het register slopen, werd deze mogelijk pas opgemerkt als een klantvraag een onderzoek afdwong.

Realtime zichtbaarheid bestond simpelweg niet. Een zending kon twee dagen eerder zijn aangekomen, maar totdat het personeel spreadsheets en systemen had bijgewerkt, konden klanten dit niet zien. Zoals Dean opmerkt: “ze moesten ons bellen [of e-mails sturen]... en dan moesten wij gaan controleren”, omdat het systeem de werkelijkheid pas weerspiegelde als iemand tijd had gevonden om het bij te werken.

Financieel gezien liet MSD geld liggen. Het bedrijf is trots op zijn diensten op maat, zoals het herconfigureren van importen uit China naar specifieke, winkelklare verpakkingen. Onder de oude werkwijze werden deze complexe klussen vaak informeel telefonisch doorgegeven aan het magazijn en niet altijd correct geregistreerd of gefactureerd.

Dean beschrijft hoe ad-hocverzoeken geld, manuren en tijd konden opslokken zonder dat er kosten voor in rekening werden gebracht. Zonder een centraal overzicht van uitgevoerde taken of gebruikte verbruiksartikelen was het moeilijk om klanten accurate, transparante prijzen te geven en konden interne kosten gemakkelijk ongezien oplopen.

Binnen het magazijn, generieke locaties en beperkte scanning betekenden dat operators wisten dat een pallet ergens “in gang K” stond, maar deze nog steeds moesten zoeken. Verkeerde pickingen kwamen vaker voor en er waren extra dubbelchecks nodig om te voorkomen dat de verkeerde pallet werd verzonden, wat extra arbeid en stress met zich meebracht.

Voor Luke was het cumulatieve effect ontmoedigend.

Het werd duidelijk dat als MSD wilde blijven groeien, haar diensten wilde uitbreiden en haar 'high-touch' service model wilde handhaven, zij een magazijnbeheersysteem nodig had dat ontworpen was voor schaalbaarheid, transparantie en flexibiliteit. Deze realisatie zette de toon voor de entree van de gids in het verhaal.

MSD begeleiden naar een WMS-transformatie

Toen MSD de WMS-markt begon te verkennen, werd al snel duidelijk dat veel systemen niet geschikt waren. Sommige waren zware, grootschalige platforms die ontworpen waren om operaties rigide te controleren. Andere vereisten on-premises servers of boden weinig ruimte voor het aanpassen van workflows. Dean, die in zijn carrière ongeveer twintig verschillende magazijnsystemen had gebruikt, wist precies wat MSD nodig had en wat het wilde vermijden.

Hij zocht niet naar “alle toeters en bellen”, maar naar een platform dat de kernprocessen van het magazijn schoon kon afhandelen, terwijl het ruimte bood voor groei en aanpassing naarmate de diensten van MSD evolueerden. Het systeem moest voldoen aan de behoeften van vandaag, maar flexibel genoeg zijn om de strategieën van morgen te ondersteunen.

Cloud was essentieel. MSD wilde dat iedereen, van de algemeen directeur tot de heftruckchauffeur, realtime-informatie kon inzien, en het wilde dat klanten konden inloggen en hun eigen voorraadniveaus konden controleren zonder te wachten op handmatige updates. Een interne servergebaseerde oplossing zou niet de vereiste transparantie of toegankelijkheid bieden.

Conor was al bekend met Clarus WMS van LinkedIn en uit gesprekken binnen het Palletforce-netwerk. Andere depots die Clarus gebruikten, hadden “een zeer goede indruk achtergelaten” en raadden het systeem actief aan toen MSD begon te informeren naar WMS-opties.

Clarus reageerde met een hands-on ontdekkingsproces. Het team bezocht de locatie van MSD, ging zitten met het management- en operationele team, en stelde gedetailleerde vragen over hoe het bedrijf werkte. Conor herinnert zich dat ze het “aanpasten aan onze specifieke behoeften” en lieten zien dat ze begrepen hoe andere depot's van Palletforce opereerden, wat MSD vertrouwen gaf dat Clarus hun mix van groupage, opslag en op maat gemaakte diensten kon afhandelen.

Voor Dean was het Clarus' filosofie die de doorslag gaf.

Clarus WMS voldeed aan die verwachting. Het platform was flexibel, kon worden geconfigureerd zonder zware aangepaste code en, cruciaal, het Clarus-team stond open voor feedback. Toen Dean complexe scenario's voor eenheden van maat uitlegde – zoals pallets met dozen en losse eenheden die allemaal correct moesten worden beheerd en gefactureerd – bevestigde Clarus dat dit niet alleen kon worden afgehandeld, maar dat er al roadmap-items gepland stonden om die mogelijkheden binnen een paar maanden te verbeteren.

In Conor's woorden, hecht MSD veel waarde aan langetermijnpartnerschappen, en Clarus past duidelijk in die categorie. Het WMS zou niet alleen het verouderde interne systeem vervangen, maar ook fungeren als een strategisch platform voor groei, ter ondersteuning van MSD's evolutie naar meer waardetoevoegende diensten en diepere netwerksamenwerking.

Met de risico's begrepen, de opties geëvalueerd en het vertrouwen gevestigd, koos MSD Clarus WMS als gids voor de volgende fase van haar reis.

De Oplossing Implementeren: Van Planning naar Uitvoering

Het implementeren van een nieuw WMS en tegelijkertijd intrekken in een nieuwe locatie had ontwrichtend kunnen zijn. In plaats daarvan zagen MSD en Clarus het project als een kans om betere processen vanaf nul te ontwerpen. Clarus implementatiespecialist Mathew werkte nauw samen met Luke en Dean gedurende de onboarding, te beginnen met een gedetailleerde inventarisatie van hoe MSD momenteel opereerde en waar de pijnpunten lagen.

Luke herinnert zich dat Mathew “echt goed en behulpzaam” was, nam de tijd om te begrijpen wat MSD deed, en liet vervolgens zien hoe Clarus de problemen kon voorkomen waar ze mee te maken hadden. Telkens als er vragen opkwamen, reageerde Mathew snel, of hij nu ter plaatse was of op afstand ondersteunde.

Een belangrijke pijler van de implementatie bestond uit het definiëren en voorzien van een barcode-etiket voor elke locatie in het nieuwe magazijn. Onder Clarus WMS werden alle stellingen, bulkvloerposities, inkomende en uitgaande laadperrons, quarantainegebieden en wachtzones scanbare locaties. Dit legde de basis voor Clarus's 2D- en 3D-magazijnkaarten, waardoor MSD een live, visueel overzicht krijgt van capaciteit en voorraadplaatsing.

Training gericht op het opbouwen van zelfvertrouwen. Veel medewerkers hadden nog nooit een volledig WMS of handheld scanners gebruikt, dus moedigde MSD hen aan om te experimenteren. Dean beschrijft hoe hij het team vertelde om “er gewoon mee te spelen... je kunt niets kapot maken.” Omdat Clarus een enkele, duidelijke menustructuur heeft, leerden gebruikers snel navigeren zonder overweldigd te worden door geneste schermen en onduidelijke codes.

Naarmate Luke meer vertrouwd raakte met het systeem, begon hij het zich eigen te maken. Hij creëerde stapsgewijze handleidingen en een PowerPointpresentatie waarin hij collega's precies liet zien hoe ze voorraad moesten ontvangen, pallets moesten verplaatsen en picklijsten moesten genereren. Toen een nieuw teamlid zich aansloot, kon die persoon binnen vijf dagen zijn eerste ontvangst boeken, zonder directe supervisie, iets wat met het oude systeem ondenkbaar zou zijn geweest.

Op organisatieniveau hervormde MSD rollen om de nieuwe capaciteiten weer te geven. In plaats van een enkele magazijnmanager die zowel personeelsbeheer als voorraadadministratie deed, stelde MSD Luke aan als de toegewijde Manager Voorraden en Inventaris en stelde twee teamleiders aan voor de dagelijkse leiding. Clarus WMS automatiseerde veel van het eerdere papierwerk, waardoor Luke zich kon richten op controle, analyse en continue verbetering in plaats van handmatige gegevensinvoer.

Ondertussen integreerde Conor Clarus in het commerciële verhaal van MSD. Potentiële klanten die de site bezoeken zien nu de live 3D-magazijnkaart op het scherm, lopen vervolgens het magazijn in en vinden hun pallets precies waar het systeem ze aangeeft. Dit is een krachtige demonstratie geworden van MSD's toewijding aan transparantie en controle.

Bereikte Resultaten: WMS Succes in Actie

Het gecombineerde effect van Clarus WMS en de proceswijzigingen van MSD is substantieel geweest, met meetbare verbeteringen in efficiëntie, nauwkeurigheid, transparantie en betrokkenheid van het personeel.

Een van de duidelijkste indicatoren is de afname van reactieve communicatie met klanten. Omdat klanten nu kunnen inloggen en hun voorraad en aankoopbewijzen in realtime kunnen bekijken, hoeven ze niet langer te bellen of te mailen met eenvoudige vragen. Dean schat dat hij “ongeveer 60% minder e-mails [van klanten]” ontvangt met vragen over voorraadniveaus of kosten, aangezien klanten de benodigde informatie al zelf kunnen vinden.

De inkomende verwerking is getransformeerd. Taken die Luke ooit bijna een uur per container kostten, worden nu aanzienlijk sneller voltooid. Clarus stelt hem in staat om meerdere pallets van dezelfde SKU in één stap te boeken en locaties bij te werken via scannen in plaats van handmatig typen. Luke beschrijft het ontvangstproces nu als “zo snel en gemakkelijk”, waardoor er tijd vrijkomt voor andere verantwoordelijkheden.

Voorraadtraceerbaarheid is dramatisch verbeterd. Clarus registreert elke transactie, waardoor het eenvoudig is om vragen te beantwoorden over wanneer een pallet is aangekomen, wanneer deze is verplaatst en wanneer deze is vertrokken. Luke hecht met name waarde aan de transactiegeschiedenis, waarmee hij klanten precies kan laten zien wat er met hun voorraad is gebeurd, waardoor giswerk wordt geëlimineerd en geschillen worden voorkomen.

Financiële transparantie is ook verbeterd. MSD kan nu elke specifieke service – van herverpakken en samenstellen tot cross-docking en palletwikkeling – configureren als een aparte, in rekening te brengen actie in Clarus WMS. Elke keer dat een taak wordt uitgevoerd, wordt deze geregistreerd en verschijnt deze op de factuur van de klant. Dean merkt op dat dit MSD in staat stelt “transparant en open” te zijn over prijzen en de arbeid, tijd en materialen die bij elke stap betrokken zijn, uit te leggen.

De operationele nauwkeurigheid is gestegen, terwijl de werkdruk is gedaald. Omdat elke locatie kan worden gescand en de orderverzameling aan de hand van barcodes wordt gecontroleerd, is de kans op fouten bij het orderverzamelen aanzienlijk kleiner geworden. Dean meldt dat hij tijdens voorraadcontroles nu “99,9% zeker is dat alles daar klopt, en dat alles wat in Clarus staat precies op de juiste plek ligt.”

De 2D- en 3D-magazijnkaarten zijn integraal onderdeel geworden van de planning. Dean kan nu naar een scherm kijken en onmiddellijk beoordelen of er capaciteit is voor nog eens 500 pallets, in plaats van het magazijn te moeten doorlopen of te vertrouwen op ruwe schattingen. Als hij een pallet van een andere klant midden in een blok ziet, kan hij op de locatie op de kaart klikken en precies zien wat er is opgeslagen.

Voor Luke persoonlijk is het verschil treffend.

MSD heeft ook nieuwe diensten kunnen introduceren. Clarus WMS ondersteunt een cross-docking operatie voor Palletforce, waarbij containers uit Schotland en Londen elkaar ontmoeten in Coalville om vracht te wisselen voordat ze weer het netwerk op gaan. Het systeem stelt MSD in staat om dit werk nauwkeurig te prijzen en elke beweging te volgen, waardoor een operationele capaciteit wordt omgezet in een betrouwbare inkomstenstroom.

Vooruitkijkend is MSD bezig met de voorbereidingen voor het lanceren van fulfilmentdiensten, waaronder picken, packen en verzenden. Dankzij Clarus weet het team al hoe het picklocaties moet aanmaken, min-max niveaus moet toewijzen en replenishment moet beheren. Clarus heeft ondersteuning toegezegd en werkt samen met MSD om deze processen te verfijnen, waardoor Dean het vertrouwen heeft om fulfilment aan klanten te verkopen, wetende dat het systeem hen zal ondersteunen.

Klantreflecties en geleerde lessen

Met enige afstand tot de initiële implementatie ziet MSD de beslissing om Clarus WMS te adopteren als een cruciaal moment in haar evolutie. Het systeem heeft de op maat gemaakte service-ethos van het bedrijf niet vervangen; het heeft die ethos duurzamer gemaakt.

Door elke waardetoevoegende activiteit vast te leggen en deze duidelijk op facturen weer te geven, kan MSD open zijn naar klanten over de prijzen. Dean gelooft dat deze transparantie vertrouwen opbouwt: wanneer klanten precies kunnen zien waar ze voor betalen, weten ze dat MSD niets verbergt en de nodige zorgvuldigheid heeft betracht om eerlijk te prijzen.

De culturele impact binnen het bedrijf is ook aanzienlijk geweest. Medewerkers die vroeger belast werden door handmatige administratie, besteden nu meer tijd aan probleemoplossing, planning en klantenservice. Luke is van het gevoel moe en beperkt te zijn door het oude systeem geëvolueerd naar een enthousiaste supergebruiker van Clarus, die collega's opleidt en nieuwe manieren onderzoekt om het platform te benutten.

Cruciaal is dat MSD heeft geleerd dat technologiepartnerschappen het beste werken als waarden overeenkomen. De bereidheid van Clarus om te luisteren, zich aan te passen en functies te bouwen die door MSD zijn aangevraagd, weerspiegelt de manier waarop MSD zelf naar zijn klanten luistert en diensten op maat maakt voor hun behoeften. Deze gedeelde mentaliteit heeft de WMS-provider veranderd in een echte strategische partner in plaats van een commerciële softwareleverancier.

Jouw Pad naar WMS Succes

Het verhaal van Mitchell Storage & Distribution laat zien hoe een groeiend logistiek bedrijf zich kan ontwikkelen van een zelfgebouwd systeem dat ooit “goed genoeg” was, naar een modern, cloudgebaseerd WMS dat actief groei, transparantie en innovatie stimuleert. Door te erkennen waar de oude tools het belemmerden, opende MSD de deur naar een transformatie die veel verder gaat dan technologie.

Vandaag de dag werkt MSD met snellere en nauwkeurigere inkomende processen, real-time zichtbaarheid voor klanten, duidelijkere facturatie voor maatwerkdiensten, een lagere administratieve belasting en een rustiger, meer betrokken magazijnteam. Het bedrijf heeft cross-docking voor het Palletforce-netwerk kunnen implementeren en bereidt zich voor op uitbreiding naar volledige fulfilment, met het vertrouwen dat Clarus WMS deze stappen zal ondersteunen.

Als uw organisatie met vergelijkbare uitdagingen kampt – handmatige boeking, beperkte zichtbaarheid, reactieve klantcommunicatie of moeite met het prijzen van maatwerkservices – kan de ervaring van MSD u aanspreken. De les van Coalville is niet simpelweg om een nieuw systeem aan te schaffen, maar om te zoeken naar een partner die uw bedrijfsvoering begrijpt, zich aanpast aan uw behoeften en met u meegroeit.

Clarus WMS heeft die leidende rol gespeeld voor Mitchell Storage & Distribution.

Ontdek hoe Clarus WMS uw operatie kan helpen vergelijkbare resultaten te behalen en begin uw eigen reis naar WMS-succes.