Odin Almacenamiento y Logística opera en la vanguardia del comercio europeo. Ubicada a menos de un kilómetro de las terminales de Maasvlakte en el Puerto de Róterdam (uno de los centros de transporte marítimo más grandes de Europa), la ubicación de ODIN ofrece un acceso estratégico a las rutas marítimas mundiales y a las extensas redes viales y ferroviarias europeas.

Pero no es solo la ubicación lo que define a Odin. La empresa se ha ganado una reputación por combinar rapidez, precisión y cumplimiento normativo, especialmente en los ámbitos del almacenamiento en depósito aduanero, la tramitación aduanera y la logística internacional. Al prestar servicios a clientes de toda Europa y Asia, ODIN se ha convertido en un eslabón de confianza en cadenas de suministro de alto riesgo, donde cada detalle cuenta.

Su misión es clara: brindar servicios de almacenamiento de alta calidad, seguros y eficientes que cumplan tanto con los requisitos comerciales como con los reglamentarios. Ya sea en el manejo de mercancías delicadas, la gestión de documentación transfronteriza o el seguimiento de las fechas de vencimiento, Odin se compromete a ofrecer confiabilidad y transparencia.

Ante la aceleración del crecimiento y el aumento de las expectativas de los clientes, ODIN reconoció que sus sistemas debían evolucionar. La entrada manual de datos, la integración limitada y los flujos de información aislados se contraponían cada vez más a los valores de su marca: rapidez, precisión y control.

Para mantener su ventaja competitiva y atender a una base de clientes internacionales cada vez mayor, Odin se comprometió a transformar sus operaciones de almacén con un nuevo núcleo digital: un sistema de gestión de almacenes (WMS) a la altura de su ambición.

Desafíos en la logística de precisión

Si bien el equipo de Odin siempre cumplía con las expectativas de los clientes, sus procesos existentes se veían sometidos a una gran presión debido al aumento del volumen de trabajo, la complejidad normativa y la necesidad de transparencia en tiempo real.

Complejidad normativa

La operación de almacenes aduaneros y el manejo de mercancías sujetas a control aduanero conllevan requisitos de cumplimiento muy estrictos. ODIN los gestionaba con disciplina, pero muchos procesos (desde el seguimiento de números de serie hasta la validación de la vida útil) aún se realizaban de manera manual o se gestionaban mediante hojas de cálculo inconexas.

Esto aumentó tanto la carga de trabajo como el riesgo de que se presentaran fallas en el cumplimiento, especialmente durante las auditorías o inspecciones.

Visibilidad y trazabilidad limitadas

Sin un sistema centralizado que registrara cada movimiento y cada detalle —como fechas de vencimiento, códigos de lote y números de serie—, las operaciones de almacén de ODIN dependían en gran medida del conocimiento del equipo y de la verificación cruzada. Esto ralentizaba las operaciones, sobre todo cuando era necesario rastrear artículos a lo largo de períodos prolongados o responder a las consultas de los clientes.

Sistemas aislados

A medida que los clientes esperaban cada vez más una visibilidad de principio a fin y actualizaciones en tiempo real, la falta de integración de ODIN entre los sistemas de almacenamiento, aduanas y transporte se convirtió en una limitación. Los datos tenían que volver a ingresarse manualmente en todas las plataformas, lo que generaba cuellos de botella y posibles puntos de falla.

Odin necesitaba una solución que permitiera automatizar los procesos, eliminar los silos y manejar grandes volúmenes de trabajo… todo ello sin dejar de cumplir con estrictas normas de cumplimiento.

Guiando a Odin hacia la transformación del sistema de gestión de almacenes (WMS)

En busca de una solución, Odin Warehousing & Logistics buscaba algo más que un sistema funcional… quería un socio tecnológico que comprendiera las complejidades del almacenamiento regulado y la logística internacional.

¿Por qué Clarus WMS?

Se eligió Clarus WMS por sus sólidas capacidades, su flexibilidad y su trayectoria comprobada en entornos logísticos donde el cumplimiento normativo, la trazabilidad y la eficiencia son requisitos imprescindibles.

Entre los principales motivos de la selección se encontraban:

• Seguimiento de números de lote y de serie: Permite la trazabilidad total de los artículos, lo cual es esencial para las mercancías en depósito aduanero y el control de calidad.
• Gestión automatizada de vencimientos: Las fechas de vencimiento, de venta y de consumo preferido se registran automáticamente durante la recepción, lo que permite realizar verificaciones más rápidas y una selección de pedidos más eficiente.
• Informes en tiempo real y registros de auditoría: Brindando a ODIN total transparencia y precisión histórica en todos los movimientos de inventario.
• Integración perfecta: La estructura de API abierta permite a ODIN conectar el sistema de gestión de almacenes (WMS) de Clarus con los sistemas aduaneros, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y su sistema de gestión de transporte (TMS), lo que elimina la entrada duplicada de datos y reduce los errores.
• Diseño centrado en el usuario: La interfaz intuitiva garantiza que los usuarios del almacén puedan adaptarse rápidamente al sistema y trabajar con confianza.

El alcance del proyecto se definió de manera colaborativa, asegurando que el nuevo sistema no solo digitalizara los flujos de trabajo existentes, sino que los mejorara y los preparara para el futuro.

Implementando la solución

Con una hoja de ruta bien definida, Odin y Clarus iniciaron una implementación estructurada… comenzando con los flujos de trabajo básicos y ampliándola hasta lograr la interconectividad total del sistema.

Planificación y cartografía de precisión

La primera fase se centró en mapear los flujos existentes en el almacén, los puntos de control aduanero y los requisitos de cumplimiento. Se diseñaron configuraciones detalladas para el seguimiento de lotes y números de serie, lo que garantizó que cada tipo de artículo pudiera identificarse de manera única y rastrearse a lo largo de todo su ciclo de vida.

Desde el primer día, se incorporaron al sistema reglas personalizadas para el método FIFO, la selección basada en la fecha de vencimiento y el control de la zona aduanera.

Automatización y preparación para auditorías

El sistema se configuró para capturar automáticamente todos los datos normativos clave, desde los detalles de los lotes entrantes hasta la verificación de los envíos salientes. Las pistas de auditoría en tiempo real garantizan que cualquier movimiento pueda revisarse históricamente, lo que facilita tanto las revisiones internas como las inspecciones externas.

Integración de sistemas

La API abierta de Clarus WMS permitió conexiones fluidas con los sistemas aduaneros y la pila de software logístico de ODIN. Esto eliminó la duplicación en el ingreso de datos y garantizó que las operaciones del almacén se incorporaran automáticamente a la documentación de transporte y aduanera, lo que representó un importante aumento en la eficiencia.

Capacitación e implementación

El personal del almacén recibió capacitación específica para cada puesto de trabajo a fin de familiarizarse con el sistema. La interfaz de usuario —diseñada pensando en los operadores— facilitó la rápida adopción del escaneo de códigos de barras, las validaciones del flujo de trabajo y las indicaciones para prevenir errores.

A medida que aumentaba la confianza, la funcionalidad se fue ampliando a todos los departamentos, lo que generó el impulso necesario para la puesta en marcha completa.

Resultados esperados: Excelencia en el sistema de gestión de almacenes (WMS) del puerto

Aunque el proyecto aún se encuentra en su fase de implementación, los responsables de ODIN ya han identificado los beneficios clave que se están obteniendo y los que se prevén tras la puesta en marcha.

• Confianza en el cumplimiento: Gracias a los registros de auditoría automatizados y al seguimiento de vencimientos, ODIN está en condiciones de superar las inspecciones más rápido y con menos trabajo manual.
• Mayor rendimiento: Se espera que los flujos de trabajo optimizados y las operaciones basadas en códigos de barras aumenten la velocidad de procesamiento, algo fundamental en uno de los puertos más activos de Europa.
• La confianza del cliente: Gracias a su motor de generación de informes en tiempo real y a su trazabilidad total, ODIN puede ofrecer a sus clientes una transparencia sin igual, lo que refuerza su reputación de confianza y eficiencia.
• Integración en todo el sistema: La integración del sistema de gestión de almacenes (WMS) con el software aduanero y de transporte reduce la duplicación de tareas, agiliza los tiempos de procesamiento y disminuye la carga administrativa.

Reflexiones y lecciones aprendidas de los clientes

Para ODIN, la implementación del sistema de gestión de almacenes (WMS) representa una evolución estratégica, no solo una actualización tecnológica. La implementación ha definido mejor las funciones internas, ha reducido la complejidad y ha fomentado la colaboración entre departamentos.

Los primeros indicios muestran que los equipos de los almacenes ya están pasando de una gestión reactiva de las tareas a una toma de decisiones proactiva, con datos en tiempo real al alcance de la mano.

El equipo directivo considera que la inversión en el sistema de gestión de almacenes (WMS) es una decisión clave en materia de infraestructura… una decisión que fortalece su posición como puerta de entrada a Europa y les abre las puertas para atender con confianza nuevos sectores, regiones y marcos normativos.

Tu Camino hacia el Éxito del WMS

Odin Warehousing & Logistics es un ejemplo de cómo las empresas que se basan en la precisión pueden crecer sin perder el control. Al modernizar sus sistemas, están convirtiendo la complejidad normativa en una ventaja competitiva y estableciendo nuevos estándares para el almacenamiento en depósito aduanero y el cumplimiento de pedidos internacionales.

Si tu operación logística está creciendo y tus sistemas te están frenando, tal vez sea el momento de dar el paso.

Descubre cómo Clarus WMS puede ayudar a tu empresa a modernizarse con rapidez, claridad y confianza.