Dans le domaine très exigeant de la gestion des entrepôts, un contrôle qualité rigoureux est indispensable pour garantir l’intégrité des produits grâce à des mesures minutieuses d’inspection, de mise en quarantaine et de traçabilité. Les professionnels du 3PL sont souvent confrontés à des problèmes tels que des prélèvements d’échantillons irréguliers lors des contrôles à la réception des marchandises et une documentation fragmentée, ce qui peut compromettre la gestion de la durée de conservation et ralentir les procédures de rappel. Dans la pratique, un WMS devrait venir en complément, et non en remplacement, des fonctions techniques liées à la qualité, en recueillant les données que les équipes opérationnelles et les équipes qualité mesurent déjà, puis en facilitant la recherche et l'exploitation de ces données.
Traditionnellement, la mise en place d’un contrôle qualité complet nécessitait des audits manuels de longue durée et des traces écrites pour traiter les non-conformités dans le cadre de la norme ISO 9001. Un système de gestion d’entrepôt (WMS) moderne accélère ce processus en enregistrant le lot, la date et la quantité dès la réception, et en associant ces informations aux tâches et aux transactions. Les équipes peuvent ainsi voir immédiatement ce qui a été expédié, ce qui a été attribué et ce qui reste en stock, et mettre en attente les stocks concernés en quelques secondes dès la réception d’un avis de rappel.
Cet article passe en revue les pièges courants et explique comment un système de gestion d'entrepôt (WMS) configurable facilite le contrôle qualité grâce à une saisie précise des données, à une traçabilité conforme aux normes GS1 et à des pistes d'audit claires. Il présente également des commentaires d'experts issus de la pratique quotidienne en entrepôt.
Qu'est-ce que le contrôle à la réception et comment l'optimiser ?
Le contrôle à la réception permet de vérifier la qualité des fournisseurs à l'aide de critères d'acceptation et d'échantillonnage définis, et guide les décisions relatives à la mise en quarantaine et à la suite du traitement. Dans de nombreuses opérations, les plans de niveau de qualité d'acceptation (AQL) relèvent de la responsabilité de l'équipe qualité, et non du système de gestion d'entrepôt (WMS). Le rôle du WMS consiste à enregistrer les articles prélevés pour l'échantillonnage et à ajuster les quantités en stock en conséquence (par exemple, en déduisant les 5 kg prélevés pour les tests d'une réception de 1 000 kg), ainsi qu'à consigner la date et l'heure du contrôle et l'identité de la personne qui l'a effectué.
Avis d'expert : “ Il suffit simplement de noter qu’un article a été prélevé pour analyse, et vous pouvez ajuster le stock que vous avez prélevé pour analyse, car cet échantillon ne sera pas restitué. ”
Conseil pratique : Utilisez les codes-barres GS1 et les identifiants d'application, lorsqu'ils sont disponibles, pour scanner le code produit, le numéro de lot, la date de péremption et la quantité sur le quai de déchargement, ce qui réduit la saisie manuelle et les erreurs par rapport à la saisie manuelle.
En quoi les conditions de stockage influent-elles sur le contrôle qualité ?
Les conditions de stockage, telles que la température et l'humidité, déterminent l'intégrité du produit et sa durée de conservation. Dans les environnements réglementés comme le secteur pharmaceutique, les Bonnes pratiques de distribution (BPD) exigent des conditions de stockage appropriées, une gestion des alarmes et la mise en place de mesures documentées en cas de dépassements des limites. Un système de gestion des stocks (WMS) peut enregistrer les valeurs mesurées sous forme d'attributs et les associer aux entrées ou aux prélèvements, mais les procédures spécialisées de cartographie thermique et de surveillance continue relèvent généralement de la fonction qualité.
Avis d'expert : Si votre processus nécessite de relever la température à la réception, vous pouvez demander à l'appareil portable d'effectuer une mesure et de l'enregistrer dans la transaction ; toutefois, la cartographie complète des températures et la surveillance des chambres froides relèvent de processus qualité qui ne relèvent pas du système de gestion d'entrepôt (WMS).
Recommandations externes : Voir Recommandations de la MHRA relatives aux bonnes pratiques commerciales (GDP) et le Ligne directrice de l'UE relative au PIB en ce qui concerne les prévisions relatives au stockage, à la surveillance et aux écarts.
Ai-je besoin d'un système de traçabilité pour les opérations de mon entrepôt ?
Oui. La traçabilité de bout en bout permet d’effectuer des recherches en amont et en aval en cas d’incident. L’utilisation des codes GS1 SSCC (Serial Shipping Container Codes) sur les palettes et les caisses permet, d’un simple scan, d’identifier une unité logistique et de la relier à son contenu, à ses lots et à ses dates, ce qui améliore la rapidité et la précision des opérations d’entrée et de sortie. Lorsque les fournisseurs transmettent à l'avance les données relatives aux palettes et que vous êtes conforme à la norme GS1, la réception peut se limiter à un simple scan de l'étiquette de la palette pour confirmer l'arrivée.
Avis d'expert : “ Si votre fournisseur respecte la norme GS1 et vous envoie les données à l'avance, vous pouvez réduire votre processus de réception à un simple scan de l'étiquette de la palette. ”
Quel rôle joue le système HACCP dans les entrepôts alimentaires ?
Le système HACCP définit le cadre permettant d'identifier les dangers et de définir les points de contrôle critiques dans le stockage et la distribution des denrées alimentaires. Dans un entrepôt, cela inclut souvent des contrôles de lutte contre les nuisibles, des règles de ségrégation et le contrôle de la température, le cas échéant. Le système de gestion d'entrepôt (WMS) soutient le système HACCP en suggérant les contrôles adaptés à chaque produit au cours du flux de travail sur les terminaux portables, en enregistrant qui les a effectués et à quel moment, puis en présentant ces informations dans des rapports ou via des interfaces.
Avis d'expert : Utilisez les groupes d'emplacements prédéfinis pour séparer les allergènes ou les produits sans gluten, afin que les suggestions de rangement ne proposent jamais un emplacement présentant un risque de contamination croisée.
Méthodes traditionnelles ou système de gestion d'entrepôt (WMS) configurable pour le contrôle qualité
Là où les méthodes manuelles peinent à s'imposer
- La saisie manuelle du nom du produit, du numéro de lot, de la date et de la quantité lors de la réception prend beaucoup de temps et est source d'erreurs.
- Les procédures de mise en attente et de déblocage sur support papier ralentissent les rappels et la réaffectation.
Ce qu'un système de gestion d'entrepôt (WMS) doit prendre en charge
- Lecture optique des identifiants d'application GS1 pour préremplir les champs relatifs au produit, au lot, à la date de péremption et à la quantité.
- Blocage rapide des stocks et réaffectation par lots afin d'empêcher l'expédition de marchandises non conformes.
- Passage au mode « switch-by-scan » lorsque l'affectation FIFO sélectionne une palette inaccessible dans des piles en vrac.
Pourquoi les équipes ont-elles du mal à assurer le contrôle qualité ?
- Systèmes disparates : Les contrôles qualité enregistrés en dehors du système de gestion des stocks (WMS) sont difficiles à retrouver lors des audits.
- Saisie manuelle des données : Les tickets de caisse non conformes à la norme GS1 nécessitent de saisir à plusieurs reprises les attributs clés.
- Contraintes physiques : Le principe FIFO dans les couloirs de stockage en vrac entre souvent en conflit avec les besoins d'accessibilité, ce qui nécessite une gestion contrôlée des transferts.
Comment le système WMS Clarus gère-t-il le contrôle qualité ?
Clarus WMS est axé sur la saisie et le contrôle des données opérationnelles. Il propose des flux configurables sur terminal portable pour faciliter les vérifications, horodate chaque action et intègre la lecture des codes-barres GS1, ce qui permet de suivre les produits, les lots, les dates et les quantités tout au long des processus de réception, de préparation des commandes et d'expédition, avec un minimum de saisie manuelle. Il prend également en charge la mise en quarantaine rapide en permettant aux superviseurs de bloquer immédiatement des stocks et en affichant ce qui a été expédié, ce qui a été alloué et ce qui reste en stock pour un lot donné.
Automatisations configurables
Les automatisations peuvent déclencher des actions en fonction d'événements, par exemple l'envoi d'un fichier ASN lorsqu'une commande est finalisée, ou la sélection d'un transporteur en fonction de règles liées à l'adresse et au poids. Ces fonctionnalités ne cessent de se développer et peuvent être associées à la configuration sur terminal portable afin d'optimiser le travail au moment opportun.
Traçabilité et rappel rapide
En enregistrant les informations relatives au produit, au lot et à la date à la réception et en les associant aux tâches et aux expéditions, le système permet un traçage rapide en amont et en aval. Les équipes peuvent réaffecter les articles prélevés provenant d'un lot défectueux, mettre le reste en attente et générer des listes d'expédition afin de contacter les clients.
Ce que Clarus WMS ne fait pas
- Plan d'échantillonnage AQL : Les plans d'échantillonnage de réception relèvent de la fonction qualité. Le système de gestion des stocks (WMS) enregistre le prélèvement d'un échantillon et ajuste la quantité en conséquence.
- Cartographie thermique : La cartographie des chambres et la surveillance continue constituent des processus de qualité. Le système de gestion des stocks (WMS) peut enregistrer les relevés, mais n'effectue pas la cartographie.
Références
“ Réussir l'automatisation des entrepôts ”, McKinsey
“ Code séquentiel des conteneurs d’expédition (SSCC) ”, GS1
“ Identifiants d'application GS1 ”, GS1
“ Médicaments : bonnes pratiques de fabrication et bonnes pratiques de distribution ”, MHRA
“ Analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP) ”, Agence des normes alimentaires