Een nieuw hoofdstuk
JODA Freight werd eind jaren tachtig opgericht door twee oprichters, John en Dave, en groeide uit tot een betrouwbaar logistiek bedrijf dat zich kenmerkt door consistentie en langdurige klantrelaties.
Vorig jaar besloten John en Dave dat het tijd was om de sleutels aan de wilgen te hangen, en het bedrijf begon aan een nieuw hoofdstuk onder nieuwe eigenaren, met een duidelijk streven naar modernisering en schaalvergroting.
De groei is versneld dankzij nieuwe samenwerkingsverbanden. Het afgelopen jaar heeft JODA Freight twee extra fabrikanten van commerciële koelapparatuur aan zijn portfolio toegevoegd die aan supermarkten leveren, waardoor JODA in toenemende mate de voorraadbeheer en distributie verzorgt van koelunits die bestemd zijn voor de detailhandel.
Onder het nieuwe management was de opdracht duidelijk: geavanceerde technologie invoeren die de dagelijkse bedrijfsvoering ondersteunt en klanten duidelijkere en snellere toegang biedt tot de informatie die ze nodig hebben.
Technologisch mandaat
Het doel was niet simpelweg om te digitaliseren omwille van het digitaliseren zelf. Het ging erom operationele controle op te bouwen die gelijke tred kon houden met de groei, de nauwkeurigheid kon verbeteren en een betere klantervaring kon bieden door middel van transparantie en snelheid.
In een voorraadbeheer- en distributiemodel willen klanten zekerheid hebben over wat er op voorraad is, waar het zich bevindt en wat er wordt verplaatst, zonder vertragingen als gevolg van handmatige afstemming.
Die verwachting heeft de koers van JODA Freight bepaald: trage, kwetsbare processen vervangen door een WMS-platform dat is ontworpen met het oog op groei, realtime inzicht en sterkere klantrelaties.
Het overwinnen van WMS-uitdagingen die het bedrijf belemmeren
Excel kon niet worden geschaald
Vóór de invoering van Clarus WMS beschikte JODA Freight niet over een speciaal WMS. De voorraad werd beheerd met behulp van een Excel-database, wat voor operationele problemen zorgde naarmate de volumes en de eisen van klanten toenamen.
De beperkingen waren van praktische aard en hadden onmiddellijke gevolgen. De voorraad kon niet efficiënt worden beheerd en routinematige werkzaamheden namen meer tijd in beslag dan nodig was, waaronder het verstrekken van betrouwbare cijfers aan klanten en voor de interne planning.
Juist in die kloof tussen de operationele behoefte en de mogelijkheden van spreadsheets beginnen de nauwkeurigheid en het vertrouwen af te nemen. Als het samenstellen van informatie veel tijd kost, verloopt ook de besluitvorming trager.
De inventarisaties duurden weken
De voorraadtellingen waren het duidelijkste knelpunt. Onder Excel, waardoor inventarisaties uitgroeiden tot langdurige, verstorende bezigheden die veel tijd en aandacht vergden.
Van weken tot één dag
– Luke, IT- en magazijnmanager
“Het opmaken van een voorraadlijst in een Excel-spreadsheet kostte vroeger weken, terwijl we dat nu binnen een dag voor elkaar krijgen.”
Wanneer een inventarisatie weken in beslag neemt, is het geen controlemechanisme meer, maar wordt het een last. De bedrijfsvoering gaat gewoon door terwijl de tellers proberen hun achterstand in te halen, en het vertrouwen in de cijfers kan tijdens dit proces in het gedrang komen.
Voor een bedrijf dat onder nieuw eigendom wilde opschalen, was een dergelijke mate van verstoring niet langer houdbaar. JODA Freight had behoefte aan een voorraadbeheer dat snel, herhaalbaar en met vertrouwen kon worden uitgevoerd.
De zichtbaarheid voor klanten moest worden verbeterd
Naast interne snelheid wilde JODA Freight de klanten een betere systeemervaring bieden. Dat betekende duidelijkere rapportages, consistentere informatie en de mogelijkheid voor klanten om met voorraadgegevens te werken zonder altijd afhankelijk te zijn van handmatige updates.
Dit is een veelvoorkomend keerpunt voor groeiende 3PL- en distributiebedrijven: klanten verwachten steeds vaker dat zichtbaarheid deel uitmaakt van de dienstverlening, en niet langer een uitzondering is.
JODA Freight begeleiden bij de transformatie naar een cloud-gebaseerd WMS
Waarom Clarus WMS
JODA Freight koos voor Clarus WMS omdat dit systeem aansloot bij wat het bedrijf nodig had in de volgende groeifase.
Een cloudoplossing had prioriteit, net als een platform waarmee het bedrijf mee kon groeien. JODA wilde bovendien een systeem dat klanten gemakkelijk konden gebruiken en dat in de toekomst kon worden geïntegreerd met andere software naarmate de behoeften zouden veranderen.
Deze selectiecriteria weerspiegelen een strategische koerswijziging. JODA Freight was niet op zoek naar een kortetermijnoplossing voor voorraadcontroles. Het bedrijf legde juist een operationele basis die geschikt is om op te schalen.
Vertrouwen in de loop van de tijd
JODA Freight werkt nu al bijna vijf jaar samen met Clarus, en uit de bewoordingen van het team blijkt eerder een langdurig vertrouwen dan het optimisme van de beginperiode.
Aanbeveling als eerste keuze
– Luke, IT- en magazijnmanager
“Ik zou Clarus zeker aanbevelen. Als iemand mij vraagt – en dat gebeurt vaak – of ik een WMS kan aanbevelen, dan noem ik altijd meteen Clarus.”
Dat vertrouwen is gebaseerd op de twee aspecten die bij voorraadbeheer het belangrijkst zijn: nauwkeurigheid en snelheid, die op zo’n manier worden gerealiseerd dat klanten dit merken aan de hand van betere rapportages en meer inzicht.
De oplossing implementeren: van planning tot uitvoering
Nauwkeurigheid door discipline
Na de implementatie van Clarus WMS heeft JODA Freight de frequentie van inventarisaties en PI-controles opgevoerd. Die verandering is belangrijk omdat de nauwkeurigheid toeneemt wanneer controles een vast onderdeel van de dagelijkse gang van zaken worden, in plaats van een incidentele opschoningsactie.
Binnen het eerste jaar meldde JODA Freight dat de voorraadnauwkeurigheid verbeterde tot een bereik van 90% tot 97%, en in het tweede jaar 99% bereikte.
Deze tijdlijn laat zien hoe de waarde van WMS zich opstapelt. Het systeem biedt structuur, maar het zijn de voortdurende controles en de consistente uitvoering die zorgen voor blijvende prestaties.
Snelle inventarisaties
De meest praktische operationele verandering die JODA Freight beschreef, was het terugbrengen van de inventarisaties. De overgang van weken naar één dag verandert de manier waarop het magazijn kan functioneren, omdat controleactiviteiten de doorstroom niet langer verstoren.
Het zorgt ook voor een betere bedrijfsvoering, omdat de voorraadcontroles aan het einde van het jaar binnen een realistische termijn kunnen worden afgerond, in plaats van dat ze zich voortslepen en het risico bestaat dat de gegevens verouderd raken.
Van weken tot één dag
– Luke, IT- en magazijnmanager
“Het opmaken van een voorraadlijst in een Excel-spreadsheet kostte vroeger weken, terwijl we dat nu binnen een dag voor elkaar krijgen.”
Zichtbaarheid in de 3D-ruimte
Een van de opvallendste functies van JODA Freight in Clarus is de 3D-magazijnplattegrond, die realtime inzicht biedt in de beschikbare magazijnruimte en de capaciteit van de stellingen.
Ruimte vormt in veel magazijnactiviteiten een verborgen beperking. Wanneer leidinggevenden geen duidelijk beeld hebben van de beschikbare capaciteit, worden beslissingen over inkomende goederen reactief genomen en wordt de ruimte minder efficiënt benut. Real-time inzicht maakt het mogelijk om eerder betere beslissingen te nemen.
Zichtbaarheid van 3D-kaarten
– Luke, IT- en magazijnmanager
“Wat ik het leukste vind aan Clarus – en daar ga ik het zeker vaak over hebben – is de 3D magazijnkaart. Wat een geweldige functie. Het biedt ons als managers inzicht: ik kan ”s ochtends in één oogopslag zien hoeveel ruimte we nog hebben in welke magazijnen en in de stellingen, live en in realtime.”
Voor het management biedt dit een voordeel bij de dagelijkse planning. Het zorgt voor een betere toewijzing van binnenkomende voorraad, vermindert last-minute herschikkingen en helpt het bedrijf de controle te behouden naarmate de volumes toenemen.
Workflows voor klantrapportage
Clarus maakte het voor klanten ook mogelijk om rapportages volgens een vast schema te genereren en realtime inzicht te krijgen. JODA Freight kan rapportages configureren volgens de frequentie die een klant nodig heeft, van dagelijks tot elk uur, en zo een transparantere dienstverlening bieden.
Rapportage op elke gewenste frequentie
“De realtime rapportage voor de klant is echt heel goed. We kunnen rapporten inplannen en instellen, zodat de klant deze dagelijks, elk uur, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of eigenlijk precies zo vaak als hij wil kan ontvangen.”
– Luke, IT- en magazijnmanager
JODA Freight vertelde ook over een klant die live inzicht in zijn voorraad heeft geïmplementeerd, waarbij uit feedback bleek dat dit inzicht het opstellen van KPI’s ondersteunt en de werkrelatie versterkt.
Klanten zien de actuele voorraad
“We hebben één klant die zich bij ons heeft aangesloten en live inzicht heeft in zijn voorraden. De feedback die we van hem krijgen is: ”Het is geweldig, ik kan mijn voorraden te allen tijde live bekijken en daar KPI’s op baseren.’”
– Luke, IT- en magazijnmanager
Dit is een ingrijpende verandering in de manier waarop klantrelaties functioneren. Wanneer klanten de voorraadstatus in realtime kunnen zien, gaat het gesprek minder over het achterhalen van updates en meer over het gezamenlijk verbeteren van de prestaties.
Behaalde resultaten: WMS in de praktijk
Voorraadnauwkeurigheid tot 99%
JODA Freight meldde een duidelijke verbetering in de voorraadnauwkeurigheid na de invoering van Clarus WMS en de integratie van regelmatige PI-controles en inventarisaties.
In het eerste jaar steeg de nauwkeurigheid tot een niveau tussen 90% en 97%. In het tweede jaar bereikte JODA Freight een voorraadnauwkeurigheid van 99%.
Deze verbetering draagt bij aan snellere reacties op klantverzoeken, een betere planning en minder verstoringen als gevolg van afwijkingen tussen de verwachte en de werkelijke voorraad.
Voorraadoverzichten in beknopte vorm
Voorraadopnames die voorheen met Excel weken in beslag namen, kunnen nu binnen een dag worden afgerond, terwijl de eindejaarsvoorraadopnames binnen twee tot drie dagen worden afgerond.
Die verandering is zowel operationeel als cultureel van aard. Het magazijn kan de controle behouden zonder de normale dienstverlening te onderbreken, en het management kan zich richten op groei en verbetering in plaats van op tijdrovende afstemmingsprocessen.
Van weken tot één dag
“Het opmaken van een voorraadlijst in een Excel-spreadsheet kostte vroeger weken, terwijl we dat nu binnen een dag voor elkaar krijgen.”
– Luke, IT- en magazijnmanager
Live capaciteitsplanning
De 3D-magazijnplattegrond biedt het management realtime inzicht in de beschikbare ruimte in de magazijnen en de stellingen. Dit draagt bij aan een betere dagelijkse planning en vermindert het risico op onverwachte capaciteitsproblemen naarmate JODA Freight groeit.
Zichtbaarheid van 3D-kaarten
“Mijn favoriete functie van Clarus – en daar ga ik het zeker vaak over hebben – is de 3D-magazijnkaart. Echt een geweldige functie. Het biedt ons, de managers, een goed overzicht: ik kan ”s ochtends meteen zien hoeveel ruimte we in welke magazijnen en in de stellingen hebben, live en in realtime.”
– Luke, IT- en magazijnmanager
Sterkere klantrelaties
De rapportage aan klanten is verbeterd door middel van geplande rapporten en, in ten minste één geval, een realtime overzicht waarmee KPI’s konden worden vastgesteld. Dit versterkte de klantrelatie door middel van transparantie en voortdurend inzicht.
Klanten zien de actuele voorraad
“We hebben één klant die zich bij ons heeft aangesloten en live inzicht heeft in zijn voorraden. De feedback die we van hem krijgen is: ”Het is geweldig, ik kan mijn voorraden te allen tijde live bekijken en daar KPI’s op baseren.’”
– Luke, IT- en magazijnmanager
Klantreflecties en geleerde lessen
Zichtbaarheid wordt dienstverlening
Uit de ervaring van JODA Freight blijkt hoe snel transparantie in de moderne opslag- en distributiesector een integraal onderdeel van het product wordt. Live rapportages en geplande rapporten verminderen de afhankelijkheid van handmatige updates en geven klanten het gevoel dat ze de controle hebben over hun voorraadstatus.
Nauwkeurigheidsfactoren
De overgang van een situatie zonder systeem en op Excel gebaseerde controle naar de nauwkeurigheid van 99% laat zien dat de operationele prestaties stapsgewijs verbeteren. Het WMS vormt de basis, waarna procesdiscipline deze in de loop van de tijd in stand houdt en versterkt.
Leiderschap zorgt voor invloed
De 3D-magazijnkaart herinnert ons eraan dat niet alle toegevoegde waarde van een WMS zich in de “backoffice” bevindt. Dankzij realtime inzicht in de capaciteit kunnen leidinggevenden eerder betere beslissingen nemen, wat steeds belangrijker wordt naarmate de bezettingsgraad van het magazijn toeneemt en de doorvoer groeit.
Uw Weg Naar WMS Succes
Het traject van JODA Freight – van voorraadbeheer via Excel naar een cloudgebaseerd WMS met een voorraadnauwkeurigheid van 99% – laat zien wat er gebeurt wanneer een groeiende voorraad- en distributieorganisatie investeert in controle, snelheid en transparantie voor de klant.
De meest concrete resultaten zijn duidelijk: voorraadtellingen zijn teruggebracht van weken tot één dag, eindejaarsinventarisaties worden in twee tot drie dagen afgerond en klanten worden ondersteund met realtime rapportages, geplande rapportages en, in ten minste één geval, live inzicht.
Als uw bedrijf nog steeds gebruikmaakt van spreadsheets, of als inventarisaties weken in beslag nemen en de normale bedrijfsvoering verstoren, kan een cloud-WMS van voorraadbeheer een standaardproces maken dat meegroeit met uw bedrijf.
Ontdek hoe Clarus WMS uw magazijn kan helpen de nauwkeurigheid te verbeteren, de voorraadbeheer te versnellen en de transparantie te bieden die klanten steeds vaker verwachten.