Met welke veelvoorkomende problemen krijgen magazijnen te maken bij verzendingen via Whistl?

Magazijnen die via Whistl verzenden, hebben vaak te maken met grote pakketvolumes, uiteenlopende serviceniveaus en nuances in de dekking op basis van postcodes. Het lastige aan het inpakken is niet het afdrukken van een etiket, maar het snel en consistent kiezen van de juiste Whistl-dienst voor elke bestelling. De juiste keuze kan variëren afhankelijk van het totale gewicht van de bestelling, de totale waarde van de bestelling, de postcode van de bestemming en het land van bestemming bij exportzendingen. Tijdens piekperiodes nemen deze handmatige beslissingen toe en zelfs ervaren medewerkers kunnen een detail over het hoofd zien wanneer de transportband vol is.

Teams maken vaak gebruik van spreadsheets, handleidingen of ‘stamkennis’ om deze kloof te overbruggen. Verpakkers onthouden globale regels, bijvoorbeeld dat lichte pakketten via een bepaalde voordelige verzendoptie moeten worden verstuurd, dat bestellingen met een hoge waarde een aangetekende verzending vereisen, dat specifieke postcodesegmenten een andere route nodig hebben en dat adressen buiten het Verenigd Koninkrijk het juiste internationale traject moeten volgen. Onder de druk van een drukke dienst kan het gemakkelijk gebeuren dat een postcode verkeerd wordt gelezen, het totale gewicht van bestellingen met meerdere regels verkeerd wordt berekend of een waardedrempel over het hoofd wordt gezien. Die kleine fouten leiden tot het opnieuw etiketteren, handmatige wijzigingen van de vervoerder, gemiste vertrektijden en follow-up door de klantenservice.

Clarus WMS neemt deze hindernis weg door de keuze van vervoerders en diensten voor Whistl te automatiseren. In plaats van te vertrouwen op je geheugen achter de balie, stel je één keer duidelijke regels in en past Clarus deze toe op elke bestelling. Het systeem berekent de totaalbedragen van de bestellingen, controleert de adresgegevens, beoordeelt uw voorwaarden en wijst automatisch de juiste Whistl-dienst toe. Etiketten en trackinggegevens worden in dezelfde workflow gegenereerd. Alle tijdbesparingen die op deze pagina worden genoemd, zijn schattingen, omdat elke vestiging een andere mix van bestellingen, een ander personeelsprofiel en een andere indeling heeft.

Hoe kan een WMS de keuze van de vervoerder voor Whistl-zendingen automatiseren?

In Clarus is de toewijzing van vervoerders een ingebouwde functie. U legt uw verzendbeleid vast in de vorm van een reeks regels, waarna Clarus elke bestelling beoordeelt op het moment dat deze klaar is voor verzending. De regelsengine werkt op basis van vier kerngegevens die bij elke verkooporder aanwezig zijn: het totale gewicht van de bestelling, de totale waarde van de bestelling, de postcode van de afleveradres en het land van bestemming. Op basis van deze gegevens kan Clarus automatisch Whistl toewijzen en de juiste Whistl-dienst selecteren. Voor de hier beschreven functionaliteiten is geen middleware nodig en u hebt geen maatwerk nodig om de logica te configureren.

De workflow volgt een eenvoudige volgorde waarop teams kunnen vertrouwen. Ten eerste ontvangt Clarus de verkooporder van uw e-commerceplatform of ERP-systeem. Ten tweede berekent Clarus de totalen van alle regelitems, zodat het totale gewicht en de totale waarde kloppen zonder dat er handmatig gerekend hoeft te worden. Ten derde controleert Clarus het afleveradres, inclusief postcode en land. Vervolgens vergelijkt Clarus deze gegevens met uw regelset en wijst de bijbehorende Whistl-service toe. Ten slotte genereert Clarus het etiket en de trackingcode binnen dezelfde workflow en registreert de verzending bij de bestelling, terwijl de voorraad synchroon blijft lopen. Inpakkers zien dat de service al is gekozen en kunnen zich concentreren op het controleren van de gepickte artikelen en het afdrukken van het etiket.

Deze aanpak verkort de beslissingstijd en verlaagt het foutenpercentage. Als uw beleid verandert – bijvoorbeeld door een nieuwe drempelwaarde of een uitzondering voor postcodes – hoeft u de regel maar één keer aan te passen, waarna alle toekomstige bestellingen volgens het nieuwe traject worden verwerkt. Als het ordervolume plotseling stijgt, blijven de regels onmiddellijk van kracht, waardoor de prestaties stabieler blijven, zelfs wanneer u personeel rouleert of nieuwe medewerkers inwerkt. Leidinggevenden kunnen nagaan welke regels op welke bestellingen zijn toegepast, waardoor de resultaten verklaarbaar zijn en verbeteringen gemakkelijker te valideren zijn.

Kan Clarus de diensten van Whistl toewijzen op basis van gewicht, waarde of afleverlocatie?

Ja. Clarus kan Whistl-diensten toewijzen aan de hand van regels die rekening houden met het totale gewicht van de bestelling, de totale waarde van de bestelling, de postcode van de bezorgadres en het land van bestemming. Deze voorwaarden zijn afgestemd op praktijksituaties en kunnen worden gecombineerd of geprioriteerd om aan te sluiten bij uw beleid. De regelbouwer maakt gebruik van gewone taal, waardoor de configuratie ook voor niet-technische gebruikers toegankelijk is. Hieronder volgen enkele praktische voorbeelden om het principe te illustreren. Beschouw ze als voorbeelden en niet als sjablonen, aangezien uw drempelwaarden en dienstenaanbod uniek zijn voor uw bedrijfsvoering.

• Leid lichte binnenlandse pakketjes door naar je standaard Whistl-optie wanneer het totale gewicht van de bestelling onder je drempelwaarde ligt en de postcode binnen het normale dekkingsgebied valt.

• Pas een Whistl-dienst met ondertekende of uitgebreide dekking toe wanneer de totale orderwaarde een vastgestelde limiet overschrijdt, zonder dat dit ten koste gaat van de snelheid, om de klantervaring te waarborgen.

• Maak gebruik van een premium- of tijdgebonden Whistl-service voor bepaalde postcodegebieden waar bezorgvensters worden verwacht of waar de dienstregeling van het depot ervoor zorgt dat een bepaalde optie betrouwbaarder is.

• Richt alle bestemmingen buiten het Verenigd Koninkrijk met behulp van de landvoorwaarde van de bestemming op een passende internationale route, terwijl de binnenlandse regels ongewijzigd blijven.

• Schakel een specifieke regel voor zaterdag in die alleen in werking treedt wanneer de gevraagde bezorgdatum zaterdag is en de postcode in aanmerking komt, terwijl voor weekdagen je standaardlogica geldt.

Omdat Clarus de totalen berekent op basis van de orderregels, hoeven de inpakkers de gewichten of waarden niet meer aan de werkbank bij elkaar op te tellen. Zo worden fouten in uitzonderingsgevallen voorkomen, zoals het over het hoofd zien van een zwaardere regel in een order met meerdere regels of het verkeerd aflezen van een decimaal. Als u om risicoredenen bestellingen met een hoge waarde anders behandelt, biedt de op waarde gebaseerde voorwaarde een consistente beveiliging. Als uw beleid uitzonderingen op basis van postcode omvat, registreert de postcodevoorwaarde deze zonder dat u hoeft te vertrouwen op uw geheugen of aparte opzoektabellen.

Wanneer er meer dan één regel op een bestelling van toepassing kan zijn, bepaal je zelf de prioriteit. In Clarus rangschikt u de regels zodanig dat de belangrijkste veiligheidsmaatregel als eerste wordt uitgevoerd. U kunt ook voorwaarden binnen één regel combineren, bijvoorbeeld een drempelwaarde die alleen geldt binnen een bepaald postcodebereik. Elke bewering over efficiëntie is een schatting, maar veel teams merken dat het schrappen van handmatige controles de beslistijd verkort en het aantal herlabels en uitzonderingen vermindert.

Heb ik maatwerk nodig om Whistl samen met Clarus WMS te kunnen gebruiken?

Nee, niet voor de hier beschreven mogelijkheden. Clarus biedt ingebouwde automatisering voor het toewijzen van Whistl en het selecteren van Whistl-diensten op basis van het totale gewicht van de bestelling, de totale waarde van de bestelling, de postcode van de bezorgadres en het land van bestemming. De configuratie gebeurt in het Clarus-dashboard met eenvoudige bedieningselementen. U kunt regels aanmaken en bewerken, scenario’s testen met voorbeeldbestellingen, de prioriteit van regels instellen en wijzigingen doorvoeren zonder code te schrijven. Zodra de instellingen zijn opgeslagen, worden de volgende in aanmerking komende bestellingen volgens de bijgewerkte logica verwerkt.

Ook voor deze functies hebt u geen middleware nodig. Door de toewijzing aan vervoerders, het genereren van labels, het volgen van zendingen en voorraadupdates binnen Clarus te houden, elimineert u een laag die kan falen of afwijken van het beleid. Dit biedt u één centrale plek om te definiëren, te beheren en te controleren hoe Whistl op al uw locaties wordt gebruikt. Training wordt eenvoudiger omdat medewerkers één workflow leren, en de kans op onofficiële workarounds neemt af.

Als uw beleid verandert, kunt u de regels op dezelfde plek aanpassen. U kunt bijvoorbeeld een nieuwe uitzondering voor postcodes toevoegen, een gewichtsdrempel aanpassen of voorwaarden combineren om een nieuw randgeval te dekken. Leidinggevenden kunnen per bestelling nagaan welke regel is geactiveerd, zodat de resultaten inzichtelijk zijn en verbeteringen gemakkelijker te valideren zijn.

Hoe zorgt Clarus ervoor dat bestellingen, etiketten, tracking en voorraad voor Whistl op elkaar zijn afgestemd?

Clarus beheert de verzendworkflow in één systeem, zodat de gegevens altijd synchroon blijven. Verkooporders worden doorgegeven aan het WMS. De voorraad wordt bijgewerkt zodra de orderpicking is bevestigd. Wanneer een bestelling klaar is voor verzending, is de Whistl-toewijzing al volgens uw regels uitgevoerd. Clarus genereert vervolgens het etiket en de trackingcode, registreert de verzending bij de bestelling en werkt tegelijkertijd de voorraad bij. Dit maakt kopieer- en plakstappen overbodig en vermindert de kans op discrepanties tussen systemen.

Aan de werkplek zien de inpakkers één scherm dat hen door de taak leidt. Omdat de vervoerder en de dienst al in een eerder stadium zijn gekozen, ligt de nadruk op het bevestigen van de gepickte artikelen en het afdrukken van etiketten, in plaats van op het controleren of een artikel in aanmerking komt. Voor leidinggevenden is het voordeel dat ze een goed overzicht hebben. Je kunt de definitie van de regels, de volgorde ervan en welke bestellingen aan welke regels voldeden, bekijken. Dat maakt het eenvoudiger om het beleid aan te scherpen en de uitkomsten aan collega’s en klanten uit te leggen. Klantenserviceteams profiteren van dezelfde duidelijkheid bij het beantwoorden van vragen over leveringen.

Als er zich een uitzondering voordoet, helpt het audittraject in Clarus je om de onderliggende oorzaak op te sporen en te verhelpen zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen. Je kunt nagaan welke regel van toepassing was, of een drempelwaarde werd bereikt en of een overeenkomst in de postcode een specifiek traject in gang heeft gezet. Deze mate van traceerbaarheid draagt bij aan voortdurende verbetering en vermindert de tijd die aan onderzoek wordt besteed.

Hoe ziet de installatie eruit, en hoe snel kunnen we live gaan?

De installatie verloopt volgens een gestructureerde volgorde die de meeste teams zonder ontwikkelaars kunnen doorlopen. Bekijk eerst uw huidige gebruik van Whistl, inclusief welke diensten u gebruikt, uw gangbare drempelwaarden voor gewicht en waarde, en eventuele uitzonderingen op basis van postcode of land. Modelleer vervolgens dat beleid als regels in Clarus met behulp van de ingebouwde voorwaarden voor het totale gewicht van de bestelling, de totale waarde van de bestelling, de postcode van de bestemming en het land van bestemming. Maak vervolgens een reeks voorbeeldbestellingen die uw werkelijke scenario’s weerspiegelen en test de regels in Clarus om te controleren of voor elk geval de juiste Whistl-dienst wordt toegewezen. Schakel ten slotte de regels in uw live-omgeving in en houd de eerste zendingen in de gaten.

Het Clarus-dashboard gebruikt eenvoudige taal om voorwaarden en resultaten te omschrijven. U kunt aan elke regel een beschrijving toevoegen, zodat collega's de bedoeling ervan begrijpen. Als u een drempelwaarde moet wijzigen of een nieuwe postcode-uitzondering moet toevoegen, kunt u die wijziging zelf doorvoeren en direct testen. Alle vermeldingen over de installatietijd zijn schattingen, omdat elke operatie zijn eigen gegevens, planning en dienstenaanbod heeft, maar de stappen zijn eenvoudig en herhaalbaar.

De training richt zich op de nieuwe eenvoud bij het werk en op de controlefuncties voor leidinggevenden. Medewerkers leren dat de dienst al is toegewezen; zij bevestigen de afhaling en printen het etiket. Leidinggevenden leren hoe ze de lijst met regels moeten lezen, hoe ze de volgorde van regels kunnen aanpassen als prioriteiten veranderen, en hoe ze een regel tijdelijk kunnen uitschakelen als een dienst wordt gepauzeerd. Dit biedt controle zonder complexiteit en vermindert de afhankelijkheid van individuele kennisbronnen binnen het team.

Wilt u een WMS dat de complexiteit van Whistl voor u aanpakt?

Als u handmatige serviceselectie wilt afschaffen, het aantal uitzonderingen wilt verminderen en met meer vertrouwen wilt verzenden, dan is Clarus WMS de ideale oplossing. U stelt eenmalig eenvoudige regels in, waarna Clarus elke bestelling beoordeelt en automatisch de juiste Whistl-service toewijst. Etiketten, tracking en voorraadupdates maken deel uit van dezelfde workflow; voor de hier beschreven mogelijkheden is geen middleware of code nodig. Het resultaat is een rustigere werkvloer en een voorspelbaarder verzendprofiel. Alle verbeteringscijfers zijn schattingen; de beste manier om de impact te beoordelen is door uw eigen scenario’s uit te proberen in een demo.

Boek een korte demonstratie en neem voorbeeldbestellingen mee die een goed beeld geven van uw gebruik van Whistl. We zullen uw drempelwaarden voor gewicht en waarde, uitzonderingen per postcode en bestemmingen als regels in Clarus modelleren en deze van begin tot eind doorlopen, zodat u het resultaat in de juiste context kunt zien.

Veelgestelde vragen

Kan Clarus automatisch verschillende Whistl-diensten toepassen voor verschillende orderprofielen? Ja. U kunt meerdere regels definiëren die verschillende voorwaarden koppelen aan specifieke Whistl-diensten. Clarus toetst elke bestelling aan uw regelset en wijst de bijbehorende dienst toe. Voor de hier beschreven voorwaarden is geen maatwerk nodig.

Wat gebeurt er als twee regels op dezelfde bestelling van toepassing zouden kunnen zijn? U bepaalt zelf de prioriteit. Zet het belangrijkste beleid bovenaan, bijvoorbeeld een beveiligingsmaatregel met hoge prioriteit, en Clarus past die regel dan vóór de andere regels toe. U kunt ook voorwaarden combineren, zodat een specifieke combinatie door één enkele regel wordt afgehandeld.

Moeten verpakkers nog steeds gewicht en waarde aan de balie berekenen? Nee. Clarus berekent het totale gewicht en de totale waarde van de bestelling op basis van de bestellijnen. De inpakkers hoeven de gewichten niet zelf bij elkaar op te tellen of de waarden handmatig te controleren, waardoor het risico op fouten wordt verkleind en het inpakken sneller verloopt.

Hoe worden etiketten, tracking en voorraad bij elkaar gehouden wanneer er via Whistl wordt verzonden? Clarus genereert het etiket en de trackinggegevens binnen dezelfde workflow waarmee de order wordt verzameld en verzonden. De verzending wordt aan de order gekoppeld en de voorraad wordt tegelijkertijd bijgewerkt, waardoor de gegevens synchroon blijven zonder dat er tussen systemen hoeft te worden gekopieerd en geplakt.

Hebben we ontwikkelaars of middleware nodig om Whistl in Clarus in gebruik te nemen? Nee, niet voor de functionaliteit die op deze pagina wordt beschreven. Clarus biedt ingebouwde automatisering en configuratie van de toewijzing aan vervoerders via het dashboard, die ook door niet-technische gebruikers kan worden beheerd. Eventuele tijdsindicaties zijn schattingen, maar het proces is eenvoudig: bekijk uw beleid, zet dit om in regels, test het met voorbeeldbestellingen en schakel het vervolgens in voor productiegebruik.