Als u uw dagen doorbrengt met het zoeken naar voorraad die wel op papier staat maar niet in de schappen ligt, of met het handmatig afstemmen van zendingen, dan is een voorraadsysteem met barcodes geen luxe meer. Voorraadbeheersoftware met barcodescanner is inmiddels de norm geworden voor magazijnen, 3PL\u2019s en distributiecentra die realtime nauwkeurigheid nodig hebben zonder handmatig te hoeven tellen.<\/p>\n
Een voorraadsysteem op basis van barcodes maakt een einde aan het giswerk. In plaats van te vertrouwen op spreadsheets of je geheugen, scan je een barcode en wordt je voorraadbeheersysteem direct bijgewerkt. Het resultaat is het nauwkeurige inzicht in de voorraad dat u nodig hebt om bestellingen sneller af te handelen, derving te voorkomen en dubbele verkoop te voorkomen. In deze gids leest u wat een barcode-voorraadsysteem is, welke hardware en software u nodig hebt, hoe u het systeem installeert en hoe u de juiste oplossing voor uw bedrijf kiest.<\/p>\n
Voorraadbeheersoftware met barcodescanner is een systeem dat hardware (scanners, printers, etiketten) combineert met cloud- of servergebaseerde software om producten in realtime te volgen. De barcode zelf is slechts een unieke identificatiecode; de kracht zit hem in het systeem erachter.<\/p>\n
Zo beheer je de voorraad met een barcodescanner: wanneer een product in je magazijn binnenkomt, scan je de barcode. Het systeem registreert het artikel, de locatie en het tijdstip. Wanneer je dat artikel voor een bestelling uit het magazijn haalt, scan je het opnieuw. Bij verzending scan je het nog een keer. Bij elke stap weet je software precies waar alles zich bevindt en wat er is verplaatst. Dit betekent dat je systeemvoorraad en je fysieke voorraad met elkaar overeenkomen, omdat het systeem alleen via een scan kan worden bijgewerkt, en niet door giswerk of menselijke fouten.<\/p>\n
De belangrijkste onderdelen zijn barcodes (de etiketten met verticale streepjes), etiketteersoftware (om ze te ontwerpen), barcodeprinters (om ze af te drukken), barcodescanners (om ze te lezen) en het voorraadbeheersysteem zelf (de software die de gegevens opslaat en ernaar handelt). Samen maken ze een einde aan de operationele blindheid waarmee de meeste magazijnen te kampen hebben.<\/p>\n
Een voorraadbeheersysteem op basis van barcodes treedt in werking zodra een product uw magazijn binnenkomt. Dit is de werkwijze:<\/p>\n
Goederenontvangst en -verwerking:<\/strong> Zodra er een levering binnenkomt, scant u de barcode op de pallet of doos. Het systeem koppelt de scan aan een inkooporder, registreert het artikel, de hoeveelheid en de locatie, en werkt je voorraadniveau bij. Als de barcode niet overeenkomt met het verwachte product, stopt het systeem en krijg je een melding. Dit is 'scan-geverifieerde goederenontvangst', en het voorkomt fouten bij de ontvangst voordat deze uitgroeien tot rampen in de voorraad.<\/p>\n Opbergen:<\/strong> Zodra de goederen zijn ontvangen, geeft het systeem aan waar je elk artikel moet plaatsen. Het systeem kan gebruikmaken van magazijnindelinglogica om je naar de optimale locatie te leiden op basis van productafmetingen, omloopsnelheid of klanttoewijzing. Je scant de barcode van de locatie en vervolgens de barcode van het product, waarmee je het in- en opslagproces bevestigt. Je systeem weet nu: dit product bevindt zich op deze locatie.<\/p>\n Aanvulling:<\/strong> Wanneer de voorraad op je picklocatie bijna op is, genereert het systeem een aanvultaken. Je scant de bronlocatie, pakt het aantal, scant de bestemmingslocatie, en het systeem verplaatst de voorraad in realtime tussen de locaties. Geen spreadsheets, geen e-mails, geen handmatige telling.<\/p>\n Verzamelen en verzending:<\/strong> Zodra er een bestelling binnenkomt, geeft het systeem aan op welke locatie het product zich bevindt en ontvangt u een picklijst. Je scant elk artikel terwijl je het uit het schap haalt. Als je het verkeerde product pakt, zal de scanner de pick niet bevestigen. Deze scanverificatie is de reden waarom speciaal ontwikkelde barcodesystemen een nauwkeurigheid van 99%+ behalen; de fout wordt al bij het schap opgemerkt, niet pas bij de klant.<\/p>\n Verpakking en etikettering:<\/strong> Terwijl je inpakt, scan je de barcode van het product en die van de bestelling. Het systeem controleert of ze overeenkomen. Is het artikel niet het juiste voor de bestelling? Dan houdt het systeem je tegen. Is het wel het juiste artikel? Dan drukt het systeem een verzendlabel af met trackinggegevens en markeert het de bestelling als ingepakt en klaar voor verzending.<\/p>\n Verzending:<\/strong> Je scant de barcode van de zending, voert deze in en het systeem registreert het vertrek. Je klant ziet het trackingnummer in realtime. Mocht er tijdens het transport iets zoekraken, dan beschik je over een volledig controlespoor van waar het naartoe is gegaan en wanneer.<\/p>\n Handmatige voorraadprocessen schieten tekort bij grote schaal. E\u00e9n persoon met een klembord kan volstaan als je 100 SKU\u2019s en 10 bestellingen per dag hebt. Maar als je als 3PL meerdere klanten beheert, elk met hun eigen voorraad, of als je een voedingsdistributeur bent die temperatuurgecontroleerde voorraad met houdbaarheidsdata verwerkt, of als je een groothandelsdistributeur bent die leveringen ontvangt van tientallen leveranciers, dan vormen handmatige processen een belemmering voor je bedrijfsgroei. Je kunt niet verder groeien dan het aantal mensen dat je kunt inhuren om de voorraad te tellen.<\/p>\n Een voorraadbeheersysteem op basis van barcodes neemt die bottleneck weg. De voordelen zijn re\u00ebel en meetbaar:<\/p>\n Een voorraadsysteem op basis van barcodes is slechts zo goed als de hardware waarmee u het combineert. De juiste keuze hangt af van de grootte van uw magazijn, de hoeveelheden die u verwerkt en hoeveel u in eerste instantie wilt investeren.<\/p>\n Barcodescanners:<\/strong> U hebt drie belangrijke opties. Een stationaire laserscanner is de goedkoopste; u brengt het product naar de scanner op een vaste plek. Een draadloze handheld barcodescanner is flexibeler; u loopt door uw magazijn en scant onderweg. Een mobiele computer met ge\u00efntegreerde scanner (zoals een robuust apparaat van Zebra of Honeywell) is het meest robuust; hiermee voer je je orderverzamel- en opslagworkflows rechtstreeks uit, zodat je taken kunt bekijken, acties kunt bevestigen en je systeem op \u00e9\u00e9n plek kunt bijwerken. Voor de meeste werkzaamheden zijn draadloze handscanners de ideale keuze; ze kosten 300 tot 1.000 pond per apparaat en zijn bestand tegen vallen, stof en dagelijkse slijtage.<\/p>\n Barcodeprinters:<\/strong> Een standaard desktopprinter kan thermische barcodelabels afdrukken; deze kosten tussen de 300 en 800 pond. Als u dagelijks duizenden labels afdrukt, hebt u een industri\u00eble printer nodig; die kosten tussen de 2.000 en 5.000 pond, maar werken sneller en zijn geschikt voor veeleisendere materialen. Goedkope printers lopen vaak vast en de afdrukken vervagen, dus uw investering is hier van groot belang.<\/p>\n Labels:<\/strong> Thermische etiketten worden het meest gebruikt; ze zijn goedkoop en snel. De kwaliteit van de kleeflaag is belangrijk. Een etiket van slechte kwaliteit laat los in het koelhuis, waardoor je barcode onleesbaar wordt. Investeer in kwaliteitsetiketten, niet in de goedkoopste optie. Je hebt ook barcode-etiketten nodig voor je stellingen en bakken; deze zijn groter en duurzamer.<\/p>\n Handterminals:<\/strong> Als u wilt dat uw team zijn taken en instructies op een scherm kan zien in plaats van op papier, investeer dan in robuuste handheld-apparaten. Apparaten van Zebra en Honeywell zijn de industriestandaard; ze kunnen worden gekoppeld aan uw WMS-software, ondersteunen uw orderverzamel- en opslagworkflows en bieden realtime feedback. Een apparaat kost tussen de 400 en 1.500 pond, maar de productiviteitswinst maakt dit de moeite waard als uw bedrijf groot genoeg is.<\/p>\n Een 1D-barcode (zoals EAN of Code 128) bestaat uit de bekende verticale streepjes die je op producten in de detailhandel ziet. Hierin kunnen ongeveer 20 tekens aan gegevens worden opgeslagen. Een 2D-barcode, zoals een QR-code, is een vierkant raster waarin 1.000 of meer tekens kunnen worden opgeslagen. Voor de meeste magazijnactiviteiten zijn 1D-barcodes voldoende en goedkoper om af te drukken. Maar als je partijnummers, serienummers of houdbaarheidsdata rechtstreeks in de barcode moet coderen, is een 2D-barcode de extra kosten waard.<\/p>\n Barcode versus RFID:<\/strong> RFID-tags (Radio-frequency identification) slaan gegevens elektronisch op en kunnen worden uitgelezen zonder dat er een direct zichtverbinding nodig is, zodat je er dwars door dozen heen kunt scannen. Ze zijn duurder dan gedrukte barcodes en vereisen speciale lezers. RFID is een goede keuze voor kostbare goederen, gevaarlijke stoffen of toepassingen in de koelketen, waar een barcodelabel mogelijk niet lang meegaat. Voor algemeen gebruik in het magazijn is een barcodescanner sneller en goedkoper.<\/p>\n De implementatie hoeft geen maandenlang project te zijn. Een gefaseerde aanpak werkt beter.<\/p>\n Om optimaal gebruik te maken van het scannen van barcodes, moet u dit in elke fase van het magazijnproces integreren. Dat doet u als volgt:<\/p>\n Goederenontvangst:<\/strong> Scan de barcode van de levering om een ontvangsttransactie te openen. Scan de barcode van elk product zodra het uit de vrachtwagen wordt geladen. Het systeem koppelt uw scan aan de inkooporder. Als u een product ontvangt dat niet op de bestelling staat, geeft het systeem een waarschuwing. Als u minder ontvangt dan verwacht, registreert het systeem het verschil. Zo voorkomt u later een nachtmerrie bij het afstemmen van facturen, omdat uw ontvangst overeenkomt met uw daadwerkelijke aankoop.<\/p>\n Opbergen:<\/strong> Na ontvangst leidt het systeem u naar een locatie op basis van de indeling van uw magazijn. Scan de barcode van de locatie en vervolgens de barcode van het product om het inmagazijnen te bevestigen. Uw systeem beschikt nu over de juiste informatie over waar elk artikel zich bevindt.<\/p>\n Verzamelen en verzending:<\/strong> Zodra een bestelling binnenkomt, genereert het systeem een picklijst en stuurt deze naar een handscanner. U pakt elk artikel en scant de barcode. De scanner bevestigt dat het artikel overeenkomt met de bestelling. Wanneer u bij het inpakstation aankomt, scant u de barcode van de bestelling en wordt het verzendlabel automatisch afgedrukt. In deze workflow komt scanverificatie goed tot zijn recht: fouten worden opgespoord voordat de doos wordt gesloten, niet pas nadat uw klant deze heeft geopend.<\/p>\n Serienummer- en partijtracering:<\/strong> Als u producten met serienummers of batchcodes verwerkt, kan uw WMS deze registreren en volgen. Dit is van cruciaal belang in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie (voor terugroepacties), de farmaceutische sector en de productiesector (voor traceerbaarheid). Een scanverificatiesysteem zorgt ervoor dat het juiste serienummer of de juiste batch bij de juiste bestelling terechtkomt.<\/p>\n Oplossingen voor voorraadbeheer met barcodes vari\u00ebren in prijs van gratis tot duizenden ponden per maand. Dit is wat elk prijsniveau doorgaans te bieden heeft:<\/p>\n Gratis:<\/strong> Hulpmiddelen zoals bepaalde add-ons voor Google Sheets of eenvoudige open-source barcodegeneratoren kunnen weliswaar barcodes afdrukken, maar bieden geen echt voorraadbeheer. Gebruik ze alleen voor etiketten, niet als uw primaire administratiesysteem.<\/p>\n Budgetcategorie (20 tot 100 pond per maand):<\/strong> Cloudgebaseerde voorraadbeheer-apps zoals Zoho Inventory of Square for Retail bieden mogelijkheden voor het scannen van barcodes, ondersteuning voor meerdere locaties en basisrapportage. Deze apps zijn geschikt voor kleine e-commercebedrijven of bedrijven met \u00e9\u00e9n magazijn, maar bieden onvoldoende mogelijkheden voor complexe scenario\u2019s met meerdere klanten of locaties.<\/p>\n Middensegment (500 tot 2.000 pond per maand):<\/strong> Speciale platforms voor voorraadbeheer en eenvoudige WMS-oplossingen. Deze beschikken over functies zoals geautomatiseerde goederenontvangst, gestuurd inmagazijneren en klantenportalen. Vaak zijn ze cloudgebaseerd, hoeven er geen servers te worden beheerd en zijn ze sneller te implementeren dan bedrijfsbrede systemen.<\/p>\n Enterprise (2.000 GBP of meer per maand):<\/strong> Speciaal ontwikkelde magazijnbeheersystemen, met name die welke zijn ontworpen voor 3PL\u2019s, omvatten geautomatiseerde facturering, een multi-tenant-architectuur (waarbij de voorraad van elke klant gescheiden is), workflows via handheld-apparaten, integraties met vervoerders en functies voor naleving van regelgeving. Deze systemen verdienen zichzelf terug door automatisering en operationele transparantie. Een 3PL die handmatige facturering hanteert, kan maandelijks dagen kwijt zijn aan het afstemmen van facturen; een WMS met geautomatiseerde facturering registreert elke gebeurtenis in realtime. Zo wist St John\u2019s Hall Storage zijn factureringstijd terug te brengen van vier uur naar twintig minuten.<\/p>\n Ja, dat kan. Moderne smartphones hebben krachtige camera\u2019s en er zijn veel apps voor het scannen van barcodes die de camera van de telefoon gebruiken om barcodes te lezen. Dit kan dienen als tijdelijke oplossing of voor zeer kleine bedrijven met een laag scanvolume. Telefooncamera\u2019s zijn echter trager dan speciale scanners, het scherm van de telefoon is kleiner (waardoor instructies moeilijker te lezen zijn), de batterij raakt snel leeg en je telefoon valt gemakkelijk op de grond en is duur om te vervangen. Investeer voor elk serieus bedrijf in een goede barcodescanner. Door de productiviteitswinst heb je het apparaat binnen enkele weken terugverdiend.<\/p>\n Het scannen van barcodes is het meest effectief wanneer het in uw magazijnbeheersysteem is ge\u00efntegreerd, en niet achteraf als een losstaand onderdeel is toegevoegd. Een echt WMS gebruikt barcodes als invoermiddel voor elke magazijntaken: goederenontvangst in het magazijn<\/a>, opslag, aanvulling, orderverzameling, verpakking en verzending.<\/p>\n Wanneer u een barcode scant, werkt het WMS uw voorraad in realtime bij. Uw voorraadniveaus zijn altijd accuraat. Uw klanten (als u een 3PL bent) kunnen hun actuele voorraad bekijken in een selfserviceportaal. Uw facturatiesysteem registreert elke factureerbare handeling (ontvangst, opslag, orderverzameling, verpakking, verzending) zonder handmatige tussenkomst. Dit integratieniveau is wat een barcode-voorraadapp onderscheidt van een barcode-voorraadsysteem.<\/p>\nWaarom is het scannen van barcodes in uw magazijn nodig?<\/h2>\n
\n
Benodigde hardware: scanners, printers, etiketten en handheld-terminals<\/h2>\n
1D- versus 2D-barcodes en QR-codes: welke moet je gebruiken?<\/h2>\n
Een barcode-voorraadsysteem opzetten: stap voor stap<\/h2>\n
\n
Het scannen van barcodes in elke fase van het magazijnproces<\/h2>\n
Gratis versus betaalde tools voor barcode-inventarisatie: wat je krijgt bij elke prijsklasse<\/h2>\n
\n\n
\n \nOplossing<\/th>\n Meest geschikt voor<\/th>\n Streepjescode scannen<\/th>\n Meerdere locaties<\/th>\n Meerdere klanten<\/th>\n Prijsmodel<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Zoho Voorraad<\/td>\n Kleine e-commerce, \u00e9\u00e9n vestiging<\/td>\n Ja, via de mobiele app<\/td>\n Ja<\/td>\n Nee<\/td>\n 20 tot 60 pond per maand<\/td>\n<\/tr>\n \n Fishbowl-voorraadbeheer<\/td>\n Productiebedrijven en kleine distributeurs<\/td>\n Ja<\/td>\n Ja<\/td>\n Beperkt<\/td>\n 3.000 tot 5.000 pond per jaar<\/td>\n<\/tr>\n \n Cin7<\/td>\n E-commerce en groothandel<\/td>\n Ja<\/td>\n Ja<\/td>\n Beperkt<\/td>\n 500 tot 1.500 pond per maand<\/td>\n<\/tr>\n \n Mintsoft<\/td>\n Omnichannel-detailhandel en orderafhandeling<\/td>\n Ja<\/td>\n Ja<\/td>\n Beperkt<\/td>\n Vanaf \u00a3 1.000 per maand<\/td>\n<\/tr>\n \n Clarus WMS<\/td>\n 3PL-bedrijven, distributeurs, activiteiten voor meerdere klanten<\/td>\n Ja, volledig ge\u00efntegreerd met de werkprocessen<\/td>\n Ja<\/td>\n Ja, volledige multi-tenant-architectuur<\/td>\n Vanaf \u00a3 1.000 per maand, maandelijks verlengbaar<\/td>\n<\/tr>\n \n Snapfulfil<\/td>\n Logistiek en e-commerce voor middelgrote bedrijven<\/td>\n Ja<\/td>\n Ja<\/td>\n Beperkt<\/td>\n Vanaf 1.500 pond per maand<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n Kun je de camera van een mobiele telefoon gebruiken als barcodescanner?<\/h2>\n
De integratie van barcodering in het magazijn met uw WMS<\/h2>\n