IMS vs WMS: Cómo optimizar la gestión de inventario del almacén

Elegir entre un Sistema de Gestión de Inventario (SGI) y Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es fundamental para garantizar la visibilidad del inventario, la precisión y la recolección eficiente de pedidos. Los profesionales de almacenes y 3PL a menudo se enfrentan a desafíos como la integración limitada con ERP, mala optimización del diseño, e ineficiencias en el seguimiento del movimiento de productos, lo que lleva a discrepancias de stock y retrasos en la entrega. En Clarus WMS, ofrecemos soluciones que integran códigos de barras y, cuando corresponde, Seguimiento RFID para proporcionar victorias rápidas en automatización y escalabilidad para una gestión de inventario sin interrupciones.

Tradicionalmente, la gestión de inventario con sistemas básicos de gestión de inventario (IMS) o procesos manuales requería una mano de obra considerable para la conciliación de existencias y los ajustes de diseño, tardando a veces meses en lograr una precisión confiable. Con un enfoque estructurado de gestión de almacenes (WMS), las organizaciones pueden lograr visibilidad en tiempo real con integración ERP en un plazo realista, siempre que la preparación de datos y la gestión del cambio estén implementadas. 

El resultado de los métodos tradicionales:

• Retrasos en el cumplimiento debido a la escasa visibilidad del stock y al seguimiento manual
  
• Ineficiencias en la recolección de pedidos causadas por un diseño de almacén subóptimo y falta de automatización
  
• Pérdida de ingresos por conciliación de inventario inexacta y limitaciones de sistemas de gestión de inventario (IMS) no escalables
  
  

Este artículo analiza las deficiencias de los métodos tradicionales de IMS y explora cómo un WMS moderno redefine el proceso con capacidades avanzadas para una mejor optimización y precisión. Respondemos preguntas comunes e incorporamos perspectivas del campo de un profesional de almacenes para hacer la guía práctica.

¿Cuál es la diferencia entre IMS y WMS?

Un IMS se enfoca en el control de inventario en toda la empresa, rastreando cantidades, ubicaciones y valoraciones. Un WMS controla la ejecución diaria del almacén, incluyendo la colocación dirigida, recolección, empaque, envío y la captura de atributos de lote, serie y fecha que impulsan flujos conformes. NetSuite lo resume bien: un IMS proporciona una vista de alto nivel en todas las ubicaciones, mientras que un WMS administra los movimientos y las ubicaciones dentro del almacén, guiando a los usuarios a través de reglas eficientes de recolección y empaque.Guía de NetSuite).

¿Necesito un WMS si ya tengo un IMS?

Sí, una vez que las operaciones escalan más allá del control de inventario básico o la complejidad de los SKU aumenta, un SGA se vuelve esencial. Aporta flujos de trabajo dirigidos, pasos de escaneo para verificar y actualizaciones en tiempo real que reducen la conciliación manual y mejoran la confiabilidad de la gestión de pedidos. La guía de la industria muestra que el diseño digital y las mejoras lideradas por el SGA en el diseño y flujo pueden aumentar la eficiencia del almacén entre un 20 y un 25 por ciento cuando se ejecutan con el cambio de procesos y la disciplina de datos adecuados (McKinsey, mejorando las operaciones de almacén digitalmente).

¿Cómo mejora un SIG la eficiencia en la recolección de pedidos?

Un WMS mejora el picking mediante reglas de ubicación de productos, rutas de picking optimizadas, escaneo móvil y validación en el picking y empaque. Las investigaciones demuestran consistentemente que el desplazamiento es el componente de tiempo dominante en las operaciones de picking manual, a menudo alrededor del 50 por ciento del tiempo total de picking, razón por la cual la ubicación de productos y el enrutamiento ofrecen ganancias desproporcionadas (por ejemplo, Tompkins et al., resumido en actas académicas: Documento POMS, WSC INFORMS estudio).

El picking también es el centro de costos más grande para muchos almacenes. Trabajos académicos recientes resumen estudios previos que indican que el picking puede representar entre el 50 y el 75 por ciento de los costos operativos totales del almacén, lo que explica por qué el ubicación, el batching y el enrutamiento dirigidos por WMS son de alto apalancamiento (Revisión MDPI).

¿Qué rol juega la integración en la precisión del inventario?

La integración estrecha entre el WMS y el ERP es una base para la precisión del inventario y la facturación oportuna. La documentación de NetSuite destaca la guía de ubicaciones en tiempo real y la captura de códigos de barras móviles que actualizan inmediatamente los registros de existencias y cumplimiento, minimizando la entrada manual y la conciliación.Resumen de NetSuite WMS, Oracle Ayuda: Pedidos de Picking).

Cuando la integración se extiende al análisis y la IA, se producen mejoras medibles en el servicio. McKinsey informa que un distribuidor mejoró las tasas de cumplimiento entre un 5 y un 8 por ciento con una torre de control habilitada por IA, y encontró entre un 7 y un 15 por ciento de capacidad adicional a través de información del almacén impulsada por IA.McKinsey, IA en operaciones de distribución).

Métodos Tradicionales vs. Clarus WMS para la Gestión de Inventarios

Los manuales IMS o las hojas de cálculo carecen de control de ejecución, lo que genera retrasos en las recolecciones, diseños reactivos y un gran esfuerzo de conciliación. Por el contrario, un WMS guía a los usuarios a través de flujos validados y basados en escaneo, reduce el tiempo de desplazamiento con una mejor asignación de puestos y rutas, y proporciona actualizaciones de sistemas ascendentes y descendentes en tiempo casi real. Fuentes independientes muestran que el rediseño de diseños y flujos con herramientas digitales puede generar ganancias de eficiencia de dos dígitos, mucho antes de comprar cualquier automatización (McKinsey, mejoras digitales; Documento POMS).

Por qué los equipos tienen dificultades con la gestión de inventario

• Integración limitada de ERP, lo que causa brechas en la visibilidad y conciliación en tiempo real
  
• Seguimiento manual, aumento de errores en la selección de pedidos y en el mapeo de la distribución.
  
• Automatización deficiente en IMS, lo que limita la escalabilidad del cumplimiento
  
• Disciplina inadecuada de códigos de barras y etiquetado, lo que ralentiza la precisión del movimiento de productos
  

La mayoría de los almacenes todavía dependen principalmente de códigos de barras, que son económicos, flexibles y universalmente compatibles. GS1 reporta más de 10 mil millones de escaneos de códigos de barras al día a nivel mundial, lo que subraya por qué los códigos de barras siguen siendo la opción predeterminada para la identificación y captura (GS1 2022/23: Resumen del año, Prensa por el “Scanniversary” de GS1 US).

¿Cómo maneja Clarus WMS la gestión de inventario?

Clarus WMS combina la captura móvil de códigos de barras con la integración ERP para aumentar la precisión y velocidad del primer intento, manteniendo un historial completo de transacciones. En nuestra historia de clientes JODA, el resultado publicado es del 97 % de precisión del inventario en el primer año y del 99 % para el segundo año, junto con recuentos de existencias drásticamente más rápidos (Estudio de caso: Clarus WMS x JODA).

Monitoreo en tiempo real

El monitoreo en tiempo real no son solo paneles de control. Con un WMS, cada escaneo actualiza el sistema de registro de inmediato, lo que significa que las variaciones se detectan más rápido, el conteo cíclico puede basarse en el riesgo y el reabastecimiento puede activarse en el momento adecuado. La documentación del WMS de NetSuite ilustra cómo el picking móvil, el soporte de códigos de barras GS1 y los procesos de empaque actualizan los niveles de inventario y los registros de cumplimiento a medida que se completa el trabajo.Resumen de NetSuite WMS, Oracle Ayuda: Pedidos de Picking, Oracle Ayuda: Empacar Pedidos).

Adaptación escalable

Para los 3PL, los picos de volumen repentinos son rutinarios.

Visibilidad completa

Visibilidad total significa que cada movimiento es auditable, lo cual es esencial para categorías de productos reguladas y una buena gobernanza. La guía de integridad de datos utilizada por muchos reguladores espera registros de auditoría con marca de tiempo y atribuidos al usuario para los cambios en los datos, algo que un WMS captura de forma nativa en sus registros de transaccionesGuía PIC/S sobre integridad de datos).

¿Listo para verlo en acción?

La implementación de una gestión de inventario avanzada con un WMS puede transformar las operaciones al mejorar la distribución, reducir los desplazamientos e impulsar la precisión basada en escaneo. Imagine una preparación dirigida con verificación móvil, excepciones marcadas de inmediato y el ERP actualizado sin reingreso manual. Contacte a Clarus WMS para una demostración y así explorar qué flujos de trabajo e integraciones generarían el impacto más rápido y de menor riesgo para sus instalaciones.

Referencias

• “Gestión de inventario vs. gestión de almacén: ¿Cuál es la diferencia?, NetSuite
  
• “Sistema de Gestión de Almacenes (WMS), NetSuite
  
• “Recopilación de pedidos”, Oracle Help Centre (NetSuite Applications Suite)
  
• “Empacar Pedidos”, Oracle Help Centre (NetSuite Applications Suite)
  
• “Mejorando las operaciones de almacén, digitalmente”, McKinsey
  
• “Estimación de la productividad de la selección en almacenes de distribución”, POMS
  
• “El impacto del peso de los artículos en los tiempos de viaje en la preparación de pedidos recogiendo artículos en lugar de piezas, INFORMS WSC
  
• “Mejora de la eficiencia en la recolección de almacenes mediante la asignación integrada…”, MDPI
  
• GS1, “Resumen del año 2022/23”
  
• GS1 US, “Aniversario número 50 del código de barras”
  
• PIC/S, “Buenas Prácticas para la Gestión e Integridad de Datos…”
  
• Deloitte, “Plan de preparación para la implementación de un WMS empresarial”
  
• Clarus WMS: “Ayudando a JODA a alcanzar una precisión de inventario de 99%”