Plaspac : D'un fournisseur d'emballages à un leader de l'entreposage

Gestion d

Plaspac a été fondée en 2006 en tant que grossiste et revendeur d'emballages, achetant et vendant des emballages en plastique tels que du film étirable pour palettes industriel, du film étirable manuel et du film plastique industriel à des clients industriels. Pendant de nombreuses années, le modèle économique a été simple : trouver des produits d'emballage fiables et les fournir efficacement à une clientèle croissante.

Il y a environ deux ans, une question pratique d'un voisin a ouvert une nouvelle opportunité. Plaspac avait de l'espace excédentaire dans son entrepôt, et une entreprise de l'autre côté de la rue a demandé si elle pouvait y stocker des palettes pour son compte. Parallèlement, Plaspac payait pour du stockage externe pour une partie de son propre stock. Reconnaissant une chance de compenser les frais généraux, l'équipe a accepté de stocker environ 250 palettes pour ce premier client d'entreposage.

Cet arrangement initial de stockage a mis en évidence à la fois le potentiel et les limites de l'exploitation de Plaspac. Le revenu supplémentaire était appréciable, mais tout était suivi manuellement. Une feuille de calcul de base enregistrait les quantités de palettes et les références de lots. Il n'y avait pas d'emplacements gérés par un système ni d'intégration avec la facturation. Lorsque les clients demandaient des rapports d'inventaire, Plaspac devait souvent procéder à un inventaire physique complet pour être sûr avant d'envoyer quoi que ce soit. Même dans ce cas, les chiffres ne correspondaient parfois pas aux enregistrements des clients, ce qui entraînait des litiges et des vérifications répétées.

À l'approche de la fin du bail de leur entrepôt de 20 000 pieds carrés, un local beaucoup plus grand de 50 000 pieds carrés est devenu disponible, idéalement situé à proximité du domicile du propriétaire. Plaspac a réalisé que ce bâtiment pourrait accueillir environ 4 000 palettes pour ses clients de stockage, tandis que son activité d'emballage nécessiterait environ 1 000 espaces de palette pour sa propre exploitation, portant la capacité totale à environ 5 000 palettes. Après avoir élaboré un plan d'affaires et fait ses calculs, l'entreprise a décidé que.

L'équipe a emménagé sur le nouveau site en juin 2023, a mis en œuvre le système de gestion d'entrepôt (WMS) Clarus en septembre et a commencé à augmenter le stockage pour d'autres entreprises à partir d'octobre environ. À ce stade, le défi était clair : Plaspac disposait de l'espace physique et de l'ambition commerciale, mais son approche basée sur des tableurs était déjà mise à rude épreuve à 250 palettes. Pour transformer un entrepôt plus grand en une opération durable, il fallait un système de gestion d'entrepôt robuste capable d'offrir visibilité, traçabilité et contrôle à grande échelle.

Surmonter les défis du WMS qui freinent l'entreprise

Limites manuelles exposées

Avant Clarus WMS, Plaspac gérait ses clients de stockage entièrement via des feuilles de calcul. Chaque palette était enregistrée manuellement avec des références de lots, tandis que la facturation reposait sur un décompte hebdomadaire manuscrit des stocks en début de semaine, des livraisons reçues et des stocks en fin de semaine. Ces chiffres étaient ensuite calculés sur une calculatrice et saisis à nouveau dans Sage.

David Watkins, directeur financier, se souvient que cette approche entraînait des erreurs répétées : facturation excessive et insuffisante des clients, inventaires ne concordant pas avec la feuille de calcul et rapports de stocks souvent différents des registres clients. Cela a créé des “ batailles constantes ” et érodé la confiance dans les données des deux côtés.

L'absence d'emplacements gérés par le système signifiait que chaque fois qu'une demande d'annulation était reçue, le personnel devait rechercher physiquement les palettes requises parmi les 250 en magasin. Comme David l'a expliqué, le temps passé à chercher des palettes et à essayer de concilier les niveaux de stock a montré clairement que le système manuel ne pouvait pas soutenir la croissance. Il a dit à son collègue que s'ils essayaient de gérer 5 000 palettes de cette manière, ils “ emploieraient 20 personnes juste pour que cela fonctionne ” et qu'il serait impossible à gérer.

Risque pour la confiance des clients

Le processus manuel créait également un risque pour les relations avec les clients. Comme il n'y avait pas de vue des stocks en temps réel et basée sur un système, Plaspac hésitait à envoyer une feuille de calcul sans la vérifier par rapport à un inventaire physique. Lorsque les clients remettaient en question les chiffres, l'équipe disposait de preuves limitées pour étayer ses rapports au-delà des notes manuelles et des vérifications visuelles.

La traçabilité était une autre préoccupation. Pour les emballages et surtout pour les clients du secteur alimentaire, la capacité de retracer rapidement les produits jusqu'aux fournisseurs est essentielle. Sans un WMS adéquat, un test de traçabilité pendant un audit impliquerait de rassembler manuellement les livraisons, les lots et les expéditions. David savait que cela serait lent et sujet aux erreurs.

Fardeau opérationnel et financier

D'un point de vue financier, la facturation était un problème majeur. Chaque semaine, les mouvements de palettes étaient enregistrés à la main sur une feuille A4 : palettes en stock en début de semaine, chaque livraison reçue et le compte final des palettes. Si quelqu'un oubliait de noter une livraison parce qu'il était interrompu ou occupé, ces frais de manutention et de stockage pouvaient facilement être oubliés et jamais facturés.

David commente qu'avec cette approche, “ la quantité d'erreurs que nous avions l'habitude d'avoir… j'ose à peine imaginer combien cela nous aurait coûté à long terme ”, surtout une fois que les volumes auraient commencé à augmenter. Avec certains jours voyant déjà jusqu'à 200 palettes partir, l'expansion de l'entreprise sans changer le système sous-jacent ne ferait qu'amplifier les risques opérationnels et financiers.

Guider Plaspac vers la transformation de son SGE

Recherche d'un SIG

Reconnaissant que l'approche existante ne serait pas évolutive, David a mené une recherche structurée pour un WMS. Il a examiné environ sept ou huit systèmes différents, organisé des démonstrations avec quatre ou cinq fournisseurs et examiné les présentations d'autres.

Beaucoup de ces systèmes avaient des forces individuelles, mais ils ne répondaient pas entièrement aux besoins de Plaspac. David pensait que plusieurs semblaient dépassés, “ comme si l'on regardait Windows il y a 10 à 15 ans ”, et n'offraient pas le type d'interface accessible et basée sur le cloud qu'il souhaitait. Certains n'étaient pas du tout basés sur le cloud, ce qui ne lui plaisait pas car il tenait à avoir un accès à distance pour les demandes en dehors des heures normales.

Lors de cette recherche, il a découvert Clarus, probablement via une recherche sur le web, et a demandé une démonstration. Environ une semaine après le premier contact, on lui a fait découvrir le système et il est reparti “vraiment impressionné” par ce qu'il a vu.

Pourquoi Clarus WMS s'est démarqué

Trois aspects de Clarus WMS étaient particulièrement importants pour Plaspac. Premièrement, Clarus est basé sur le cloud et accessible depuis n'importe quel navigateur Web. David appréciait la possibilité de se connecter depuis chez lui si, par exemple, un client envoyait une demande d'enlèvement à 20h pour une collecte à 7h. Avec Clarus, il peut créer le bon de préparation à distance, l'envoyer par e-mail à l'entrepôt et s'assurer que la commande est prête à être traitée dès l'arrivée du personnel.

Deuxièmement, Clarus a apporté le contrôle opérationnel et la traçabilité qui manquaient à Plaspac. Chaque mouvement de palette est suivi dès son arrivée à la réception des marchandises. Le système enregistre son transfert vers le rayonnage, son ajout à une commande de vente, sa préparation et son expédition. Il enregistre également qui a effectué chaque action. David souligne que “ la moindre chose que vous faites avec une palette, elle est suivie dès qu'elle franchit la porte ”, ce qui permet de remonter aux problèmes et de définir clairement les responsabilités.

Troisièmement, Clarus s'alignait directement sur le modèle commercial de Plaspac. Le moteur de facturation prend en charge les cartes de frais flexibles, de sorte que chaque client peut avoir des tarifs de stockage hebdomadaires et des périodes de facturation différents, par exemple du lundi au dimanche ou d'autres combinaisons. Dès que le stock est enregistré, Clarus calcule les frais de stockage et de manutention, donnant à David une ventilation claire des palettes en stock, des palettes reçues et des frais associés pour chaque client.

Le portail client était un autre différenciateur majeur. La plupart des autres systèmes que David avait examinés n'offraient pas de portail dédié, mais il savait que ce serait un argument de vente pour aborder de nouveaux clients, d'autant plus que Plaspac commençait avec un entrepôt vide à remplir. Il a compris qu'en donnant aux clients un accès en temps réel à leur stock, la proposition de Plaspac serait beaucoup plus attrayante.

Clarus comme guide pratique

Dès le début, Clarus n'a pas seulement agi en tant que technologie, mais aussi en tant que guide pour aider Plaspac à passer des feuilles de calcul à une exploitation évolutive basée sur un WMS. La propre formation de David sur le système a pris moins d'une heure. Il se souvient que Clarus est si convivial que “ même si vous n'aviez jamais utilisé le système auparavant, vous pourriez probablement y jouer et en 20 minutes, vous pourriez commencer à utiliser le système ”, et qu'en une journée, il était confiant pour effectuer des tâches par lui-même.

Cette facilité d'utilisation a rendu le déploiement du système beaucoup plus simple au sein de l'équipe et auprès des clients. David décrit Clarus comme “ l'un de ces systèmes qu'il est difficile de mal utiliser ”, et note que la disposition mise à jour introduite plus tard lui a donné un aspect “ beaucoup plus épuré ” et encore plus intuitif. En abaissant la courbe d'apprentissage, Clarus a aidé Plaspac à intégrer de nouveaux processus basés sur des logiciels sans créer de résistance ni de complexité.

Mise en œuvre de la solution : de la planification à l'exécution

Planification à grande échelle

Le déménagement de Plaspac dans l'entrepôt de 50 000 pieds carrés en juin 2023 s'est fait sur la base d'un plan clair. Le nouveau bâtiment pouvait accueillir environ 4 000 espaces de palettes pour les clients de stockage et 1 000 pour l'activité d'emballage de Plaspac. Clarus WMS a été mis en œuvre en septembre 2023 afin que des processus d'entrepôt modernes soient en place avant le démarrage de la partie stockage vers octobre.

En mettant en œuvre le WMS tôt, Plaspac a évité le piège de la mise à l'échelle des processus manuels, puis de l'adaptation de la technologie plus tard. Au lieu de cela, Clarus est devenu l'épine dorsale de la nouvelle opération dès le début.

Intégration et formation

La formation du personnel interne et des clients s'est avérée simple. David rapporte que lorsqu'il forme des opérateurs d'entrepôt ou des clients, il faut souvent moins d'une heure avant qu'ils ne soient à l'aise pour effectuer eux-mêmes les tâches. Pour un client de stockage, il a planifié une séance d'une heure pour présenter le portail. Après environ 15 minutes d'explication, ils ont passé le reste du temps à explorer le système et à essayer différentes actions par eux-mêmes car il était très intuitif.

Cette confiance a changé la façon dont Plaspac vend ses services. David est enthousiaste à l'idée de présenter le système à des clients potentiels et le décrit comme quelque chose dont on est “ certain que ce sera tout ce qu'ils veulent voir ”, transformant ainsi le logiciel lui-même en un atout de vente.

Intégration de nouveaux processus

Clarus WMS a permis à Plaspac de repenser ses processus quotidiens autour de l'automatisation et de la traçabilité. Chaque palette arrivant en réception est étiquetée avec un code-barres Clarus. La règle est simple : une fois qu'une étiquette code-barres est apposée sur une palette, celle-ci est enregistrée dans le système et sera incluse dans la facturation. Cela comble l'écart qui existait auparavant lorsque des livraisons étaient parfois oubliées sur des listes manuscrites.

Pour le traitement des commandes, les clients utilisant le portail peuvent émettre leurs propres appels de commande. Une fois qu'un client a passé une commande, Plaspac la sélectionne simplement dans Clarus, clique pour traiter les prélèvements et imprime une liste de prélèvement pour l'équipe d'entrepôt. Cela élimine le besoin de ressaisir les détails de la commande à partir des e-mails et réduit le risque de sélectionner la mauvaise palette, car les clients choisissent eux-mêmes des ID de palette ou des lots spécifiques. Si quelque chose tourne mal, Plaspac peut démontrer que la commande a été prélevée exactement comme demandé dans le système.

Le reporting des stocks a également été transformé. Au lieu de procéder à un inventaire physique complet avant d'envoyer un rapport, David peut désormais générer un rapport de stock à partir de Clarus “ en quelques secondes ”, l'exporter vers Excel, filtrer les informations et l'envoyer. Certains clients reçoivent des rapports de stock automatisés tous les matins à 8 heures, offrant une visibilité à jour sans aucune intervention manuelle.

Habilitation de la conformité et de l'accréditation

Lorsque Plaspac a recherché l'accréditation BRC pour son entreposage, y compris la capacité de stocker pour des entreprises agroalimentaires, Clarus WMS a joué un rôle central. L'entreprise a obtenu la certification BRC avec la double note A. Lors de discussions avec un client potentiel, Plaspac a découvert que le stockage d'aliments ambiants ainsi que d'emballages nécessitait la capacité de suivre les dates de péremption dans le cadre de la traçabilité. David savait déjà que Clarus pouvait gérer les dates de péremption, il a donc été en mesure de confirmer cette exigence immédiatement.

Le système a également rendu les tests de traçabilité simples. Les auditeurs accordent généralement une fenêtre de deux heures pour un exercice de traçabilité, mais David a réalisé le sien en environ cinq minutes en utilisant Clarus pour localiser les détails de la commande, du lot et du fournisseur. Il explique que cette rapidité et cette précision “ impressionnent toujours l'auditeur ” et contribuent à une expérience d'audit plus fluide dans l'ensemble.

Résultats obtenus : Le succès du SGE en action

Rentable en quatre mois

L'impact financier de Clarus WMS s'est rapidement fait sentir. Le plan d'affaires initial de Plaspac suggérait que l'exploitation de stockage nécessiterait environ 2 000 palettes pour atteindre le seuil de rentabilité. En pratique, avec Clarus en place, l'entreprise a atteint le seuil de rentabilité à environ 1 500 palettes et est devenue rentable environ quatre mois après avoir commencé à stocker à grande échelle.

David lie cela directement au contrôle et à l'efficacité que le système offre. Au lieu de passer du temps à rapprocher des feuilles de calcul, à débattre de rapports de stock ou à retravailler des factures, l'équipe peut s'appuyer sur les données du système et se concentrer sur le service client et le remplissage de l'entrepôt.

Remboursement rapide et économies de personnel

Clarus WMS a lui-même permis un retour sur investissement rapide. David estime que le système “ s'est rentabilisé six mois ” après sa mise en œuvre. Il pense également que sans un WMS comme Clarus, Plaspac aurait eu besoin d'au moins quatre employés administratifs supplémentaires pour gérer les réservations, la facturation et le contrôle des stocks aux volumes actuels, ce qui représenterait un coût supplémentaire minimum d'environ 100 000 £ par an en personnel.

En revanche, avec Clarus gérant les calculs, la tenue des registres et le reporting, l'équipe existante peut gérer l'exploitation efficacement. David commente qu'avec le logiciel tel qu'il est maintenant, ils pourraient probablement doubler leur capacité de stockage sans avoir besoin de recruter du personnel administratif supplémentaire, car “ le logiciel fait une grande partie du travail pour nous ”.

Traçabilité et résolution de problèmes

La fonctionnalité de l'historique des transactions est devenue un outil essentiel à la résolution de problèmes et au renforcement de la confiance des clients. Chaque action effectuée sur une palette est enregistrée, ainsi que l'utilisateur qui l'a réalisée. Par exemple, lorsqu'une palette est apparue de manière inattendue dans les réceptions, David a consulté l'historique des transactions et a vu qu'un collègue l'avait déplacée d'un emplacement vers les réceptions. Une brève discussion a clarifié la situation et le problème a été résolu. Sans cette visibilité, l'équipe n'aurait peut-être jamais compris ce qui s'était passé.

Lorsque les clients s'interrogent sur la livraison d'une palette ou sur leur stock, David peut exporter une liste complète des transactions de Clarus indiquant quand la palette est arrivée, où elle a été stockée, quand elle a été prélevée et quand elle a été expédiée. Il note que les clients “ne peuvent pas argumenter” lorsqu'ils sont confrontés à ce niveau d'historique détaillé, et que cela les rassure sur l'exactitude des registres de Plaspac.

Portail client comme levier de croissance

Le portail Clarus est désormais intégré à l’offre commerciale de Plaspac. L’entreprise compte environ huit clients de stockage, et David estime avoir fait une démonstration du logiciel à six d'entre eux avant qu'ils n'acceptent. Deux utilisent actuellement activement le portail pour consulter leurs stocks et émettre des appels, tandis que d’autres s’intègrent via leurs propres systèmes tels que SAP et préfèrent ne pas doubler le travail.

Pour ceux qui l'utilisent, le portail offre des avantages clairs. Les clients peuvent consulter les stocks en temps réel, rechercher par produit, référence de lot ou date de péremption, et consulter l'historique des livraisons et les quantités. David observe que si tous les clients utilisaient le portail, cela “nous ferait probablement gagner 75 % de notre temps” sur la saisie des commandes, car la saisie des commandes représente actuellement la majeure partie de la charge de travail administrative.

Prêt pour une expansion future

Pour l'avenir, Plaspac prévoit de continuer à développer son activité de stockage et envisage la possibilité d'ajouter un autre entrepôt. David note que Clarus peut gérer plusieurs sites d'entreposage et n'impose aucune limite pratique sur le nombre de palettes ou de clients. Selon ses propres termes, “ sans le logiciel, cela ne se ferait tout simplement pas ”, et bien que d'autres systèmes aient pu être possibles, il estime que les fonctionnalités et les avantages de Clarus ont permis à l'entreprise de croître beaucoup plus rapidement et avec plus de confiance qu'elle n'aurait pu le faire autrement.

Réflexions des clients et leçons apprises

Les réflexions de David sur le passage des feuilles de calcul au système WMS Clarus sont claires. Lorsqu'il ne gérait que 250 palettes, le système manuel causait déjà des problèmes importants : erreurs de facturation, écarts de stock et débats constants avec les clients sur la justesse des chiffres. Passer à un entrepôt de 5 000 palettes sans système WMS n'aurait pas seulement été difficile ; selon lui, cela aurait été impraticable.

Il souligne le sentiment de confort et de contrôle que Clarus a apporté. L'équipe peut désormais affirmer avec confiance que ce que le système indique en stock est bien ce qui se trouve physiquement dans l'entrepôt. Lorsque les auditeurs arrivent, les tests de traçabilité peuvent être réalisés en quelques minutes au lieu de quelques heures, ce qui les impressionne et renforce la confiance. Lorsque les clients soulèvent des questions, les historiques de transactions détaillés fournissent des preuves objectives de ce qui est arrivé à chaque palette.

Il y a également eu un changement culturel dans la façon dont Plaspac se présente. Au lieu de garder les systèmes en coulisses, l'entreprise met désormais en avant sa technologie, présentant Clarus aux clients potentiels et les invitant à utiliser le portail. David a milité pour cette approche car il savait que le logiciel résisterait à l'examen et deviendrait un argument de vente clé, en particulier pour les nouveaux clients qui évaluent des options d'entreposage.

Les leçons tirées pour Plaspac sont simples : investir tôt dans un WMS évolutif, concevoir des processus autour de celui-ci et utiliser ses capacités orientées client comme un véritable élément différenciateur. Ce faisant, l'entreprise a pu éviter des coûts de personnel inutiles, réduire les erreurs et se concentrer sur la croissance stratégique plutôt que sur la gestion des problèmes opérationnels.

Votre chemin vers le succès avec un WMS

L'histoire de Plaspac illustre comment une entreprise peut évoluer d'un marchand d'emballages traditionnel à un prestataire de stockage tiers crédible en associant une capacité physique au bon système de gestion d'entrepôt. En moins d'un an, l'entreprise a emménagé dans une installation de 50 000 pieds carrés, a mis en œuvre le système de gestion d'entrepôt Clarus WMS, a obtenu la double accréditation BRC A et a bâti une opération de stockage qui est devenue rentable en environ quatre mois et a permis un remboursement rapide de l'investissement dans le WMS.

Si vos opérations dépendent encore des feuilles de calcul, des décomptes manuels et des notes manuscrites, vous reconnaîtrez peut-être certains des mêmes défis : des appels de commande chronophages, des litiges sur les chiffres des stocks, des difficultés à tracer les produits et des inquiétudes quant à la croissance sans ajouter des couches d'administration. Plaspac a été confronté à ces problèmes exacts à une échelle relativement petite et a conclu que la croissance serait impossible sans un WMS robuste.

En adoptant Clarus WMS, Plaspac s'est doté des outils nécessaires pour gérer la complexité : accès cloud pour une réactivité hors heures, historiques de transactions détaillés pour chaque palette, facturation flexible et précise, rapports de stock automatisés et un portail client qui transforme la transparence en avantage commercial. Pour David et ses collègues, cela s'est traduit par moins d'erreurs, moins de questions sur les factures et une base plus solide pour l'expansion future.

Si vous envisagez un parcours similaire, l'expérience de Plaspac suggère une prochaine étape claire : évaluer comment un WMS moderne pourrait soutenir votre propre transformation. Découvrez comment Clarus WMS peut aider votre exploitation à obtenir des résultats similaires, vous donnant la confiance et le contrôle nécessaires pour développer vos capacités de stockage sans perdre en visibilité ni en rentabilité.